20 春學期《管理文秘》學習資料 1 1．公文的結構，要把握好哪些環節？其一般組成要素是什么？ 答：一般認為，主要是這樣四對八個環節：層次和段落、過渡和照應、主次和詳略、開頭和結尾。公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、附注、主題詞、抄送單位、印發單位和印發日期等部分組成。

　2．公文的層次和段落的含義是什么？ 答：(一)層次。層次又稱“部分”、“大段”、“邏輯段”等，是小于篇、大于段(有時也可以等于段)的結構單位。在公文中，它可以像篇和段一樣，有明確的外部標志，如章程、條例等法規類公文，由“總則、第一章、第二章……附則”來構成，清晰地顯現出層次來。它也可以沒有明確的外部標志，但人們在閱讀時，仍然能夠區分出來，因為不同層次承擔著文章內容展開的不同步驟。層次是結構諸環節中最重要的一環。結構的完整性和嚴密性，主要通過層次安排得以實現。公文層次的兩種基本形態。公文的層次安排，有兩種基本形態，一種是并列式，一種是遞進式。開頭通常是總述或總論，它自成一個層次。主體部分的各層或分述或分論，不是呈現并列形態，就是呈現遞進形態。對事物幾個不同側面的考察，對事件發生的幾種不同原因的分析，對法規中不同條文的陳述等等，都將形成相互并列的不同層次。如果是從事物的表象逐步深入去探索其本質，每一個深化的階段就形成一個層次，各層次之間就是遞進形態。從原因出發推導結果，或者反過來從結果出發尋找原因，也會有步步深入的過程，也是遞進形態。另外，文章在偏重于記述事件或過程時，按照事實發生的先后順序表述，事件的階段性也必然會形成層次，各層之間也屬于遞進形態。

　(二)段落。段落的含義和作用。段落就是我們平時所說的自然段，它是小于層次(有時也會有一個段落自成一個層次的情況)大于句子的結構單位。它有著段首空兩字，段尾另起行的外部標志。段落的劃分使文章的結構更明晰、醒目。古人寫文章不分段落，給閱讀造成的障礙是顯而易見的。

　3．劃分段落的注意事項有哪些？ 答：對于層次的安排，段落的劃分比較容易一些。只需注意以下三點：首先，保持段意的單一性。一篇文章只能辦理一件事務，只能有一個中心話題，只能有一個中心思想。一個層次也是如此。對于一個段落而言，當然要遵循相同的原則。除過渡段承上啟下，內容可以不單一外，意義段都不應違背這一原則。其次，注意段意的完整性。只有單一性還不夠，如果一段話的意思沒有表達完整就煞了尾，讀者不知所云，也是結構的嚴重失誤。其三，段落安排要長短適度。段落多長才合適？這并沒有統一的標準。但是，如果一段文字有七八百字還不分段，讀者就很難把握作者的思路和內容的步驟了。相反，段落都只有一兩行文字，那又將思路切割的七零八碎的，讀者也難以接受。一般地說，長到三四百字，短到三四十字，都是比較合適的長度。但特殊情況可以例外。還要注意長短標準的統一問題。有人寫文章，思路連貫性強，段落較長；有人寫文章，思路跳躍性強，段落較短，只要在一篇文章中前后統一，這都不是什么缺陷。但是，如果在一篇公文之中，分段不是采用一個標準，形成了文章前后風格的不一，那就是缺陷了，必須防止。

　4．什么叫過渡？它們的作用是什么？過度的方式有哪些？ 答：（1）過渡的含義和作用。過渡就是在段落之間、層次之間進行銜接的形式或手段。依照我們前面講過的層次和段落的理論，文章是由若干“板塊”構成的。那么，在板塊與板塊之間，必然會有一些縫隙，使文氣不能順暢地通達。這樣，

　作者就必須在板塊之間鋪路搭橋，以便文氣暢達，前后文渾然一體。用于承前啟后的形式和手段，就是過渡。公文在總論(或總述)與分論(或分述)之間，一般需要過渡；分論(或分述)之間，有時也需要過渡。

?。?）過渡的方式。渡的方式有三種。一是過渡段，二是過渡句，三是關聯詞語。如果前后文內容差異較大，要安排一個段落承上啟下，這個段落就叫過渡段。過渡段不是獨立的意義段，主要功能不是表達意義，而是完成內容的轉換。過渡句或出現在上層上段末尾用以“啟下”，或出現在下層下段開頭用以“承上”用關聯詞語過渡，常用的詞語是“因此”、“但是”、“然而”、“總之”、“綜上所述”等等，一般出現在下層或下段起首。

推薦訪問： 文秘 管理