公文寫作中最常見的 0 100 個(gè)錯(cuò)誤

　公文寫作中常常出現(xiàn)的毛病最近幾年來，各地各部門依照中央有關(guān)規(guī)定和要求，認(rèn)真做好公文處理工作，公文質(zhì)量有了明顯提高。但我們?cè)诠膶徍诉M(jìn)程中，也經(jīng)常發(fā)現(xiàn) 1 些這樣那樣的問題。歸納起來，主要集中在以下幾個(gè)方面：1、公文格式不規(guī)范公文格式是公文最基本的規(guī)范。對(duì)此，中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳 2012 年下發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中，專門用 1 章的篇幅論述了公文格式的相干要求；國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，對(duì)黨政機(jī)關(guān)公文格式作出了明確而具體的規(guī)定。但在實(shí)際工作中，仍存在著不規(guī)范的情況。

　（1）與標(biāo)題有關(guān)的問題 1．無(wú)標(biāo)題或標(biāo)題要素不全。依照規(guī)定，公文 1 般應(yīng)當(dāng)有標(biāo)題，且應(yīng)由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種 3 個(gè)要素組成，如：《國(guó)家信訪局關(guān)于召開第 7 次全國(guó)信訪工作會(huì)議的請(qǐng)示》。其意義在于簡(jiǎn)明扼要地說明公文的核心內(nèi)容，讓閱文者 1 目了然，不用看正文也能知道“誰(shuí)來文”和“甚么事”。但我們?cè)诤税l(fā)文稿或收文辦理時(shí)常常看到，有的公文沒有標(biāo)題，非得看完全文才知道行文單位的意圖；有的公文標(biāo)題沒有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱；有的公文標(biāo)題中，事由概括不夠準(zhǔn)確、精練，讓人看了 1 頭霧水。

　2．標(biāo)題編排不美觀。依照規(guī)定，標(biāo)題編排于紅色分隔線下空 2行位置，分 1 行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞義完全，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適合，間距恰當(dāng)，呈梯形或菱形。但 1 些同志對(duì)這 1 規(guī)定掌控不準(zhǔn)，致使有的標(biāo)題僅與紅色分隔線下空 1 行，顯得 10 分局促；有的字?jǐn)?shù)較多的標(biāo)題不分行或分行不恰當(dāng)；有的回行時(shí)把 1 個(gè)詞拆開寫在了兩行，破壞了詞義的完全。

　（2）與題名有關(guān)的問題 1．不注意辨別加蓋印章的題名與不加

　蓋印章的題名在編排上的不同。依照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，單 1 機(jī)關(guān)行文時(shí)，加蓋印章的公文，成文日期 1 般右空 4 字編排，發(fā)文機(jī)關(guān)署名在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排；不加蓋印章的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空 2 字編排，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下 1 行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移 2 字，如成文日期擅長(zhǎng)發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空 2 字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。在實(shí)際工作中，1 些發(fā)文機(jī)關(guān)不注意這 2 者之間的區(qū)分，有的不加蓋印章的公文題名也按加蓋印章的公文題名標(biāo)準(zhǔn)編排，有的正好相反，將加蓋印章的公文題名按不加蓋印章的公文題名標(biāo)準(zhǔn)編排。

　2．題名與正文空隔不當(dāng)。常見的情況是：題名與正文空隔過大，少的空 23 行，多的空 56 行。應(yīng)當(dāng)留出多大空隔，應(yīng)視文種而定。具體規(guī)定是：加蓋印章的公文，印章頂端應(yīng)當(dāng)距正文（或附件說明）1行以內(nèi)。不加蓋印章的公文，不管是單 1 機(jī)關(guān)行文還是聯(lián)合行文發(fā)文機(jī)關(guān)署名，第 1 個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)署名都標(biāo)注在正文（或附件說明）下空 1行位置。

　3．忘記加蓋印章。1 般而言，除有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章外，公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。但有的多是由于負(fù)責(zé)發(fā)文的同志粗心大意或是發(fā)文時(shí)間緊急，匆忙出手，忘了用印；或是沿用過去的做法，署了發(fā)文機(jī)關(guān)名稱就不再加蓋印章。

　（3）與附件有關(guān)的問題常常見到的毛病是：1．附件說明編排不當(dāng)。如，附件說明編排在正文下 1 行或與正文之間空隔多行、附件說明編排在題名下空 1 行、附件說明頂格編排等。正確的編排要求，在正文下空 1 行并左空 2 字，編排“附件”2 字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。

　?

