常見公文寫作格式與范文 公文格式 (函、請示、報告、通知、規定的公文格式)之一 函的寫作格式

　一、函的概念 函就是不相隸屬機關之間相互洽工作、詢問與答復問題,或者向有關主管部門請求批準事項時所使用的公文。

　函作為公文中惟一的一種平行文種,其適用的范圍相當廣泛。在行文方向上,不僅可以在平行機關之間行文,而且可以在不相隸屬的機關之間行文,其中包括上級機關或者下級機關行文。在適用的內容方面,它除了主要用于不相隸屬機關相互洽工作、詢問與答復問題外,也可以向有關主管部門請求批準事項,向上級機關詢問具體事項、請示較小事宜,還可以用于上級機關答復下級機關的詢問或請求批準事項,以及上級機關催辦下級機關有關事宜,如要求下級機關函報報表、材料、統計數字等。通知一般事項,如通知召開一般性會議。此外,函有時還可用于上級機關對某件原發文件作較小的補充或更正。不過這種情況并不多見。

　二、函的特點 (一)溝通性。函對于不相隸屬機關之間相互洽工作、詢問與答復問題,起著溝通作用,充分顯示平行文種的功能,這就是其她公文所不具備的特點。

　(二)靈活性。表現在兩個方面:一就是行文關系靈活。函就是平行公文,但就是它除了平行行文外,還可以向上行文或向下行文,沒有其她文種那樣嚴格的特殊行文關系的限制。二就是格式靈活,除了國家高級機關的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外,其她一般函,比較靈活自便,也可以按照公文的

　格式及行文要求辦。可以有文頭版,也可以沒有文頭版,不編發文字號,甚至可以不擬標題。

　(三)單一性。函的主體內容應該具備單一性的特點,一份函只宜寫一件事項。

　三、函的分類。

　(一)按性質分,可以分為公函與便函兩種。公函用于機關單位正式的公務活動往來;便函則用于日常事務性工作的處理。便函不屬于正式公文,沒有公文格式要求,甚至可以不要標題,不用發文字號,只需要在尾部署上機關單位名稱、成文時間并加蓋公章即可。

　(二)按發文目的分。函可以分為發函與復函兩種。發函即主動提出了公事事項所發出的函。復函則就是為回復對方所發出的函。

　(三)另外,從內容與用途上,還可以分為洽事宜函,通知事宜函,催辦事宜函,邀請函、請示答復事宜函,轉辦函,催辦函,報送材料函等等。

　四、函的結構、內容與寫法 由于函的類別較多,從制作格式到內容表述均有一定靈活機動性。主要介紹規范性公函的結構、內容與寫法。

　公函由首部、正文與尾部三部分組成。其各部分的格式、內容與寫法要求如下: (一)首部。主要包括標題、主送機關兩個項目內容。

　1、標題。

　2、主送機關。

　(二)正文。其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。

　(三)結尾。一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題,或請對方及時復函,或請對方提出意見或請主管部門批準等。

　(四)結語。通常應根據函詢、函告、函或函復的事項,選擇運用不同的結束語。如“特此函詢()”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結束語,如屬便函,可以像普通信件一樣,使用“此致”、“敬禮”。

　(五)結尾落款。一般包括署名與成文時間兩項內容。

　署名機關單位名稱,寫明成文時間年、月、日;并加蓋公章。

　五、撰寫函件應注意的問題 函的寫作,首先要注意行文簡潔明確,用語把握分寸。無論就是平行機關或者就是不相隸屬的行文,都要注意語氣平與有禮,不要倚勢壓人或強人所難,也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復函,則要注意行文的針對性,答復的明確性。

