文件資料的控制與信息的管理 方案

　第 第1節(jié) 節(jié) 文件和資料的控制 文件和信息資料是指導生產(chǎn)和管理活動的依據(jù)，能確保質(zhì)量體系的正常有效運行。

　凡工程中引用的各類文件都必須由項目部專職資料員按照公司程序文件的要求進行編目登記，經(jīng)項目技術負責人批準，發(fā)放至各有關人員，確保各類文件的有效性。工程竣工后原件列入歸檔資料歸檔。

　1．文件和資料的控制：

　本工程中下列文件和資料為“受控”，在分發(fā)時必須加蓋“受控”印章。

　⑴質(zhì)量體系文件：

　a. 質(zhì)量保證手冊； b. 程序文件； c. 程序文件支持性（第三層次）文件。

　⑵工程技術文件：

　a. 經(jīng)審批的項目質(zhì)量計劃； b. 圖紙、設計變更； c. 工程合同； d. 施工組織設計、特殊工序施工方案、技術交底； e. 單位工程綜合評定資料； f. 建筑材料構配件質(zhì)量保證資料； g. 工程驗收記錄； h. 建筑工程分部、分項評定資料等。

　⑶行政文件：公司及各部門所下發(fā)的文件。

　⑷外來文件：

　a. 工程施工現(xiàn)行技術規(guī)范、規(guī)程及驗收標準； b. 國家有關的法令法規(guī)； c. 國家及地方的標準圖集等。

　2．現(xiàn)場資料的管理：

　現(xiàn)場由項目部一名專職資料員負責各項資料的收集、整理。

　⑴現(xiàn)場配一臺專職電腦對資料進行管理，所有已收集的資料全部存入電腦，并對工程的各項隱蔽工程、各個分部分項工程，隨時進行現(xiàn)場攝像拍照，作為竣工資料的組成部份。

　⑵根據(jù)城建檔案館及質(zhì)量監(jiān)督站的要求，隨時收集、整理齊各種資料（如原材料的質(zhì)保書、檢驗復試報告等）。

　⑶各分部分項工程驗收手續(xù)要齊全，不得有漏項、缺項、并且各責任人要簽字。

　⑷文件資料的收發(fā)有記錄，工程資料及質(zhì)量體系文件資料的填寫，歸檔要求編制及時，數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容真實，字跡清楚工整、齊全。

　⑸工程竣工驗收前，由項目部技術負責人匯同專職資料員將工程竣工技術資料匯編成冊，上報質(zhì)監(jiān)站進行預審，符合要求后，將竣工圖編制在內(nèi)，報送有關單位和部門。

　⑹工程竣工后一個月內(nèi)由項目部專職資料員將整個工程質(zhì)量體系運行記錄匯編成冊，上報公司企管辦。

　第 第2節(jié) 節(jié) 信息的管理 在工程施工中，為使工程能有不紊地順利進行，信息的傳遞相當重要，切不可忽視，因此根據(jù)以往的經(jīng)驗，在信息管理方面采取以下措施：

　1．進場后，項目部的所有管理人員均配有手提電話或?qū)χv機，并將聯(lián)系電話以書面形式告知甲方及設計、監(jiān)理方，同時索取對方的聯(lián)系電話以便及時聯(lián)系工作情況。

　2．工程的有關資料變更等，項目部派專人（項目技術負責人）與甲方、監(jiān)理、設計牽頭聯(lián)系，并負責將信息及時反饋至相關人員。

　3．與甲方、監(jiān)理及分包方（甲方指定分包）形成例會制度，相關工程技術人員準時全員參加及時發(fā)現(xiàn)和解決工程問題，溝通信息。

　4．項目部內(nèi)部形成生產(chǎn)例會制度，便于信息的傳遞。

　5．以 ISO9001 標準來規(guī)范我們的施工行為，使質(zhì)量體系正常有效運行。

　6．借助電腦和電視監(jiān)控設備加強信息管理。

　第 第3節(jié) 節(jié) 資料員的職責

　1．認真學習和貫徹執(zhí)行科技檔案制度，按照質(zhì)量體系文件中《文件和資料控制程序》以及行業(yè)規(guī)定結合地方現(xiàn)行工程技術資料要求，做好本職工作。

