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　上海永冠商業設備有限公司

　 規章制度匯編

　 采購管理篇

　3 2003 年 年 5 5 月，第一版

　 目

　 錄

　1 采購管理制度…………………………………………3 2 供應商管理規定…………………………..…………7 3 倉庫管理規定……………………………….………11 4 生產外協管理辦法…………………………….……15 5 采購管理主要流程規定………………….…………18

　 上海永冠商業設備有限公司 采購管理制度 (編號：YGGG-01)

　第一章 總則

　第一條 為達到經營目標，按時交付顧客所需產品，必須加強采購控制，確保所采購的物品滿足生產需要并符合規定要求。為此，結合永冠公司的具體情況，特制訂本制度。

　第二條 本規定主要用于指導并規范原材料及生產性輔料的采購，另外，零部件、外協件加工及公司其他采供活動也適用于本規定。

　第三條 本規定參考公司質量體系文件“YG/QP0601 采購控制程序”和“YG/QP0602 分承包方評定程序”并在內容和精神上與之吻合。

　第二章 部門及職責

　第四條 采購部是負責公司采購管理的主要部門，其采購職責有：

　（一）

　按公司的要求組織對供方評價，編制“合格供方名錄”，并對供方的供貨業績定期進行評價，建立并調整供方檔案。

　（二）

　根據生產部門提供的原材料需求清單和庫存情況，編制原材料及輔助材料的采購計劃。

　（三）

　按照采購計劃及采購物資質量標準和技術標準，簽訂“購貨合同”。

　（四）

　執行采購合同，并進行跟蹤監控，保證合同執行質量，執行采購作業。

　（五）

　對驗證后的合格采購物資，辦理入庫手續和財務手續；對于不合格物資，按合同辦理退庫手續和其他處理手續。

　第五條 生產部門負責按期提交原材料需求清單。

　第六條 品質管理部門和技術部負責編制采購原輔材料技術規范、檢驗要求及其它有關技術資料。其他物資的采購技術標準分別由相應的專業部門提出。

　第三章 采購業務流程

　第七條 原輔材料、外協件及設備等物資的采購業務流程分別參見《采購管理流程規定》中的相關內容。

　第四章 采購實施

　第八條 采購部根據庫存量和生產部門提供的采購需求信息，結合公司的生產經營規律及歷史采購情況，編制采購計劃。

　第九條 采用招標方法或內部評價方法選擇并確定合格供方，具體方法參見《供應商管理規定》。

　第十條 采購合同簽訂 （一）

　向合格供方采購時，應簽訂“采購合同”，明確品名、規格、數量、價格、質量要求、技術標準、驗收條件、交貨期、交付方式、質量問題處理方式、違約責任等，采購部門根據需要將相應的技術要求作為合同附件提供給對方； （二）

　經濟合同內容復雜，涉及因素較多時，應征詢公司法律顧問的意見，最終按授權體系由總經理批準合同后實施。

　第十一條 采購合同執行過程及采購物資驗證 （一）

　質量檢驗部門對采購物資按質量體系文件“YG/QP1001 《檢驗和試驗控制程序》”進行跟蹤檢驗和試驗； （二）

　當企業銷售合同有規定時，客戶或其代表有權在分承包方處驗證采購物資的質量，公司不能把該驗證當作對采購物資質量有效控制的依據；客戶的驗證既不能減輕公司提供合格品的責任，也不能排除客戶的拒收。

