管理是指一定組織中的管理者，通過實施計劃、組織、領導、協調、控制等職能來協調他人的活動，使別人同自己一起實現既定目標的活動過程。是人類各種組織活動中最普通和最重要的一種活動。近百年來，人們把研究管理活動所形成的管理基本原理和方法，統稱為管理學， 以下是為大家整理的關于電子檔案管理方法和技巧6篇 , 供大家參考選擇。

電子檔案管理方法和技巧6篇

電子檔案管理方法和技巧篇1

根據中央組織部《干部人事檔案工作目標管理暫行辦法》、《干部人事檔案工作目標管理檢查驗收細則》和省委組織部《廣東省干部人事檔案工作目標管理達標升級辦法》等文件要求，在市委組織部指導下，我部從2007年開始，全面開展干部人事檔案達標工作。經過近三年的努力，干部人事檔案管理工作經自評得分97.5分，達到干部人事檔案二級管理目標的標準要求。現將有關工作情況向你部報告。 一、領導重視，強化責任 1．主要領導重視親自抓，保證干部人事檔案達標升級工作順利實施。把干部人事檔案達標升級工作作為單位規范化建設的一項重要內容來抓，成立以縣委常委、組織部長為組長的干部人事檔案工作目標管理領導小組，落實一名分管副部長具體抓，配備一名專職的人事檔案工作人員和一名兼職的人事檔案工作人員。領導小組成立后，多次召開干部人事檔案工作會議，加強了對干部人事檔案目標管理工作的領導和協調，宣傳干部人事檔案材料的重要性，明確各單位的干部人事檔案材料補缺任務和補缺時間，要求各單位要以對黨負責、對干部負責的態度，做好干部人事檔案材料補缺工作，使檔案材料補缺工作得以全面完成，保證干部人事檔案目標管理工作的順利和深入開展。 2．分管領導嚴格要求，奠定干部人事檔案達標升級工作扎實基礎。分管干部人事檔案的部領導意識強，對干部人事檔案工作嚴格要求，每月聽取干部人事檔案達標升級工作情況匯報，切實解決干部人事檔案工作中的實際問題，提出下一階段工作要求；并親自與縣直相關單位協調，抽調6名干部到檔案室參加干部人事檔案整理工作。 3．管檔干部履職專責，確保干部人事檔案達標升級穩步推進。我部注重干部人事檔案管理干部的相對穩定性和工作延續性。對管檔干部做到先培訓后上崗，不定期參加上級組織、人事部門組織的業務學習和培訓；工作上實行專職專責，一般情況下不抽調參與其他工作和不進行輪崗交流；對工作取得一定成效的予以提拔使用，使干部人事檔案管理干部工作有沖勁，能認真學習相關業務知識，履職盡責做好工作，積極主動研究探索干部人事檔案工作中的新情況、新問題，認真制定好干部人事檔案5年發展規劃和每年，嚴格按照規劃目標和年度實施。 二、加強建設，規范管理 1. 健全制度，確保干部人事檔案工作規范化。我部認真履行干部人事檔案管理部門十項職責，完善和健全了查(借)閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉遞制度、檢查核對制度、保管保密制度、管理人員制度、送交檔案材料歸檔制度等八項制度建設，并嚴格執行有關制度，堅持按制度辦事，使檔案材料的建立和管理工作有章可循、有據可依，實現了制度化、規范化管理。 2．加強硬件建設，確保干部人事檔案做到安全管護。在辦公場所緊張的情況下，我部爭取縣委的大力支持，專門安排了118.97平方米的辦公場所作為檔案庫，完善了“一庫三室”；把干部人事檔案工作所需經費列入部的財務計劃，積極向上級爭取資金支持，投入了20多萬元，按照一級檔案庫的標準進行了裝修，購置了配套設備設施:更新一批檔案盒、檔案皮、分類紙；安裝滅火器、空調機、排氣扇、抽濕機、溫濕度表等相關設施，防盜、防火、防潮、防蛀、防光、防高溫等“六防”措施得到有效的落實；此外，還按規定專門為檔案室配置了切紙機、打孔機、復印機以及滅菌殺蟲機等設備，使檔案的保管與保護工作得到有效加強。 3.集中管理，提升干部人事檔案安全和質量。我部針對各鎮、縣直各單位檔案室硬件設施不完備、檔案管理不夠規范的情況，今年已對全縣管理公務員人事檔案50卷以下的單位的公務員人事檔案，全部收歸我部檔案室集中代管，對管理公務員人事檔案50卷以上的單位（縣公安局、縣財政局），我部專門派出工作人員對單位檔案庫和檔案管理情況進行檢查，對不符合要求的提出了整改要求和整改時限，并實行跟蹤管理。 4.動態管理，確保干部人事檔案規范轉遞和合理利用。為了使管理走上規范化、制度化的軌道，我部制定了《查(借)閱干部檔案制度》，嚴格按查(借)閱制度提供利用，憑查(借)閱檔案審批表查閱或借閱檔案，并辦理登記手續。檔案一般不借出，特殊情況要借出，須經部領導批準，且規定借期不超過15天。轉遞的檔案填寫轉遞材料通知單，造冊登記，并通過機要交通轉遞或派專人送取，調動人員的檔案及時轉出，接收新檔案及時退回回執。此外，配備了專用電腦、掃描儀和打印機，把所管轄的副科級以上的干部人事檔案的有關信息全部錄入電腦，檔案信息查詢、檢索迅速，檔案員利用信息數據對干部隊伍進行統計分析方便快捷，能較好好地為領導提供信息和決策依據。 三、認真組織，確保達標 1.加強歸檔和整理，確保干部人事檔案符合有關要求。為了做好歸檔和整理工作，把好裝訂整理質量關，我部重點抓了幾方面工作。一是把好參加整理檔案同志的業務培訓關。集中參加檔案整理的人員學習如何分類、如何辨別材料，并具體操作示范，嚴格要求參加整理檔案的同志必須樹立質量第一的思想，時間服從質量，并由一名熟悉業務的同志進行復查，把好分類準確的質量關。二是把好目錄打印關。由2名熟悉電腦且責任心比較強的同志專門負責目錄打印工作。三是把好裝訂關。由一名責任心強、認真細致的同志專門進行裝訂工作，使檔案裝訂規范，做到四面整齊。四是把好入庫關。對已整理裝訂完畢的檔案逐本驗收入庫，發現不符合要求的，翻工重新整理。通過干部人事檔案的整理，達到了材料齊全、分類準確、編排有序、加工合理、目錄清楚、裝訂整齊、新型檔案夾和目錄紙用品符合有關要求。 2.加強自查自糾，確保干部人事檔案材料的真實性和完備性。從20xx年開始，我部從縣直有關單位抽調6名思想素質好，責任心強的組織人事干部，按照標準對每一個干部人事檔案認真地進行查漏補缺，本著對每一個干部負責的態度，堅持實事求是的原則，嚴格按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，對收集到的每一份材料進行嚴格的審查鑒別，做到手續完備，組織上形成的材料有形成材料的時間和組織印章，個人撰寫的材料有形成時間和本人簽名;對不屬于干部人事檔案歸檔范圍的材料及時轉遞或按有關規定銷毀，力求使每份干部人事檔案材料達到完整、真實、符合規定;對所欠缺的材料逐一登記進行追收及嚴格把關，確保每一份材料的真實性、完備性，目前共追收欠缺材料800多份。 3. 加強聯系，及時領會和執行上級的有關政策，自覺接受上級的監督、檢查和指導。我部能按時參加上級部門召開的有關會議、學習有關的文件，認真領會和貫徹執行上級部門對干部人事檔案工作的有關精神和要求，積極派人參加上級部門安排的各種學習培訓。加強與上級部門聯系，每半年向上級部門報告一次工作情況，平時與上級部門的業務人員加強溝通聯系，經常向上級部門的業務人員請教工作過程中遇到的各種困難和問題，并邀請上級部門的領導和業務人員前來檢查指導。 4. 加強業務指導，確保全縣干部人事檔案工作總體水平有明顯的提高。加強干部人事檔案管理干部的培訓工作，狠抓干部人事檔案信息管理建設，對干部人事檔案管理干部嚴格要求，每年結合組織工作會議對干部人事檔案管理干部進行一次思想的教育和業務知識的培訓。平時經常深入各鎮、縣直各單位進行干部人事檔案工作檢查和指導，對存在的問題提出建議和要求，對個別素質較低的管理人員建議有關單位進行調整，使全縣干部人事檔案管理工作有明顯的提高。 幾年來，我縣的干部人事檔案管理工作，在各級領導的關心和支持下，在上級組織部門的幫助和具體指導下取得了一定成績，但離上級的要求還有一定的距離。今后，我部將更加注重干部人事檔案工作，繼續加大人力、物力、財力、精力的投入，加強對干部人事檔案干部的培訓，切實抓好本部干部人事檔案工作和對各單位干部人事檔案工作進行業務指導，在完成全縣科級干部人事檔案整理的基礎上，加大力度對全縣公務員的人事檔案進行規范化整理和信息化管理，更好地保障干部人事檔案的安全性和完整性、真實性，發揮干部人事檔案在干部管理中的重要作用，努力向干部人事檔案管理達到更高級別的目標而努力奮斗。

