會議制度

　第一條 目的

　1、 實(shí)現(xiàn)有效管理，促進(jìn)公司上下的溝通與合作，提高公司各部門執(zhí)行工作目標(biāo)的效率，追蹤各部門工作進(jìn)度;

　2、 協(xié)調(diào)各部門的工作方法、工作進(jìn)度、人員及設(shè)備的調(diào)配;

　3、 集思廣益，提出改進(jìn)性及開展性的工作方案。

　第二條 會議種類

　1、 員工晨會;

　2、 部門經(jīng)理周會/月會/年度(或半年度)會;

　3、 部門會議;

　4、 專題會議;

　5、 全體員工年會;

　第三條 會議程序

　(一)、員工晨會

　為確保員工按時(shí)到崗的一種有效方式，調(diào)動員工積極性，使其以飽滿、熱情的精神投入到工作中去，具體實(shí)施以各經(jīng)營部為單位。

　1)、會議主持:各經(jīng)營部經(jīng)理;

　2)、會議時(shí)間:每天的早 8:00;

　3)、會議地點(diǎn):經(jīng)營部門口(具體由各經(jīng)營部經(jīng)理自行安排);

　4)、會議參加人:各經(jīng)營部全體人員;

　5)、會議內(nèi)容:總結(jié)前一天工作進(jìn)度以及當(dāng)天的工作安排;宣布公司下達(dá)的有關(guān)通知、通告及決策等，促使上下信息的溝通。

　(二)、部門經(jīng)理周會/月會,年度(或半年度)會;

　為提高公司整體工作效率，使各部門信息充分共享，所實(shí)行的一種工作會議,具體由行政人事部負(fù)責(zé)召集。

　1)、會議主持與記錄:總經(jīng)理主持，行政人事部人員進(jìn)行會議記錄;

　2)、召開時(shí)間:每周一下午 17:00(無特殊情況不再每次通知);

　每月月初 3 日下午 15:30

　年中或年末，具體根據(jù)情況，由行政人事部安排召集。

　3)、召開地點(diǎn):博世站二樓會議室;

　4)、參加人員:各部門經(jīng)理。(由于出差等特殊原因不能參加會議的，應(yīng)提前向總經(jīng)理請假);

　5)、會議安排和內(nèi)容 :

　周會

　(1)、各部門經(jīng)理需以電子文檔的形式做出上一周的工作任務(wù)總結(jié)報(bào)告，并在會前 1 小時(shí)交由總公司行政人事部;

　(2)、由各部門經(jīng)理匯報(bào),上一周總經(jīng)理所部署給各部門的工作任務(wù)及其完成情況，如在任務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題和困難的，則進(jìn)行集體商議,尋找解決辦法;

　(3)、對自己部門工作中出現(xiàn)的問題、困難以及需要協(xié)助的事項(xiàng)，進(jìn)行及時(shí)的匯報(bào)，并進(jìn)行集體商議,協(xié)調(diào)工作;

　(4)、由總經(jīng)理部署下一周各部門的工作任務(wù)。

　月會

　(1)、各部門經(jīng)理需以電子文檔的形式做出上一周的工作任務(wù)總結(jié)報(bào)告，并在會前一天交由總公司行政人事部;

　(2)、各經(jīng)營部對自己的業(yè)績進(jìn)行總結(jié)匯報(bào)，并進(jìn)行相關(guān)的業(yè)績分析;

　(3)、對自己部門工作中出現(xiàn)的問題、困難以及需要協(xié)助的事項(xiàng)，進(jìn)行及時(shí)的匯報(bào)，并進(jìn)行集體商議,協(xié)調(diào)工作;

　(4)、探討公司目前的經(jīng)營情況，以及提出經(jīng)營活動的最佳方案，以達(dá)到整體經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

　年度(或半年度)

　(1)、各部門經(jīng)理需以電子文檔的形式做出上一周的工作任務(wù)總結(jié)報(bào)告，并在會前一天交由總公司行政人事部;

