企業(yè)對(duì)文秘人員素質(zhì)的要求

　2 2

　 2 2

　 ———————————————————————————————— 作者：

　———————————————————————————————— 日期：

　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk

　 企業(yè)文秘人員的職業(yè)素養(yǎng)與提升

　企業(yè)文秘人員作為管理工作的重要組成部份，在協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做好發(fā)展決策、市場(chǎng)運(yùn)作、經(jīng)營管理及辦公室日常工作等方面，發(fā)揮著積極作用。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)新形勢(shì)下，我國企業(yè)的經(jīng)營管理和決策遇到前所未有的復(fù)雜性、多變性、競(jìng)爭性，這就對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的助手、參謀一一企業(yè)秘書提出了更高要求。這一講，重點(diǎn)從現(xiàn)代企業(yè)文秘人員的基本職業(yè)素養(yǎng)及素質(zhì)提升幾個(gè)方面探討。

　 一、關(guān)于文秘工作 在許多人眼里，文秘人員就是打字員和辦事員，或者再具體點(diǎn)就是管理文件、起草文稿、對(duì)外聯(lián)絡(luò)、安排活動(dòng)、把關(guān)堵漏、處理日常事務(wù)等等。但時(shí)代發(fā)展到今天，文秘人員秘書早已被潛在地劃分到行政管理的范圍之內(nèi)，成為白領(lǐng)階層。

　1 1 、秘書工作的含義。

　●秘書工作是一種社會(huì)職業(yè) ●秘書工作是一種普遍性職業(yè) ●秘書工作是一種以處理信息為主要工作內(nèi)容的腦力型職業(yè) ●秘書工作是一種以領(lǐng)導(dǎo)工作為主要服務(wù)對(duì)象，以發(fā)揮參謀助手作用為主要服務(wù)形式的服務(wù)性職業(yè)。

　2、 秘書職業(yè)的演化 秘書是一個(gè)古老的職業(yè)，隨著文書的出現(xiàn)而產(chǎn)生。最早可以追溯到黃帝、堯舜時(shí)代。黃帝時(shí)設(shè)有史官，伴隨黃帝左右，專門記錄言行，以備忘、信守，倉頡、沮誦、孔甲等史官即是最早的文秘人員。堯時(shí)

　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk

　 4 4

　樹“華表木”讓百姓止書意見，指出過失，記錄之人即是文秘人員；舜時(shí)設(shè)九官以治天下，其中有“納言”一職，命一個(gè)叫龍的人擔(dān)任，不論白天晚上，隨時(shí)宣布舜發(fā)布的指令，并忠實(shí)匯報(bào)民情，這也是典型的文秘人員。

　國家建立后，統(tǒng)治者設(shè)置各種官職，賦予一定職權(quán)，其中就有秘書官職，如夏朝的太史令、國外的書吏、書記等。后來隨著分工越來越細(xì)，秘書工作也進(jìn)一步細(xì)化，因而產(chǎn)生了秘書機(jī)構(gòu)。最早的秘書機(jī)構(gòu)是商末周初的太史寮，它以太史為長官，下隸小史、內(nèi)史、外史、御史等秘書，統(tǒng)稱“五史”。古代的文秘機(jī)構(gòu)主要是官府，上至丞相府、御史府、尚書房、軍機(jī)處，下至各級(jí)衙門，史官、師爺即是文秘人員。

　古代對(duì)秘書人員的選拔十分重視，秦朝時(shí)，史官的后代都被選送到專門學(xué)校學(xué)習(xí)讀寫，培養(yǎng)他們擬寫、處理公文的能力。漢朝時(shí)，對(duì)文秘人員開始考試錄用；到隋唐，科舉開辦，文秘人員的進(jìn)入渠道更加廣闊。唐朝對(duì)文秘人員的要求很高的，要經(jīng)過書法、文理、判事能力、口才和相貌考試考核，要求入選者文化水平很高、工于書法、擅長寫作、嫻于辭令、能正確判斷公文，而且外表豐偉。到清代，軍機(jī)處選用軍機(jī)章京也有四個(gè)條件：第一，品德良好，相貌端正；第二年富力強(qiáng)；第三，字跡端正；第四，辦事敏捷，似文迅速，為人謹(jǐn)慎。這樣挑選出 36 人的軍機(jī)章京，處理龐大的王朝事務(wù)，其素質(zhì)之高、效率之高，實(shí)為歷代秘書官員之最。