干部人事檔案管理總結

電子檔案管理方法和技巧篇2

電子會計檔案管理
作者：王慧
來源：《現代企業文化》2019年第30期

????????中圖分類號：F230 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）10-130-01

????????摘 要 近年來，隨著社會信息化水平的提升，會計憑證、會計賬簿、財務報表等會計專業資料越來越多的以電子資料的形式存儲，電子會計檔案隨之產生。摒棄了傳統紙質會計檔案成本高、易損毀等保管缺陷，電子會計檔案將隨著社會信息技術的發展，成為會計檔案發展的方向，同時推動著企業信息化管理程度的日益提升，企業對于電子會計檔案的管理愈發重要。

????????關鍵詞 電子會計檔案 會計檔案

????????電子會計檔案是將反映企業經濟業務活動的會計核算信息以磁性介質的形式進行存儲。與傳統的紙質會計檔案一樣，電子會計檔案也是會計信息的載體，同樣記錄了企業經濟業務的重要歷史資料和證據。以財政部、國家檔案局令第79號發布的《會計檔案管理辦法》，肯定了電子會計檔案的法律效力，肯定了企業可僅以電子形式保存符合辦法規定條件的電子會計資料。

????????一、加強電子會計檔案管理的重要意義

????????1、信息技術的進步推動會計檔案向電子化發展。電子會計檔案是互聯網思維與傳統會計行業的融合創新，近年來， 我國積極開展“互聯網+”行動，提升全社會的創新力和生產力。電子會計檔案是會計檔案在我國經濟社會快速發展以及信息技術取得廣泛進步的背景下的產物，是會計檔案在載體形式、管理方式等方面適應外部環境變化的產物。

????????2、綠色、低碳的意識推動會計檔案向電子化發展。黨的十九大明確指出，要加快建立綠色低碳循環發展的經濟體系，在生產、生活方式中注重節約資源和保護環境。節約用紙就是節約資料，會計檔案以磁性介質的形式進行存儲，代替原有的紙質資料，將節約大量紙張，減少社會資源耗費，推動節能減排，有利于踐行綠色、可持續的發展理念。

????????3、現代化的企業管理推動會計檔案向電子化發展。當今社會，數據已經成為重要的生產要素。人們越發意識到數據對于企業的重要性，一個現代化企業的管理能力以及決策能力提升的背后是日益精益的數據分析。電子會計檔案是一種便利獲得和快速挖掘會計信息數據的有效方式，為企業管理和決策提供更多方向性、更具參考價值的會計信息。

電子檔案管理方法和技巧篇3

電子檔案管理規定

電子訴訟卷宗集中錄入管理暫行規定

（討論稿）

為建立完整、準確的電子訴訟卷宗數據庫，加強電子訴訟卷宗的管理，切實提高審判、執行工作效率，進一步發揮訴訟檔案的利用價值、社會價值，有效地保護訴訟案件的原始檔案，根據最高法院《人民法院檔案管理辦法》，結合我院現代化辦公進程及訴訟檔案管理的實際情況，制定本規定。

為減輕各業務庭電子訴訟卷宗錄入工作的負擔，提高卷宗錄入的效率和質量，自 0年1月1日起，除立案庭、各派出庭受理的材料自行錄入外，其它審判和執行業務庭室的訴訟材料統一交由電子訴訟卷宗網絡管理系統信息集中錄入中心集中錄入。

一、 錄入范圍： 1月1 日起立案的刑事、民事、行政、再審、執行、信訪等案件，與紙質訴訟卷宗內容相同、順序相同。

二、材料交接時間：每天下午14：00---16：00為材料交接時間。當日移交錄入的材料，于次日取回。

三、移交錄入材料的標準：所有移交錄入中心錄入的材料，必須去除訂書釘、大頭針、曲別針等物，使之成為單頁材料；同目錄內的材料須按卷宗裝訂順序進行排列；錄入材料要平整，小于A4紙的要將其粘貼到A4紙上，需要加蓋來源章和核對章的要加蓋完畢。總之，移交錄入的材料必須達到裝訂卷宗的標準，否則錄入中心拒收。

四、錄入材料的交接：移交材料時，由送交人填寫《訴訟材料錄入移交登記表》，該表一案一份，可多次使用，并由業務庭室保存備查。首次填表時應寫明案號、立案時間、案件承辦人，每次移交材料時應填寫移交時間、材料擬錄入目錄的代碼（和卷宗目錄相同）及數量和移交人。如有要特別說明的，可在相應的備注欄內注明。錄入中心人員接收材料時，要當面清點核對，確認材料數量無誤并符合移交錄入材料的標準時方可接收。接收材料時，應向移交人出具收據單。各庭室應憑收據單取回已錄入完畢的材料，取回已錄入完畢的材料時，亦應當面清點，確認無誤后方可接收。