　2．根據(jù)文件和資料的性質(zhì)，負責本部門文件和資料的收集、編目、登記、整理、標識立卷、貯存、保管和歸檔工作。

　3．及時收集各種資料，并協(xié)助質(zhì)檢、施工等人員做好各種記錄，資料要求做到字跡清晰，真實及時，整潔齊全。

　4．協(xié)助企管辦搞好公司質(zhì)量體系文件的發(fā)放和登記工作，按文件和資料控制要求，做好本部門的文件更改和換版記錄，做好受控或作廢文件的登記管理工作。

　5．做好文件和資料的保存和保密工作。如需借閱或查閱文件和資料時，嚴格按《檔案管理制度》執(zhí)行。

　第 第4節(jié) 節(jié) 檔案管理制度 1．檔案室管理制度：

　⑴集中統(tǒng)一管理本公司文書技術、會計檔案，所有檔案不得存放在有關科室或個人身邊。

　⑵非檔案管理人員及無關人員，一律不得進入檔案室。

　⑶定期檢查檔案的貯存、保管情況，以保持檔案的完整，以防損壞、蟲蛀和霉變，保持檔案的整潔衛(wèi)生。

　⑷配備消防器材和溫濕度計等設施，室內(nèi)嚴禁煙火和放置易燃易爆物品，確保檔案室絕對安全。

　⑸認真執(zhí)行檔案的保密制度、利用制度，充分發(fā)揮檔案作用，同時防止發(fā)生泄密事故。

　2．檔案員崗位責任制：

　⑴認真學習，積極貫徹執(zhí)行《檔案法》。

　⑵學習、執(zhí)行黨和國家及上級機關的檔案工作規(guī)定，保管好各類檔案。

　⑶做到應歸檔的各種門類、各種不同載體的文件材料收集齊全，歸檔率達 100%。

　⑷負責檔案業(yè)務指導、檢查、驗收檔案的組卷質(zhì)量，把好入庫關。

　⑸建立檔案保密制度，檔案利用制度，并認真抓好落實。

　⑹熟悉檔案，了解需要，積極提供有關檔案，為各項工作服務。

　3．檔案使用制度：

　⑴檔案工作人員必須樹立積極為使用者服務的思想，做到熱情主動地做好服務工作。

　⑵查閱檔案人員要愛護檔案，不得在檔案上涂改亂畫、不得抽頁亂折、不得抽煙喝茶、不得泄密，確保檔案的完整和安全。

　⑶外單位借閱本單位檔案，憑介紹信經(jīng)領導批準后辦理借閱手續(xù)。

　⑷調(diào)閱檔案先登記，爾后在閱檔室閱看，不得帶出室外，閱后立即歸還。

　4．保密制度：

　⑴機要文件發(fā)送要履行簽收手續(xù)； ⑵機要文件要及時收文登記，按規(guī)定范圍組織傳閱，用后及時歸檔，放入櫥內(nèi)并加鎖，切實做好防火、防竊、防蟲、防失密工作。

　⑶機要文件和材料不得帶出瀏覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所，同時要加強口頭保密，不在家屬、親友面前和私人通信、通電中泄密。

　⑷按照文件保管期限和歸檔文件的規(guī)定，對多余重份或無保存價值文件、材料，應嚴格鑒定報請領導批準，屬保密級文件要編制清單，送檔案部門作統(tǒng)一銷毀，嚴禁出售于廢品收購站或作他用。

　⑸檔案室門窗要隨手關閉、加鎖、離開辦公室時辦公桌上的檔案文件、資料隨時收藏，發(fā)現(xiàn)短少，立即查找。

　⑹印章必須妥善保管，按規(guī)定掌握使用。

　5．立卷歸檔制度：

　⑴應歸檔的文件材料收集齊全，歸檔率達到 100%。

　⑵應歸檔文件材料的分類，整理和編目工作要正確，有利于保管和查找利用。

　6．文件銷毀制度：

　⑴對無保存價值和無存查必要的文件，每年清理銷毀一次。

　⑵銷毀的文件，必須經(jīng)過認真鑒定，實屬無保存價值和無存查必要的，經(jīng)主管領導批準后，再行銷毀。

　⑶對其中有保密性要求的文件，先登記、后銷毀。

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