　第十二條 采購物資的運輸 （一）

　采購物資一般要求對方送貨上門； （二）

　如果由我方運貨,按照《供應商管理規定》選擇運輸商，簽訂運輸合同并辦理必要的保險手續，登記起運時間和路線。

　第十三條 采購物資的入庫和出庫管理，按照《倉庫管理制度》進行。

　第十四條 統計記錄及結算程序 （一）

　采購部負責對各類采購文件和信息進行編號、整理、歸檔，并妥善保管； （二）

　按照合同及驗收入庫合格的數量，對合同執行情況進行小結，采購人員應及時填寫“合同單”執行完畢報告，以及“臨時采購單”執行完畢報告，并清理合同中遺留問題； （三）

　向合格方清算、索要發票，發票符合國家規定，并向供方支付貨款或余款。

　第五章 采購過程的控制和管理

　第十五條 原材料采購計劃的形成

　（一）

　生產計劃部必須按規定日期提交《原材料物資需求清單》，并且該清單須經生產副總審批。

　（二）

　采購部必須綜合分析《原材料物資需求清單》和庫存量，編制《原材料物資申購單》。

　第十六條 選擇合格供方管理嚴格依據《供應商管理規定》。

　第十七條 采購合同的簽訂管理 （一）

　采購業務須在合格供方中進行貨比三家選擇，比質量、比價格、比服務、比信譽。

　（二）

　采購業務的合同談判必須由 2 人以上業務人員組成，并將業務談判形成記錄報總經理。

　（三）

　合同簽訂后，依據采購計劃，由財務進行會簽，總經理批準生效。并在合同中注明“廉正紀律要求”，即不準供方行賄和提供任何“好處費”。

　第十八條

　合同的執行管理 （一）

　財務部按合同條款支付預付款，無預付款條款的不予支付。

　（二）

　業務人員按合同約定，進行質量、供貨期的跟蹤，并記錄。

　（三）

　貨到后由庫管人員初步驗收，記錄到貨品種、數量和日期，并通知業務人員。

　第十九條 合同的結算管理 （一）

　結算審核依據 （1）

　批準的采購單； （2）

　批準的合同； （3）

　檢驗報告單； （4）

　入庫通知單。

　（二）

　進行合同執行記錄，提出付款申請。

　（1）

　對未完結的合同，進行記錄； （2）

　對已完結的合同，進行合同完結記錄。

　（三）

　財務部依據各計劃、合同，以及檢驗報告單、入庫通知單、合同執行情況報告單，進行授權簽批，并報總經理批準后支付。

　第二十條 合同遺留問題的處理 （一）

　對不合格材料退貨，并進行退貨手續完結。

　（二）

　對已支付的貨款追回或雙方確認。

　（三）

　對在銷售中發現的質量問題，按照合同中相關條款以及質量保證期，行使索賠權力，并進行索賠處理。

　第二十一條 將供應商評價記錄記入供應商檔案。

　 第六章 采購過程監督

　第二十二條

　 采購部門及人員工作紀律 （一）

　不準接受供應廠商的請吃送禮、回扣、好處費、茶水費傭金。

　（二）

　不準利用采購職權和企業名義在外為個人或小團體做交易牟取私利。

　（三）

　不準將購進的商品、材料物資私自轉讓或倒賣，牟取私利。

　（四）

　不準與供應廠商串通抬高進價或購進偽劣商品或物資材料，或以次充好，以少報多進行貪污。

　（五）

　不準向供應廠商索取回扣、傭金和中介費。

　（六）

　不準因私人感情采購偽劣、質次價高的商品物資材料。

　（七）

　不準內外勾通，以請吃送禮方式，拉攏賄賂或唆使驗收、收貨人員、質檢人員，收進供應廠商質次和劣質商品和物資材料，或以少報多，騙取貨款。

　（八）

　不準采購部門和人員以采購或預付貨款的名義，蒙騙公司領導和財務部門人員將貨款匯出，進行侵占挪用，或利用企業資金非法購銷，從中牟利。

　第二十三條 凡違反以上采供管理制度、操作規程和紀律的，按公司考核制度嚴肅處理和處罰。造成經濟損失和嚴重后果的要追究其經濟責任和法律責任。

　第二十四條 實行內部審計制度 （一）

　每年安排審計計劃，對采供過程和工作紀律情況進行專項審計。

　（二）

　按照有關審計制度及程序，對審計結果提出審計報告，對發現的問題提出糾正和預防措施。

　（三）

　采購相關部門和人員要接受審計和監察，并主動提供有關帳簿、合同、記帳憑證等資料。

　第七章 附則

　第二十五條 本制度由采購部負責制訂、解釋，經采購副總審核后報總經理、董事長審核，由董事會通過后自公布之日起施行。修改亦同。

　第二十六條 本制度施行后，既有的類似制度或與之相抵觸的規定自行終止。

　 上海永冠商業設備有限公司 供應商管理規定 (編號：YGGG-02)

　第一章 總則

　第一條 為加強采購控制，確保所采購的物品滿足生產需要并符合規定要求，必須對供應商進行有效管理、控制。為此，結合永冠公司的具體情況，特制定本規定。

　第二條 本規定主要用于指導采購部及其他相關部門對供應商進行評審、考核，創建并調整供應商檔案。

　第三條 供應商的評審流程、考核流程、供應商檔案創建流程、維護流程等業務流程分別參考《采購管理流程規定》中相應內容。

　第四條 本規定是《采購管理制度》中相對獨立的一部分內容，與之配套使用。

　第五條 供應商管理主要有兩部分內容：一是招標管理，二是供應商評價管理。

　第二章 招標管理

　第六條 為了保證采購物資的質量、價格、供貨期、服務等符合公司需要，對于部分物資或服務的采購（比如運輸單位的選定），可以嘗試招標的方法確定合格的供應商。

　第七條 公司物資采購計劃確定后，采購部根據公司規定，向潛在的供應商發出招標通知或投標邀請函。招標通知或投標邀請函須經采購副總、總經理審核，其主要內容如下：

　（一）

　招標人的名稱和地址等信息； （二）

　標的的名稱、用途、數量和交貨日期； （三）

　提交投標文件的方式、地點、截止時間； （四）

　對投標人的資格要求和投標保證金的要求； （五）

　開標、評標、定標的日程和辦法； （六）

　交貨、竣工或者提供服務的時間； （七）

　公司采購合同的主要條款及訂立方式。

　（八）

　公司規定的其他內容。

　第八條 公司可以采用以下評標方法：

　（一）

　打分法。由采購部制定評標因素（如價格、質量、信譽、服務等）和相應的加權分值；評標委員會（由采購部、技術部、品管部、制造部負責人組成）每位

　成員分別對每個滿足招標文件要求的投標人進行評價、打分；采購部匯總計算評標委員會對每個投標人的打分，給出每個投標人的分值。

　（二）

　最低投標報價法。所有滿足招標要求的投標人中，報價最低的投標人即為中標人。此種辦法一般適用于標的物技術含量不高與其他物品關聯度不強的招標。

　第九條 如評標委員會一致認為最低投標價或某些分項報價明顯不合理，有降低質量、不能誠信履約的可能時，采購部通知投標人限期進行解釋。如投標人未在規定期限內作出解釋，或所作解釋不合理，經評標委員會取得一致意見后，可確定該投標人不能中標。評標委員會可將第二個最低投標的投標人作為報價最低的投標。如第二個投標人有上述情形，則以此類推。

　第十條 招標通知不得要求或者標明特定的供應商以及含有傾向或者排斥潛在投標人的其他內容。

　第十一條 招標項目設有標底的，標底的知情人負有保密的責任。

　第十二條 采購部應當確定投標人編制投標文件所需要的合理時間；自招標通知發出至投標截止日，不得少于 20 天。

　第十三條 采購部對已發出的招標通知進行必要的澄清或者修改時，應當在招標通知規定的投標截止日期 5 天前，以書面形式通知所有招標通知收受人。

　第三章 供應商評價管理

　第十四條 采購部門在供方確定前，根據采購物資技術標準和生產需要，對供方進行質量能力調查，同時對價格、供貨期、最小加工批量等進行比較，擇優選擇，填寫“供方推薦表”；對于同類的物資，應同時選擇幾家合格的供方，以提高討價還價能力。

　第十五條 采購部門要求被推薦的供方填寫“供貨廠商調查表”、“供方業績評定表”。

　第十六條 采購部門根據“供貨廠商調查表”及“供方業績評定表”，填寫“質量保證能力評審表”，可以包括以下內容（指標及指標的分值可以根據采購物資的種類及采購的具體要求靈活設定）：