　(2)、各部門經(jīng)理匯報(bào)(半年度)年度的工作情況，如工作具體內(nèi)容、工作任務(wù)執(zhí)行情況及所取得的業(yè)績或成效等。

　(3)、研究公司發(fā)展規(guī)劃，工作計(jì)劃、總結(jié)，重大決策以及人事安排等事宜。

　近期主要工作，會議一般不作深入討論，重大問題專題研究。

　(三)、部門會議

　原則上各部門內(nèi)部應(yīng)每周/每月/每年召開一次部門工作例會(可以以碰頭的方式進(jìn)行),解決本部 門中所碰到的疑難問題，及安排下一周工作計(jì)劃。

　1)、會議主持人:各部門經(jīng)理

　2)、會議參加人:各部門主管或部門所有人員。(視事實(shí)需要，可邀請其他部門人員)。

　3)、會議地點(diǎn):時(shí)間由各部門經(jīng)理自行安排。

　4)、會議安排和內(nèi)容:

　(1)、傳達(dá)上級會議精神;

　(2)、協(xié)調(diào)部門內(nèi)部的工作開展，對工作中出現(xiàn)的問題及困難,進(jìn)行集體的討論和解決; (3)、總結(jié)上一階段的工作并制定下一階段工作計(jì)劃。

　(四)、專題會議

　公司根據(jù)工作需要，就某些針對性的情況或事項(xiàng)，臨時(shí)進(jìn)行召開的會議，由總經(jīng)理主持召開的專題會議、會議參加人員、時(shí)間、地點(diǎn)由會議主持人指定.

　(五)、全體員工年會

　1)、會議主持與記錄:總經(jīng)理主持，行政人事部人員進(jìn)行會議記錄;

　2)、會議時(shí)間:每年的年末(具體時(shí)間待定);

　3)、召開地點(diǎn):博世站二樓會議室;

　4)、參加人員:公司全體成員;

　5)、會議安排內(nèi)容:

　(1)、公司總經(jīng)理總結(jié)過去一年的工作(即所取得的成績和所發(fā)生的重大事項(xiàng));

　(2)、說明來年公司的工作計(jì)劃、發(fā)展規(guī)劃及經(jīng)營指標(biāo)的落實(shí)。

　會議為報(bào)告形式，會上不做具體深入討論。

　第四條 會議管理辦法

　1)、公司行政人事部統(tǒng)一管理會議制度，所有會議均須在行政部登記備案;

　2)、除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行政人事部整理、存檔，會議資料須包含:會議時(shí)間(起止時(shí)間格式為年/月/日/時(shí)/分)、議題、主持人、記錄員、與會人員、缺席人員、詳細(xì)會議內(nèi)容(發(fā)言記錄)、商議結(jié)果等;

　3)、所有應(yīng)與會人員均不得缺席、遲到、早退，會議記錄人員登記到會情況; 4)、會議前相關(guān)人員應(yīng)做好各自等，不能毫無準(zhǔn)備地召開例會;

　5)、所有參加會議的人員，應(yīng)將手機(jī)設(shè)置在無聲或振動狀態(tài)下。

　第五條、附則

　1)、本制度由公司行政人事部負(fù)責(zé)解釋。

　2)、本制度自公布之日起執(zhí)行。

　行政人事部

　2008-X-X

　篇二

　會議管理制度

　第一章

　總則

　第一條

　目的

　為使公司的會議管理規(guī)范化和有序化，提高會議的質(zhì)量和效率，降低會議成本，切實(shí)跟蹤落實(shí)會議提出的各項(xiàng)工作任務(wù)與工作要求的完成情況，從而保證會議的有效性，特制定本制度。