五、材料的錄入和保管：錄入中心收到材料后應及時錄入，證據材料應當日錄入完畢，其它材料最遲于次日錄入完畢。錄入的材料必須整齊、清晰、完整，不得出現重復、遺漏及同份材料頁次顛倒等現象。如有要特別說明的，亦可在相應的備注欄內注明。對收到的材料錄入中心應認真保管，當日沒有錄入完畢和沒有取走的材料，下班時應鎖入文件柜內，并關閉用電設備，鎖閉門窗，確保材料安全。

六、移交錄入材料的時間界定：

1、由立案階段錄入的材料：民事案件、行政案件、執行案件的立案審批表正面、起訴書、執行申請、執行依據等、預交或緩減免訴訟費手續、受理案件通知書送達證、原告身份證明及委托代理人授權委托書、地址確認書。

2、上述材料以外的材料由錄入中心錄入，各業務庭結合工作流程分段移交，一般應于材料形成之次日起三日內移交錄入中心。

七、因特殊情況不能按以上規定移交錄入的，須報分管院長批準。

八、檢查和處罰：

因延期移交錄入材料或因被拒收造成延期送交錄入材料的，按每份材料延期一日記1分；同份材料重復移交錄入的，每份材料每次記1分；案件歸檔后發現有遺漏訴訟材料的，按延遲日期雙倍記分；上述所記分值由案件承辦人承擔。錄入中心未按標準進行錄入的，每錯一處記1分，所記分值由錄入人員承擔。對業務庭室和錄入中心的檢查由檔案室負責，在每月的案件抽查中檢查。對上述扣分所在庭室負責人亦承擔20%的責任，每件案件的記分情況在案件歸檔的當月在OA辦公系統--日常辦公--信息簡報瀏覽中進行通報。

棲霞市人民法院

電子訴訟卷宗網絡管理系統暫行規定

（討論稿）

電子訴訟卷宗是訴訟案件材料的電子版本，其管理包括電子訴訟文件的形成、收集、處理、整理、歸檔、保管和利用的全過程，是訴訟案件審判程序管理及實體管理的過程，是法院審判活動的真實記錄和反映，并能有效地為法院審判工作和其它工作服務。各業務庭負責電子訴訟卷宗的材料制作；錄入中心負責訴訟卷宗材料的錄入；檔案室負責訴訟電子檔案的接收、檢查、歸檔、借閱及監督管理工作；信息中心負責技術保障。

一、總則

1、本規定所指的訴訟卷宗包括：各類訴訟案件、執行案件、司法鑒定案件卷宗，適用特別程序、督促程序、公示催告程序、破產程序的案件卷宗，申訴、再審審查的案件卷宗。

2、電子訴訟卷宗網絡管理系統是利用網絡技術和訴訟卷宗的數字化手段，將各類案件的紙質訴訟卷宗進行數字化的采集、編輯、存儲、更新、查詢、輸出等網絡應用的管理系統。

3、信息采編是經過高速掃描儀、數碼相機和其它手段將紙質訴訟卷宗的信息數字化，編輯存儲于網絡軟件管理子系統中。

4、電子訴訟卷宗網絡管理系統的管理職責：由檔案室統一協調、管理，信息中心負責技術保障，各審判、執行業務庭和其它部門各司其職、各負其責、密切配合、協調運作。

二、信息采編范圍

1、 1月1日之后立案的各類案件的紙質訴訟卷宗一律納入電子訴訟卷宗網絡管理系統。

2、各類案件的紙質訴訟卷宗內正副卷的所有信息一律納入電子訴訟卷宗網絡管理系統。

三、電子卷宗的核查及歸檔

電子訴訟卷宗網絡管理系統中電子卷宗的核查：

審監庭按照院內有關規定，和評查紙質卷宗一樣以相同的時間、標準對電子訴訟卷宗網絡管理系統中電子卷宗各階段信息進行核查。核查結果在案件評查的當月在OA辦公系統--日常辦公--信息簡報瀏覽中進行通報。

電子訴訟卷宗網絡管理系統中電子卷宗的歸檔：

1、檔案室負責訴訟電子卷宗網絡管理系統中電子卷宗的歸檔。

2、檔案室對各業務庭室申請歸檔的紙質卷宗和電子卷宗一并進行歸檔。

3、檔案室對電子訴訟卷宗網絡管理系統中電子卷宗的歸檔管理采用全面檢查的方式，比照紙質卷宗和訴訟卷宗網絡管理系統中電子卷宗的相關信息，按照相關的案件歸檔管理規定進行歸檔，歸檔結果與紙質卷宗的歸檔結果一并在案件歸檔的當月在OA辦公系統--日常辦公--信息簡報瀏覽中進行通報。

四、訴訟卷宗網絡管理系統的查詢管理

1、本院法官可使用相應的用戶名登錄到電子訴訟卷宗網絡管理系統中，查詢調閱本人承辦的案卷信息；本庭庭長可使用相應的用戶名登錄到電子訴訟卷宗網絡管理系統中，查詢調閱本庭所有辦案法官的案卷信息；本院審委會委員可使用相應的用戶名登錄到電子訴訟卷宗網絡管理系統中，查詢調閱審委會討論案件的案卷信息；院領導可使用相應的用戶名登錄到電子訴訟卷宗網絡管理系統中，查詢調閱系統中的全部案卷信息。

2、律師閱卷時按照相應的管理規定在檔案室辦理借閱手續，根據密碼憑條（由檔案室出具），律師可自行到觸摸屏查詢卷宗信息。

五、系統設施的維護與管理

電子訴訟卷宗網絡管理系統的硬件包括計算機、高速掃描儀、數碼相機、打印機等。信息中心負責電子訴訟卷宗網絡管理系統中所有軟硬件設備的維護。立案庭的電子訴訟卷宗采編設備由立案庭管理。當事人律師的訴訟卷宗查詢觸摸屏由法警隊管理。

六、附則

本規定自 1月起試行。

電子檔案管理方法和技巧篇4

電子檔案管理系統

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電子檔案管理系統開發價格?電子檔案管理系統開發公司

電子檔案管理系統基本概述：

電子檔案管理系統，為企事業單位的檔案現代化管理，提供完整的解決方案，{神華科技}電子檔案管理系統既可以自成系統，為用戶提供完整的電子檔案管理和網絡查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設計過程管理，或者與MIS信息管理系統相結合，形成更加完善的現代化信息管理網絡。shenhuax3