　2．附件說明中，附件名稱沒有緊隨“附件：”以后書寫，而是另起 1 行。

　3．附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，沒有與上 1 行附件名稱的首字對(duì)齊，而是頂格編排或是與附件順序號(hào)對(duì)齊。

　4．使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)不當(dāng)。有的未依照要求在附件順序號(hào)后面使用下腳點(diǎn)，而是使用頓號(hào)、逗號(hào)等；有的在附件名稱中使用書名號(hào)；有的在附件名稱后使用分號(hào)或句號(hào)。

　5．附件在文中的位置不當(dāng)。這類情況主要出現(xiàn)在有版記的公文中，錯(cuò)將附件編排在版記以后，而 1 般情況下應(yīng)當(dāng)在版記之前另面編排。

　6．附件標(biāo)記不規(guī)范。依照規(guī)定，“附件”2 字及附件順序號(hào)應(yīng)當(dāng)用 3 號(hào)黑體字，附件順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字，不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，如“附件 1”，而且要頂格編排在版心左上角第 1 行。與之有關(guān)的毛病 5 花8 門，常見的有：“附件”2 字的字體不正確，有的用楷體，有的用宋體，有的用仿宋體；有的附件順序號(hào)用漢字?jǐn)?shù)字；有的在“附件”2字后面加冒號(hào)等，如“附件 1：”；有的“附件”2 字雖然編排在版心左上角第 1 行，卻未頂格，而是左空 2 字。

　（4）與字體字號(hào)有關(guān)的問題 1．沒有依照規(guī)范使用字體。1 般情況下，公文標(biāo)題用 2 號(hào)小標(biāo)宋體字；正文用 3 號(hào)仿宋體字。正文中，第 1 層標(biāo)題用黑體字、第 2 層標(biāo)題用楷體字、第 3 層標(biāo)題用仿宋體字；正文中除中央領(lǐng)導(dǎo)同志指示內(nèi)容外，1 般不使用黑體字。但在實(shí)際工作中，有些同志不注意遵照這些規(guī)范，有的在第 1 層標(biāo)題中用楷體，有的隨便將第 2 層和第 3 層的標(biāo)題加粗，或是將正文中 1 些重點(diǎn)內(nèi)容任意使用黑體字標(biāo)注。

　2．在正文中乃至 1 個(gè)自然段中出現(xiàn)兩種字體混用，如方正仿宋

　和仿宋。這類情況多數(shù)是因 1 篇文稿的內(nèi)容由不同的電子文本剪貼而來釀成的。

　（5）格式方面的其他問題 1．文字沒有對(duì)齊。依照規(guī)定，每一個(gè)自然段的句首應(yīng)左空兩個(gè)字，第 1 個(gè)字與上下行的第 3 個(gè)字對(duì)齊。但我們?cè)诤烁鍟r(shí)常常發(fā)現(xiàn)沒有對(duì)齊的情況，出現(xiàn)最多的是左空僅 1 個(gè)字或 1 個(gè)半字。

　2．附注編排位置不正確。公文中需要說明的其他事項(xiàng)，如公文的印發(fā)轉(zhuǎn)達(dá)范圍、使用時(shí)須注意的事項(xiàng)等，編排在成文日期下 1 行，左空 2 字用圓括號(hào)括入。而有的公文卻編排在附件的位置或抄送的位置上。

　3．題名在無(wú)正文頁(yè)。在規(guī)范性公文中，題名不得落在無(wú)正文頁(yè)，也不得使“此頁(yè)無(wú)正文”的標(biāo)識(shí)，而要通過適當(dāng)調(diào)劑行間距的方法來解決。

　2、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法不規(guī)范標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是輔助文字記錄的符號(hào)，是書面語(yǔ)的有機(jī)組成部份，用來表示停頓、語(yǔ)氣及詞語(yǔ)的性質(zhì)和作用。《標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法（GB/T15834⑵011）》作了明確規(guī)定和詳細(xì)說明，便于人們正確掌握標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的用法，以準(zhǔn)確表達(dá)文章、推動(dòng)漢語(yǔ)書面語(yǔ)言的規(guī)范化。從核文情況看，在標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法上主要有以下幾個(gè)問題：（1）沒有分盤點(diǎn)號(hào)之間的層級(jí)關(guān)系，“亂了輩份”。點(diǎn)號(hào)的作用在于點(diǎn)斷，主要表示說話時(shí)的停頓和語(yǔ)氣。點(diǎn)號(hào)又分句末點(diǎn)號(hào)和句內(nèi)點(diǎn)號(hào)。句末點(diǎn)號(hào)用在句末，有句號(hào)、問號(hào)、嘆號(hào) 3 種，表示句末的停頓和句子的語(yǔ)氣。句內(nèi)點(diǎn)號(hào)在句內(nèi)，有逗號(hào)、頓號(hào)、分號(hào)、冒號(hào) 4 種。經(jīng)常使用點(diǎn)號(hào)的層級(jí)關(guān)系從低到高應(yīng)當(dāng)是：頓號(hào)、逗號(hào)、分號(hào)、句號(hào)。從操作層面來解釋，就是要先用句內(nèi)點(diǎn)號(hào)，再用句末點(diǎn)號(hào)；先頓號(hào)，再逗號(hào)，然后是分號(hào)，最后才是句號(hào)。而我們看到有些文稿中，在分號(hào)與分號(hào)

