會議團體接待程序

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　生效日期

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　共

　 頁 一、目的：

　為更好地拓展客源，鞏固酒店的穩定客戶群體，特制定本會議團體接待程序， 以作為酒店日常會議團體接待的依據。

　二、范圍：

　凡任何客戶委托在酒店內召開之會議，均依此程序執行。

　 三、權責：

　 3．1 接受會議預訂及報價：銷售代表

　 3．2 商定價格及訂立會議合同：銷售代表

　 3．3 會議價格及合同審核：銷售部經理

　 3．4 會議合同條款實施通知：會議接待員

　 3．5 會議具體實施部門：酒店各有關部門

　 3．6 會議后信息反饋評估部門：銷售部

　 四、定義：無

　 五、作業流程圖（如附件一）

　六、作業內容 6．1 酒店內所有會議團體接待均由銷售部負責接受預訂、接待，各部門若接受各

　 類會議信息，應及時告知銷售部。

　6．2 銷售部制定各類房價、場租費等相應權限，并派銷售代表進行各類會議信息

　 收集，同時與各目標客戶進行聯系，了解其需求。

　6．3 銷售代表根據其會議類型、規模、價格等要求迅速進行可行性評估，與各相

　 關部門進行簡單探討，確認該會議是否予以接待，可行后即在所給予相應權

　 限范圍內報價，超過權限則請求部門經理審核后再予報價。大型及重要會議

　 可報總經理審核，若審核不通過，則應重新擬價。

　6．4 銷售代表在確定各種價格、要求后，交與客戶確認。

　6．5 銷售代表根據客戶已接受的報價內容及進一步協商結果，與會務方訂立會議

　 合同書（附件二）。

　6．7 會議合同書中應注明會議名稱、時間付款方式及用房、用餐、會場、宣傳品、

　 娛樂等各項要求，要求較為復雜的，在備注上加以注明。

　6．8 銷售代表擬好會議合同后，須經銷售部經理審核，當銷售部經理不核準時，

　 應修改其內容，重新擬定合同 6．9 當銷售部經理核準后，銷售人員方可將合同送交客戶。

　6．10 當客戶不接受合約中的所有條款時，銷售人員應與客戶進一步協商，重新擬

　定新的合約，依上述辦法辦理。

　6．11 當客戶接受合約中的條款時，雙方簽署合約，一式兩份，雙方各保存一份，

　合約簽署后，銷售代表應對合約的執行情況進行追蹤，以確保合約的順利執行。

　6．12 銷售代表將會議要求、價格等事宜制作會議接待通知單（附件三）， 由銷售

　部經理核準簽字。

　6．13 銷售部確立一會議團隊接待員，負責會議期間一切事宜，并由其將會議接待

　通知單發至會議各相關部門，并由各部門經理簽字收取，在必要時回復意見。

　6．14 銷售部會議接待通知單須向各相關部門通知事宜（附件四）。

　6．15 會議實施前若有變動事項，會議團隊接待單上加蓋“變更章”，由銷售部經

　理審核后通知各相關部門，并在會議召開前 10 小時準備就緒。

　6．16 會議實施過程中若有變動，應與會務方確定雙方責任，若屬會務方責任，應

　秉著為客人著想的原則，盡力為其提供方便，若酒店方責任，則承擔一切后果。

　6．17 若遇預訂會議取消，會議團隊接待單上加蓋“取消章”，由銷售部經理審核

　后通知各相關部門。

　6．18 若因會務方之故，會議變動或會議取消而產生相應之費用，由會議接洽之銷

　售代表與會務方聯系酌情給予賠償。

　6．19 銷售部負責接待會議期間會議客人之投訴，并匯同各被投訴相關部門及時將

　各處理意見回復客人。

　6．20 銷售部會議團隊接待員負責在會議結束同時，評估會議運作情況，必要時請

　會務方填寫建議、意見，同時將會議資料收集歸類，交銷售部文員存檔，以作

　為相應作業對象選擇參考之依據。

　七、相關文件、資料 7．1 銷售部銷售手冊 7．2 銷售部關于協調會議團體、旅游團隊的接待事宜之會議文件 7．3 銷售部銷售主管級、銷售代表級房價操作權限

　八、表單

　 8．1 會議合同書

　（附件二）

　8．2 會議團隊接待單（附件三）

　8．3 團隊確認單

　（附件四）

　8．4 客戶信息反饋表（附件五）

　8．6 客戶資料一覽表（附件六）

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