精選 管理方案

　文件編號(hào)：0 2020 年 年 6 6月

　行政部管理規(guī)章制度

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　 行政部規(guī)范化管理工具箱

　 目

　錄 第一章

　行政部組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán) .................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第一節(jié)

　行政部職能與組織結(jié)構(gòu) ............................................................ 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　一、行政部職能 ............................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　二、行政部組織結(jié)構(gòu) ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第二節(jié)

　行政部責(zé)權(quán) ............................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　一、行政部職責(zé) ............................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　二、行政部權(quán)力 ............................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第三節(jié)

　行政部管理崗位職責(zé) ................................................................ 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　一、行政總監(jiān)崗位職責(zé) ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　二、行政部經(jīng)理崗位職責(zé) ............................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第二章

　前臺(tái)接待管理 ................................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第一節(jié)

　前臺(tái)接待崗位職責(zé) .................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　一、接待主管崗位職責(zé) ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　二、接待專員崗位職責(zé) ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第二節(jié)

　前臺(tái)接待管理制度 .................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　一、前臺(tái)接待禮儀規(guī)范 ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　二、來訪人員接待管理制度 ........................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　三、前臺(tái)電話接聽管理制度 ........................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第三節(jié)

　前臺(tái)接待管理表格 .................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　一、客人來訪登記表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　二、函件收發(fā)登記表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　三、前臺(tái)接待日志表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第三章

　辦公事務(wù)管理 ................................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第一節(jié)

　辦公事務(wù)崗位職責(zé) .................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　一、辦公事務(wù)主管崗位職責(zé) ........................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　二、辦公事務(wù)專員崗位職責(zé) ........................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　三、行政辦公秘書崗位職責(zé) ........................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第二節(jié)

　辦公事務(wù)管理制度 .................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　一、辦公設(shè)備管理制度 ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　二、辦公用品管理制度 ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　三、辦公文書管理制度 ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　七、圖書資料管理制度 ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第三節(jié)

　辦公事務(wù)管理表格 .................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　一、辦公設(shè)備登記表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　二、辦公用品領(lǐng)用表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　三、辦公文書會(huì)簽單 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　四、檔案借閱審批表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　五、信件領(lǐng)取登記表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　六、印章使用登記表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　七、圖書資料借閱表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第四章

　行政人事管理 ................................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第一節(jié)

　行政人事崗位職責(zé) .................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　一、行政人事主管崗位職責(zé) ........................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　二、行政人事專員崗位職責(zé) ........................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第二節(jié) 行政人事管理制度 ............................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　一、員工考勤管理制度 ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　二、員工出差管理制度 ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　三、公司會(huì)議管理制度 ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　四、公司提案管理制度 ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　五、日常紀(jì)律管理制度 ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第三節(jié)

　行政人事管理表格 .................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　一、員工考勤登記表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　二、年度考勤匯總表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　三、員工請(qǐng)假申請(qǐng)單 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　四、員工加班申請(qǐng)表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　五、員工出差申請(qǐng)表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　六、差旅費(fèi)報(bào)銷清單 ....................................................................... 錯(cuò)誤!未 未 定義書簽。

　七、公司會(huì)議記錄表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　八、提案管理記錄表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　九、員工提案評(píng)定表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　十、員工獎(jiǎng)懲記錄表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　十一、員工違紀(jì)處理表 ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第五章

　安全管理 ........................................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第一節(jié)

　安全管理崗位職責(zé) .................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　一、安全主管崗位職責(zé) ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　二、安全專員崗位職責(zé) ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第二節(jié)

　安全管理制度 ........................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　一、公司值班管理制度 ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　二、員工出入管理制度 ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　三、車物出入管理制度 ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　四、安全保衛(wèi)管理制度 ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　五、消防安全管理制度 ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　六、公司保密管理制度 ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第三節(jié)

　安全管理表格 ........................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　一、值班登記日志表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　二、保安執(zhí)勤日志表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　三、外出員工登記表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　四、來賓出入登記表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　五、安全狀況檢查表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　六、防火設(shè)施檢查表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　七、突發(fā)事故報(bào)告表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　八、事故統(tǒng)計(jì)匯總表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第六章

　車輛管理 ........................................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第一節(jié)

　車輛管理崗位職責(zé) .................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　一、車輛主管崗位職責(zé) ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　。

　二、司機(jī)崗位職責(zé) ........................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第二節(jié)

　車輛管理制度 ........................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　一、公司車輛管理制度 ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　二、車輛安全管理制度 ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　三、公司司機(jī)管理制度 ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第三節(jié)

　車輛管理表格 ........................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　一、車輛登記表 ............................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　二、車輛檢查表 ............................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　三、車輛請(qǐng)修表 ............................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　四、保養(yǎng)記錄表 ............................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　五、車輛加油表 ............................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　六、用車申請(qǐng)表 ............................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　七、派車記錄單 ............................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　八、車輛事故單 ............................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　九、用車記錄表 ............................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　十、車輛費(fèi)用表 ............................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第七章