　之間的句子里常出現(xiàn)句號(hào)，這是明顯的毛病，由于分號(hào)是句內(nèi)點(diǎn)號(hào)，而句號(hào)是句末點(diǎn)號(hào)，不能混淆了它們之間的層級(jí)關(guān)系。

　（2）沒有分清標(biāo)號(hào)之間的不同功能，“戴錯(cuò)帽子”。標(biāo)號(hào)的作用是標(biāo)明，主要標(biāo)示某些成份（主要是詞語(yǔ)）的特定性質(zhì)和作用。在公文中，標(biāo)號(hào)使用毛病最多的是書名號(hào)。依照規(guī)定，書名、篇名、報(bào)紙名（包括板塊、欄目名）、刊物名（包括欄目名），和其他文化精神產(chǎn)品（如電影、戲劇、樂曲、舞蹈、攝影、繪畫、雕塑、工藝品、郵票、相聲、小品等）的題目可用書名號(hào)，非文化精神產(chǎn)品不能使用書名號(hào)，如：物資產(chǎn)品、商品、商標(biāo)、課程、證件、單位、組織、獎(jiǎng)項(xiàng)、活動(dòng)、展覽、集會(huì)、稱號(hào)等。在實(shí)際工作中，許多同志對(duì)書名號(hào)的用法其實(shí)不是很清楚，造成了書名號(hào)的濫用。如：“信息中心加大技術(shù)支持力度，建成《終結(jié)信訪事項(xiàng)數(shù)據(jù)庫(kù)》。”數(shù)據(jù)庫(kù)不具有文化精神產(chǎn)品的屬性，不能使用書名號(hào)，但為了強(qiáng)調(diào)，引發(fā)人們的注意，可使用引號(hào)，即：“信息中心加大技術(shù)支持力度，建成‘終結(jié)信訪事項(xiàng)數(shù)據(jù)庫(kù)’。”（3）不注意語(yǔ)意語(yǔ)境，“站錯(cuò)位置”。主要是出現(xiàn)在句號(hào)的使用上。句號(hào)是用于陳說句末尾的停頓，但有些同志在 1 句話的內(nèi)容未表述完時(shí)用了句號(hào)。如：“我們認(rèn)真貫徹落實(shí)，嚴(yán)格依照《通知》要求，周到部署，扎實(shí)推動(dòng)。并以此為契機(jī)，進(jìn) 1 步規(guī)范相干工作。”這 1 段話中的“并”是 1 個(gè)關(guān)聯(lián)詞，說明 1 句話未講完，因此，在“并”字前，不能使用句號(hào)，而應(yīng)當(dāng)使用逗號(hào)。再如：“為充分發(fā)揮職能作用，真正關(guān)心干部，尊重人材，努力令人盡其才、才盡其用，為各級(jí)干部才能的發(fā)揮提供廣闊的空間，創(chuàng)造必要的條件。根據(jù)《關(guān)于健全完善干部考核制度的意見（試行）》，就做好干部的平常管理，提高處級(jí)及以下干部平時(shí)考核質(zhì)量，制定本實(shí)行辦法。”其文中的句號(hào)用法也是毛病的，由于講到“創(chuàng)造必要條件”時(shí)，話未講完，還要

　往下說，所以應(yīng)當(dāng)用逗號(hào)。

　（4）不該標(biāo)注時(shí)標(biāo)注，“弄巧成拙”。這類情況多產(chǎn)生在附件中或標(biāo)題中。如：附件名稱使用書名號(hào)、分號(hào)或句號(hào)；在公文標(biāo)題中使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，而依照規(guī)定公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，1 般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；在文中單列的第 1 層標(biāo)題后加句號(hào)；對(duì) 1 些并不是具有特殊含義的詞語(yǔ)標(biāo)注引號(hào)等，都屬于此類情況。

　（5）不依照規(guī)范標(biāo)注文號(hào)中的括號(hào)，“蒙混過關(guān)”。依照規(guī)定，文號(hào)中的括號(hào)應(yīng)當(dāng)使用 6 角括號(hào)，如：“中發(fā)〔2007〕5 號(hào)”。1 些同志或不清楚有關(guān)規(guī)定，或是為了圖省事，在書寫文號(hào)時(shí)，常常使用圓括號(hào)或方括號(hào)，如：“中發(fā)[2007]5 號(hào)”或“中發(fā)（2007）5 號(hào)”，這些都是毛病的。