　（一）

　供方質量保證體系及質量體系認證情況(占 10 分)，由質量體系管理員填寫； （二）

　供方產品質量狀況(占 30 分)，由質量檢驗人員填寫； （三）

　設備能力(占 10 分)，由專業技術人員填寫； （四）

　價格、交貨能力(占 30 分)，由采購部填寫； （五）

　財務信譽及票據規范性(占 10 分)，由財務部填寫； （六）

　售后服務水平(占 10 分)，由采購部填寫。

　（七）

　以上內容應提供充分的書面證明材料，以證實供方的上述能力。對于供應量較

　大或供應頻次較多的供方，應定期組織以上各部門人員進行實地考核。

　第十七條 采購部門匯總評分結果，按下表做出評定結論，報采購副總批準后，編制“合格供方目錄”。

　等級

　得分率（％）

　綜合能力評價

　合作或采購前景

　 A

　≥90 能力足夠,效果好 優先合作

　B

　≥80 能力較好,有一定效果 帶條件的合作

　C

　≥65 能力一般,效果一般 整改后合作

　D

　＜65 能力不足,效果差 暫不采購 第十八條 對第一次供應重要物資(如主要原、輔材料)的供方，除提供充分的書面證明材料外，還需經樣品測試及小批試用，測試合格才能供貨，其程序簡單描述如下：

　（一）

　技術部聯合生產部門、質檢部門提出采購物資的技術參數的詳細資料，并報送采購部； （二）

　供方根據采購部提供的技術要求，提供少量樣品； （三）

　品質管理部對樣品進行驗證，出具相應的驗證報告，并填寫“供方推薦表”中的相關內容，反饋采購部（樣品不合格，可再次送料，但最多不超過 2 次）； （四）

　樣品驗證合格后，采購部通知供方小批量供貨，經品質管理部驗證合格后，交生產部門試用，并由品質管理部出具試用后的驗證報告，反饋采購部門； （五）

　小批量進貨驗證后或試用不合格，則取消其供貨資格；樣品驗證和小批量試用均合格的供方，經采購副總批準后，可列入“合格供方備案”。

　第十九條 對于批量的輔助性物資，品質管理部在進貨時驗證，并保存驗證記錄，合格者由采購副總批準后，即可列入“合格供方名錄”。對于零星采購的輔助物資，其進貨檢驗記錄即為對此供方的評價。

　第二十條 供方產品如出現嚴重質量問題，采購部門應向供方發出《糾正和預防措施通知》，按“YG/QP1401《糾正和預防措施控制程序》”執行；如兩次驗證質量沒有明顯改進，應取消其供貨資格。

　第二十一條 對外協加工方的控制，也應按上述條款執行。

　第二十二條 對服務供方的控制，如運輸公司、檢測、培訓咨詢機構，也應經合格評定后，方可向公司提供服務；對于國家授權的計量試驗室、國家注冊認證機構及其國家認可的機構，可不再做服務質量評價。

　第四章 供應商關系維護

　第二十三條 為保證采購物資的及時供應和采購優惠政策的利用，采購部應加強合格供應商的關系維護，尤其是對緊俏物資供應商。

　第二十四條 采購部建立、維護供應商信息數據庫，對供應商出現的重大情況進行記錄、分析。

　第二十五條 采購部至少每兩年一次對合格供方進行跟蹤復評，評分低于 65 分，應取消其合格供方資格；如特殊情況留用，應報總經理批準；連續兩次評分不合格的，應取消其供貨資格。

　第五章 附則

　第二十六條 本規定由采購部負責制訂、解釋并檢查、考核，采購副總審核，由總經理批準自公布之日起施行，修改時亦同。

　第二十七條 本規定施行后，既有的類似制度或與之相抵觸的規定自行終止。

　 上海永冠商業設備有限公司 倉庫管理制度 (編號：YGGG-03)

　第一章 總則

　第一條 為使倉庫管理工作規范化，保證倉庫和庫存物資的安全完整，更好地為公司生產、經營管理服務，結合本公司的具體情況，特制訂本制度。

　第二條 倉庫管理工作的任務：

　（一）

　根據本制度做好物資入庫和出庫工作，并使物資供應、儲存、銷售各環節平衡銜接。

　（二）

　做好物資的保管工作，據實登記庫存數量帳，及時編報庫存報表，經常清查、盤點庫存物資，做到帳、卡、物相符。

　（三）

　積極開展廢舊物資的回收、整理、利用工作，協助做好呆滯物資的處理工作。

　（四）

　做好倉庫安全保衛、防火及衛生工作，確保倉庫和物資的安全，保持庫容整潔。

　第三條 公司各部門所購一切物資材料，嚴格履行先入庫、后領用的規定，如屬直提使用部門或場所，亦必須事后及時補辦出、入庫手續。

　第四條 本制度適用于公司所有倉庫及倉庫管理人員。

　第二章

　入庫管理規定

　第五條 原材料及零配件入庫的管理按以下規定執行：

　（一）

　管員在接到入庫通知后，應及時做好貨位的準備工作，并清掃干凈。

　（二）

　原材料及零配件抵庫后，庫管員應及時通知品管部進行檢驗，只有檢驗合格后，方可入庫,并要求檢驗員核簽入庫單。

　（三）

　在入庫過程中，庫管員應仔細核對入庫物資的品名、規格、型號及數量是否與“送貨單”一致，同時應仔細檢查外包裝是否完好無損。

　（四）

　如發現單貨不符、外包裝破損或其他質量問題，要及時向有關部門（采購部、品管部）反映，共同現場鑒定，必要時拍照記錄。

　（五）

　采購物資抵庫但庫管部門尚未收到“訂貨單”或“采購申請單”時，庫管員應先洽詢采購部，確認無誤后始得辦理入庫手續。

　（六）

　對于公司內部使用部門退庫的原材料及零配件（如車間的退件換件），庫管員要依據相關單據，研判處理對策，如原因系由供應商所致，要立即通知采購部，

　并協助做好退換、修復事宜。

　第三章

　出庫管理規定

　第六條 原材料及零配件出庫管理規定如下：

　（一）

　庫管員要熟練掌握所管原材料及零部件的配套產品和配量標準，根據生產部門提交的領料單，按規定時間和要求準確無誤辦理生產發料，隨時掌握當日生產耗量情況，及時補貨，保證生產正常連續進行。