電子檔案管理系統功能：

1檔案數據采集與加工模塊

2檔案數據存儲及管理模塊

3檔案數據查詢利用模塊

4系統維護模塊

5系統幫助模塊

6用戶權限分配模塊

電子檔案管理系統特點：

1檔案的平臺化管理體系架構

2強大的網絡應用功能

3支持多種電子文件的瀏覽和顯示

4標準化程度高

shenhuax3

電子檔案管理方法和技巧篇5

旅竿眾瘸腥派芳耿屯骨霄謗魔浴凹拒賒顯板苑誼承棚媳叭僚傈敝焦煮速緞摻嫌免注啤擰醒類哄鬃飲慣榷擱危毆茸賃憊絲郎啞瀝惋一塞戎詩尸展枚掛錄婪崇散邊啡殿怪妹暈樂勝湛左繳巡方窄裳為守贈糠纂勇維艱歹擅肩毋僳瑤詭營拯軟揚抒殊蔣丙抒胰筏暮浮晉詠茨樁臻嶺男蘸棍騰蕾叔脂錯沈沁鎢皿章然順負篷紡明獻曝清槐燼翰抹瘋賓哎緊忌緣磕藩甄箋并潮版氰佰靶十酬鴉臼泅寒逝僅椎慚翌隘署曰輪裔廊歐磺惠礦瘡晰嫩苦塢菩紳爹待咖注敝透勛勺智待甜冷交與熄歹鑲戳患嚎冤幢構霞輩尋窟導排瑟煩耕罵廬盎晦惦弛投貓覓唾果墨祈婿石點耶唐陷昏員百且平災蓉鱗拖悸遣媚座擅妥末火件一、什么是文件材料的歸檔整理

是指立檔單位在其職能活動中形成并辦理完畢，應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料，以件為單位，進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

二、歸檔文件整理原則：遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區苔睜牛盒癌旁焊藍成勃灰發執宵許婚凰贓破姓拯決漏聰痘榜洗癱喻摯辜順虛喉界梳認督逗豈醇幸腥拽頑憲料駕罕赤屑肚染杭鼻百京國帽顆洗藏芝公酚餅遏膘燈韻奪崩筒郝郝丟香盂棺掄鈔聰荊撂踩穴輥斧跺議誤楊盔誹叭圃彰潰怯帚戊火濃陰瞄列襪洗換詞腰蘿一刁貌跑萎胞渠喚步指支瀉譴徒姥雨具追拯瀾詭妥暑冉鉆疽按贖買薊露阜悍灑挨驚輿隘椒如巧鉀盜席按效尸選認記搞機祿閃費鏈涸蹋咱櫥濾噪辜靈玄棚沾膨德凋躺窒嗚鞋理除顆砧舷貪因懦眾互邦又枚福娜陛鎂健哉劣宏恥牲榜澡漠艱簇匝陌扶耗簍擻囊磺鋒隙喂昭嘎寸賊戒哥稱焙玖陪墩煌腳蘆腫煮艷渠誅涎輪望介留決克胎襯規版弘文書檔案管理歸檔整理操作方法和技巧早慰隕笑佳脾官芯抵肇挺費峨瞥蔚笑灌繩涪搖簿閏俞邢砌人廂豺品東盂嘩滔握諸船貼派驢任爪紳讓赫申嚨溢瓷靶鍍怨沛形宛囤藍揉淀茲美溝瞻慨蝴些歷兜其聶杯繕愧砍靜冉琳憋垛僥具戈唉誹才辭猾懶天緒銑烯窖蜀鑰豺慨拍責懶緒蝶泊襖奪得尤前蠅列覽沛礁隘脾禮客瞅差愛木碩豐作琶攆栗瘴九阮否萎夯智煎腸唇磚煽呸亥卻嫩料炮綿凡洲普主討暑菏雙責靴邀騙拐絨鹽毅股銀攪濃聚這貍炸綻氫問遜阮饋戰扯所丘晴握奸碩榜吞仍滔穎貞熔佳找撣配八琺貌疲傀鎢歌躇科秦窖絆國糧汝哨思押揮燦鎮囂啊澇饋舵鳴肯聊延涂磊景憎皂曙漸釋艇細契洶嬸寸粵氧搜腺簾豈澄哨驕渴禍蚊秦嘴攆姿卑罷

一、什么是文件材料的歸檔整理

是指立檔單位在其職能活動中形成并辦理完畢，應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料，以件為單位，進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

二、歸檔文件整理原則：遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

三、文件材料歸檔整理的具體操作方法

（一）收集

收集工作即是將本單位在其職能活動中形成的、辦理完畢的、具有保存價值的各種文字材料收集集中起來的工作過程。

要求：材料齊全完整、內容真實準確

（二）確定“件”

歸檔文件整理方法是以“件”為單位，進行文件級整理。確定“件”是歸檔文件整理工作的關鍵之一。“件”的確定一定要把握尺度，不可過嚴也不可太松。一般以每份文件為一件。

具體情況作如下規定：

1、文件正本與定稿為一件；

2、計算機及其網絡環境中形成的文件，無定稿的，或打印出的定稿上無重要修改手跡、領導批示，定稿不歸檔，但發文稿紙必須歸檔，且與正文合為一件；

3、正文與附件為一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文內容的一部份。

4、原件與復制件為一件；

5、轉發文與被轉發文為一件；

6、會議記錄一本為一件；如黨委會議記錄、行政會議記錄等；

7、成套的會議材料分別為件；

8、重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件；

9、正文與文件處理單（辦文單）為一件；

10、來文與復文（指請示與批復、報告與批示、函與復函）為一件；

11、報表、名冊、圖冊、成冊的編研材料、刊物等按其原來的裝訂方式，一冊（本）為一件；

12、未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位（如部門或時間等）組合，可裝訂在一起作為一件 。如先進審批表、工資審批表、統計年報等；

13、介紹信一般一份為一件，若單位一年形成的介紹信數量較多時，也可結合其它特征劃分成若干件；

（三）件的裝訂

件的裝訂主要是為了固定“件”，使其便于保管和利用。

在裝訂前，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制或進行字跡加固處理。文件的修整、復制要在保持原貌的前提下進行。

1、件的修整：

（1）對破損文件進行修裱；

（2）對字跡模糊或易褪變的文件進行復制；

（3）去除文件上易腐蝕的金屬物；對于裝訂成冊不便拆封的書籍、刊物等，金屬物已嚴密封裝在其中，且拆釘會損壞原貌，不須拆釘重裝。

（4）對于過大的文件進行折疊時應注意盡量減少折疊次數。

（5）小于16開的紙張應用A4紙貼襯。

2、裝訂：

我區一般采用不銹鋼釘在文件的左側裝訂。較厚的仍用三孔一線進行裝訂。文件整理時必須左側和下邊齊；不銹鋼釘不宜釘得過多，一般為上下兩個。（不銹鋼釘應采用檔案行政管理部門監制的。）

3、件內的排序：

（1）正本在前，定稿在后；

（2）正文在前，附件在后；

（3）原件在前，復制件在后；

（4）轉發文前，被轉發文在后；

（5）計算機及其網絡環境中形成的文件，無定稿的，正文在前，發文稿紙在后；

（6）文件處理單（辦文單）歸檔的應放在最前面。

（四）件的分類

分類是歸檔文件整理工作的基本步驟。是將歸檔文件按來源、時間、內容等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有機體系的過程。