　3、數(shù)字用法不規(guī)范公文中的數(shù)字包括兩種，1 種是阿拉伯?dāng)?shù)字，1 種是漢字?jǐn)?shù)字。在公文中如何使用，視情況而定，大致可分為兩種情況：1 種是“必須”的、“唯 1”的選擇，如統(tǒng)計(jì)表中的數(shù)值必須使用阿拉伯?dāng)?shù)字，而定型的詞、詞組、成語(yǔ)、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)或具有修辭色采的詞語(yǔ)中作為語(yǔ)素的數(shù)字，必須使用漢字?jǐn)?shù)字。如：8 國(guó)聯(lián)軍、54 運(yùn)動(dòng)、2 萬(wàn) 5 千里長(zhǎng)征、不管 372101、107 屆 6 中全會(huì)，等等。另外一種是可以“變通”的選擇，如年月日、物理量、非物理量、代碼、代號(hào)中的數(shù)字等，目前體例大都無(wú)統(tǒng) 1 規(guī)定，可以靈活掌握。但有兩個(gè)可遵守的基本原則：1 是凡可使用阿拉伯?dāng)?shù)字而且又很得體的地方，特別是當(dāng)所表示的數(shù)目比較精確時(shí)，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字；2 是全篇體例應(yīng)當(dāng) 1 致。在公文中，數(shù)字使用不規(guī)范主要有以下幾種情況：（1）時(shí)間的表述。原則上使用阿拉伯?dāng)?shù)字，且分為 12 小時(shí)計(jì)時(shí)制的表述和 24 小時(shí)計(jì)時(shí)制的表述，而有的同志則混用了，如：“上午 8時(shí) 40 分”、“下午 14 時(shí) 30 分”。由于“上午幾時(shí)”或“下午幾時(shí)”

　是 12 小時(shí)制的表述方式，而 24 小時(shí)制的表述方式不用標(biāo)明上午或下午，直接寫“8 時(shí) 40 分”、“14 時(shí) 30 分”。另外，也可用另外一種便捷表達(dá)方式，如：“08：40”、“14：30”。

　（2）分?jǐn)?shù)和百分比的表述。對(duì)規(guī)范格式公文，分?jǐn)?shù)和百分比的表述應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字的表述方法，如：“1/3”、“50%”，而不能使用漢字?jǐn)?shù)字的表述方法。但許多同志在擬稿時(shí)都使用了漢字?jǐn)?shù)字的表述方法，如：“3 分之 1”、“百分之 510”。

　（3）概數(shù)的表述。與分?jǐn)?shù)和百分比正好相反，概數(shù)的表述應(yīng)使用漢字?jǐn)?shù)字，如：“23 米”、“1 兩個(gè)小時(shí)”。但常常有同志使用阿拉伯?dāng)?shù)字，或在相鄰的兩個(gè)概數(shù)之間使用了頓號(hào)，如“2．3 米”、“1．2 個(gè)小時(shí)”或“2、3 米”、“1、兩個(gè)小時(shí)”。

　（4）全文體例不 1 致。依照規(guī)定，如果遇到?jīng)]有嚴(yán)格規(guī)定的數(shù)字用法，應(yīng)遵守 1 個(gè)原則，就是要照顧到上下文，保持全文體例 1 致。但有的文稿卻沒有體現(xiàn)這個(gè)原則，如：“我局現(xiàn)有 102 個(gè)司室，47個(gè)處。”正確的表述應(yīng)為“我局現(xiàn)有 12 個(gè)司室，47 個(gè)處。”又如：同 1 個(gè)文號(hào)的文件，在前 1 個(gè)自然段中表述為“5 號(hào)文件”，后 1 個(gè)自然段卻表述為“5 號(hào)文件”。

　4、序次語(yǔ)不規(guī)范序次語(yǔ)，是指標(biāo)示內(nèi)容前后次序的話語(yǔ)和數(shù)字。通常情況下序次語(yǔ)分兩大類，1 類是漢語(yǔ)的表達(dá)方法，1 類是漢字?jǐn)?shù)字加阿拉伯?dāng)?shù)字或拉丁字母的表達(dá)方法。

　漢語(yǔ)的表達(dá)方法，適用于層次和序次較少較簡(jiǎn)單的情況。如：“第 1，??；第 2，??；第 3，??”，“其 1，??；其 2，??；其 3，??”，“首先，??；其次，??；再次，??；最后，??”，“1 是??；2 是??；3 是??”，“甲、??；乙、??；丙、??”。這 5 套序次語(yǔ)是各自獨(dú)立的，使用時(shí)要嚴(yán)格辨別，不可混用。采取前 3 套序次語(yǔ)常見

　毛病有兩種：1 種是序列混用。例如，“第 1，??；其次，??”，“其1，??；第 1，??，口／U，??；其次，??；第 3，??”。另外一種是“第”“其”字頭序次語(yǔ)，或“首先”“其次”“最后”等做序次語(yǔ)時(shí)，其后的標(biāo)點(diǎn)使用不當(dāng)，將序次語(yǔ)后的逗號(hào)誤用為頓號(hào)。

