檔案統(tǒng)計(jì)鑒定與銷毀的管理規(guī)定
1 檔案的統(tǒng)計(jì) 1.1 為準(zhǔn)確掌握檔案資料數(shù)據(jù)，促進(jìn)檔案的開(kāi)發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化，必須認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。
1.2 檔案管理統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)應(yīng)以原始記錄為依據(jù)，堅(jiān)持實(shí)事求是，做到正確、可靠。
1.3 檔案統(tǒng)計(jì)工作范圍，主要是對(duì)檔案工作和管理的基本情況的統(tǒng)計(jì)，包括檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)。保管清查情況的統(tǒng)計(jì)，鑒定情況的統(tǒng)計(jì)，檔案利用情況及效果的統(tǒng)計(jì)等。
1.4 檔案保管數(shù)量的統(tǒng)計(jì)，指對(duì)一定時(shí)期內(nèi)檔案的收進(jìn)、移出、庫(kù)存情況數(shù)量的統(tǒng)計(jì)(其中底圖以張數(shù)計(jì)算數(shù)量，其它類型以卷、頁(yè)進(jìn)行統(tǒng)計(jì))。
1.5 檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)，包括組織機(jī)構(gòu)、人員素質(zhì)、庫(kù)房面積、設(shè)備數(shù)、柜架數(shù)等。
1.6 保管清查情況統(tǒng)計(jì)，指對(duì)不同時(shí)期內(nèi)遺失、損壞的檔案等情況的統(tǒng)計(jì)。
1.7 鑒定情況的統(tǒng)計(jì)，指對(duì)被鑒定檔案數(shù)量和鑒定結(jié)果的統(tǒng)計(jì)，包括所有保管檔案(永久、長(zhǎng)期、短期)的銷毀檔案的統(tǒng)計(jì)。
1.8 檔案利用情況及效果的統(tǒng)計(jì)，是指一定時(shí)間內(nèi)對(duì)各類檔案的借閱、提供復(fù)制的次數(shù)、數(shù)量和利用效果的統(tǒng)計(jì)。
檔案工作應(yīng)重視對(duì)統(tǒng)計(jì)結(jié)果進(jìn)行分析、研究、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高檔案管理水平。
2 檔案的鑒定 2.1 為使庫(kù)藏檔案具有保存價(jià)值，對(duì)已到保管期限和超過(guò)保管期限的檔案，要根據(jù)具體情況進(jìn)行鑒定。
2.2 各類檔案的鑒定必須在鑒定委員會(huì)的主持和組織下進(jìn)行。鑒定委員會(huì)由公司分管領(lǐng)導(dǎo)、熟悉專業(yè)的技術(shù)人員和管理人員以及檔案部門的人員組成。根據(jù)專業(yè)不同可分為文書(shū)、技術(shù)、會(huì)計(jì)等鑒定小組。
2.3 檔案鑒定的依據(jù)，是根據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門規(guī)定編制的公司檔案期限表(詳見(jiàn)《文件材料歸檔及保管期限的規(guī)定》)。由鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行直接鑒定。
2.4 鑒定工作的主要任務(wù)：一是對(duì)具有價(jià)值的檔案科學(xué)地確定保管期限；二是對(duì)失去保存價(jià)值的檔案剔出銷毀。每次鑒定工作結(jié)束時(shí)要寫(xiě)出鑒定報(bào)告，提出銷毀清單。銷毀清單一式二份，由鑒定委員會(huì)主任委員及鑒定小組簽字，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。一份報(bào)市檔案局備案，一份存檔備查。
2.5 檔案工作人員接到檔案剔出銷毀通知后，在總帳上注明“已銷毀”并標(biāo)明銷毀清單的編號(hào)和時(shí)間。
3 檔案的銷毀
3.1 銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事，銷毀前要編造清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。
3.2 銷毀檔案應(yīng)有檔案部門、保衛(wèi)部門派人送造紙廠監(jiān)銷，不得采用燒毀處理的辦法。
3.3 對(duì)待銷毀檔案，為慎重起見(jiàn)亦可加封保存 3-5 年，確無(wú)保存價(jià)值時(shí)，再做銷。
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