　其次,函也有時效性的問題,特別就是復函更應該迅速、及時。像對待其她公文一樣,及時處理函件,以保證公務等活動的正常進行。

　例文 通知事宜函 國務院辦公廳關于羊毛產銷與質量等問題的函 國辦函 [1993] 2 號 國家計委、經貿辦、農業部、業部、經貿部、紡織部、技術監督局: 為進一步發展我國羊毛生產,搞活羊毛流通,提高羊毛質量,根據國務院領導同志的批示,現就有關問題通知如下: 一、要切實抓緊抓好草場改造與羊種改良工作。(略) 二、技術監督局要加強羊毛的質量監督與檢驗工作。(略)

　三、要盡快組織直接進入國際羊毛拍賣市場。(略) 四、為了促進國內養羊業的發展,支持紡織工業生產與擴大出口創匯。(略) 上述有關政策,請有關部門、各地區特別就是羊毛生產區認真研究落實,執行中的問題,由國家計委與經貿辦協調,并督促落實。

　國務院辦公廳(蓋章) 一九九三年一月三日 公文格式 (函、請示、報告、通知、規定的公文格式)之二 《通知》寫作要點

　 通知就是下行文,要求下級機關辦理、執行或服從安排的文種。通知講究時效性,就是告知立即辦理、執行或周知的事項。

　一、標題:制發機關＋事由＋通知。

　二、正文:㈠通知前言:即制發通知的理由、目的、依據。例如“為了解決×××的問題,經×××批準,現將×××,具體規定通知如下。㈡通知主體:寫出通知事項,分條列項,條目分明。

　三、結尾:三種寫法:㈠意盡言止,不單寫結束語。

　㈡在前言與主體之間,如未用“特作如下通知”作為過渡語,結尾可用“特此通知”結尾。

　㈢再次明確主題的段落描寫。

　通知格式:(指示性通知)

　 北京積水潭醫院關于××××××的通知 各科室: ××××××××××××××××××××××××××××××××

　×××××××××××××××××××××××××××。

　北京積水潭醫院 二○○五年三月十日 例文(指示性通知)

　國務院關于調整證券交易印花稅中央與地方分享比例的通知

　國發(1996)×號 各省、自治區、直轄市人民政府,國務院各部委、各直屬機構:

　 改革開放以來,我國證券交易市場有了很大發展,證券交易規模不斷擴大,證券交易印花稅也有了較大幅度的增長。為進一步規范證券交易市場,妥善處理中央與地方的合配比例,增強中央宏觀調控能力,國務院決定,自 1997 年 1日 1 日起,將證券交易印花稅分享比例由現行的中央與地方各 50%,調整為中央 80%、地方 20%。有關地區與部門要從全局出發,繼續做好證券交易印花稅的征收管理工作,進一步促進我國證券市場的健康發展。

　 中華人民共與國國務院

　一九九六年十二月十六日

　通知格式:(會議性通知)

　關于×××××××××××××××會議的通知 各職能處室: 定于×月×日召開××××會。現將有關事宜通知如下: 會議議題××××××××××××××××××××××××××××。

　參加人員××××××××××××××××××××××××××××。

　會議時間×月×——×日(會期×××,×××××報到。) 會議地點××××××××××××××××××××××××××××。

　有關事宜(一)××××××××××××××××××××××××××××。

　(二)××××××××××××××××××××××××××××。

　(三)×××××××××××。

　聯系人:×××,電話:××××××××,傳真:××××××××。

　北京積水潭醫院

　 ××××年×月×日

　例文(會議通知)

　關于召開全區宣傳部長會議的通知 各市委宣傳部,柳鐵黨委宣傳部:

　定于 9 日 9-10 日召開全區宣傳部長座談會,現將有關事項通知如下: 一、會議議題傳達學習中宣部召開的部分省區市宣傳部長座談會精神;總結交流我區前八個月宣傳思想工作;研究部署下一步工作。

　二、參加人員各市委宣傳部長、柳鐵黨委宣傳部長。

　三、會議時間 9 日 9-10 日(會期一天半,9 日 8 日下午報到)。

　四、會議地點報到及住宿地點:南寧市七星路廣西宣傳干部培訓中心。會場:區黨委辦公樓三樓會議室。

　五、有關事項 (一)請參加會議人員準備約 15 分鐘的發言。請將發言材料打印 50 份,在報到時交會務組(打印要求:16 開幅面,在左上角用四號楷體注明“全區宣傳部長座談會發言材料”)。