　（二）

　發放物資時要堅持“推陳儲新、先進先出、按規定供應、注意節約”的原則，發貨堅持“一盤底、二核對、三發貨、四減數”。同時堅持“單貨不符不出庫、包裝破損不出庫、殘損變形不出庫、嘜頭不清不出庫”。

　（三）

　如因庫管員貪圖方便，違反發貨原則造成物資變形、大料小用、優材劣用以及差錯等損失，將按照公司考核制度進行處理。

　第七條 成品出庫管理規定如下：

　（一）

　成品出庫（包括移庫、提取樣品等）必須有正式憑證，由提貨人在有效期內提貨。成品庫管員對憑證要認真核查，如發現問題必須由原開票部門更正蓋章后方為有效。手續不全或不符的拒絕付貨。如屬特殊情況必須經過主管領導批準，事后要及時補辦手續。

　（二）

　成品庫管員在出庫時必須貫徹“先進先出”的原則，同時堅持“單貨不符不出庫、手續不全不出庫，包裝破損不出庫。” （三）

　成品庫管員辦理出庫時要按“出庫單”所列品名、規格、型號、顏色與實物相對照，相關信息報至庫管統計員處錄入計算機。

　（四）

　成品庫管員在核對有關內容的同時，裝卸工應憑出門證上的有關事項與實物核對，相符后方可出庫裝車，否則要負連帶責任。

　（五）

　商品出庫裝車后，成品庫管員要與提貨人共同清點一次數量，確認無誤后，要求提貨人核簽“出庫單”保管聯無誤后，庫管員開具“出門證”。

　（六）

　門衛憑“出門證”核對品牌、規格型號、數量，無誤后簽字留單放行。

　第四章

　物資儲存保管規定

　第八條 物資的儲存保管，原則上應以物資的屬性、特點和用途規劃設置倉庫，并根據倉庫的條件考慮劃區分工，合理有效使用倉庫面積。

　第九條 凡吞吐量大的物資應落地堆放，周轉量小的物資盡量用貨架存放。落地堆放以分類和規格的次序排列編號，上架的應分類編號。

　第十條 物資堆放的原則是：

　（一）

　本著“安全可靠、作業方便、通風良好”的原則合理安排垛位和規定地距、墻距、垛距、頂距。

　（二）

　按物資品種、規格、型號等結合倉庫條件分門別類進行堆放，要做到過目見數、作業和盤點方便、貨號明顯、成行成列、文明整齊。

　第十一條 建立碼放位置圖、標記、物料卡并置于明顯位置。物料卡上載明物資名稱、編號、規格、型號、產地或廠商、儲備定額。

　第十二條 庫存物資在裝卸、搬運過程中要輕拿輕放，不可倒置，保證完好無損。

　第十三條 倉庫環境衛生要每日清掃并作好保持工作，每次作業完畢要及時清理現場，保證庫容整潔。

　第十四條 做好各種防患工作，確保物資的安全保管。預防內容包括：防火、防盜、防潮、防銹、防鼠、防塵、防爆、防漏電。

　（一）

　建立和健全出入庫登記手續，嚴禁閑人進入庫區。

　（二）

　庫區內嚴禁吸煙、攜入易燃易爆物品和明火作業。

　（三）

　對庫區的電燈、電線、電閘、消防器材、設施要經常檢查，發現故障及時維修排除，不得擅自挪動或挪用消防器具。

　第五章

　庫存帳表與實物盤點管理規定

　第十五條 倉庫設“庫存數量帳”，按物資類別、品名、規格分類進行進、出、存核算，由倉庫主管組織庫管員根據出入庫憑單及時登記。每月定期與財務部對帳，保證帳表、帳帳、帳物相符。

　第十六條 庫管員要經常進行盤點，做到日清月結，每日按規定時間編制、報送“庫存日報”，并對“庫存日報”的準確無誤負責。

　第十七條 倉庫統計員每月終要編制、報送“庫存月報”，并對“庫存月報”的準確無誤負責。

　第十八條 倉庫主管每月終必須組織對庫存物資進行一次實物盤點，并填報“庫存盤點表”。發現有盈余、短少、殘損或變質情況時，必須查明原因，分清責任，寫出書面報告，提出處理建議，呈報上級和有關部門，未經批準不得擅自調帳。

　第十九條 庫管人員要積極配合財務部做好全面盤點和抽點工作。

　第六章

　庫管人員工作要求與紀律

　第二十條 嚴格履行出入庫手續，對無效憑單或審批手續不健全的出、入庫作業請求有權

　拒絕辦理，并及時向上級反映。

　第二十一條 妥善保管出入庫憑單和有關報表、帳簿，不可丟失。

　第二十二條 做好保密工作。

　第二十三條 庫管員調動工作時，一定要辦理交接手續，由上級監交，只有當交接手續辦妥之后，才能離開工作崗位。移交中的未了事宜及有關憑單，要列出清單三份，寫明情況，雙方與上級簽字，各保留一份。