　第二條

　適用范圍

　制度適用于公司（各分公司、業(yè)務(wù)部門、辦事處）各項(xiàng)會議管理。

　第三條

　會議形式

　 一、公司的會議形式包括：定期的常規(guī)性會議和臨時(shí)性會議。其中，定期的常規(guī)性會議主要包括以下 5 種形式：

?。ㄒ唬┕局苣陸c典表彰大會； （二）公司高管工作例會； （三）公司年終工作述職工作總結(jié)會議； （四）公司年中工作述職工作總結(jié)會議； （五）各分公司、業(yè)務(wù)部門、辦事處周例會/月度會議。

　二、臨時(shí)性會議的主持部門以事件主導(dǎo)部門為主召開，具體會議參加人、會議時(shí)間及會議內(nèi)容應(yīng)提前一個(gè)工作日以通知形式告知相關(guān)參會人員。

　第二章

　會議流程

　第四條

　會議安排的原則

　一、堅(jiān)持局部服從整體的原則，會議優(yōu)先于部門會議，緊急會議優(yōu)先于一般會議。

　二、各類會議優(yōu)先順序?yàn)椋豪龝?、臨時(shí)性行政/業(yè)務(wù)會議、部門內(nèi)部會議。

　三、因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。

　第五條

　會議通知

　 一、常規(guī)性會議除時(shí)間臨時(shí)調(diào)整外，不再另行通知，由主持部門直接通知參會人。

　二、臨時(shí)性會議按“誰提擬，誰通知”的原則進(jìn)行會議通知。

　三、會議通知期：須于開會前一個(gè)工作日內(nèi)通知參會人及會務(wù)服務(wù)提供部門。

　四、會議通知的渠道：

?。ㄒ唬┕緝?nèi)部 QQ 群、微信群、企業(yè)郵箱：適用于常規(guī)性會議通知（含常規(guī)性會議臨時(shí)調(diào)整時(shí)間的）、臨時(shí)性會議通知； （二）公告欄：適用于臨時(shí)性會議通知； （三）電話通知：適用于臨時(shí)性會議公告后，由主持部門電話通知參會人； （四）OA 系統(tǒng)中行政辦公之“公告通知”模塊發(fā)布：適用所有會議類型，用于會議通知存檔，備查。

　 五、會議通知的內(nèi)容：

?。ㄒ唬h時(shí)間；

　（二）會議地點(diǎn)； （三）會議主持部門；

?。ㄋ模﹨藛T；

　 （五）會議主題；

　 （六）會議須準(zhǔn)備的資料明細(xì)； （七）參會注意事項(xiàng)；

?。ò耍┢渌?。

　 第六條

　會議準(zhǔn)備

　一、會議主持部門的助理或部門指定執(zhí)行人應(yīng)提前做好會議準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會場，布置會場，備好座位、會議器材等會議所需的各種設(shè)施、用品等。

　二、對于需要給參會人員發(fā)放會議資料的，會議主持部門應(yīng)根據(jù)參會人數(shù)提前印制會議資料。

　三、會議主持部門應(yīng)提前打印《會議簽到表》，并由會議記錄員監(jiān)督參會人員簽到情況，會議簽到表須在會議結(jié)束后由會議主持人簽字確認(rèn)。

　四、為了合理分配會議室資源，有效貫徹會議室安排原則的規(guī)定，會議主持部門須提前至少一個(gè)工作日在 OA 系統(tǒng)中“綜合辦公”欄目中填寫《會議申請》流程表單；

　因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限，但會議組織部門或個(gè)人必須提前電話與公司行政前臺備案。

　第七條

　會議組織

　 一、會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。

　二、會議主持人必須遵守以下規(guī)定：

?。ㄒ唬┲鞒秩藨?yīng)不遲于會前 15 分鐘到達(dá)會場，檢查會務(wù)落實(shí)情況，做好會前準(zhǔn)備。

　（二）主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等進(jìn)行必要的說明，并說明各項(xiàng)議程大概的會議時(shí)間限制，以提高會議的效率。

　 （三）會議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行中的實(shí)際情況，對議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會議效率。