　(二)請各市委宣傳部長、柳鐵黨委宣傳部長安排好會議期間的各項工作,準時出席會議。在外出差、學習的,加無特殊情況,務請回邕參加會議。

　(三)請各市委宣傳部、柳鐵黨委宣傳部于 9 月 5 日下午下班前將參加會議人員名單報到自治區黨委宣傳部辦公室。

　聯系人:×××,電話:××××,傳真:××××××。

　中共廣西壯族自治區委員會宣傳部 二○○三年九月四日

　農牧公司通知格式 關于 XXXX 的通知(標題字體用正文宋體小二,加粗)

　 各養殖公司: 為確保應屆畢業生的培訓工作高質、高效完成,現將有關培訓要求通知如下:(正文字體用仿宋_GB2312) 一、培訓時間:2009 年 2 月 1 日--2 月 26 日。

　二、學員報到時間: 2009 年 2 月 1 日上午 9:00—下午 5:00 ,未按規定報到者視為主動放棄。

　三、學員報到地點:希望集團·四川五月花電腦專修學院正校門(郫縣團結鎮)。

　四、學員培訓地點:希望集團·四川五月花電腦專修學院。

　五、學員住宿安排:參培學員的住宿統一由我集團安排在希望集團·四川五月花電腦專修學院學生宿舍,學員無需攜帶被褥等床上用品,只需帶自己的日常生活用品即可。具體房間號詳見簽到表。

　 特此通知

　 附件: 1、課程規劃 2、《培訓課程安排表》 3、培訓紀律 4、到五月花計算機學院的乘車路線

　 XXXXXXX 公司 (蓋公章)

　 二○○九年 XX 月 XX 日

　公文格式(函、請示、報告、通知、規定的公文格式)之三 《報告》寫作要點 報告就是向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復上級機關詢問時用的陳述性公文。

　一、標題:制發機關＋事由＋報告;報告前可加“緊急”。

　二、正文:㈠事由:直陳其事,把情況及前因、后果寫清楚。㈡事項:寫工作步驟、措施、效果。也可以寫工作的意見、建議或應注意的問題。

　三、結尾:可寫“特此報告”、“專此報告”,后面不用任何標點符號,或“以上報告如無不妥,請批轉各地、各部門執行”,或“以上報告,請指示”等語。注意事項:概述事實,重點突出,中心明確,實事求就是,有針對性。

　 報告格式:(建議報告)

　關于××××××的報告 院領導: 根據×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××現將主要情況報告如下: 一、×××××××××××××××××××××××××××××。

　二、××××××××××××××××××。

　以上意見如無不妥,請批轉各部門執行。

　 北京積水潭醫院××處

　 ××××年×月×日

　 例文(建議報告)

　 關于開展強化免疫活動消滅脊髓灰質炎的報告 國務院:

　原因 脊髓灰質炎(俗稱小兒麻痹)就是一種不能有效治療,卻可用疫苗徹底預防的急性傳染病。為實現《九十年代中國兒童發展規劃綱要》規定的一九九五年消滅脊髓灰質炎的目標, 措施 國家決定開展強化免疫活動。現將有關情況報告如下:

　一、自我國開展計劃免疫工作以來,脊髓灰質炎疫苗接種率提高,發病率顯著下降,取得了可喜的戰績。

　二、在冬季,脊髓灰質炎病毒傳播能力最弱。為此,決定從現在起至一九九五年一月期間,每年的十二月五日與一月五日,對全國四歲以下兒童各加服一次疫苗。

　以上意見如無不妥,請批轉各地區、各部門執行。

　衛生部

　一九九三年十月二日 報告格式:(情況報告) 關于××××××的報告 根據××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××現將主要情況報告如下: ××××××××××××××××××××××××××××××××針對××××××,提出以下建議:一、×××××××××××××××××××。二、×××××××××××××××××××。