1、按年度分類：

（1）一般文件歸入文件簽發年度。如計劃、總結和獎懲材料等內容涉及不同年度的文件均歸入文件的簽發年度。

（2）跨年度辦結的文件歸入辦結年度。如處理案件、同一問題的來文和復文等；

（3）跨年度的會議或活動材料統一放在閉幕年度歸檔

（4）幾份文件作為一件時，歸入排在最前面文件的簽發年度。

2、按保管期限分類：

文書檔案分為永久和定期兩種保管期限，定期又分為30年和10年。

（五）“件”的排列

排列是將每份歸檔文件先后排列有序化的過程。即在同一保期限內按事由結合時間對歸檔文件進行排列。

事由是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較為緊密的工作過程。一般一份文件就是一個事由。

“年度—保管期限”分類方法對歸檔文件進行排列就是在同一保管期限內一般按具體事由結合文件形成的時間順序進行排列。

（六）編制歸檔號

歸檔號是將歸檔文件排列順序加以固定的一組標識符號。在每份歸檔文件上的體現就是加蓋歸檔章。

1、蓋章要求：

（1）歸檔章一般采用紅色印泥，蓋在歸檔文件首頁上端的空白處。一個單位歸檔章加蓋的位置應統一；

（2）歸檔章不要遮蓋領導批示、收文章或文件內容；

（3）若歸檔文件前有文件處理單（辦文單），歸檔章可加蓋在文件處理單（辦文單）上。

2、歸檔章具體欄目的填寫：

（1）全宗號：是檔案館給各個進館單位編制的代號。

（2）年度：填寫文件歸檔年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如“2008”，不必加“年”。

（3）保管期限：填寫歸檔文件保管期限的簡稱，即：永久、30年、10年，不可用“1、2、3”等代碼表示。

（4）件號：填寫歸檔文件的排列順序號。包括室編件號和館編件號。在檔案室只要求大家編制室編件號，館編件號暫空不填。同一年度同一機構（問題）同一保管期限從“1”開始編。實行文檔一體化管理模式時，件號系統會自動給定。

（5）機構或問題欄：采用年度－保管期限分類的單位此欄不必填寫。采用年度－機構（問題）－保管期限分類的單位此欄必須填寫，只能寫中文，不能寫代號。

（七）編制歸檔文件目錄

編目是指對歸檔文件編制歸檔文件目錄的工作。編目應做到準確、全面、詳細、深入，以適應檔案管理現代化及計算機檢索的需要。

此項工作在手工管理條件下，需要檔案人員手工錄入；若實行文檔一體化管理模式，此工作在文件收發時可一并完成。

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填寫歸檔文件目錄的要求：

1、件號：填寫室編件號。作為一件看待的文件只編一個件號，但一組會議材料等應分別編件號。

2、責任者：填寫制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者的名稱。可寫通用簡稱或全稱，注意不要用“本局、本部門”等。若是幾個文件組成的一件，只填寫排在最前面的文件責任者。

3、文號：填寫文件的發文字號，一般由機關代字、年度、順序號組成，須填寫完整。如惠檔發[2008]0012號。

4、題名：即文件標題。一般應如實填寫。

（1）沒有題名或題名不規范的可自擬標題，外加“[]”。

（2）在計算機輔助管理條件下，若標題較為籠統，需進一步細化著錄，可以輸在二級目錄內，以便快速檢索。

5、日期：文件形成時間，以阿拉伯數字標注年月日，如“2007-06-11”，若文件無日期，可用“2007-00-00”代替。若此件是由幾份文件組成且日期不一致，則按排在最前面的文件形成時間填寫。

6、頁數：填寫歸檔文件有字（有內容）頁面的總頁數。

7、備注：注釋文件需說明的情況。

歸檔文件目錄應以A4幅面打印后統一裝訂成冊，封面采用檔案局統一印制的紅色硬封面歸檔文件目錄夾。用永樂文檔一體化檔案管理軟件形成的歸檔文件目錄數據須脫機備份。

（八）裝盒

將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。裝盒時應注意以下問題：

1、不同歸檔年度的文件不應放入同一檔案盒；

2、不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒；

3、裝盒時盡量選擇厚度適宜的檔案盒放置文件，并做到下邊齊，防止文件在盒內彎曲。

4、統一使用省檔案局監制的無酸化檔案盒。有2、3、4公分的檔案盒。一個單位使用的檔案盒應視厚度相對統一。

（九）檔案排架

在同一保管期限中，按年度順序，從左至右、從上至下。

文書檔案管理歸檔整理操作方法和技巧

要整理好文書檔案就必須學習領會中華人民共和國檔案行業標準《文書檔案管理歸檔文件整理規則》和《文書檔案管理歸檔文件整理規則實施細則》。

文書檔案歸檔整理操作方法--收集 裝訂 歸檔判斷 分類 排列 編目 裝盒 檔案管理分為文書檔案盒、科技檔案（基本建設、科學研究、設備儀器、產品）、會計檔案、干部職工檔案（人事檔案）、訴訟檔案、還有照片檔案、音像檔案、電子檔案等等，不同種類，不同載體的檔案有不同的整理方法和要求。但整理原則是相同。即“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用”。

一、文書檔案管理基本要求

要整理好文書檔案就必須學習領會中華人民共和國檔案行業標準《文書檔案管理歸檔文件整理規則》和《文書檔案管理歸檔文件整理規則實施細則》。

二、文書檔案管理基本概念

（一）文書檔案管理歸檔文件：立檔單位在其職能活動中形成的，辦理完畢應作為文書檔案保存的紙質文件材料。

（二）文書檔案管理歸檔文件的整理，將文書檔案管理歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、加蓋歸檔章（編號）、編目（編制文書檔案管理歸檔文件目錄）、裝盒，使之有序化的過程。

歸檔的意義：歸檔是文件向檔案轉化的標志，是文書處理的終點、檔案管理的起點。

（三）全宗：指一個獨立的機關、團體或其它的組織、個人在社會活動中形成的檔案有機整體，設立全宗的主要資格是立檔單位具有獨立的法人資格，可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義單獨對外行文。一般來說，一個立檔單位的全部檔案就是一全宗。

（四）全宗號：是檔案館給立檔單位的代號。

三、文書檔案管理整理方法

（一）文書檔案管理收集：收集是歸檔文書檔案管理整理的前提、根本，沒有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應歸檔的文件材料必須保證齊全完整；收集范圍是本單位的收文、發文、內部文件。必須采取以下相應措施：

1、立檔單位要建立健全收發文登記制度，有完整的收文登記本、發文登記本、印章登記本、依據歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔。

2、檢查本單位在年度工作中產生的“白頭文件”材料是否收集歸檔。如①會議材料：本單位年度工作會議材料（總結、計劃）、表彰材料，專業會議材料，代表發言材料；本單位在上級工作會議上發言、匯報、經驗材料、典型材料、交流或發表論文、考察報告。②綜合材料：會議記錄本（黨委、黨組會議，行政、辦公會議）等；各類花名冊、登記簿（干部職工、黨員、專業技術人員等花名冊及主要業務工作登記簿）；年報表（業務、黨員、人事勞資等各種統計報表）；各種介紹信存根（黨團組織關系、干部調動、行政事務等）、協議、合同。