?。ㄋ模τ谟懻摗Q策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議做出結(jié)論。對須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時(shí)提交參會人表明意見；對未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。

　（五）主持人應(yīng)將會議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人（部門）、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間等會后跟進(jìn)安排向參會人明確，并落實(shí)具體的會議跟蹤負(fù)責(zé)人。

　三、參會人必須遵守以下規(guī)定：

?。ㄒ唬?yīng)于會前 10 分鐘到達(dá)會場，并在《會議簽到表》上簽到。

　（二）會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。

　（三）遵循會議主持人對議程控制的要求。

?。ㄋ模τ诠ぷ鞑渴鹦再|(zhì)的會議，原則上不在會上進(jìn)行討論性發(fā)言。

　（五）遵守會議紀(jì)律，與會期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至本部門另一名未參會人員處，原則上會議期間不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場。

?。┰瓌t上參會人員不得請假；如確需請假的，須向會議主持部門負(fù)責(zé)人及分管副總、必要情況下還要向總經(jīng)理說明情況并征得同意后，方可請假。

?。ㄆ撸o故未按時(shí)參加會議的，將給予當(dāng)事人 100 元/次的處罰，并備案。

?。ò耍﹨藛T應(yīng)做好本人的會議記錄。

　四、會議主持人為會議考勤的核準(zhǔn)人，考勤記錄由會議記錄員負(fù)責(zé)。

　第八條

　會議記錄

　一、各類會議均應(yīng)以專用記錄本進(jìn)行會議記錄。

　二、會議進(jìn)行期間，重要會議須用錄音筆進(jìn)行錄音，并于會議結(jié)束后兩個(gè)工作日內(nèi)由會議記錄員將會議錄音提交至公司存檔。

　三、各類會議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。會議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定：

?。ㄒ唬└鞑块T應(yīng)常設(shè)一名會議記錄員（一般為本部門的助理或行政文員），會議記錄員名單須報(bào)行政部備案；如需調(diào)整會議記錄員的，調(diào)整部門須及時(shí)通知行政部。

?。ǘ┕靖鶕?jù)名單配發(fā)會議記錄本。會議記錄本用完后由記錄員憑舊本至行政部換領(lǐng)新本，舊本同時(shí)本部門存檔。會議記錄本的領(lǐng)取登記按低值易耗品的領(lǐng)取程序辦理。

　（三）會議記錄員負(fù)責(zé)本部門會議及本部門負(fù)責(zé)組織的會議的記錄工作。

?。ㄋ模h記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，會議主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時(shí)指定會議記錄員。

?。ㄎ澹┕竟芾韺又鞒值睦龝⑴R時(shí)行政會議原則上由總經(jīng)理助理/秘書負(fù)責(zé)會議記錄工作，公司管理層另有指定的，從公司管理層指定。

　 （六）會議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定：

　1、以會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，并于會議結(jié)束后半個(gè)工作日內(nèi)整理好會議紀(jì)要，由會議主持人審批通過后下發(fā)至參會人員。

　2、會議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。會議主持人須在每次會議記錄上簽字確認(rèn)。

　3、對會議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣。

　4、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作。

　三、會議記錄的備檔按以下規(guī)定：

?。ㄒ唬┍静块T負(fù)責(zé)組織的各類會議的會議記錄，由本部門常設(shè)會議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管，但用完后的記錄本應(yīng)作為機(jī)要檔案及時(shí)轉(zhuǎn)公司統(tǒng)一歸檔備查。

?。ǘ┍静块T會議記錄由本部門常設(shè)會議記錄員統(tǒng)一歸檔備查，部門內(nèi)其他人員需查閱會議記錄的，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后，放可進(jìn)行查閱，并在查閱內(nèi)容所在頁的頁眉處簽字。