　第二十四條 監督裝卸工做好文明安全裝卸、搬運工作，保證物資完整無損。

　第二十五條 做好倉庫的安全、防火和衛生工作，確保倉庫和物資安全完整，庫容整潔。

　第二十六條 做好倉庫所使用的工具、設備設施的維護與管理工作。

　第二十七條 做到三“檢查”：

　（一）

　上班必須檢查倉庫門鎖有無異常，物品有無丟失。

　（二）

　下班檢查是否已鎖門、拉閘、斷電及是否存在其他不安全隱患。

　（三）

　檢查易燃、易爆物品或其他特殊物資是否單獨存儲、妥善保管。

　第二十八條 嚴格遵守倉庫工作紀律：

　（一）

　嚴禁在倉庫內吸煙、動用明火。

　（二）

　嚴禁無關人員進入倉庫。

　（三）

　嚴禁未經財務總監同意涂改賬目、抽換帳紙。

　（四）

　嚴禁在倉庫堆放雜物。

　（五）

　嚴禁在倉庫內存放私人物品。

　（六）

　嚴禁私領、私分倉庫物品。

　（七）

　嚴禁在倉庫內談笑、打鬧。

　（八）

　嚴禁隨意動用倉庫的消防器材。

　（九）

　嚴禁在倉庫內私拉亂接電源、電線。

　第二十九條 未按本規定辦理物資入、出庫手續而造成物資短缺、規格或質量不合要求的和帳實不符，對庫管員及其上級領導視情節按公司獎懲制度相應條款進行處罰。

　第七章

　附則

　第三十條 本制度由采購部負責制訂、解釋并檢查、考核，由采購副總審核，由總經理批準自公布之日起施行，修改時亦同。

　第三十一條 本制度施行后，既有的類似制度或與之相抵觸的規定自行終止。

　 上海永冠商業設備有限公司 生產外協管理辦法 (編號：YGGG-04)

　第一條

　 為保證公司生產的正常、有序運行，規范公司外協加工行為，結合公司的實際情況，特制定本辦法。

　第二條

　 適用范圍。在滿足下列條件之一時，方可進行外協加工：

　(一) 用于本公司人員、設備不足，生產能力負荷已達飽和時。

　(二) 特殊零件無法購得現貨，也無法自制時。

　(三) 協作廠商有專門性的技術，利用外協可以達到合理的性價比。

　(四) 其他經認定的情形。

　第三條

　 外協廠商的選定方法及基準。

　(一) 審查方式：書面審查及實地調查。

　1、 外協加工及外協制造的申請，是否符合規定，數量方面是否適宜。

　2、 申請核準后，由外協管理人員判定是否有協作廠商承制，若沒有則選擇三家以上廠商的資料，填具廠商資料調查表。

　3、 實地調查時，由質檢、生產、技術、采購等部門派員組成調查小組，將調查結果填入廠商資料調查表中。

　4、 實地調查后，通過供應商評審可選定其中一家廠商試用。

　(二) 審查基準：根據以下方面，選擇其中評分最高者作為試用的協作廠商。

　1、 質量。

　2、 供應能力。

　3、 管理。

　4、 價格及付款條件等。

　(三) 審查流程(見有關文件) 第四條

　 試用。當選擇最佳廠商之后，必須經過試用，待試用考核達到標準以上時，才能正式成為本公司的協作廠商。

　(一) 試用合同：規定試用期為三個月，每個月要考核一次，并將結果通知試用廠商。

　(二) 試用考核：試用期間要對試用廠商進行考核。

　(三) 試用開始時，試用廠商要將樣品送來檢查，經判定合格才能繼續大量地加工或制造。

　第五條

　 正式設立。試用期間的考核成績達到規定以上者，則正式判定為本公司的外協

　廠商，加入供應商名冊。

　第六條

　 外協事務管理。

　(一) 負責單位：由采購部外協管理人員處理外協加工或外協制造的事務。包括外協訂單的計劃及傳達，外協訂單產品的跟蹤等。

　(二) 外協資料：外協加工或外協制造時需提供給協作廠商的資料。可能包括：

　1、 加工要求。

　2、 操作標準。

　3、 檢查標準。

　4、 檢驗標準。

　5、 材料的規格、數量等。

　(三) 對外協廠商的指導管理。

　1、 使其確實按照我們的規定來加工或制造。

　2、 協助其提高質量。

　3、 經常聯系協調，了解外協的進度、質量。

　4、 指導教育與考核等。

　(四) 對外協廠商的督促管理，確保外協加工或外協制造的貨品如期交來。

　第七條

　 外協產品質量管理。

　(一) 入廠檢驗。應按雙方協定的驗收標準及抽樣計劃來驗收。進料檢驗流程參見有關文件。

　(二) 外協質量管理和定期考核。要確保試用廠商或協作廠商供應的產品符合要求，必須對其進行檢查。每月巡回檢查各協作廠商，對每個協作廠商，三個月中至少要做一次至二次以上的檢查，對試用的廠商，三個月內要做兩次檢查。

　第八條

　 外協產品出現質量問題時的處理。

　(一) 處理程序。

　1、 驗收時發現產品質量問題：(1)驗收人員將檢驗報告通知外協管理人員，并將資料存檔，作為下次驗收的依據；(2)外協管理人員將驗收情況通知協作廠商或試用廠商，使其針對缺陷進行改進，資料存檔，作為考核依據。

　2、 生產時發現產品質量問題：(1)生產中發現不良產品的主要原因是由于外協而發生時，制造各班組通知生產管理單位；(2)生產管理單位通知質量檢驗員再重檢外協廠商交來的半成品或零件或配件，并通知外協管理人員，資料存檔，作為驗收依據；(3)外協管理員通知協作廠商，資料存檔，并作為考核的依據。

　(二) 改善措施。

　外協產品質量問題發生時，除要通知協作廠商或試用廠商，針對缺陷進行改進外，自身更要做好外協產品質量檢查與外協廠商考核管理工作。

　第九條

　 指導教育與考核。

　(一) 負責單位：有關外協的質量管理、生產管理、設計，外協管理的單位均有負責指導教育考核的責任。

　(二) 進行方式：首先必須健全本公司的質量管理組織。

　1、 指導教育方面：(1)協作廠商高階層人員觀念訓練：鼓勵其接受新觀念或參加本公司召開的產品開發座談會、質量管理座談會。(2)協作廠商質量管理人員訓練：鼓勵其參加專業訓練或質量管理訓練或安排其參加本公司所舉辦的專業質量管理班，使其了解：本公司的質量管理政策及組織；本公司的進料驗收、制程及成品的質量管理及最后檢驗等；本公司驗收使用何種驗收規格、儀器、量規、抽驗表以及如何判定合格。

