公司公文處理實施細則

　第一章

　總

　則 第一條

　為了規范 XX 有限公司（以下簡稱“公司”）公文管理，提高辦公質量和工作效率，保證公司協調有序、運轉高效，根據《黨政機關公文處理工作條例》《湖北省國家行政機關公文處理實施細則》，結合公司實際，制定本實施細則。

　第二條

　公司公文是本公司實施組織領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書。

　第三條

　公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

　第四條

　公文處理工作應當堅持實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密的原則。

　第五條

　公司各部門應當高度重視公文處理工作，加強對公文處理工作的領導和檢查，并配備專人負責公文處理工作。

　第六條

　公司黨政綜合管理部主管本公司的公文處理工作，并對公司各部門的公文處理工作進行業務規范和督促檢查。

　第二章

　公文種類 第七條

　 公文文種 1.適應公司的公文種類主要有 9 種：決定、意見、通知、

　通報、報告、請示、批復、函、紀要。

　2.各文種的適用范圍 （1）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關部門和人員。

　（2）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

　（3）通知。適用于發布、傳達各部門需周知或者執行的事項；批轉、轉發公文；任免和聘用干部。

　 （4）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

　（5）報告。適用于向上級單位匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。

　 （6）請示。適用于向上級單位請求指示、批準。

　（7）批復。適用于答復下級單位的請示事項。

　 （8）函。適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準以及答復審批事項。

　 （9）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

　3.注意事項 （1）獎勵有重大貢獻的部門和人員，可使用“決定”；表彰有較大貢獻或有較好業績的先進部門和個人，使用“通報”。

　（2）“請示”、“報告”、“意見”必須嚴格區分，不得混用、并用。

　（3）“意見”可用于上行文、下行文和平行文。作為上行文，用于向上級單位提出意見或建議，應按請示性公文的

　程序和要求辦理。作為下行文，可用于向下級單位部署工作，提出工作政策、原則、方法和措施；文中對貫徹執行有明確要求的，下級機關要遵照執行；無明確要求的，下級機關可參照執行。作為平行文，僅供對方參考。

　第三章

　公文格式 第八條

　公文一般由發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、公文落款、成文日期、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。

　1.發文機關標識。由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。

　2.發文字號。由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。年份、序號用阿拉伯數碼；年份應標全稱，用六角括號“﹝﹞”括入；序號不編虛位(即 1 不編為 001)。機關代字由兩個層次組成：第一個層次是發文機關代字，第二個層次是發文機關主辦文件的部門的代字。

　發文代字 適用范圍 XX 黨 以公司黨總支名義制發的文件 XX 以公司名義制發的行政文件 XX 函 以公司名義制發的函件 XX 辦函 以公司辦公室名義制發的函件 XX 辦發 以公司辦公室名義制發的行政文件

　XX 辦電 以公司辦公室名義制發的電傳件 XX 干 以公司人力資源名義制發的文件 3.簽發人。上行文應當標注簽發人姓名。

　4.標題。公文的標題一般由發文單位、事由和文種三部分組成。發文單位一般應使用規范化簡稱，本單位的規范簡稱為“省宏泰基建公司”。黨總支行文、黨政聯合行文，公文標題的發文單位為“省宏泰基建公司黨總支”。印發、轉發或貫徹上級單位公文的標題，應直接寫明事由，不能只引用原文發文字號。

　5.主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。公司普發的下行文，主送單位名稱為“公司各部門”。

　6.正文。公文的主體，用來表述公文的內容。請示文件，在正文最后一行標明聯系人及聯系電話。

　7.附件說明。公文中如有附件，要在正文之后、成文日期之前注明附件順序號和名稱，名稱后不加標點符號。

　8.公文落款。署發文機關全稱或者規范化簡稱，并加蓋發文機關印章。

　9.成文日期。用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即 1 不編為 01）。成文日期以最后會簽領導簽發的日期為準。簽發日期與實際印發時間一般不得超過 3 個工作日；如有特殊情況需注明實際送印時間。

　10.附注。公文印發傳達范圍等需要說明的事項。

　11.附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。

　12.抄送機關。除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關。應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。抄送單位名稱按上級機關、平行單位、其他單位、公司領導及部室編序分行排列。向上級機關請示事項的公文，不得向下級單位抄送。因特殊情況需越級請示的公文，應當抄送被越過的機關；上級機關對越級請求的批復，也應當抄送被越過的機關。

　13.印發機關和印發日期。公文的送印機關和送印日期。

　14.頁碼。公文頁數順序號。

　第九條

　 其他公文格式（版面、印制、公文格式各要素編排規則等）具體參照《黨政機關公文格式國家標準(2012版)》執行。

　第四章

　行文規則 第十條

　行文要堅持黨政分開的原則。凡向黨的機關行文，原則上應以黨組織名義；凡向行政部門行文，一律以行政名義，必要時可抄送黨的機關。黨的文件及工會文件使用“中共 XX 黨總支部委員會”文頭；行政文件使用“XX 有限公司文件”文頭；函件使用“XX 有限公司”文頭。