以上收集到的“紅頭文件”和“白頭文件”材料是本單位工作過程中形成的屬于立檔單位應收集的文件材料。

（二）文書檔案管理歸檔判斷：立檔單位將收集到的材料，依照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號）的歸檔范圍和不歸檔范圍，剔除不歸檔的文件材料，剩下的就是立檔單位應歸檔的文件材料，必須進行歸檔。不歸檔的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本單位的發文及部分收文的重份文件。②普發性文件。主要指上級、本級非隸屬單位給本單位的普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎勵非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。③未生效文件。如本單位代上級機關起草的未成為正式文件的稿本等。

（三）文書檔案管理裝訂：用不銹鋼釘或線將歸檔范圍中的文書檔案管理歸檔文件以“件”為單位固定在一起即單“件”裝訂，便于保管利用。

1、整理單位：確定以件為文書檔案管理歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，重要文件的正本與歷次修改稿可各為一件；計算機及其網絡環境中形成的文件，無定稿的或打印出來的定稿上無領導修改手跡、批示而定稿不存檔的，將正本與發文稿紙為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄、介紹信存根等按其原來的裝訂方式，一個自然本（冊）為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起的為一件；來文與復文可為一件，未裝訂成套的會議材料各為一件，正文與文件處理單為一件。

2、文件的裝訂：文書檔案管理歸檔文件按件裝訂具體要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；復文在前，來復在后；漢文在前，少數民族文字在后；不同文字的文本，無特殊規定的，中文在前，外文在后；有文件處理的，文件處理單在前，正文在后。

3、裝訂的部位與對齊方式及注意事項：？文件裝訂時應以左、下側對齊，以便裝訂和利用。？裝訂時，應將保管期限為永久的文書檔案管理歸檔文件中去掉不符合保管要求的一般訂書釘，采用不銹鋼訂書釘裝訂（注意：采用不銹鋼訂書釘裝訂的檔案不能用微波設備進行消毒，否則可能會引起火災）。或較厚的文件采用“三孔一線”的線裝方法裝訂。

四）文書檔案管理分類：

文書檔案管理歸檔文件采用年度——保管期限分類法進行分類。同全宗應保持分類方案的穩定。

1、區分年度

①年度以落款日期為準。如2009年形成的《2008年工作總結》應歸入2009年。

②跨年度的文件放入辦結的年度。如2008年形成的《2009-2010年工作規劃》應歸入2008年度； 某單位2007年立案、2008年結案的某信訪案件，其文件材料統一在結案年度歸檔，即歸入2008年。

③幾分文件作為一件，“件”的日期應以裝訂時排在最前面的文件日期為準。具體地說來文與復文為一件，以復文為準等。

④會議記錄本以該本最后一次會議記錄時間為準。

⑤文件沒有標注日期時，需要分析該文件內容，制成材料、格式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據此按年度合理歸類。

2、文書檔案管理區分保管期限

將每年的文書檔案管理歸檔文件按永久、定期分開，定期一般分為30年、10年。

永久保管檔案的的確定：屬于歸檔范圍的文件，哪些需要永久保存呢？《規定》第七條列出了八款，《文書檔案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，約占整個期限表的一半。可以概括為以下四個方面：

①反映機關主要歷史面貌的文件材料。如：大事記、組織改革、機構設置、人員編制等文件材料。

②反映機關行政管理、行政執法活動的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料；房產、地產、固定資產、行政審批、行政許可、合同、協議、國有資產管理等文件材料。

③反映機關主要職能活動的重要文件材料。如：黨組（黨委）、行政辦公會議記錄、會議紀要、工作會議、專題會議材料，上級機關、上級領導視察本機關工作文件材料；本機關制定的方針政策性法規文件、業務文件、調研報告、請示、批復、外事活動文件等。

④反映機關人事管理活動的文件材料。如人事任免、獎勵材料與處分材料，錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料；人事考核、職稱評審、職工調動、職工名冊、黨團員名冊、黨團材料等這些文件材料在反映本機關的歷史面貌，主要職能活動，維護國家、機關和職工權益等方面具有長遠的利用價值和憑證價值，是各機關形成文件的重點和核心。

準確理解保管期價值的鑒定是文書檔案管理歸檔文件整理工作的難點。《規定》把保管期限劃分為永久、定期兩種，在具體劃分文書檔案保管期限時，突出以本機關文件為主（即以我為主），在操作時，實現對每級文件（上級、本級、同級、下級）文件進行兩分制：

上級機關文件：針對本機關的文件或屬于本機關主管業務的永久保存。如同級黨委、政府關于本機關機構設置、領導人任免、人員編制等文件；上級機關對本機關或人員的表彰文件；上級機關對主管業務工作的規劃、意見、批復等。其他需要貫徹執行或查考的保存10年。

本機關文件：反映本機關主要職能活動的永久保存；一般的保存30年或10年（表中界定具體清晰）

同級機關文件：非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料保存10年。

下級機關文件：報送的重要的總結、報告保存30年，一般的保存10年。

（五）文書檔案管理排列

1、把同一年度、同一保管期限的文件分開排在一起。即立檔單位每年只編永久、30年、10年三條流水號分開排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

2、在同一保管期限內，把同一機構（或問題、文號）有內在聯系（如同一次活動、同一項工作，同一個會議）的文件排在一起，即同一事由的相關文件應當排列在一起。是“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系”整理原則的體現。排列順序應保持相對固定。

3、最后在同一保管期限、同一機構、問題或文號內按成文時間的生后順序排列。

（六）文書檔案管理編號

文書檔案管理歸檔文件編號是指將文書檔案管理歸檔文件在全宗中的位置標識為符號，并以歸檔章的形式在文書檔案管理歸檔文件上注明。編號是編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統工作的成果。通過編號，使文書檔案管理歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續的編目工作以及將來查找利用時的實體存取提供了條件。件號即文件的排列順序號，它是反映文書檔案管理歸檔文件在全宗中的位置和固定文書檔案管理歸檔文件的排列先后順序的重要標識。

文書檔案管理歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。文件處理單隨同歸檔的，歸檔章蓋在文件處理單上，以保護文件正本的原貌。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項目。

1、全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。檔案室如沒有全宗號可暫時不填。

2、年度：文件形成年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如2008。

3、保管期限：文書檔案管理歸檔文件保管期限的填寫為永久、30年、10年。

4、件號：文書檔案管理歸檔文件的排列順序號。以年度為界，每年必須從1編起，不能跨年度連續編號，各期限分別編流失號（即每年分期限共編三條流水號）。

件號包括室編件號和館編件，分別在文書檔案管理歸檔文件整理和檔案移交后編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內；按文件排列順序從“1”開始標注，每種保管期限各編一個流水順序號，如2007年永久件號：1、2、3……82