　隨著工業(yè)革命的興起，秘書工作逐漸演化成一種社會(huì)職業(yè)，而且是滲透到社會(huì)各個(gè)行業(yè)的最廣泛的職業(yè)。

　從世界各國情況看，秘書群體大致可分為三大群體：政府機(jī)關(guān)秘書；企業(yè)秘書；私人秘書。

　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk

　 5 5

　近幾十年來，秘書的角色變化很快，不再是打字員或是辦事員。秘書的工作職能將涉及打字、速記、閱讀寫作、辦公室工作程序、項(xiàng)目管理、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用、組織會(huì)議和出差、外部網(wǎng)和內(nèi)部網(wǎng)的通信、文件信息整理等方面。

　企業(yè)上還根據(jù)文秘人員職責(zé)細(xì)分為行政文秘、人事文秘、接待文秘、外交文秘、高級(jí)文秘等，文秘人員應(yīng)該是“白領(lǐng)階層”。我們今天要講的文秘人員是辦公室綜合文秘工作人員，這一概念先搞清楚。

　3 3 、辦公室文秘工作職責(zé) 也就是說，文秘人員干什么。

　 1）在辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)下做好辦公室日常行政事務(wù)及文秘工作。

　 2）負(fù)責(zé)各種文件的起草、裝訂及傳遞工作；及時(shí)處理上級(jí)文件的簽收、傳遞、催辦；做好文件的回收、清退、銷毀工作；做好文秘檔案收集管理及保密工作。

　 3）做好各種會(huì)議的記錄及會(huì)務(wù)工作。

　 4）辦理本單位人員的招聘錄用、培訓(xùn)教育、績效考核、晉級(jí)晉職、薪資福利、各類保險(xiǎn)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等事項(xiàng)的具體事宜。

　 5）做好單位印章管理，按規(guī)定開具介紹信。

　 6）做好來訪接待工作。

　7）做好聯(lián)網(wǎng)微機(jī)管理工作，每天定時(shí)開機(jī)接收文件；做好信息收集及報(bào)送工作。

　 8）負(fù)責(zé)本單位辦公用品的采購和供應(yīng)工作。

　9）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它任務(wù)和各種應(yīng)急事務(wù)的處理

　二、文秘人員的職業(yè)特征

　1、社會(huì)特征。也就是秘書在社會(huì)中扮演什么角色。

　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk

　 6 6

　 秘書是為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)的職業(yè)，因此，在社會(huì)生活中扮演的始終是配角。同時(shí)，又影響領(lǐng)導(dǎo)決策，有一個(gè)潛在的主角，具有雙重性。

　首先，秘書角色的配角實(shí)質(zhì)決定了秘書在社會(huì)生活中具有遵從的特征。

　其次，秘書角色的主角潛在決定了秘書在社會(huì)生活中具有影響的特征。

　每個(gè)秘書都要有正確的、清楚的角色意識(shí)，使自己的角色行為符合角色規(guī)范。

　2、心理特征。一個(gè)有良好思想政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的秘書，如果沒有良好的心理品質(zhì)滲透，同樣不會(huì)成為領(lǐng)導(dǎo)滿意的秘書。作為秘書，個(gè)性心理特征應(yīng)具備：1）忠誠；2）謹(jǐn)慎；3）靈敏；意志特征：1）自覺性；2）堅(jiān)韌性；3）自制力 3、認(rèn)識(shí)特征：良好的觀察力；良好的記憶力；良好思維能力（發(fā)散性；敏捷性；邏輯性）； 4、人際關(guān)系特征：強(qiáng)制性特征；首屬性特征； 秘書應(yīng)積極尋求強(qiáng)化首屬性特征和弱化強(qiáng)制性特征：首先，要有與領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施思想溝通的良好意愿和意識(shí)，做到“四適”：一是適時(shí)；二是適地；三是適人；四是適言。其次，要有與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)絡(luò)個(gè)人感情的積極意愿。