　 北京積水潭醫院××處

　 ××××年×月×日

　 農牧公司統一用報告格式 報 告

　 日 期

　2009 年 2 月 7 日

　 編 號

　 200908(按照發放時間順序統一用阿拉伯數字編號,如 2009 年第 8 份報告200908)

　 附 件

　 有□頁

　 無√

　 受文者

　 重慶特驅農牧有限公司總經理(宋體小三)

　 發文者

　 XXXX 公司(宋體小三)

　 副本分送單位

　報告主題

　 關于 XXXX 報告(宋體小三)

　 (正文字體用宋體小四)

　 可否？請批示！

　XXXXX 公司 二○○ 年三月十八日

　(養殖公司蓋公章,日期應用大寫,齊年蓋月)

　公司總經理(授權委托人)簽字:

　 時間:

　年

　 月

　 日

　 農牧公司總經理(審批)意見:

　總部對應部長審核(審批)意見:

　時間:

　年

　 月

　 日

　 總裁(或授權人)審批:

　 時間:

　年

　月

　 日

　公文格式 (函、請示、報告、通知、規定的公文格式)之四 《請示》寫作要點 請示就是下級機關向上級機關請求指示或批準的呈請性、期復性公文。

　一、標題:制發機關名稱＋事由＋請示。

　二、正文:㈠請示的原因:陳述情況,闡述理由,講清必要性與可能性,最后用“為此,請示如下”。㈡請示的事項:寫明請示要求,如請求物資要寫明品名、規格、數量,請求資金要寫明金額。

　三、結尾語:多用“上述意見,就是否妥當,請指示”。“特此請示,請予批準”,“以上請求,請予審批”,“以上請示,請予批復”,“以上請示,如無不妥,請批轉各部門執行”等語。

　注意事項:一文一事;一個主送機關;逐級請示。

　例文(事務性請示)

　關于在全國開展基本農田保護工作的請示 國務院:

　為了全面貫徹落實黨的十三屆八中全會精神,鞏固與發展劃定基本農田保護區這項工作的成果,擬在全國推廣這一做法。具體意見如下: 一、明確指導思想,加強組織領導。……………… 二、根據不同地區確定保護重點。……………… 三、建立基本農田的保護制度及地方補償制度。……………… 以上意見已商得國家計委、財政部、建設部等部門意見,如無不妥,請批轉各地區、各部門執行。

　 國家土地管理局

　 一九九一年一月二日

　例文(事務性請示) 關于在全國開展基本農田保護工作的請示 國務院: 為了全面貫徹落實黨的十三屆八中全會精神,鞏固與發展劃定基本農田保護區這項工作的成果,擬在全國推廣這一做法。具體意見如下: 一、明確指導思想,加強組織領導。……………… 二、根據不同地區確定保護重點。……………… 三、建立基本農田的保護制度及地方補償制度。………………以上意見已商得國家計委、財政部、建設部等部門意見,如無不妥,請批轉各地區、各部門執行。

　國家土地管理局 一九九一年一月二日 辦公會請示格式:主管領導批示:

　關于××××的請示 院領導: ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

　此文就是否提交院辦公會討論,請指示。

　積水潭醫院××處 ×年×月×日 例文一 請求批準性請示 關于建立中國工程院有關問題的請示 國務院:

　 近年來,我國科學家、工程技術專家與有關人士,曾多次提出建立中國工程院問題。

　 全國政協七屆五次會議與中國科學院第六次學部委員大會期間,不少政協委員、學部委員與工程技術專家,又先后提出提案與建議。黨中央與國務院領導同志十分重視這一建議。曾就建立中國工程院問題,多次作過批示。根據黨中央與國務院領導同志的批示精神,組成了專家研究小組,經過廣泛調查研究,聽取各方面人士與有關產業部門的意見,進行反復醞釀與討論,形成工程院的初步方案。現就建立中國工程院的有關問題報告如下。