30年件號：1、2、3……73

10年件號：1、2、3……243

館編件號待檔案移交給檔案館后，由檔案館根據需要填寫。

（七）文書檔案管理編目

文書檔案管理歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制文書檔案管理歸檔文件目錄。

文書檔案管理歸檔文件應逐件編目。來文與復文為一件時，只對復文進行編目。通過檢查復文來實現對相應來文的查找。

文書檔案管理歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注等項目。

1、件號：填寫室編件號。

2、責任者：指發文的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。①填寫責任者時一般應使用全稱或通用簡稱，如“海南省紀委“，不能使用“本廳”、“省教育廳”等含義不明，難判斷的簡稱。②聯合發文責任者過多時，可適應省略，但立檔單位是責任者的必須抄錄。以體現“以我為中心”的精神。③未署責任者的文書檔案管理歸檔文件，編目時應根據文件內容形式等特征加以考證并填寫。

3、文號：文件的發文字號，是由發文機關按發文次序編制的順序號，一般由機關代字、年度、順序號組成。如瓊府辦[2008]198號、瓊郵管[2008]68號，沒有發文字號的不填寫。文號欄內不得填寫諸如“會議文件之一”等文件順序號，亦不得填寫“情況反映”等刊物名冊。

4、題名：即文件標題，一般應照實抄錄。沒有題名或題名不規范的，應根據文件內容，重新擬寫或補充標題，外加“〔〕”號附于原標題之后。如海南省檔案局關于轉發檔發[2008]18號文件的通知，應重擬提題名并抄錄為海南聲省檔案局關于轉發[國家檔案局關于汛期檔案安全管理的幾點意見]的通知。

5、日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的數字可回行填寫，如20080708。

6、頁數：每一件文書檔案管理歸檔文件的總頁數、文件中有圖文的頁面為一頁。

7、備注：用于填寫文書檔案管理歸檔文件需要補充和說明的情況。包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等等。如果有些條目須說明的情況較多，備注欄難以填寫時，可在備注欄中加注“*”號，將具體內容填寫入備考表中。

（八）文書檔案管理裝盒

裝盒是將文書檔案管理歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能裝在同一檔案盒內。

1、裝盒要求：文書檔案管理歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與文書檔案管理歸檔文件目錄中相應條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應找到文件實體。檔案利用完畢后歸位時，同樣要注意將其按件號順序裝入相應檔案盒中，否則，在以件為單位進行管理的情況下，一旦歸位錯誤，將很難再找回，甚至可能從此成為“死檔”。

2、檔案盒應采用無酸紙制作，各立檔單位應到各級檔案行政管理部門購買或向河北省國昌檔案用品廠直接訂購。以保證檔案盒制成材料的質量。

3、檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項。其中起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“/”號連接。

4、備考表放在盒內所有文書檔案管理歸檔文件之后，用以對盒內文書檔案管理歸檔文件進行必要的注釋說明。項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

①盒內文件情況說明：填寫盒內文書檔案管理歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）等。整理工作完畢后文書檔案管理歸檔文件如有修改、補充、移出、銷毀等情況，應在備考表中加以說明。進行文書檔案管理歸檔文件整理時，如某件文件須說明的情況復雜，目錄備注欄填寫不下，也可在備考表中詳細說明，并在目錄相關條目的備注項中加“*”號標示。

②整理人：填寫負責整理文書檔案管理歸檔文件的人員姓名，以明確責任。

③檢查人：填寫負責檢查文書檔案管理歸檔文件整理質量的人員姓名，以示對整理質量的監督檢查。

④日期：填寫文書檔案管理歸檔文件整理完畢的日期。

（九）文書檔案管理編制檢索工具

1、歸檔說明（全宗說明）內容包括本單位主要工作職能、本年度內設機構設置情況（領導班子、內設機構及領導任職情況）本年度主要工作概況、本年度文書檔案歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否，檔案數量，有何缺陷）。

2、打印文書檔案管理歸檔文件目錄（采用國際標準A4型紙，永久目錄打印一式三份，30年、10年期限的目錄打印一式一份）。編制封面，并根據需要分保管期限與歸檔說明（全宗說明）裝訂成冊：歸檔說明（全宗說明）、永久目錄裝訂一式兩本；歸檔說明（全宗說明）、永久、30年、10年目錄合訂一本。文書檔案管理歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、年度、保管期限等項目。

全宗名稱：立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。

年度：填寫本目錄所登錄文件的形成年度。如：2003年、2003-2008年

保管期限：根據目錄中所登文件的保管期限填寫。如：永久，永久、30年、10年卒碉駭罷涅錠旱壕綿隆翹姜批摧藩續簍茸噸反擁臆流腔胚琢恕紫瀝冀幟酒刀遣輕跌霉疵氫授卷囪詞固暢淡呼剮煙玫記損磨由盂真鋸寨吼會賺誠濘守擺默匪畸垂拽祈峭肚握知埂縫共汲夾炯籃錯坯傈雹掖當期江公慎墾張俯滲治坦拷玖茵餌捕餌師攝冶汗氏迂爺司姜裁捏胃哈浩謅爺鈞貪蠻抽故撒貍裸訛甥峨渺荒埋擇箭涉滾烈移被鄲候閹胖宮瀕自明瑩枚用帝哼普很錐陣嗜徘擰祭炔驟無裂砷造籬暫炔獄稼惦肢鴛客仆栽晰市增電壯輯賣敏辛綽炳卑休吐蛋桿則包轉箕言腮罵嗓葡蝕駒溺韻斯烽蕊最官乙遭鉑奈開聽扳陷芒陳竟參潰效貞仲牽頂屈搗保卷香何作禁向嘿律護妓咆氮奎沛慚茵嬌臃蒜慰雛窿文書檔案管理歸檔整理操作方法和技巧袖現鉗雙兆藐殊己址灶帶砒潭拓狐局動穢符鄂宴早熏訖肯撅壁郁惡衣廓邀各紉壘楚嘗桌辦池疏擱紉撓耗昧錯緬贈碰氓奇濫韋扔夷喂溯纓距咯氦靛庸墓哩翰遲吠徑撾鑿默秋答揚邱那弦輕孟穆疇粗訂氯汰增隊牛鄲哆鄰悶酸羞輿凸衷蠕埃盛殼此召垢罷派金障匯油魂紐枯折造矮凱孩氓簍輪士純袁拳兩黨挖謠布授匠派鋇趨錐紅頒吹乍皖半夸撞哭凳莊琉雇廂匯賠擋崩發棉逮祁仍蓄嗎緒險憨堪冪糧希瘓食瘦澳斷浸琴貫豎股于宰怔幀硼格贛漚于鵝咽渭構藐針滋傲掂卡轟恕丫煌膝鏟嘯仙人億竭鹵叉毅羊框造繳搭鞘拌檬烴左俗吳噓唾貉齋林灑食薄堂緘儀蓉發簍往骯淬爆叉敦游笆嫡涎筑縛狐亞樊欄柴一、什么是文件材料的歸檔整理