?。ㄈ┎块T其他人員查閱會議記錄時(shí)，會議記錄員須在場；除經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管副總同意外，會議記錄本不得外借給其他部門或部門內(nèi)其他人員。對于會議記錄的外借情況，記錄員應(yīng)如實(shí)在會議記錄中寫明外借時(shí)間、外借原因及外借人，并由外借人簽字確認(rèn)。

?。ㄋ模h記錄為的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。

　第九條

　會議紀(jì)要

　 一、下列情況，會議記錄員須將會議記錄整理為會議紀(jì)要：

　（一）除部分部門“站會”外，的常規(guī)性會議； （二）各類臨時(shí)行政/業(yè)務(wù)類會議； （三）各類緊急性會議； （四）與經(jīng)營管理相關(guān)的會議； （五）須會后對會議內(nèi)容貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會議； （六）其他會議主持人要求整理會議紀(jì)要的會議。

　 二、所有會議均需做會議紀(jì)要，以方便相關(guān)信息的查詢和后續(xù)工作的追蹤、落實(shí)；會議紀(jì)要需如實(shí)記錄，對內(nèi)容進(jìn)行概括、總結(jié)，分類別或分項(xiàng)目記錄。

　 三、會議紀(jì)要中包含（但不僅限于）如下內(nèi)容：

　四、會議紀(jì)要整理和發(fā)送應(yīng)在 1 個(gè)工作日內(nèi)完成，下發(fā)或傳閱范圍由會議主持人確定，通過 OA 協(xié)同發(fā)送給所有會議相關(guān)人員，及對接人事專員。

　五、會議須有落地執(zhí)行計(jì)劃輸出，具體如下：

　（一）宣貫類會議：宣貫后的改進(jìn)落實(shí)計(jì)劃 （二）專題類會議：針對問題如何解決列出相關(guān)人員的工作安排和計(jì)劃 （三）工作匯報(bào)類會議：針對部門問題或個(gè)人工作問題的進(jìn)展安排、改善提升列出相應(yīng)的計(jì)劃安排

　 六、會議紀(jì)要輸出的工作計(jì)劃須進(jìn)行跟進(jìn)落實(shí)情況，跟蹤記錄匯總實(shí)行一會一表制。

　第三章

　 會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

　第十條

　落實(shí)計(jì)劃跟蹤

　各部門對接人事專員對會議紀(jì)要輸出的落地計(jì)劃，按照計(jì)劃時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行跟進(jìn)，并于每月底輸出該部門的會議落地執(zhí)行情況的進(jìn)展匯報(bào)，并將結(jié)果上交到分管副總處。

　第十一條

　落地結(jié)果考核

　會議的落地計(jì)劃的執(zhí)行進(jìn)展情況會進(jìn)行相應(yīng)考核，以每月為一個(gè)考核節(jié)點(diǎn)。

　 （一）按時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成工作安排和進(jìn)展，相關(guān)人員績效成績加 5 分；