　漢字?jǐn)?shù)字加阿拉伯?dāng)?shù)字的表達(dá)方法，適用于層次和序次較多的情況，但在使用中應(yīng)注意序次語(yǔ)的層次和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的標(biāo)法。即：第 1層是帶有頓號(hào)的漢字?jǐn)?shù)字，第 2 層是帶括號(hào)的漢字?jǐn)?shù)字，第 3 層是帶下腳點(diǎn)的阿拉伯?dāng)?shù)字，第 4 層是帶括號(hào)的阿拉伯?dāng)?shù)字。如：1、??（1）??1．??（1）??采取這類表達(dá)方法常見毛病有兩種：1 種是用不帶括號(hào)的阿拉伯?dāng)?shù)字做序次語(yǔ)時(shí)，其后用頓號(hào)。例如，“1．??”依照規(guī)定必須用下腳點(diǎn)。另外一種是加括號(hào)的序次語(yǔ)后面加頓號(hào)或逗號(hào)。例如，“（1）、??”“（1）、??”或“（1），??”“（1），??”等。依照規(guī)定，加括號(hào)的序次語(yǔ)后面不用任何點(diǎn)號(hào)。

　不過，這是序次語(yǔ)的 1 般順序和用法，具體可根據(jù)文稿的具體情況選擇從某 1 層序次語(yǔ)開始，選定以后應(yīng)順著該序次語(yǔ)的層次向下標(biāo)示。使用較低層次的序次語(yǔ)以后不能再使用層次更高的序次語(yǔ)，但可以根據(jù)需要省去中間的層次，如“1、”后直接用“1．”。

　5、不遵照行文規(guī)則行文規(guī)則是黨政機(jī)關(guān)行文中必須遵守和履行的行動(dòng)規(guī)范，主要包括堅(jiān)持公文處理原則、正確處理行文關(guān)系、準(zhǔn)確掌控行文方向、以恰當(dāng)?shù)男形姆绞叫形牡龋枪奶幚碇蟹浅Ｖ匾⒆罹邔?shí)質(zhì)性的內(nèi)容。與之相干的問題主要有以下 3 種：1 是越級(jí)行文。行文關(guān)系應(yīng)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍肯定，1 般不能越級(jí)行文，特殊情況需要越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被超出的機(jī)關(guān)。而實(shí)際工作中，中央和國(guó)家機(jī)關(guān)各部門常常會(huì)收到市（地）1 級(jí)工作部門，乃至是縣1 級(jí)工作部門越級(jí)報(bào)送的請(qǐng)示或報(bào)告，而公文內(nèi)容其實(shí)不屬于“特殊

　情況”。2 是在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。雖然關(guān)于“請(qǐng)示應(yīng)當(dāng) 1 文 1 事；不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)”的規(guī)定 10 分明確，我們經(jīng)常看到這樣 1 些公文，標(biāo)題是（（××X 關(guān)于×XXXXX 的報(bào)告，或是文中有請(qǐng)示的內(nèi)容，或是在正文結(jié)束時(shí)寫“特此報(bào)告，請(qǐng)指示”。分析其緣由，是發(fā)文機(jī)關(guān)想借此“搭車”，讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)其請(qǐng)示的事項(xiàng)，或是希望上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)給個(gè)“指示”，得到“上方寶劍”。3 是對(duì)文中觸及多個(gè)部門職權(quán)內(nèi)的事項(xiàng)事前未作協(xié)商獲得 1 致意見，致使實(shí)行起來遇到困難或引發(fā)部門之間的矛盾。

　6、緊急程度濫用緊急程度是指公文投遞和辦理的時(shí)限要求，根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，如果確切10 分緊急，可在信封上標(biāo)注“限時(shí)投遞”；電報(bào)的緊急程度分 4 級(jí)：“特提”“特急”“加急”“平急”。對(duì)緊急程度的肯定，是有 1 定要求的，如“特提”是指 10 分緊急必須立即辦理。雖然只是 1 個(gè)小小的要素，如果標(biāo)注不準(zhǔn)確，也可能影響工作秩序。從工作實(shí)踐中看，大家對(duì)這個(gè)問題反應(yīng)比較強(qiáng)烈的，不是緊急程度標(biāo)低了，而是標(biāo)高了。如，1 般事項(xiàng)的公文被標(biāo)成緊急，緊急事項(xiàng)的公文被標(biāo)成特急，等等。我們經(jīng)常會(huì)聽到值班室或機(jī)要室的同志說，頭 1 天深更半夜又被叫起來收文了，而所收的文有很多其實(shí)不需要緊急辦理。究其緣由有 2：1 是領(lǐng)導(dǎo)的緣由，不管甚么時(shí)候也不管甚么事，都要求“速辦”；2是經(jīng)辦人的緣由，抱著“把羊趕到他人圈里”的心理，認(rèn)為把“球”踢出去，自己就踏實(shí)了。