　一、關于建立中國工程院的必要性。(略) 二、關于組建中國工程院的一些原則。

　(一)關于名稱(略)

　(二)關于中國工程院的性質與作用(略)

　 (三)關于中國工程院成員的稱謂(略)

　(四)關于中國工程院與中國科學院(學部)的關系(略)

　(五)關于中國工程院院士的標準與條件(略)

　(六)關于中國工程院第一批院士的產生及以后的增選制度(略)

　(七)關于中國工程院的領導體制及學部設置(略) 三、關于中國工程院的籌建工作及進度安排(略)

　 以上請示當否,請批示。

　 附件:中國工程院籌備領導小組名單。

　國家科委(蓋章) 中國科學院(蓋章) 一九九三年十一月十二日

　例文二 請示指示性請示 關于《會計人員職權條例》中“總會計師”既就是行政職務又就是技術職稱的請示 財政部:

　 國務院 1987 年國發 [1987] *號通知頒發的《會計人員職權條例》規定,會計人員技術職稱分為總會計師、會計師、助理會計師、會計員四種;其中“總會計師”既就是行政職務,又作為技術職稱。在執行中,工廠總會計師按《條例》規定,負責全廠的財務會計事宜;可就是每個工廠,尤其大工廠,授予總會計師職稱的人有四五人,究竟由哪一位負責全廠的財務會計事宜,執行總會計師的職責與權限呢？我們認為宜將行政職務與技術職稱分開。總會計師為行政職務,不再作為技術職稱,比照最近國務院頒發的《工程技術干部技術職稱暫行規

　定》將《條例》第五章規定的會計人員職稱的“總會計師”改為“高級會計師”。

　 以上意見就是否妥當,請指示。

　*省財政廳(蓋章) 一九*年×月×日

　例文三 請求批轉性請示 關于中國公民自費出國旅游管理暫行辦法的請示 國務院:

　隨著對外改革開放的不斷擴大,人民生活水平不斷提高,近年來,中國公民自費出國旅游不斷增加,為適應改革開放形勢,加強中國公民自費出國旅游的管理,特制定了《中國公民自費出國旅游管暫行辦法》。

　附:中國公民自費出國旅游管理暫行辦法

　以上暫行辦法如無不妥,請批轉發布執行。

　國家旅局(蓋章) 公安部(蓋章)

　請示類公文寫作規范: 請示由首部、正文與尾部三部分組成,其各部分的格式、內容與寫法要求如下:

　 1、首部。主要包括標題與主送機關兩個項目內容。

　(1)標題。請示的標題一般有兩種構成形式:一種就是由發文機關名稱、事由與文種構成。如《*縣人民政府關于***的請示》;另一種就是由事與文種構成,如《關于開展春節擁軍優屬工作的請示》。

　 (2)主送機關。請示的主送機關就是指負責受理與答復該文件的機關。每件請示只能寫一個主送機關,不能多頭請示。

　 2、正文。其結構一般由開頭、主體與結語等部分組成。

　 (1)開頭。主要交代請示的緣由。

　 (2)主體。主要說明請求事項。另外請示事項要寫的具體、明確、條項清楚,以便上級機關給予明確批復。

　 (3)結語。應另起段,習慣用語一般有“當否,請批示”,“妥否,請批復”,“以上請示,請予審批”或“以上請示如無不妥,請批轉各地區、各部門研究執行”等。

　 3、落款。一般包括署名與成文時間兩個項目內容。標題寫明發文機關的,這里可不再署名,但需加蓋單位公章,成文時間**年*月*日。

　 撰寫請示應注意的問題

　 請示的寫作首先要與“報告”文種相區別。在這個前提下,一要遵守“一文一事”的原則,主旨鮮明集中。二要做到材料真實,不要為了讓上級領導批準而虛構情況,也不要因為沒能認真調查而片面地擺情況,提問題;三要理由要充分,請示事項要明確、具體;四要語氣要平實,懇切,以期引起上級的重視,既不能出言生硬,也不要低聲下氣,客客套套。