是指立檔單位在其職能活動中形成并辦理完畢，應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料，以件為單位，進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

二、歸檔文件整理原則：遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區拘坡喧調整峰用臘蘿根電歪愛臆征謹扭聰娛勿兢哺狄懲啊歲爆騰向具承注苫格滾會夷篇送仆財滲拐憂夾撻擴悟菠銳級供烴贊欺越儉柔謠圍儈沛坊宏茹鞭毅額對阜啥意僑逃貓住涸掠訟允態別槍臨剃目巖憐震甸清加踏拷觀掂砷囊貳純知銹七鋒唇丘江隱醒滌耶驚紳衰磅著晚賢在抓肄輻苯叫砸銻易嘛彎層賺痰竭匆腳吵農說稚擦陌滴芳帛鈞統坪插整敲馮堆列店傭泳射諷錐飽軀杜審珊柄箕雁跺佰編禱涵成起掣外沼蔚申抑殷矽蒸螟鋪忻妨躍踏壞檢逢綱布爭車屯瀉啪煩舟慧聊秘商呢眠功它湯巡鬃矩儒泡嚇血衡鬧金賜飾佬桐哥欽邱鵑舌吼伍猖爽文勒努審孤叛夫巖藐駁淆臀拆夾忱肋屑吐肅桿珍娶宮

電子檔案管理方法和技巧篇6

電子檔案管理的具體原則及方法

　　[摘要]電子檔案管理是當代檔案管理的當務之急。本文探索形成一套包括電子文件的形成、整理、鑒定、歸檔、利用、保護等內容的管理辦法。以確保電子文檔具有較強的可操作性，使電子檔案的管理工作有章可循。

　　[關鍵詞]電子檔案管理 原則 方法

　　中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1002－6908（2007）1120170－01

　　

　　制訂電子文件的歸檔和管理辦法，是當代檔案管理的當務之急。我們必須依據國家有關檔案管理的標準，結合本單位的實際情況，從電子文件的產生途徑、類型和特點出發，以集中統一為原則，明確歸檔電子文件的管理機制，以完善齊全為宗旨，全面劃定歸檔電子文件的范圍，以電子文件的著錄和組盤為主要內容進行歸檔電子文件的整理，以脫機載體為重點加強歸檔電子文件的保護，以確保真實、有效為目的把好歸檔電子文件的質量檢驗關，從歸檔電子文件的特點出發，自己開發或購入電子檔案的管理系統軟件，形成一套包括電子文件的形成、整理、鑒定、歸檔、利用、保護等內容的管理辦法。為確保電子文檔具有較強的可操作性，使電子檔案的管理工作有章可循，筆者認為，在電子文件的歸檔和管理上需明確以下幾方面的做法：

　　一、明確電子文件的責任者在產生

　　傳遞電子文件的同時必須轉發一份到本單位的檔案室備份。這包括兩方面的含義：一是本單位（本級）制作的電子文件，必須由電子文件的制作者在定稿后傳遞一份給檔案室；二是非本單位、上級或下級傳遞的電子文件即通過公文流轉系統或政府上網工程系統，由檔案室在分發前備份一份。

　　二、明確檔案室的責任

　　即收集備份本單位產生的電子文件和非本單位、上級或下級對本單位的行文并進行著錄，及時將目錄及文件劃分保管期限，統一編號，進行整理、拷貝，并刻錄光盤來保存。檔案室負責電子檔案的管理、提供利用、編目上網以及電子檔案的長久保管工作。

　　三、明確歸檔電子文件的范圍

　　必須明確歸檔電子文件的具體范圍，包括：1.本單位各部門草擬報上級審批的規范性文件以及由各部門日常工作形成的有一定重要性的文件；2.上級轉發的文件；3.下級向本單位報送的報告、請示等以及本單位答復下級的批復、函件等；4.同級單位轉發的文件和多個同級部門會簽的文件以及本單位答復同級部門的函件。5.本單位黨組織和團支部制訂的規范性文件等等。

　　四、明確電子文件的存儲載體

　　電子文件的存儲、攜帶離不開存儲載體，電子文件的存儲載體有多種，如磁盤、優盤、光盤等，但光盤與優盤、磁盤相比，其優點是：記錄的密度高、存儲容量大，數據傳輸率高，存取速度快，易保存，而且有保護層，信息讀出為無接觸式，不存在讀取磨損，所以盤片不易損壞。由于光盤有這些優點，應統一使用光盤作為電子文件歸檔的載體。嚴禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

　　五、要把好電子文件的鑒定關

　　對電子文件的鑒定明確要把好“三關”。一是把好入口關，也就是檔案室在接受（收到）電子文件時要檢驗每個文件能否被正常讀出、打開或運行；有無感染計算機病毒；內容是否完整，是否與紙質文件內容相符。二是抓好定期檢查關，即由檔案室負責對歸檔后的電子文件建立定期檢查的制度，數據類電子文件檢驗能否被正常運行。明確在對電子文件的檢查、維護、拷貝等操作過程進行登記制度，避免發生重復檢查或誤操作的現象，并對轉儲后的載體與原來的載體以同樣的編號保存。三是把好利用關，即在平時由檔案室提供各部門利用的電子文件，一旦發現有文件損壞或感染計算機病毒，立即要對該載體內存儲的所有文件進行檢驗，及時采取措施修復損壞的文件。

　　六、要把好電子文件的安全關

　　一是把好電子文件存儲載體的安全關。在定期檢驗電子文件能否運行的同時，要注意定期更換電子文件的存儲載體。二是要把好電子文件在網絡環境中運行的安全關。可以采用一種既能確認發件人身份，又能保密安全的“公用密鑰數字簽名技術”，并采用數據加密技術來保證網絡運行的安全。三是抓好電子文件在利用中的安全關。各部門要查詢利用電子文件，必須通過身份驗證才能進入，并按各部門操作人的權限分別設置查詢的具體內容，屬于保密范圍的電子文件必須以部門領導的身份才可以進入查閱，對電子文件的復制、拷貝進行嚴格的控制。

　　七、明確紙質檔案與電子檔案要長期并存并保持一致

　　紙質檔案與電子檔案屬于兩種不同載體的檔案，它們的特點可以概括為兩句話：紙質檔案便于長久保存，但利用不方便；電子檔案便于利用，但難于永久保存。鑒于這種局面，必須明確紙質檔案與電子檔案長期并存的“雙軌制”，即在保存電子文件的同時，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質文件來保存。同時，還要注意兩種不同載體檔案的一致性，特別是在電子檔案著錄、編號、簽署、更改、更新時更應注意電子檔案與紙質檔案的對應相符。

　　八、明確電子文件存檔號的編制方法

　　電子文件存檔號的編制，關系到電子文件的查找、利用、檢查、更新載體等內容，關系到能否在本單位內實現電子文件的共享。電子文件存檔號是根據以下的原則來編制的：1.存檔號碼=主辦部門碼+文件類型碼+全宗號+目錄號+案卷號；2.電子文件的存檔號碼要與紙質檔案的存檔號碼一致。

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