　7、密級(jí)設(shè)定隨便密級(jí)設(shè)定是 1 件嚴(yán)肅而科學(xué)的事情。《中華人民共和國(guó)保密法》明確規(guī)定，屬于國(guó)家秘密的文件、資料，應(yīng)當(dāng)依照有關(guān)規(guī)定標(biāo)明密級(jí)，不屬于國(guó)家秘密的不應(yīng)標(biāo)為國(guó)家秘密文件、資料。

　因此，各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)、單位都應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，肯定本部門本單位工作中國(guó)家秘密范圍及國(guó)家秘密事項(xiàng)目錄，并按此對(duì)所產(chǎn)生的國(guó)家秘密事項(xiàng)設(shè)定密級(jí)及保密期限，其中就包括對(duì)所擬制的涉密公文進(jìn)行密級(jí)設(shè)定。但在實(shí)際工作中，我們也發(fā)現(xiàn) 1 些部門和單位對(duì)公文的密級(jí)設(shè)定過于隨便。1 方面是有涉密內(nèi)容的公文沒有設(shè)定密級(jí)或設(shè)定密級(jí)不準(zhǔn)確，這樣容易造成國(guó)家秘密的泄漏；另外一方面是無(wú)涉密內(nèi)容的公文卻設(shè)定了密級(jí)，不利于政府信息的公然。

　8、引文不規(guī)范主要有 3 種情況：1 是援用公文標(biāo)題或會(huì)議名稱不規(guī)范。援用公文標(biāo)題或會(huì)議名稱，在文中第 1 次出現(xiàn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)完全，如果在后面的文中還要提到，可以用“以下簡(jiǎn)稱‘X××X’”來指代。如：為貫徹落實(shí)中共中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于進(jìn) 1 步加強(qiáng)新時(shí)期信訪工作的意見（中發(fā)[2007]5 號(hào)，以下簡(jiǎn)稱“5 號(hào)文件”）；又如：為貫徹落實(shí)中共中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于進(jìn) 1 步加強(qiáng)新時(shí)期信訪工作的意見（中發(fā)[2007]5 號(hào)，以下簡(jiǎn)稱意見》）。在實(shí)際工作中，援用不規(guī)范的情況時(shí)有產(chǎn)生，有的將《中共中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于進(jìn) 1 步加強(qiáng)新時(shí)期信訪工作的意見》寫成《中共中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于進(jìn) 1 步加強(qiáng)新時(shí)期信訪工作的意見》，有的寫成“中發(fā) 5 號(hào)文件”或“中央發(fā) 5 號(hào)文”，卻不知中發(fā) 5 號(hào)文件年年都有，不標(biāo)明年份，就不知道究竟是哪 1 年的 5 號(hào)文件。又如：全國(guó)信訪工作經(jīng)驗(yàn)交換現(xiàn)場(chǎng)會(huì)由于是在沈陽(yáng)召開的，因此我們?cè)诳陬^上常講“沈陽(yáng)會(huì)議”，但寫進(jìn)文稿，就必須用規(guī)范的表述方法，即“全國(guó)信訪工作經(jīng)驗(yàn)交換現(xiàn)場(chǎng)會(huì)”（以下簡(jiǎn)稱“沈陽(yáng)會(huì)議”）。2 是援用領(lǐng)導(dǎo)同志指示或唆使（包括文章）不規(guī)范。援用領(lǐng)導(dǎo)同志指示或唆使 1 般有兩種做法，1 種是引原文，這類做法必須忠于原文，完全準(zhǔn)確地援用，不得隨便刪改字詞，包括標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，而且引文必須用引號(hào)引發(fā)來。另外一種是援用其主要內(nèi)容，這類做法可以

　是略作刪節(jié)、歸納等相干的文字處理，不加引號(hào)，但必須準(zhǔn)確體現(xiàn)原文的主要精神，不得出于“為我所用”的想法，斷章取義，任意曲解。3 是援用的文件和法律法規(guī)已失效。如，2000 年，中共中央辦公廳下發(fā)了（（中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)的通知（廳字[200035號(hào)）。2009 年，國(guó)務(wù)院辦公廳下發(fā)了國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)國(guó)家信訪局主要職責(zé)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和人員編制規(guī)定的通知（國(guó)辦發(fā)[2009]22 號(hào)）。而自（（國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)國(guó)家信訪局主要職責(zé)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和人員編制規(guī)定的通知（國(guó)辦發(fā)[2009]22 號(hào)）下發(fā)即日起，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)的通知（廳字{：200035 號(hào)）即已自動(dòng)廢除。因此，我們?cè)谠脮r(shí)，就不能說“根據(jù)中辦廳字 E2000]5 號(hào)和國(guó)辦發(fā)~2009]22 號(hào)文件賦予國(guó)家信訪局的職能”，只能說“根據(jù)國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)國(guó)家信訪局主要職責(zé)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和人員編制規(guī)定的通知（國(guó)辦發(fā)[2009322 號(hào)）賦予國(guó)家信訪局的職能”。