　三、 秘書的知能結(jié)構(gòu)

　1、 秘書的人才觀：秘書需要具有一定的才識(shí)學(xué)問的人才能勝任，因此秘書是人才，是通才與專才的有機(jī)統(tǒng)一，處在任何崗位上的秘書都應(yīng)該具有一種通專兼?zhèn)涞闹R(shí)結(jié)構(gòu)和能力。

　第一個(gè)層面：本層次、本崗位所具備 知識(shí)和能力，而且要達(dá)到

　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk

　 7 7

　一定的精通程度。不論辦公、信訪、住處處理或接待、會(huì)議組織等方面都應(yīng)該是一流水平。這是專才的體現(xiàn)。

　第二個(gè)層面：與此相關(guān)的某些知識(shí)和能力。

　第三個(gè)層面：屬于本人天賦、才能及原有的知識(shí)基礎(chǔ)和積累所形成的知能走向。也就是秘書個(gè)人的特長和愛好的發(fā)揮。

　秘書成才的特殊規(guī)律：要學(xué)會(huì)關(guān)于積累知識(shí)滲透、滾雪球式的自我積累方式，形成自己獨(dú)特的知識(shí)領(lǐng)域，不斷增長自己的才干，達(dá)到學(xué)海彼岸。一個(gè)秘書，只有把知識(shí)轉(zhuǎn)化為能力的時(shí)候，才是一個(gè)出色的秘書，否則即使?jié)M腹經(jīng)綸，也成不了一個(gè)稱職的秘書。

　綜合而言，一個(gè)秘書的知能結(jié)構(gòu)可以概括為：一知、二能、三養(yǎng)、四關(guān)、五技。一知，就是廣博的知識(shí)，其中包括基礎(chǔ)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)和輔助知識(shí)。二能，指秘書應(yīng)該具備的能力。其中包括應(yīng)用寫作能力、聽知能力和口語表達(dá)能力；三養(yǎng)，指秘書的修養(yǎng)，包括政治理論修養(yǎng)、黨性修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)’四關(guān)，指秘書具有正確處理人際關(guān)系的本領(lǐng)。五技指秘書具有掌握現(xiàn)代化辦公設(shè)備的先進(jìn)技術(shù)。

　2、 實(shí)現(xiàn)智能規(guī)范的途徑：文化程度的提升；科學(xué)管理的理論和方法；相應(yīng)的職業(yè)專門知識(shí)；也可以根據(jù)個(gè)人的條件，對(duì)其中一兩個(gè)方面作深入的鉆研，努力成為這方面的高手或?qū)＜摇?/p>

　四、秘書的工作藝術(shù) 1 1 、實(shí)務(wù)工作的藝術(shù) 實(shí)務(wù)工作的藝術(shù)，是秘書處理事務(wù)的藝術(shù)。靈活地運(yùn)用各種工作手段、工作技巧和工作方法，實(shí)現(xiàn)最優(yōu)的組織目標(biāo)。比如，有的秘書工作起來有條不紊，處事有條有理，該辦的辦了，該抓的及時(shí)抓了，各負(fù)其責(zé)，各就各位，忙而不亂，整個(gè)機(jī)構(gòu)富有生機(jī)活力，而有的秘

　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk

　 8 8

　書雖然工作并不繁忙，但還是丟三拉四，辦事緩慢，拖拖拉拉，忙閑不均，整個(gè)機(jī)構(gòu)不能協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，究其原因，其中之一就是實(shí)務(wù)工作臺(tái)的藝術(shù)有高下之分。