　第十一條

　行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。

　第十二條

　向上級機關行文，應當遵循以下規則：

　1.原則上主送一個上級單位，根據需要同時抄送相關上級單位和同級單位，不抄送下級單位。

　2.報送上級單位的請示事項，如需以公司的名義向上級

　單位請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級單位。

　3.請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

　4.除上級單位領導同志直接交辦事項外，不得以公司名義向上級單位領導同志報送公文，不得以公司負責人名義向上級單位報送公文。

　5.受雙重領導的單位向其中一個上級單位行文，必要時抄送另一個上級單位。

　第五章 公文擬制 第十四條

　公文擬制包括公文的起草、審核、簽發等程序。

　第十五條

　公文起草應當做到：

　1.合法合規，情況屬實，內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，條理清楚，表述準確，標點正確，稿面整潔。

　2.文種正確，格式規范。

　3.公文中的人名、地名、單位名稱、數據、引文要務求準確。正文結構層次序數，標題為方正小宋二號，正文第一層為黑體“一”、第二層為加粗楷體“（一）”、第三層為仿宋體“1.”、第四層為仿宋體“（1）”，正文內容為仿宋三號。

　 4.公文涉及其他部門職權范圍內的事項，起草部門必須征求其他部門意見，力求達成一致。

　第十六條 審核。各部門起草的文稿必須由部門負責人

　核稿。重點核查文稿的內容是否符合法律、法規及有關規定，同時對文稿的主旨、依據、數字、格式、文字、專業術語、抄送單位等用法是否規范進行認真把關。核稿人在“核稿”欄中簽署姓名、日期。

　文稿經部門負責人審核簽字后送黨政綜合管理部復審。重點核查是否遵守行文規則，行文理由是否充分，文種是否正確，格式是否規范，附件及背景材料是否齊全等。文稿審核完畢后，應當連同草擬原稿、修改稿和有關背景材料一并送公司領導審定簽發。未經黨政綜合管理部審核的文稿，公司領導應當不予簽發。

　在核稿過程中需作進一步研究和修改的文稿，由起草部門修改后重新報送。

　 第十七條 簽發。以公司名義制發的上行文，由公司主要領導簽發；以公司名義制發的下行文或者平行文，視重要程度和涉及范圍，由公司主要領導或授權分管領導簽發。簽發人簽發公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。

　第六章 公文辦理 第十八條

　公文辦理包括收文辦理、發文辦理和整理歸檔。

　 第十九條

　收文辦理主要程序是：

　 1.簽收。收件人為公司黨總支、公司的文件，由黨政綜合管理部負責簽收、拆封；其他部門自行收到主送公司的文

　件，應交由黨政綜合管理部按辦文程序辦理；收件人為公司紀委的文件由黨政綜合管理部簽收、辦理。

　 2.登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。

　 3.初審。收到各部門上報的文件，黨政綜合管理部應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本部門辦理，是否符合行文規則，文種、格式是否符合要求。經初審不符合規定的公文，應當及時退回來文部門并說明理由。

　4.擬辦。黨政綜合管理部應對來文提出擬辦意見。收到上級單位來文，應提出先呈公司領導審批，并按領導批示意見轉交責任單位辦理。收到平級單位來文，應由公司對口部門提出擬辦意見，再呈公司分管領導審批，根據需要報公司主要負責人審批，按照審批意見進行公文流轉。

　5.批辦。公司領導審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和日期，其他審批人圈閱并簽署日期視為同意；沒有請示事項的圈閱并簽署日期表示已閱知。

　6.承辦。承辦部室收到交辦的公文后應進行登記，并及時辦理，不得延誤、推諉。明確提出辦理時限要求的，應當在規定的時間內辦畢回復。如不屬于本部室辦理的公文，應當及時退回黨政綜合管理部并說明理由。閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報公司負責人批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。

　 7.傳閱。黨政綜合管理部根據領導批示和工作需要將公

　文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

　 8.督辦。黨政綜合管理部要及時了解、掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。要做到所有公文件件有著落、事事有交代。

　9.答復。公文的辦理結果應由承辦部門及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。

　 第二十條 發文辦理主要程序是：

　1.校對。送印的公文由承辦部室負責校對。校對文稿必須準確無誤，校樣與原稿必須一致，不得擅自修改原稿。校對差錯由部門校對人承擔直接責任，部門負責人承擔領導責任。限時印出的特急件，承辦部門應指定專人跟蹤校對，不得因無人校對造成公文延誤。