　總務(wù)后勤管理 ................................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第一節(jié)

　總務(wù)后勤崗位職責(zé) .................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　一、總務(wù)后勤主管崗位職責(zé) ........................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　二、宿舍管理專員崗位職責(zé) ........................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　三、食堂管理專員崗位職責(zé) ........................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　四、保潔專員崗位職責(zé) ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　五、綠化專員崗位職責(zé) ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第二節(jié)

　總務(wù)后勤管理制度 .................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　一、員工食堂管理制度 ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　二、員工宿舍管理制度 ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　三、清潔衛(wèi)生管理制度 ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　四、環(huán)境綠化管理制度 ................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第三節(jié)

　總務(wù)后勤管理表格 .................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　一、食堂衛(wèi)生檢查表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　二、住宿人員管理表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　三、清潔衛(wèi)生管理表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第八章

　公關(guān)事務(wù)管理 ................................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第一節(jié)

　公關(guān)事務(wù)管理崗位職責(zé) ............................................................ 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　一、公關(guān)事務(wù)主管崗位職責(zé) ........................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　二、公關(guān)事務(wù)專員崗位職責(zé) ........................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第二節(jié)

　公關(guān)事務(wù)管理制度 .................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　一、公關(guān)管理辦法 ........................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　二、參觀管理規(guī)定 ........................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　三、公務(wù)接待制度 ........................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　四、對(duì)外宣傳制度 ........................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第三節(jié)

　公關(guān)事務(wù)管理表格 .................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　一、商務(wù)接待安排表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　二、公司參觀申請(qǐng)表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　三、公關(guān)接待審批表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　四、公關(guān)活動(dòng)策劃表 ....................................................................... 錯(cuò)誤! 未定義書簽。

　第一章

　行政部組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán) 第一節(jié)

　行政部職能與組織結(jié)構(gòu) 一、行政部職能 行政部是公司的綜合辦事部門。其核心職能主要包括以下四個(gè)方面。

　1．參謀職能。行政部不僅應(yīng)在日常事務(wù)方面做好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的“參謀”和“助手”，更應(yīng)在經(jīng)營理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化及用人政策等重大問題上有自己的見解，從而真正成為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不可或缺的“高參”與“臂膀”。

　2．溝通職能。行政部應(yīng)清晰傳達(dá)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指令，溝通、協(xié)調(diào)各部門之間的工作，保證高效地完成任務(wù)。

　3．管理職能。行政部擔(dān)負(fù)著文件歸檔、辦公自動(dòng)化、人員接待、車輛調(diào)度、總務(wù)后勤（衛(wèi)生、食堂、員工宿舍）、安全保衛(wèi)等工作。

　4．服務(wù)職能。行政部應(yīng)積極為各職能部門提供后勤保障。

　二、行政部組織結(jié)構(gòu) 由于公司所屬行業(yè)和規(guī)模的不同，公司的組織結(jié)構(gòu)也不盡相同。圖 1-1是依據(jù)行政部的職能分類而設(shè)計(jì)的組織結(jié)構(gòu)。

　圖 圖 1-1

　行政部組織結(jié)構(gòu)示 例

　第二節(jié)

　行政部責(zé)權(quán) 一、行政部職責(zé) 行政部負(fù)責(zé)管理公司的日常行政事務(wù)，做好上傳下達(dá)、溝通聯(lián)系和綜合協(xié)調(diào)工作，確保公司各項(xiàng)工作正常運(yùn)行。其具體職責(zé)如圖 1-2 所示。

　 圖 圖 1-2

　行政部職責(zé)

　 二、行政部權(quán)力 為了保證公司各項(xiàng)規(guī)章制度的良好運(yùn)行及行政管理工作的高效展開，行政部擁有 6項(xiàng)工作權(quán)限力，如圖 1-3 所示。

　圖 圖 1-3

　行政部權(quán)力 第三節(jié)

　行政部管理崗位職責(zé) 一、 行政總監(jiān)崗位職責(zé) 行政總監(jiān)負(fù)責(zé)對(duì)公司行政人事日常工作進(jìn)行監(jiān)督、管理。其具體職責(zé)如圖 1-4 所示。

　 圖 圖 1-4

　行政總監(jiān)崗位職責(zé)

　二、行政部經(jīng)理崗位職責(zé) 行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)全面規(guī)劃、指導(dǎo)，協(xié)調(diào)公司內(nèi)相關(guān)行政支持服務(wù)。其主要職責(zé)如圖 1-5所示。

　圖 圖 1-5

　行政部經(jīng)理崗位職責(zé)

