河北省電子公文歸檔管理暫行辦法

　第一條 為了加強對電子公文的歸檔管理，有效維護電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，根據《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《河北省檔案工作條例》，結合我省實際，制定本辦法。

　第二條 本辦法適用于我省各級黨和國家機關，其他組織可參照執行。

　第三條 本辦法所稱電子公文，是指我省各類電子政務系統中形成或處理的，具有公文規范格式的電子文件。同一電子政務系統產生的非公文格式的電子文件歸檔管理，參照本辦法。

　電子公文歸檔，是指文書部門或業務部門將按規范程序形成的電子公文，按國家和省檔案行政管理部門的要求向本機關檔案部門移交的過程。

　歸檔電子公文，是指具有查考和利用價值，并按上述要求歸檔后作為檔案保存的電子公文。

　第四條 電子公文歸檔管理應當遵循電子公文形成特點和規律，維護電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，便于電子公文的科學保管和長期有效利用。

　第五條 全省各級檔案行政管理部門負責對同級和下級機關電子公文歸檔管理工作監督、指導。

　第六條 我省各級機關應當將電子公文歸檔管理納入本機關電子政務建設、公文管理和機關有關部門的職責范圍，明確分管領導，加強監督檢查，切實落實機構、人員、資金等保障措施。

　第七條 電子公文形成單位應當指定專人負責電子公文的歸檔工作，將電子公文的形成、積累、收集、整理、鑒定、歸檔、保管和利用納入機關文書處理程序和相關人員的崗位職責；各機關檔案部門應當參與和指導電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環節。

　第八條 電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，歸檔前，由本機關形成部門負責；向本機關檔案部門歸檔后，由本機關檔案部門負責；向同級國家檔案館移交后，由國家檔案館負責。

　第九條 電子公文參照國家和省有關紙質文件的歸檔范圍進行歸檔并劃定保管期限。

　第十條 電子公文一般應當在辦理完畢后即時向機關檔案部門歸檔。各機關應當建立與本機關電子政務系統相銜接的檔案管理系統，即時接收歸檔電子公文。機關檔案部門應當將歸檔后的電子公文建立脫機保存的備份。

　第十一條 電子政務系統和機關檔案管理系統應當采取穩妥的身份識別、權限控制、防計算機病毒及防攻擊等技術措施，以確保電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性。電子公文形成時，應當由公文處理系統自動產生相關的元數據和背景信息，在擬制、流轉等過程中及時進行跟蹤、檢查和補充，并隨同電子公文一并歸檔。

　第十二條 電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯。

　第十三條 電子公文形成部門應當在電子公文歸檔時對相關項目進行檢查，檢查項目包括：與紙質公文核對內容、簽章，審核電子公文收發登記表、操作日志及相關的著錄條目等，確保電子公文及相關的信息和軟件無缺損且未被非正常改動，電子公文與相應的紙質公文內容及其表現形式一致，處理過程無差錯。

　第十四條 歸檔電子公文格式應當符合《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）。歸檔電子公文應當存儲到符合保管要求的載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密、不壓縮，必須加密、壓縮歸檔的電子公文應當與其解密軟件、解壓縮軟件和說明文件一同歸檔。

　第十五條 各機關檔案部門在接收電子公文時，應當對歸檔電子公文逐件逐頁核查其技術狀況，確保歸檔電子公文無病毒、未壓縮、未加密并采用符合檔案管理要求的存儲格式，發現問題及時將其退回形成部門整改；通過脫機載體進行歸檔的電子公文，檔案部門還應當對其

　載體進行檢驗，確保載體清潔、無劃痕、無病毒、未磁化、符合保管期限要求等。

　檔案部門驗收合格后，應當按規定辦理電子公文移交手續。

　第十六條 歸檔的電子公文，應當按本單位檔案分類方案進行分類、整理，并備份拷貝至耐久性好的載體上，一式 3 套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

　第十七條 歸檔電子公文參照《檔案著錄規則》（DA/T 18-1999）進行著錄，同時按照保證其真實性、完整性和有效性的要求和相關標準與規范，補充電子公文特有的著錄項目和其他標識，并將結果制成機讀目錄和紙質目錄。

　第十八條 各機關檔案部門的檔案計算機管理系統，應當納入本機關電子政務系統，并與電子公文管理系統相銜接，設置足夠容量的存儲空間，存放歸檔保存的電子公文，使歸檔的電子公文能被有效識別，便于管理和利用。有條件的機關應當把公文管理和檔案管理整合成統一的文檔一體化管理系統。

　第十九條 歸檔電子公文載體應當使用專門設備或專門庫房集中保存，不同套別的載體要分開保管。保管應當符合下列條件：

　（一）保管環境應當遠離強磁場、強熱源，與有害氣體相隔離，防光、防塵、防磁、防有害氣體。

　（二）單片載體應當裝盒，豎立存放，避免擦、劃、觸摸記錄涂層和擠壓。

　（三）

　保管環境溫度控制在 17℃—20℃，相對濕度控制在 35%—45%。

　第二十條 按照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）要求，本辦法推薦采用的載體，按優先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶等。不允許用軟磁盤、U 盤、移動硬盤作為歸檔電子公文長期保存的載體。

　存儲電子公文的載體或裝具上應當貼有標簽，標簽上應當注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子公文的載體應當設置成禁止寫操作的狀態。

　第二十一條 各機關檔案部門應當會同信息技術部門每年對電子公文的讀取設備的更新情況進行一次檢查。設備環境更新時應當確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼容，應當進行載體轉換，原載體保留時間不少于 3 年，保留期滿后按保密要求進行處置。

　第二十二條 各機關檔案部門應當在確保載體安全可利用的前提下，定期對歸檔電子公文進行可識別性檢測和轉存。對磁性載體每滿 2 年、光盤每滿 4 年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于 10%，如發現問題應當及時采取恢復措施。對磁性載體上的歸檔電子公文，每 4年轉存一次，原載體同時保留時間不少于 4 年。

　第二十三條 檔案部門應當加強對歸檔電子公文的管理，提供利用有密級要求的歸檔電子公文時，應當嚴格遵守國家有關保密的規定。采用聯網方式提供利用的，應當嚴格實行“三網”隔離，采取穩妥的身份認定、權限控制，安裝防火墻等技術措施，確保歸檔電子公文安全。

　第二十四條 超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質文件的有關規定執行。對確認銷毀的電子公文可以進行邏輯或物理刪除，并應當由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。

　第二十五條

　本辦法由河北省檔案局負責修訂和解釋。

　第二十六條

　本辦法自公布之日起實施。

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