　9、文字表述不規(guī)范（1）概念不準(zhǔn)確。如常常見到文稿中有“黨中央、國(guó)務(wù)院及各級(jí)黨委、政府”這樣的句子，這個(gè)表述就不準(zhǔn)確，由于“各級(jí)黨委”包括黨的中央委員會(huì)，“各級(jí)政府”包括國(guó)務(wù)院（中央人民政府）。正確的表述應(yīng)當(dāng)是“黨中央、國(guó)務(wù)院及地方各級(jí)黨委、政府”。有的將“信訪工作機(jī)”寫成“信訪機(jī)構(gòu)”，“信訪工作法制化建設(shè)”寫成“信訪法制化建設(shè)”。曾在某省信訪工作雜志上看到 1 篇文章的標(biāo)題為《創(chuàng)新信訪機(jī)制，提高工作水平》，這個(gè)表述就有問題，主要是前半句“信訪機(jī)制”，我理解這句話想表達(dá)的是“信訪工作機(jī)制”，多是作者為了工整對(duì)仗且避免跟后半句中的文字重復(fù)，省略了“工作”兩個(gè)字，但這 1 省略，詞意可就大不 1 樣了，由于“信訪”與“信訪工作”是兩個(gè)概念，“信訪機(jī)制”與“信訪工作機(jī)制”也相去甚遠(yuǎn)。有時(shí)不要小視就 1 個(gè)字，常常就由于 1 個(gè)字，

　意思就大大不同。如：“校園加固”，讓人看了直迷糊，“校園”怎樣加固?應(yīng)當(dāng)是“校舍加固”。還有 1 篇文稿中有這么 1 句話“××省政府屢次作出指示”，1 個(gè)機(jī)構(gòu)如何會(huì)作出指示?應(yīng)為“××省政府領(lǐng)導(dǎo)屢次作出指示”。在信訪業(yè)務(wù)文稿中，常常有同志把“養(yǎng)老金”寫成“退休工資待遇”。不要小視遣辭造句，這里面大有講求。由于語(yǔ)言文字是有溫度、有感情、有色采的，不同的文字表述傳遞著不同的情感信息。比如，我們?cè)谖母逯袑懙叫旁L大眾，1 般情況下應(yīng)當(dāng)依照信訪條例中的表述，寫成“信訪人”，這是 1 種法律定義；或是依照我們通常所說的寫成“信訪大眾”，而不要寫成“訪民”。又如，“大眾來訪”與“大眾上訪”的表述，雖然只有 1 字之差，但前者傳遞出我們對(duì)大眾反應(yīng)訴求的歡迎，后者多多少少顯得有點(diǎn)冷漠乃至是“厭棄”。

　（2）經(jīng)常使用口徑毛病。1 些專用詞是固定使用的，1 旦寫錯(cuò)，意思就不同了。如對(duì) 2010 年信訪工作的“3 個(gè)工作重點(diǎn)”，有的同志寫成“3 個(gè)重點(diǎn)工作”或“3 項(xiàng)工作重點(diǎn)”、“3 項(xiàng)重點(diǎn)工作”，意思就有了偏差。還有 1 些詞語(yǔ)在使用進(jìn)程中與時(shí)俱進(jìn)，產(chǎn)生了變化，我們 1 定要注意到這類變化。如黨的 106 大之前，我們使用“有中國(guó)特點(diǎn)的社會(huì)主義”這個(gè)概念，2002 年黨的 106 大報(bào)告中改成“中國(guó)特點(diǎn)社會(huì)主義”，但 2011 年 7 月，我在審核 1 個(gè)材料時(shí)發(fā)現(xiàn)，其中還在使“有中國(guó)特點(diǎn)的社會(huì)主義”。又如，有的機(jī)構(gòu)早已產(chǎn)生變化，但仍寫舊名稱，如人事部早在多年前與勞動(dòng)和社會(huì)保障部合并為“人力資源和社會(huì)保障部”，但直到現(xiàn)在，仍有同志寫成“人事部”。還有 1 些口徑是特指的，如“信訪人”，是指來信來訪的大眾，但有些文稿卻用于指信訪干部，如“信訪人精神”。

　（3）單位、人員排序混亂。單位和人員如何排序是起草公文時(shí)

　常常遇到而又容易弄錯(cuò)的 1 個(gè)問題。其實(shí)，掌握了以下基本原則以后，排序就不是問題了。單位（省分、部委、司局）排序的原則是：先地方后部委；省分依照國(guó)家行政區(qū)劃排序，部委依照黨、政、軍、群的順序排列，部委內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)依照 3 定方案中司局順序排序。人員排序的原則是：根據(jù)不同情況和需要排序，或按職，從高到低；或按姓氏筆劃，從少到多；或按所在部門前后排序。