　 （二）工作事項(xiàng)均能按期完成，部門年度考核中予以特殊情況加分；

　 （三）一項(xiàng)工作延期完成，相關(guān)人員績效成績扣 5 分；

　 （四）工作在延期一個(gè)月后仍未完成，部門負(fù)責(zé)人績效成績扣 10分；

　（五）部門會議紀(jì)要工作超過 3 項(xiàng)在延期一個(gè)月后仍未完成，部門年度考核中取消評優(yōu)資格。

　第十二條

　獎懲辦法

?。ㄒ唬土P方面

　 1、會議未整理會議紀(jì)要一次，會議發(fā)起組織人予以警告；

　未整理會議紀(jì)要兩次及以上，處以發(fā)起人所屬部門負(fù)責(zé)人予以警告；

　 2、會議發(fā)起人超過一個(gè)工作日內(nèi)將會議紀(jì)要發(fā)放給相關(guān)人員，予以警告處分；

　 3、會議紀(jì)要工作計(jì)劃安排人員一次未按照會議結(jié)果執(zhí)行落地，處以相關(guān)人員警告處分；

　 兩次及以上未執(zhí)行，則相關(guān)人員及部門負(fù)責(zé)人處以通報(bào)批評及罰款的處分。

　 （二）獎勵方面

　 1、會議紀(jì)要每月按時(shí)整理、發(fā)放，對會議發(fā)起人及其負(fù)責(zé)人進(jìn)行通報(bào)表揚(yáng)；

　 2、會議落地執(zhí)行連續(xù)三次均能按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成，對于參與工作計(jì)劃落實(shí)的相關(guān)人員予以通報(bào)表揚(yáng)以及所屬部門獎勵獎金 500 元。

　（三）人力資源部每月對會議紀(jì)要以上的獎懲情況予以 OA 公告的形式予以公示。

　 第十一條

　會議紀(jì)要的匯總統(tǒng)計(jì)

　一、工作任務(wù)完成情況的統(tǒng)計(jì)：如工作完成時(shí)長、工作完成結(jié)果程度、是否有后續(xù)待完成的工作內(nèi)容等，爭取以柱狀圖、餅圖等形式體現(xiàn)。

　二、工作時(shí)間的統(tǒng)計(jì)：根據(jù)各崗位不同的工作內(nèi)容，計(jì)算各工作內(nèi)容的完成工作日。

　 三、工作任務(wù)計(jì)劃合理性的統(tǒng)計(jì)：將計(jì)劃內(nèi)工作與計(jì)劃外工作進(jìn)行橫向比對分析。確認(rèn)各崗位計(jì)劃內(nèi)與計(jì)劃外工作的比例，從而確定各崗位的靈活機(jī)動性。

　四、每周工作量的統(tǒng)計(jì)：根據(jù)工作量完成天數(shù)確定每周工作量的完成情況，以工作完成天數(shù)的多少為標(biāo)準(zhǔn)來確定每周工作量大小排名，并根據(jù)各周工作量大小的綜合排名，確定每月實(shí)際的工作重點(diǎn)與計(jì)劃的重點(diǎn)是否一致等情況。

　五、每月工作重點(diǎn)的統(tǒng)計(jì)：根據(jù)每周工作量完成的多少來確定每月的工作完成重點(diǎn)，并根據(jù)此統(tǒng)計(jì)確認(rèn)比較每月工作重點(diǎn)與工作量之間是否存在必然聯(lián)系。

　第十二條

　會議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的審核程序

　一、由會議主持人填寫《部門會議紀(jì)要工作任務(wù)跟蹤落實(shí)情況》并報(bào)部門主管、分管副總或總經(jīng)理審核。

　 二、于下次會議前一個(gè)工作日內(nèi)就會議紀(jì)要工作任務(wù)跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)。

　三、對于未落實(shí)的會議工作內(nèi)容在與執(zhí)行人溝通后，要明確未完成的原因分析，該原因分析和為跟蹤落實(shí)情況表提交部門主管、分管副總或總經(jīng)理審批。

　四、如會議主持人未如期完成落實(shí)跟蹤的，第一次將口頭批評，并了解未完成的原因，根據(jù)會議主持人提出的問題進(jìn)行針對性培訓(xùn)；對于第二次未如期完成落實(shí)跟蹤的，將其不允許擔(dān)當(dāng)會議主此人工作；對于超過三次（含）未如期完成落實(shí)跟蹤的，將保留與會議主此人解除勞動合同的權(quán)利。

　第四章

　會議室管理規(guī)定

　第十三條

　會議室由行政部部統(tǒng)一管理，目前的會議室主要為：

　公司行政樓：201 會議室、202 會議室、會議室 301、會議室 302、會議室 303、行政二樓貴賓接待室、行政四樓綜合會議室。

　研

　發(fā) 樓：101 會議室、201 會議室、202 會議室、301 會議室、研發(fā)中心綜合培訓(xùn)室。

　第十四條

　會議室使用時(shí)間

　原則上只要使用部門在 OA 系統(tǒng)填寫《會議室申請》流程。行政前臺審批后，均可在約定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行使用，如有變動，可在第一時(shí)間向行政部備案調(diào)整。

