X XX 有限公司
文件編號：
QEHS ／ COP12
標題：
信息交流管理程序
版
號：
C/0
頁
碼：
1/3
1 ．目的
為了及時、準確地收集、傳遞及反饋有關信息，作好信息的管理，特制定本程序。
2 ．范圍
適用于公司內部協商和內部信息交流，以及與外部各方的信息交流。
3 ．職責 3．1
辦公室負責內部信息的協商和交流的管理，以及與政府部門的溝通； 3．2
采購組負責與供應商及分包方的信息交流，以及相關方投訴的接受答復處理； 3．3
營銷部負責與顧客有關的信息交流，包括顧客環境投訴和處理；
3．4
質安環部負責法律法規、合規義務要求的收集、整理、歸檔。
4 ． 程序 4．1
信息的分類 4．1．1 外部信息
a．質檢站、地方監測站、環保局、消防局、勞動局、廢物處理站、認證機構等監測或檢查的結果以及后饋的信息；
b．政策法規標準類信息，如質量/環境法律法規、條例、產品標準及其變化等；
c．相關方反饋的信息及其投訴等,相關方指顧客、供應商、廢物收購方、運輸公司、社區居民及任何對公司的產品質量/環保狀況有興趣的人和組織； d．其他外部信息，如部門直接從外部獲取的有關產品質量、環境方面的信息。
4．1．2
內部信息 a．正常信息，如方針、目標指標、重要環境因素、相關法律法規、管理方案、監測記錄、檢驗結果、內部審核與管理評審報告、有關產品質量狀況、化學物質的特性、安全數據、管理者代表的任免，以及體系正常運行時的其他信息等；
b．不符合（或潛在不符合）信息，如產品不合格報告、體系內審的不符合、糾正和預防措施處理單等；
c．緊急信息：如出現重大質量事故、火災、洪澇災害、化學危險品泄漏、重大傷亡事故等情況時的信息； d．其他內部信息（如員工的建議等）。
4．2
信息的交流
X XX 有限公司
文件編號：
QEHS ／ COP12
標題：
信息交流管理程序
版
號：
C/0
頁
碼：
2/3
4．2．1
信息的內容 a．公司的方針、目標、指標、管理方案的制定及相關職責、權限；
b．有關產品質量狀況、生產進度及技術方面的信息溝通； c．有關產品質量不合格的處理和糾正預防； d. 有關環境的識別、評價與控制和事故調查處理； e. 有關改善產品質量、作業場所環境現狀的討論； f
提出有關產品質量、環境持續改進的意見； g. 有關顧客及其他相關方的投訴。
4..2.2
交流的方式
a．會議：包括總經理辦公會、公司例會、生產例會、業務例會及總結表彰會等。其中總經理辦公會由總經理召集，管理層人員參加，可定期；公司例會由總經理或辦公室召集，管理層人員和部門負責人參加，一般為每月一次；生產例會由生產部召集，與生產有關的部門的相關人員參加；
b．公告，由辦公室公布，有關公司動態、政策、人事變動及有關通知等； c．行政文件，由辦公室發布，有關公司政策、人事任免等方面信息； d. 意見箱，由辦公室設立，為收集員工的意見和建議； e. 電話、傳真及網絡，由辦公室管理； f
訪談； g. 通知，由辦公室及相關部門發布； i
信息聯絡處理單,由相關部門填寫并傳遞。
4．3 信息的處理 4．3．1 外部信息的處理 4．3．1．1 辦公室負責質量站、地方監測站、環保局、消防局、勞動局、廢物處理站、認證機構等監測或檢查的結果以及反饋信息的收集、傳遞到公司的相關部門，并進行登記。出現不合格情況時，按照《環境改進控制程序》的要求進行處理。
4．3．1．2 政策法規、標準類的資料信息由質安環部負責收集、更新、整理，并保存，詳見《合規義務控制程序》。
4．3．1．3 營銷部和采購組分別負責與顧客、物料供應商、運輸公司等進行信息溝通，對其施加影響，詳見《相關方控制程序》。
4．3．1．4 營銷部負責來自顧客投訴的歸口管理，負責投訴的接收、登記在《顧客投訴處理記錄表》中。負責處理方案的提出和傳遞（以糾正和預防措施報告單的形式傳遞至生產部等相關責任部門）、處理過程的跟蹤和向顧客反饋。質安環部負責處理方案執行情況的驗證。
X XX 有限公司
文件編號：
QEHS ／ COP12
標題：
信息交流管理程序
版
號：
C/0
頁
碼：
3/3
4．3．1．5 相關方反饋的其他信息，可由對應部門以《信息聯絡處理單》的形式傳給質安環部（產品質量、環境）。并將處理情況答復相關方。
4．3．1．6 各部門直接從外部獲取的其他類信息，如產品質量、環境信息，第一時間以《信息聯絡處理單》形式反饋到質安環部，由其負責分類、整理，根據需要傳遞到相關部門。
4．3．2 內部信息的處理 4．3．2．1 正常信息的處理：各部門依據相關文件的規定直接收集并傳遞（一般采用有關記錄表格或信息聯絡處理單及會議的形式）日常正常信息；質安環部按照相應程序文件的規定傳遞方針、目標指標、管理方案、內審結果、更新法律法規等信息，包括質量、環境體系的變更信息。
4．3．2．2 不符合信息的處理詳見《不合格品控制程序》及《環境改進控制程序》。
4．3．2．3 緊急信息由發現部門迅速傳遞給辦公室，可用電話、傳真等方式。
4．3．2．4 其他內部信息（如員工的建議等）提供者可以《信息聯絡處理單》反饋給相關部門或辦公室進行處理。交流的目的在于促進員工對持續改進作貢獻。
4．3．3 內外部交流的信息應與管理體系形成的信息保持一致。
5
相關文件和記錄 5.1 《合規義務控制程序》 5.2 《環境改進控制程序》 5.3 《相關方控制程序》 5.4 《不合格品控制程序》 5.5 《信息聯絡處理單》 5.6 《糾正和預防措施報告單》 5.7 《顧客投訴處理記錄表》
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