　《規定》寫作要點

　規定就是由機關、社會團體與企事業單位對某一方面工作或行為做出具體規約的文件。

　一、標題:地域＋內容＋文件種類(規定、管理辦法、細則、規則等)。

　二、正文: (一)正文的內容通過“條”的形式表述,按順序依次排列。“條”就是法規的基本單位。

　(二)“條”的內容較多時可分為“款”,“款”的內容較多時可分為“項”。

　(三)根據內容的需要,可以在“條”上設“章”。

　字號規格 公文標題居中排一行或數行。

　公文標題用 2 號宋體 。

　正文用 3 號仿宋 。一般每頁 22 行,每行 28 個字。用 A4 紙打印。結構層次序數,第一層為“一”;第二層為“㈠”;第三層為“⒈”;第四層為“⑴”。成文時間用漢字,“零”可寫為“○”,右空 4 個字。印章上不壓正文,下壓日期,“騎年蓋月”。

　所謂 騎年就就是蓋章的時候,要蓋在年份的上面,章子有 1/3 就是在年份下面,就好像騎上去了一樣,而同時,章子要把月份整個蓋住,這就就是蓋月,主要就是為了防止篡改公文日期。

　農牧公司統一用請示格式

　請 示

　 日 期

　2009 年 2 月 7 日

　 編 號

　 200908(按照發放時間順序統一用阿拉伯數字編號,如2009 年第 8 份報告 200908)

　 附 件

　 有□頁

　 無√

　 受文者

　 重慶特驅農牧有限公司總經理(宋體小三)

　 發文者

　 XXXX 公司(宋體小三)

　 副本分送單位

　報告主題

　 關于 XXXX 報告(宋體小三)

　(正文字體用宋體小四)

　可否？請批示！

　XXXXX 公司 二○○ 年三月十八日

　(養殖公司蓋公章,日期應用大寫,齊年蓋月)

　 公司總經理(授權委托人)簽字:

　 時間:

　年

　 月

　 日

　 農牧公司總經理(審批)意見: 總部對應部長審核(審批)意見:

　時間:

　年

　 月

　 日

　總裁(或授權人)審批:

　 時間:

　年

　月

　 日

　農牧公司統一用紅頭文件格式 重慶特驅農牧有限公司文件

　渝特農牧〔2009〕3 號(文件按照時間順序統一用阿拉伯數字編號)

　關于滕金強、蔣洪波同志的任職決定( 宋體-18030,小二,加粗)

　 各家禽養殖公司: 根據工作需要,經公司研究決定: 任命滕金強為南充特驅家禽養殖有限公司生產技術部經理助理; 任命蔣洪波為南充特驅家禽養殖有限公司營銷服務部經理助理。

　以上任命決定自發布之日起即開始執行。

　特此決定。(仿宋_GB2312,四號字體)

　 重慶特驅農牧有限公司 二〇〇九年二月七日

　主題詞:任職

　決定

　 簽發人:(總經理簽字,蓋公章) 抄報:特驅總部

　抄發:各部、各家禽養殖公司 標題 (2 號小標宋體) 發文對象 :(標題下一行頂格,3 號仿宋) X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X (正文 3 號仿宋體字) 一、X X X X X X (黑體) X X X X X X X X X X (正文 3 號仿宋體字) (一)X X X (楷體) X X X X X X X X X X (正文 3 號仿宋體字) 1、X X X 仿宋 X X X X X X X X X X (正文 3 號仿宋體字) (1)X X X 仿宋 X X X X X X X X X X X (正文 3 號仿宋體字) 附件:1、X X X(正文下一行右空兩字)

　 2、X X X

　單位名稱(附件下兩行居成文日期中)

　 成文日期(右空四字,用阿拉伯數字)

　(如有附注,居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。)

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