　2、 其他協助方面，包括：管理制度、質量管理制度的建立實施，原料管理、工作方法改善等等。

　3、 考核方面：詳見《供應商管理規定》。

　第十條

　 本辦法由采購部組織制定，經采購副總審核后報總經理批準，自發布之日起實施，修訂時亦同。

　第十一條

　 本辦法施行后，既有的類似規章制度或與之相抵觸的規定自行終止。

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　采購管理主要流程規定

　(編號：YGGG-05)

　1 1 采購系統總流程

　1.1 采購系統總流程圖

　流程編號：永冠采001流程名稱：采購總流程原材料采購流程塑粉藥水采購流程商標條、手提籃采購流程五金件采購流程外購毛胚件采購流程辦公用品采購流程設備采購付款流程請付款流程財務銀行付款流程財務零用金報支流程生產計劃部 采購部財務部供應商管理流程：創建/維護/評審生產計劃制定流程1 12-12-22-42-52-62-72-33 34 45 57 7品質管理流程6 6

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　機密文件，注意保管 1.2 采購系統總流程圖說明

　2 2 原材料采購流程

　2.1 原材料采購流程圖流程步驟說明 參考資料和表單 1. 1 生產計劃制定流程。生產計劃部根據訂單制定各項生產、配貨計劃。針對各項物資需求，采購部進行采購。

　2. 2-1 設備采購付款流程。

　3. 2-2 原材料采購流程。根據生產計劃由采購部測算原材料需求，進行相應的申購、采購、質檢、入庫。

　4. 2-3 塑粉藥水采購流程。根據生產計劃由采購部測算塑粉藥水需求，進行相應的申購、采購、質檢、入庫。

　5. 2-4 商標條、手提籃采購流程。根據生產計劃部測算的商標條、手提籃需求，進行相應的申購、采購、質檢、入庫。

　6. 2-5 外購毛胚件采購流程。根據生產計劃部制定的外購毛胚件需求，進行相應的申購、采購、質檢、入庫。

　7. 2-6 五金件采購流程。根據生產計劃部測算的五金件需求，進行相應的申購、采購、質檢、入庫。

　8. 2-7 辦公用品采購流程。根據總經辦提出的辦公用品需求，進行相應的采購、質檢、入庫。

　9. 3 供應商管理流程。對于各項物資的采購，都會涉及到對供應商的評審、選擇等，其中有些物資的采購還會選擇幾家較為固定的供應商進行長期合作。必須加強對供應商的管理，包括：創建、維護、評審等。

　10. 4 品質管理流程。采購的各項材料物資，入庫之前都必須進行質量檢驗。

　11. 5 請付款流程。對于長期合作供應商，根據物資采購入庫和對方發票開具情況通知財務進行付款。

　12. 6 財務銀行付款流程。對金額較大的采購支出，一般采取銀行付款的方式。

　13. 7 財務零用金報支流程。對金額較少的采購支出，可采取先現金采購，后報銷的方式。

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　機密文件，注意保管 采購系統質檢部流程編號：永冠采002流程名稱：原材料采購流程采購調度采購員生產計劃制定流程原材料物資需求清單采購副總審核*Yes原材料物資申購單原材料物資庫存量供應商評審流程與定點供應商確認需求數量、價格與交貨期等對非定點供應商進行詢價、比價、議價原材料物資采購單相應采購主管審批NoNoYes落實采購，跟蹤采購物資的進展，督促物資及時入庫質量檢驗No數量、品種規格驗收YesNoYes在送貨單上簽字，辦理入庫登記手續，輸入電腦請付款流程與供應商協商，采取相應措施：折價、補貨、退貨等掌握庫存情況測算原材料需求量1 12 2 3 34 45 56 67 78 89 9101112131415*過渡階段可由生產副總審核

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　機密文件，注意保管

　 2.2 原材料采購流程圖說明

　（1）

　原材料采購流程說明 流程步驟說明 參考資料和表單 1. 生產計劃部根據訂單制定生產計劃。

　訂單，生產計劃 2. 采購部根據生產計劃，測算原材料需求量，填制原材料物資需求清單，內容包括品種、規格、數量、到貨日期等。

　根據生產計劃，原材料數量與產品數量之間的勾稽關系，產生原材料物資需求清單 3. 采購副總審核測算數據的準確性。

　過渡階段可由生產副總審核 4. 原材料倉庫保管員定時向采購調度報原材料的庫存情況。

　電腦中的原材料庫存數量 5. 采購調度根據生產計劃測算產品生產對原材料的需求數量，結合原材料物資庫存情況和需求清單，填制原材料物資申購單。

　產生原材料物資申購單 6. 主要原材料的采購，可以通過對供應商的評審，由采購副總同總經理協商，由總經理確定幾家定點供應商（總經理可以授權采購副總審核確定）并建立長期密切的合作關系。日常采購時則根據質量、價格等因素在已定的供應商范圍內選擇。

　參考合格供應商名單、長期合同 7. 對于選定的供應商不能提供的某些品種、規格的原材料，向非定點供應商詢價、比價、議價。

　8. 填制原材料物資采購單，內容包括：品種、數量、金額、交貨期等。

　產生原材料物資采購單 9. 根據金額大小，由相應的授權采購主管進行審批。

　10. 采購員與供應商落實采購，跟蹤采購物資的進展，督促物資及時入庫。必要時包括協調安排車輛運輸。

　11. 質檢部對采購的原材料物資質量進行檢驗。

　根據相關檢驗標準 12. 質檢員或倉庫保管員驗收發現不合格的原材料物資，立即通知采購員，并由采購員對其進行處理。一般情況下，與供應商協商處理方法：折價、退貨、補貨等。特殊情況下，更換供應商，并重新采購。

