文處理制度
第一章
總
則
第一條
為使集團各部門、各公司、各項目部（以下簡稱公司）的公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，制定本制度。
第二條
公司的公文是公司實施領導、處理公務的具有特殊效力和規范格式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，實施行政管理，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告和交流情況的重要工具。
第三條
辦公室主管公司的全部公文處理工作。
第四條
公文處理必須做到及時、準確、安全、完整、負責。
第五條
要精簡公文數量，提高公文質量。
第六條
在公文處理工作中，必須嚴格執行國家《保密法》和公司的有關規定。
第七條
常用公文種類
一、決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排。
二、通告：適用于一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。
三、通知：適用于發布規章、傳達要求、員工的職務任免聘用、會議。
四、通報：適用于表彰先進、批評錯誤、員工違紀處罰。
五、報告：適用于向上級部門匯報工作、反映情況，不需要上級回復及批示。
六、請示：適用于向上級部門請求指示、批準，需要上級批示。
七、函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽業務、詢問和答復問題等。
八、會議紀要：適用于記載和傳達會議情況和決定事項。
第八條
公文格式
一、 發文要寫全稱或者規范化簡稱。公文一般由標題、發文字號、緊急程度、正文、附件、印章（簽名）、成文時間、主送單位、抄報及抄送單位等部分組成。
二、 公文標題應準確簡要地概括文件的主要內容，并準確標明 公文種類，標題舉例：“關于******請示”（報告、通知、決定、通報）。
三、 發文字號格式：公司｜部門簡稱+ （年號）+文件編號（** 號），例如集團公司發文：集團（2013）001 號，表示 XX2013 年發集團的第 1 次公文。
四、 緊急文件分別標明“特急”、“急件”。
五、 公文統一簡體字，題目用黑體字，正文用仿宋體。
六、 公文除會議紀要外，應加蓋印章，印章加蓋應騎年壓月。
七、 成文時間以領導簽發的日期為準。
八、 文件應當標明主題詞。
九、文字從左至右橫寫、橫排，左側裝訂。
第九條
行文規則 一、 各部門、各公司、各項目部向集團公司報送的公文，一律 送各公司、項目部辦公室統一辦理； 二、 向外發送的重要傳真，由公司領導或授權公司辦公室主任 審核簽發。
三、 《請示》應當一文一事，只寫一個主送上級，如需同時送 其它上級，應當以抄送形式，有相關聯的事可以一文多事。《報告》 中不得帶請示事項。
四、 公司函也按行文規定嚴格把關，該發公文，不得用便函代
替，便函經分管領導簽發后方可蓋章。
五、 已向集團公司上報的文件，不得重復行文。
第十條
收文處理
一、凡進入公司的文件、電報、傳真、電子郵件、信函和內部刊物等各種資料，均列入收文處理的范圍。
二、簽收文件時對來件應詳細清點，核對無誤后，在對方的登記薄上簽字，并注明收到時間。
三、發現原件有拆封，破損等現象，或者文件數與對方登記不符時，應立即查明原因，及時處理。
四、所收文件均由公司辦公室的指定專人分類整理和登記編號，送交辦公室主任擬辦，提出擬辦意見，據此呈請公司領導閱示和有關部門辦理。
五、辦公室要加強對文件的監督查辦縮短辦文周期，提高辦事效率，避免漏辦和延誤。
六、各部門接到辦公室通知后，要及時根據領導的批示迅速辦理，并由專人負責。
七、未通過辦公室直接送到各部門的文件，各部門必須及時交辦公室登記，按收文處理程序辦理。
八、領導和部門外出開會帶回的會議重要文件，須及時交辦公室登記，按程序辦理。
第十一條
公文草擬
一、公司文件一般按照“誰主管，誰擬稿”的原則，由職能部門
起草。起草文件一律用辦公室統一印制的發文稿紙。
二、符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法規和集團公司的有關規定。
三、主題明確，中心突出，條理清楚，結構嚴謹，便于操作。
第十二條
公文審核
一、報批程序是否符合規定；
二、是否確需行文；
三、是否完整、準確地體現發文機關的意圖，并同現行有關文件相銜接；
四、涉及有關部門業務的事項是否經過協調并取得一致意見；
五、起草文稿的部門負責人是否核稿簽字，公文格式是否符合規定；
六、經公司領導審簽過的公文，起稿人不得再修改。
第十三條
送審簽發
一、文稿在經過全面審核后，由辦公室呈送領導簽發。
二、凡是公司重要問題，重要事項，必須提交公司經理辦公會議集體研究同意后行文。
三、凡以公司名義印發的重要文件及一般性文件都應由總經理簽發。
四、審核文件注意以下幾點：
1.要具體明確地簽署自己的意見、姓名和時間；
2.使用鋼筆、中性筆簽署；
3.不接受、不簽發不經公司辦公室審核把關的文稿。
第十四條
公文編號
一、文稿簽發手續完備，符合規定。
二、對所列項目應逐項填寫，不缺項。
三、由辦公室統一編號進行發文。
第十五條
公文的繕印和校對
一、要忠于原稿，不得隨意改動，如在打樣時發現原稿有明顯錯誤的，要作出標記，待發稿人核對時訂正。
二、緊急文件要限時完成，不拖延、不積壓。
三、對帶有秘密的文件，要做好保密工作，防止泄密、失密。
四、擬稿單位負責校對、裝訂、送公司辦公室蓋章，確定無誤方可分發。
第十六條
本制度適用于集團各部門、各公司、各項目部。
第十七條
本制度由集團公司辦公室負責解釋。
第十八條
本制度自下發日起執行。
附件一
集團有限公司文件審批卡
簽發：
會簽：
核稿：
擬稿單位和擬稿人：
標題：
附件：
主
送：
抄
報：
抄
送：
主題詞：
辦公室
處
理
意
見 發文編號：集團[xxxx]（）號
年
月
日印
核對
打字
共印
份
文稿共 頁
附件二
集團有限公司文件處理卡 收 文 號
收文時間
發文機構
原文編號
內容摘要
擬辦意見
總經理批示
領導傳閱
處理情況
集團有限公司請示卡 編號：
（ 2013 ）
號
請示單位
請示時間
聯絡人
請示主題
請
示
內
容
負責人意見
年
月
日 分管領導
意
見
年
月
日 相關領導
意
見
年
月
日 總 經 理
批
示
年
月
日 董 事 長
批
示
年
月
日
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