　2.復核。已經由公司負責人簽批的公文，印發前應當對公文的審批手續進行復核；需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。

　3.登記。對復核后的公文，應當登記發文字號、分送范圍和印制份數。

　 4.印制。公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。

　 5.核發。公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后由承辦部門負責分發。

　 第二十一條

　涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發件機關機要收發人員進行

　傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規定的計算機信息系統進行傳輸。

　第七章

　公文整理、歸檔 第二十二條

　公文整理、歸檔應按有關規定辦理。

　1.黨政綜合管理部將本部門印發公文的定稿和正本，上級機關發來的公文，公司領導的重要批示、會議文件和材料，以及其他有保存價值的文件和材料及時整理（立卷）歸檔。個人不得保存或者銷毀應當歸檔的公文。

　2.公司領導外出參加會議和重要活動帶回的文件材料，應當交黨政綜合管理部歸檔。

　3.各部門承辦的公文，辦理完結后，盡快交由黨政綜合管理部歸檔，重要公文（涉密公文除外）承辦部門可留存復印件備查。

　4.公司工作人員調離工作崗位時，應當按照有關規定移交或清退本人暫存、借用的公文。

　5.歸檔的公文應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理（立卷），以保證歸檔公文的齊全、完整，能準確反映公司的主要工作情況，便于保管和利用。

　第八章

　公文保密及銷毀 第二十三條

　公文保密 按照《保密法》的有關規定，加強對“三密”文件的管理。密級文件處理程序要符合有關法規，要通過規定渠道傳

　遞，嚴格按照閱文范圍傳閱，并履行登記手續，以確保文件安全。密級文件應當及時閱辦，及時收回。當天未閱辦完畢的密級文件應及時退還機要室保管。

　上級單位“三密”文件不準復制（印）。復制公司密級文件、資料，必須經公司領導或黨政綜合管理部負責人同意。密級文件應存放在機要室，各部門不得擅自留存。公司制發的尚未公開或正在討論過程中的涉密文件的草稿、討論稿、征求意見稿及最后正式定稿都應妥善保管，不需要存檔的及時銷毀，嚴格按規定控制閱知范圍。

　不隱瞞失、泄密事件，發現“三密”公文有失泄密情況，應當立即采取補救措施并及時向上級單位和有關部門報告。

　第二十四條

　 公文銷毀 黨政綜合管理部應當定期將公司形成和收到的文件及材料進行清理，經鑒別已不具備歸檔和存查價值的，經黨政綜合管理部負責人批準后送省保密局指定地點銷毀。嚴禁將應當銷毀的公文當成廢品出售。

　密級公文在銷毀前應當進行清理，一一登記造冊，銷毀的文件要裝袋、封緊，專人專車 2 人以上押送，保證做到不丟失、不漏銷。

　第九章

　附

　則 第二十五條 本條例適用于公司和所屬部門公文處理工作。

　第二十六條 本實施細則自公司總經理辦公會審議通過之日起執行。

　第二十七條

　本實施細則由公司總經理辦公會修訂，并授權黨政綜合管理部解釋。

　XX 有限公司 文件辦理工作流程圖（試行）

　 一、來文辦理流程圖

　（一）傳閱件

　流程起始 收文、登記 呈董事長、黨總支書記、總經理閱示，送班子成員閱. 根據領導批示意見處理，存檔 流程結束 黨政綜合管理部擬辦

　（二）批辦件

　流程起始 收文、登記 董事長、黨總支書記、總經理審批 分管領導批辦 綜合部擬辦 流程結束 根據領導批示意見轉部門辦理，跟蹤督辦，落實反饋，存檔

　（三）公司各部門文件

　 流程起始 收文、登記 董事長、黨總支書記、總經理審示分管領導 批辦 黨政綜合管理部擬辦 流程結束 分管領導批辦 間融、借款、資產購置、擔保、資金管理、稅務等 黨政綜合管理部提出意見財務管理部提出意見

　黨工團婦、黨風廉政紀檢及宣傳、統戰等 審計風控部 提出意見

　法務、審計、合同、訴訟等 分管領導批辦 分管領導批辦 機構設置、職數編制、干部選拔、出國（境）、招聘、工資福利、培訓、績效考核等 黨政綜合管理部提出意見安全、信訪維穩 工程管理部提出意見

　立項、咨詢、評審、項目呈報、規劃編制、章程修訂等 投資策劃部提出意見

　根據領導批示意見轉部門辦理，跟蹤督辦，落實反饋，存檔

　二、發文辦理主要流程

　 部門擬稿 部門負責人審核 部門會簽 綜合部編號印發 分 管領 導審簽 主 要領 導簽發 流程結束 黨政綜合管理部核稿流程起始

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