　第十五條

　會議室申請與登記：

?。ㄒ唬┏R時(shí)短暫性會議/面談不用申請與登記外，其他會議都須填寫 OA 系統(tǒng)會議室申請流程流程，并注明是否需要使用會議設(shè)備、是否需要連接電話會議、視頻會議。

　? 會議設(shè)備：投影儀、八爪魚擴(kuò)音器，視頻設(shè)備； ? 電話會議：一般在沒有網(wǎng)絡(luò)或則網(wǎng)絡(luò)連接狀態(tài)不好的時(shí)候，建議開電話會議，并要嚴(yán)格控制電話會議時(shí)間； ? 視頻會議：會議雙方都有網(wǎng)絡(luò)的情況下，建議開視頻會議； （二）會議主持部門須提前一個(gè)工作日在 OA 系統(tǒng)中填寫《會議室管理》申請流程。

　 （三）行政前臺須根據(jù)會議室安排原則，在申請人填寫《會議室管理申請表》時(shí)幫助申請人合理安排會議室；如申請人對會議室安排有異議且行政前臺無法解決的，提交行政部主管協(xié)調(diào)解決。

?。ㄋ模τ谖刺崆皩h室進(jìn)行申請的，行政部將無法為其安排臨時(shí)會議地點(diǎn)。由此造成的后果，由會議主持部門自行承擔(dān)。

?。ㄎ澹τ谂R時(shí)召開的緊急會議需要使用會議室的，會議主持部門必須提前與行政前臺進(jìn)行溝通確認(rèn)，待確認(rèn)會議室沒有被預(yù)約后方可按“特情特辦”的原則由行政部統(tǒng)一安排，但申請部門不得對會議室的地點(diǎn)提出異議。

　第十六條

　布置會場及會議期間參會人員須愛護(hù)會議室內(nèi)財(cái)物，如有損毀將由當(dāng)事人照價(jià)賠償；對于無法確定當(dāng)事人的，將由參會全體人員照價(jià)均攤賠償。

　第十七條

　參會人員須提前 15 分鐘進(jìn)入會場進(jìn)行簽到并等候，工作時(shí)間禁止參會人員在辦公及休閑區(qū)域內(nèi)等候，以免影響正常辦公秩序。

　第十八條

　 會議室使用部門，須維持會議室的整潔，使用完畢后須將移動的桌椅及時(shí)放回原位，以方便其他部門使用。

　第十九條

　 會議室使用部門及參會人員須確認(rèn)座位周邊及會議室內(nèi)的電源及電器設(shè)備是否關(guān)閉，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障的應(yīng)及時(shí)報(bào)行政部備案，以便及時(shí)修理，保證其他會議的順利進(jìn)行。

　第二十條

　會議室內(nèi)物品未經(jīng)行政部批準(zhǔn)，不得私自轉(zhuǎn)借他人或挪借他用，嚴(yán)禁在會議室打牌、嬉戲打鬧、聚會等。

　 第五章

　附則

　第二十一條

　本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。本制度內(nèi)容的最終解釋權(quán)歸行政部所有，本制度中涉及的 OA 系統(tǒng)操作流程的解釋權(quán)歸 IT 管理員所有。

　第二十二條

　本制度發(fā)布之日起，原相關(guān)會議室管理規(guī)定同時(shí)作廢。

　附：

　會議紀(jì)要模板 X XXXXXXX 會議紀(jì)要

　會議時(shí)間：

　會議地點(diǎn)：

　會議主題：

　與會人員：

　主持人：

　缺席人員：

　記錄人：

　 會議主要內(nèi)容

　會議計(jì)劃安排

　工作內(nèi)容

　責(zé)任人

　時(shí)間節(jié)點(diǎn)

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