　實(shí)務(wù)工作的原則：客觀性原則；自知性原則；創(chuàng)造性原則；靈活性原則。

　實(shí)務(wù)工作的藝術(shù)：第一，通觀全局，統(tǒng)一籌劃。第二，抓主要矛盾，明確工作重點(diǎn)；第三，合理安排工作程序；第四，有機(jī)協(xié)調(diào)，綜合理事。

　2、 統(tǒng)籌時(shí)間的藝術(shù)

　時(shí)間就是效率，有統(tǒng)籌時(shí)間的能力才能提高工作效率。

　如何統(tǒng)籌時(shí)間？第一，對(duì)自己的時(shí)間安排要有一個(gè)計(jì)劃，做到長計(jì)劃短安排。第二，把要做的工作按輕重緩急依次分類排隊(duì)；第三，根據(jù)工作任務(wù)的性質(zhì)使用時(shí)間；第四，找領(lǐng)導(dǎo)談話、請(qǐng)示匯報(bào)工作臺(tái)要建立事先約定時(shí)間的制度；第五，文章、講話要力求簡煉，少說空話套話；第六，珍惜人生有限時(shí)間，充分利用空余時(shí)間多讀一些好書。

　3 3 、 運(yùn)用語言的藝術(shù)

　語言能反映一個(gè)人的思維能力、社交能力以及性格、風(fēng)度；可以說，口和筆都很笨拙的人，是不宜擔(dān)任秘書職務(wù)的。作為秘書，語言的有效性一般包括三種成分：一是語言的份量；二是語言的邏輯性；三是語言的幽默感。在一般情況下，秘書的話都被看作是對(duì)政策的權(quán)威解釋，而所用語言的份量剛關(guān)系到他人對(duì)政策、指令的理解。對(duì)于擔(dān)任秘書職務(wù)的人來說，要特別重視這個(gè)問題。

　為了使語言高度有效，秘書還應(yīng)學(xué)會(huì)合理地掌握講話的時(shí)機(jī)，知道在什么情況下，怎樣講才能產(chǎn)生最好的效果。話講多了就一般化了，

　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk

　 9 9

　空洞無力的話講得越多就越?jīng)]用，勤于講話，并不等于善于講話。善于講話的人吝惜自己的語言，不到火候不發(fā)表評(píng)論。

　要使自己的語言高度有效，還須讓語言帶上較強(qiáng)的邏輯性，形成內(nèi)在的力度。

　秘書作為政策的執(zhí)行者，還具備發(fā)言人的資格，對(duì)職責(zé)范圍內(nèi)的問題要進(jìn)行說辯。還要具備說辯的藝術(shù)。

　秘書工作必然涉及交談的藝術(shù)：觀察；協(xié)調(diào)；追究；分析；結(jié)束。

　4 4 、 咨詢參政的藝術(shù)

　一是正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖；二是善于思考，培養(yǎng)預(yù)見能力；三是立足平時(shí)，認(rèn)真做好積累資料工作； 5、 信息處理的藝術(shù) 1）接收信息；2）記錄信息；3）整理信息；4）發(fā)出信息 五、秘書的事務(wù)管理工作系統(tǒng)

　1 1 、秘書與通訊工作

　1 1 ）電話接打；2 2 ）電傳；

　2 2 、會(huì)務(wù)工作

　◎秘書在會(huì)務(wù)中的任務(wù) ◎會(huì)務(wù)對(duì)秘書的要求 3 3 、 機(jī)關(guān)事務(wù)管理

　1）環(huán)境管理；2）生活管理；3）財(cái)務(wù)管理 4 4 、秘書與旅行出差

　1）擬定計(jì)劃；2）準(zhǔn)備資料與物品；3）購票與食宿 5 5 、秘書與社會(huì)交往

　1）名片管理；2）邀請(qǐng)與回復(fù)；3）娛樂；4）祝賀

　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk

　 10

　6 6 ）秘書與現(xiàn)代辦公

　基本技術(shù)：數(shù)據(jù)處理、文字處理、聲音處理、圖像處理、建立網(wǎng)絡(luò)、制作課件

　文秘人員的素質(zhì)和修養(yǎng)問題：

　 一是要具備較高的政治素質(zhì)