　（4）不注意口頭表達(dá)與書面表達(dá)的不同。口頭表達(dá)通常比較隨便、靈活，顯得生動(dòng)，書面表達(dá)比較規(guī)范、嚴(yán)格，顯得嚴(yán)謹(jǐn)；1 些口頭表達(dá)方式的句子、口氣可以用在領(lǐng)導(dǎo)講話稿中，但不利用在正式的文件中。如，講到年份時(shí)，口語(yǔ)有時(shí)為圖方便，會(huì)說“04 年”（讀成“零 4 年”），但寫到稿子里時(shí)，就要寫完全，寫成“2004 年”，否則容易造成歧義。比如說“l1 年”，究竟是指 l1 年時(shí)間，還是指20l1 年年份?這都是不可疏忽的細(xì)節(jié)。

　（5）詞語(yǔ)搭配不當(dāng)。雖然有些詞的詞意相近，但其實(shí)不能相互替換。實(shí)際工作中，有些同志容易將它們混淆。如：“發(fā)揚(yáng)黨員的模范帶頭作用”。明顯，“作用”是不能“發(fā)揚(yáng)”的，而應(yīng)當(dāng)說“發(fā)揮”。又如：“在未辦理法定程序的情況下”，應(yīng)為“在未實(shí)行法定程序的情況下”；“加大調(diào)和’’應(yīng)為“加強(qiáng)調(diào)和”或“加大調(diào)和力度”；“參觀信訪工作的發(fā)展歷程”，應(yīng)為“回顧信訪工作的發(fā)展歷程”。

　（6）前后表述不 1 致。如前文講成立“信訪學(xué)會(huì)”，后文卻成了“信訪協(xié)會(huì)”；前文講“各處”，后文卻成了“各黨支部”。我曾看到 1 篇文章，其中出現(xiàn)“信訪干部”、“信訪工作者”、信訪工作人員”多種表述；還有 1 篇文章，區(qū)區(qū)百字就出現(xiàn)了“信訪人、上訪人、上訪大眾、信訪大眾”4 種表述。

　?

　（7）易混淆字詞使用毛病。字詞的誤用是公文寫作中長(zhǎng)時(shí)間存在和普遍存在的“頑疾”，直接影響到公文的準(zhǔn)確性。諸如“截止”與“截至”，“做”與“作”，“必須”與“必須”，“公布”與“頒布”，“制定”與“制定”，“法制”與“法治”，“反應(yīng)”與“反應(yīng)”，“絕不”與“決不”，等等，這些字詞的詞意相近，但又有區(qū)分，使用中的毛病率相當(dāng)高。如“截止”和“截至”，這兩個(gè)詞都是動(dòng)詞，都有“到??為止”的意思，但“截止”是終止、結(jié)束的意思，而“截至”大多指 1 個(gè)進(jìn)程、1 件事情暫告 1 段落，其實(shí)不是終止或結(jié)束。“截止”1 般用在時(shí)間以后，如“展覽到 5 月 30 日截止”。“截止”如果用在時(shí)間之前，就需要加 1 個(gè)介詞作補(bǔ)語(yǔ)或名詞性詞語(yǔ)加冒號(hào)，如“展覽截止到5月30日”或“展覽截止日期：5月30日”。“截至”則用于時(shí)間之前，不能用在其后，如“截至 7 月 3013，共有 5000 人參觀了展”，不能寫成“截止 7 月 30 日，共有 5000 人參觀了展覽”。這些都需要我們認(rèn)真加以辨析，從而準(zhǔn)確使用。

　（8）錯(cuò)別字和多字漏字。這是公文審核中最多見的問題。雖然有的文稿已過層層審批，但仍存在明顯的錯(cuò)別字或多字、漏字。錯(cuò)別字中，有的是同音字、有的是打錯(cuò)了字或選錯(cuò)字。如：“承上啟下”變成“呈上啟下”；“深受啟發(fā)”變成“身受啟發(fā)”；“來之不容易”變成“來之不宜”；“上下聯(lián)動(dòng)”變成“上下連動(dòng)”；“遵照”變成“尊照”；“撫養(yǎng)”變成“扶養(yǎng)”；“重要組成部份”變成“重要組織部份”；“不為人知”變成“顯為人知”。多字、漏字中，有的是修改文稿多刪了或少打了 1 個(gè)字，有的是打字時(shí)輸入法有聯(lián)想功能，本來是打 1 個(gè)字，卻出來 1 個(gè)詞。如：“各省、治區(qū)、直轄市”，少了“自”字；“各項(xiàng)指點(diǎn)標(biāo)任務(wù)落實(shí)情況”，多了“導(dǎo)”字；“中央織部＇’、“有針對(duì)的意見”，分別少了“組”和“性”字。出現(xiàn)這

　些情況，究其根本緣由，主要是擬稿人本身沒有認(rèn)真校訂，也反應(yīng)出1 些參與審批的領(lǐng)導(dǎo)沒有嚴(yán)格把關(guān)，相干的公文審核的規(guī)章制度沒有落實(shí)到位。

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