　13. 原材料倉庫保管員對采購物資的品種、規格、數量進行核對。

　根據采購調度提供的原材料物資申購清單 14. 驗收合格，倉庫保管員在送貨單上簽字，物資入庫并辦理登記手續，將入庫信息輸入電腦。

　電腦實時反映庫存信息 15. 采購調度實時掌握原材料倉庫的收、發、存動態。

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　機密文件，注意保管 （2）

　原材料采購流程調整前后的比較分析 ? 流程調整之一：調整原輔材料需求確定的流程。原流程為：原輔材料倉庫根據制造部門開料組要求的需求量，結合庫存情況填制原材料申購單報生產副總審批，繼而由采購部門組織采購。調整后的流程：由生產計劃部根據訂單制定出相應的生產計劃，由采購部采購調度根據生產計劃測算出原輔材料需求量報采購副總審批（過渡階段可由生產副總審批），由采購調度結合庫存情況編制申購單。通過調整，可以更為科學地確定原輔材料的需求量，不僅有利于成本控制，而且使生產系統和采購系統的流程邊界的界定更為合理，同時加快了需求信息迅速轉化為采購信息的進程。

　? 流程調整之二：增加采購調度這個崗位節點，由采購調度作為生產部門、采購部門和原材料倉庫的接口，科學地界定采購流程的邊界，加強了采購需求的監控，降低成本，還進一步疏通了采購信息的流通渠道。對于新增的采購調度崗位，要求其不僅能夠根據生產計劃測算出各類原材料的需求量，而且還要全面掌握原材料物資的庫存信息，根據原材料需求信息及各項物資的安全儲備量，編制申購單。

　3 3 塑粉藥水采購流程

　3.1 塑粉藥水采購流程圖

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　機密文件，注意保管 采購系統質檢部流程編號：永冠采003流程名稱：塑粉藥水采購流程采購調度采購員生產計劃制定流程塑粉藥水需求清單采購副總審核Yes塑粉藥水申購單供應商評審流程與定點供應商確認需求數量、價格與交貨期等塑粉藥水采購單相應采購主管審批NoNoYes落實采購，跟蹤采購物資的進展，督促物資及時入庫質量檢驗No數量、品種規格驗收YesNoYes在送貨單上簽字，辦理入庫登記手續請付款流程與供應商協商，采取相應措施：折價、補貨、退貨等掌握庫存情況測算塑粉藥水需求量1 12 2 3 34 45 56 67 78 89 91011121314倉庫報告塑粉藥水庫存量*過渡階段可由生產副總審核

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　機密文件，注意保管

　 3.2 塑粉藥水采購流程圖說明

　（1）

　塑粉藥水采購流程說明 流程步驟說明 參考資料和表單 1. 生產計劃部根據訂單制定制造二部生產計劃。

　訂單，生產計劃 2. 采購部根據生產計劃測算噴涂工序對塑粉藥水的需求數量，填制塑粉藥水需求清單，內容包括品種、規格、數量、到貨日期等。

　根據生產計劃，所需塑粉藥水數量與產品數量之間的勾稽關系，產生塑粉藥水需求清單 3. 采購副總審核測算數據的準確性。

　過渡階段可由生產副總審批 4. 外協外購倉庫保管員定時向采購調度報塑粉藥水的庫存情況。

　根據塑粉藥水收、發、存日記帳 5. 采購調度結合塑粉藥水庫存情況和需求清單，填制塑粉藥水申購單。

　產生塑粉藥水申購單 6. 通過對供應商的評審，由采購副總同總經理協商，由總經理確定塑粉藥水定點供應商（總經理可以授權采購副總審核確定）并建立長期密切的合作關系。

　參考與供應商的長期合同 7. 填制塑粉藥水采購單，內容包括：品種、數量、金額、交貨期等。

　產生塑粉藥水采購單 8. 根據金額大小，由相應的授權采購主管進行審批。

　9. 采購員與供應商落實采購，跟蹤采購物資的進展，督促物資及時入庫。必要時包括協調安排車輛運輸。

　10. 質檢部對采購的塑粉藥水質量進行檢驗。

　根據相關檢驗標準 11. 質檢員或倉庫保管員驗收發現不合格的塑粉藥水，立即通知采購員，并由采購員對其進行處理。一般情況下，與供應商協商處理方法：折價、退貨、補貨等。特殊情況下，更換供應商，并重新采購。

　12. 外協外購倉庫保管員對采購物資的品種、規格、數量進行核對。

　根據采購調度提供的塑粉藥水申購清單 13. 驗收合格，倉庫保管員在送貨單上簽字，物資入庫并辦理登記手續。

　登記收、發、存日記帳 14. 采購調度實時掌握外協外購倉庫的收、發、存動態。

　 （2）

　塑粉藥水采購流程調整前后比較分析 ? 流程調整之一：調整塑粉藥水需求確定的流程。原流程為：外協外購倉庫保管員在庫存降到一定程度時向制造二部經理匯報，制造二部經理大致估算塑粉藥水的需求量，協助外協外購倉庫保管員填制塑粉藥水申購單。調整后的流程：由生產計

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　機密文件，注意保管 劃部根據訂單數量制定制造二部的生產計劃，由采購部采購調度測算相應的塑粉藥水需求量，并經采購副總審批后（過渡階段可由生產副總審批），由采購調度結合庫存數量填制塑粉藥水申購單。通過調整，可以更為科學地確定塑粉藥水的需求量，不僅有利于成本控制，而且使生產系統和采購系統的流程邊界的界定更為合理，同時加快了需求信息迅速轉化為采購信息的進程。

　? 流程調整之二：增加采購調度這個崗位節點，由采購調度作為生產部門、采購部門和外協外購倉庫的接口，科學地界定采購流程的邊界，加強了采購需求的監控，還進一步疏通了采購信息的流通渠道。對于新增的采購調度崗位，要求其不僅能夠根據生產計劃測算出各類塑粉、藥水的需求量，而且還要全面掌握塑粉、藥水的庫存信息，根據需求信息及各項物資的安全儲備量，編制申購單。

