記錄管理程序

　文件編號(hào)

　 版本版次

　 制訂部門

　 制訂日期

　制

　訂 審

　核 批

　準(zhǔn)

　修 訂 記 錄

　制定/修訂日期 修 訂 內(nèi) 容 摘 要 頁次 版本/版次 總頁數(shù)

　1.0 目的 加強(qiáng)對(duì)記錄的控制，以提供符合要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

　2.0 適用的范圍 適用于本公司對(duì)質(zhì)量管理體系所使用的記錄的控制。

　3.0 職責(zé) 4.1 文控中心是本程序的編制、修改并實(shí)施歸口管理的部門； 4.2 各部門均是本程序的配合并實(shí)施的單位。

　4.0 定義

　無 5.0 工作程序 5.1 記錄概念 ----記錄指闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件。記錄是一種特殊的文件。

　----記錄的作用，可提供產(chǎn)品、過程符合要求的證據(jù)和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)，還可為采取糾正和預(yù)防措施以及為保持和改進(jìn)質(zhì)量管理體系提供信息。

　5.2 記錄的控制內(nèi)容 本公司對(duì)記錄規(guī)定要控制標(biāo)識(shí)、儲(chǔ)存、保護(hù)、檢索、保存期限和處置等主要內(nèi)容。

　----標(biāo)識(shí)：?jiǎn)蝹€(gè)記錄可用編號(hào)作標(biāo)識(shí)，記錄的儲(chǔ)存袋（盒、夾）可用程序文件順序號(hào)或表格的編號(hào)作標(biāo)識(shí)，以便于檢索、快速查找。

　----儲(chǔ)存：記錄的儲(chǔ)存環(huán)境條件要確保防潮、防腐、防鼠啃等，以確保記錄在儲(chǔ)存期間不丟失、不損壞、不變質(zhì)。為便于查找，按程序文件名稱設(shè)置記錄的袋（盒、夾）標(biāo)識(shí)。

　----保護(hù)：當(dāng)月的記錄由本部門保管，跨月份的記錄由公司文控中心建檔保管，專業(yè)性記錄平時(shí)可由相關(guān)人員分散保管，審核時(shí)或歸檔時(shí)交由文件員統(tǒng)一保管。記錄應(yīng)與其他質(zhì)量管理體系文件一起存放在專門部位，保持受控狀態(tài)。

　----檢索：為便于檢索和快速查找，文控中心建立公司總的記錄表格清單。在日常保存記錄的袋（盒 、夾）內(nèi)建立記錄目錄，隨時(shí)把已填寫過的記錄名稱填入記錄目錄中，以便于隨時(shí)查找。在合同條件下，顧客如果需要查閱有關(guān)記錄，應(yīng)經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，并履行借閱手續(xù)，閱后應(yīng)及時(shí)收回。

　----保存期：一般的質(zhì)量管理體系運(yùn)行記錄保存 3 年，產(chǎn)品生產(chǎn)記錄以及質(zhì)量檢驗(yàn)記錄應(yīng)保存一年，基于產(chǎn)品特點(diǎn)、法規(guī)要求及合同有要求的應(yīng)另外特定保存期限。

　與汽車產(chǎn)品有關(guān)的產(chǎn)品過程策劃的記錄應(yīng)保存 15 年或產(chǎn)品報(bào)廢期在加上一個(gè)日歷年，客戶有特殊要求時(shí)，按客戶要求執(zhí)行。

　----處置：對(duì)過期、作廢的記錄歸檔要經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、實(shí)施監(jiān)督銷毀。銷毀記錄的清單應(yīng)存檔，銷毀記錄填寫在《文件修訂廢止申請(qǐng)單》中。

　----填寫記錄應(yīng)完整，保持清晰可辨，不準(zhǔn)用鉛筆填寫記錄。記錄不準(zhǔn)擅自涂改。如確需修改記錄的內(nèi)容時(shí)，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)責(zé)任人員同意，并作出修改人員的記錄。

　6.0 相關(guān)記錄 6.1 《文件修訂廢止申請(qǐng)單》 7.0 相關(guān)文件 7.1《文件與資料管理程序》 8.0 流程圖

　 非

　 質(zhì)量記錄格式編號(hào) 質(zhì)量記錄領(lǐng)用 質(zhì)量記錄流轉(zhuǎn) 質(zhì)量記錄存檔 整理過期質(zhì)量記錄 銷

　毀 長(zhǎng) 期 保 存 長(zhǎng)期保存 查詢 是

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