　 二是要具備較高的政策理論水平

　 三是要具備較強(qiáng)的綜合工作能力

　 四是要具備求真務(wù)實(shí)的思想品格

　 五是要有高度的法紀(jì)觀念

　 文秘人員的工作作風(fēng)和效率問題

　 （一）工作作風(fēng)

　 快速（說干就干，一鼓作氣）

　 準(zhǔn)確

　 細(xì)致

　 嚴(yán)謹(jǐn)（對(duì)一件事情了解：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件（要求）、 原因、結(jié)果）

　 求實(shí)（切合實(shí)際）

　 勤奮（肯用功）

　 （二）工作效率

　 工作方法和藝術(shù)問題

　 1、提高兩級(jí)想問題，靠前一級(jí)抓落實(shí)

　 2、想好了再說，干完了再歇

　 3、匯報(bào)工作要勤快，請(qǐng)示工作要有建議

　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk

　 11

　4、大事多請(qǐng)示，小事自處理（不犯上）

　 5、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的事要及時(shí)讓領(lǐng)導(dǎo)知道進(jìn)展情況

　 6、領(lǐng)導(dǎo)交辦的事要件件有著落、事事有回音

　 7、大事不過夜，急事不耽誤，要事不遺漏

　 8、會(huì)內(nèi)事不要會(huì)外講，醞釀事不要提前講，上面的事不要

　下去講，未公開的事不要到處講

　 9、領(lǐng)導(dǎo)氣話不要原本傳達(dá)，兩次請(qǐng)示要說明情況

　 10、提建議要爭取讓領(lǐng)導(dǎo)采納（窮盡外援，讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題，三條以上）

　 11、要隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)減輕壓力，不要出難題（急領(lǐng)導(dǎo)所急想領(lǐng)導(dǎo)所想）

　 12、要有創(chuàng)新意識(shí)（不能按步就班，創(chuàng)新是發(fā)展的前提）

　 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓工作落實(shí)問題

　 第一、要不斷強(qiáng)化抓落實(shí)的意識(shí)；

　 第二、要樹立抓落實(shí)的權(quán)威；

　 第三、要建立健全必要的制度；

　 第四、要養(yǎng)成良好的抓落實(shí)習(xí)慣：

　 一是養(yǎng)成惜字如金、反復(fù)斟酌的習(xí)慣；

　 二是養(yǎng)成明示落實(shí)時(shí)間和結(jié)果的習(xí)慣；

　 三是養(yǎng)成認(rèn)真研讀上級(jí)重要文件的習(xí)慣；

　 四是養(yǎng)成主動(dòng)協(xié)調(diào)配合的習(xí)慣。

　 第五、要爭取領(lǐng)導(dǎo)信任：

　 一要處處為領(lǐng)導(dǎo)著想；

　 二要真正成為領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂；

　 三要有良好的應(yīng)急心理：1、要有居安思危思想2、要有敏銳的洞察力3、

　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk

　 12

　遇事要積極主動(dòng)

　 四要注意言行得體

　 五要出于公心，不以權(quán)謀私；

　 六要正確處理能力不如自己的領(lǐng)導(dǎo)。

　 1、下放事權(quán)，責(zé)權(quán)對(duì)應(yīng)

　 2、完善制度，獎(jiǎng)懲分明

　 3、經(jīng)常協(xié)調(diào)，減少矛盾

　 4、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高技能

推薦訪問： 文秘 人員素質(zhì) 企業(yè)