　? 流程調整之三：調整采購實施環節。原流程為：公司與定點供應商簽訂長期合同，日常采購時由外協外購倉庫保管員將申購單直接發給供應商，實施采購。調整后的流程為：采購調度填制申購單后，由采購員填制采購單并經相應授權的采購主管審批后向供應商采購。通過調整，雖然表面上看環節是增多了，但考慮到實際操作中這部分的工作量并不是很大，處理時間較短，并不會影響到流程的執行；相反，有助于加強采購系統對塑粉藥水采購的控制，降低浪費，控制成本。

　? 流程調整之四：增加了質檢環節。至于實際操作中，質檢工作如何進行可根據實際情況進行調整確定。

　4 4 商標條手提籃采購流程

　4.1 商標條手提籃采購流程圖

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　機密文件，注意保管 采購系統供應商流程編號：永冠采004流程名稱：商標條手提籃采購流程生產計劃部外協外購倉庫保管員采購調度外協外購配貨單生產副總審核YesNo質量檢驗No數量、品種規格驗收YesYes在送貨單上簽字，辦理入庫登記手續請付款流程與供應商協商，采取相應措施：折價、補貨、退貨等掌握庫存情況測算商標條手提籃的需求量1 12 24 46 6生產副總外協外購申購單與定點供應商確認需求品種數量與交貨期等落實采購，跟蹤采購物資的進展，督促物資及時入庫質檢部定點供應商安排送貨No3 35 57 78 89 91011生產計劃制定流程

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　 4.1.1 商標條手提籃采購流程圖說明

　（1）

　商標條手提籃采購流程說明 流程步驟說明 參考資料和表單 1. 生產計劃部根據訂單測算所需商標條、手提籃等的需要，填制外協外購配貨單。

　根據訂單，產生外協外購配貨單 2. 采購調度相應地填制外協外購申購單。

　產生外協外購申購單 3. 生產副總對申購數量、品種等進行審核。

　4. 通過對供應商的評審，由采購副總同總經理協商，由總經理確定商標條、手提籃等的定點供應商（總經理可以授權采購副總審核確定）并建立長期密切的合作關系，可以及時地供貨。

　參考與供應商的長期合同 5. 采購調度直接與供應商落實采購，跟蹤采購物資的進展，督促物資及時入庫。

　6. 定點供應商備貨，接到采購通知后立即送貨。

　7. 質檢部對采購的商標條、手提籃等的質量進行檢驗。

　根據相關檢驗標準 8. 外協外購倉庫保管員對采購物資的品種、規格、數量進行核對。

　根據采購調度提供的商標條、手提籃申購清單 9. 質檢員或倉庫保管員驗收發現不合格的，立即通知采購調度，并由采購調度對其進行處理。一般情況下，與供應商協商處理方法：折價、退貨、補貨等。特殊情況下，更換供應商，并重新采購。

　10. 驗收合格，倉庫保管員在送貨單上簽字，物資入庫并辦理登記手續。

　登記收、發、存日記帳 11. 采購調度實時掌握外協外購倉庫的收、發、存動態。

　（2）

　商標條手提籃采購流程調整前后比較分析 ? 調整之一：申購人員發生調整。原流程為：生產計劃部根據訂單制定外協外購配貨單，由倉庫保管員據此填制外協外購申購單。調整后流程為：生產計劃部根據訂單制定外協外購配貨單，由采購調度據此填制外協外購申購單。通過調整，由采購調度統一填制申購單，負責申購工作，增強了采購調度對采購物資的總體掌握。同時，更清晰地界定了采購調度、倉庫保管員、生產計劃部門的職責。

　? 調整之二：增加了生產副總審核這一環節，使得申購的數量更為科學、準確，同時也加強了對申購的控制。

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　機密文件，注意保管 ? 調整之三：采購執行人員的調整。原流程為：外協外購倉庫保管員填制申購單后交材料會計執行采購。調整后的流程為：由采購調度根據生產副總審核后的申購單執行采購。通過調整，減少了不必要涉及的人員和環節，流程更為順暢，加快了需求信息轉化為采購信息的進程，提高了流程的效率。

　5 5 外購毛胚件采購流程

　5.1 外購毛胚件采購流程圖

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　機密文件，注意保管 供應商流程編號：永冠采005流程名稱：外購毛胚件采購流程生產計劃部制造車間中轉倉庫采購調度生產副總審核YesNo質量檢驗No數量、品種規格驗收YesYes在送貨單上簽字，辦理入庫登記手續，并輸入電腦請付款流程與供應商協商，采取相應措施：折價、補貨、退貨等掌握入庫情況根據訂單測算需外購的毛胚件1 12 24 4生產副總外購毛胚件申購單與定點供應商確認需求品種數量與交貨期等落實采購，跟蹤采購物資的進展，督促物資及時入庫質檢部定點供應商安排生產、送貨No3 3 5 56 67 79 9118 8實際的外購毛胚件采購清單報采購調度備案10

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　 5.2 外購毛胚件采購流程圖說明

　（1）

　外購毛胚件采購流程說明 流程步驟說明 參考資料和表單 1. 生產計劃部根據訂單，測算外購毛胚件需求，填制外購毛胚件申購單。

　根據訂單，產生外購毛胚件申購單 2. 生產副總對申購數量、品種等進行審核。

　3. 通過對供應商的評審，由采購副總、生產副總、總經理協商，由總經理確定外購毛胚件的定點供應商（總經理可以授權采購副總審核確定）并建立長期密切的合作關系。日常由生產計劃部與供應商聯系采購。

　參考與供應商的長期合同 4. 實際向供應商采購的外購毛胚件清單向采購調度備案

　5. 生產計劃部直接與供應商落實采購，跟蹤采購物資的進展，督促物資及...

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