　 第二章

　前臺(tái)接待管理 第一節(jié)

　前臺(tái)接待崗位職責(zé) 一、接待主管崗位職責(zé) 接待主管在行政部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，全面監(jiān)督前臺(tái)接待、文件處理等各項(xiàng)工作，及時(shí)解決前臺(tái)工作中出現(xiàn)的問題，保證公司上下信息暢通，提高公司的運(yùn)行效率，確保實(shí)現(xiàn)公司的整體目標(biāo)。其具體崗位職責(zé)如圖 2-1 所示。

　圖 圖 2-1

　接待主管崗位職責(zé) 二、接待專員崗位職責(zé) 接待專員在接待主管的領(lǐng)導(dǎo)下，全面做好前臺(tái)的日常接待、電話函件的接轉(zhuǎn)、員工考勤的監(jiān)督及匯總、報(bào)刊雜志的收發(fā)等具體工作。其具體崗位職責(zé)如圖 2-2所示。

　 圖 圖 2-2

　接待專員崗位職責(zé) 第二節(jié)

　前臺(tái)接待管理制度 一、

　前臺(tái)接待禮儀規(guī)范 以下是某公司的前臺(tái)接待禮儀規(guī)范，供讀者參考。

　制度

　名稱

　前臺(tái)接待禮儀規(guī)范

　編 編

　號(hào)

　 執(zhí)行部門

　 第 第 1 章

　總則

　第 1 條

　目的 為規(guī)范前臺(tái)接待人員的職業(yè)形象，充分發(fā)揮前臺(tái)接待工作的窗口作用，維護(hù)良好的公司形象，特制定

　本規(guī)范。

　第 2 條

　適用范圍 公司前臺(tái)接待人員均應(yīng)遵守本規(guī)范。

　第 第 2 章

　前臺(tái)接待儀態(tài)規(guī)范

　第 3 條

　前臺(tái)接待儀表要求 前臺(tái)接待人員應(yīng)注重儀表，工作期間一律著職業(yè)裝，具體要求如下表所示。

　前臺(tái)接待人員儀表要求表 總體要求 1．適合性：服裝、修飾要與容貌、體型、年齡、個(gè)人氣質(zhì)相符合 2．整體性：各部位的修飾要與整體協(xié)調(diào)一致 3．適度性：在修飾程度、飾品數(shù)量、修飾技巧上，要自然適度，注意分寸 男士 著裝 要求 1．西裝：款式簡潔，單色為宜，西褲的長度應(yīng)正好觸及鞋面，并注意與其他配件搭配 2．領(lǐng)帶：顏色必須與西裝和襯衫協(xié)調(diào)，干凈，平整不起皺；長度合適，領(lǐng)帶尖應(yīng)恰好觸及皮帶扣，領(lǐng)帶寬度應(yīng)該與西裝翻領(lǐng)寬度協(xié)調(diào) 3．襯衫：領(lǐng)型、質(zhì)地、款式都要與外套和領(lǐng)帶協(xié)調(diào)，注意領(lǐng)口和袖口要干凈 4．鞋：最好穿黑色或深棕色的皮鞋，并注意保持鞋的光亮、清潔 5．襪子：寧長勿短，以坐下后不露出小腿為宜；襪子顏色要和西裝顏色協(xié)調(diào) 女士 著裝 要求 1．保持衣服平整，職業(yè)裝質(zhì)地要好，但不要過于華麗 2．襪子的顏色，以透明近似膚色或與服裝搭配得當(dāng)為宜 3．配戴飾品要適量，應(yīng)盡量選擇同一色系，注意與整體的服飾搭配協(xié)調(diào) 第 4 條

　前臺(tái)接待儀容要求 前臺(tái)接待人員的儀容應(yīng)整潔，并能夠通過恰到好處的修飾突出個(gè)人修養(yǎng)及自信心，具體要求如下表所示。

　前臺(tái)接待人員儀容要求表

　總體要求 大方整潔，凸顯職業(yè)性 細(xì)節(jié)要求 1．勤洗頭發(fā)，并梳理整齊 2．勤剪指甲，不要過長，不留污垢 3．香水味不宜過于濃烈 4．不要戴墨鏡或變色鏡 第 5 條

　前臺(tái)接待儀態(tài)要求

　前臺(tái)接待人員應(yīng)舉止文明、殷勤有禮、尊重他人，并善于控制自己的情緒，塑造完美儀態(tài)，具體要求主要有以下幾點(diǎn)。

　1．站姿要求 男士站姿應(yīng)體現(xiàn)出陽剛之美，頭正、頸直、收下頜、挺胸、收腹，收臀，雙腳大約與肩膀同寬，重心自然落于腳中間，肩膀放松，兩眼平視前方，表情自然，面帶微笑；女士站姿則主要體現(xiàn)出柔和與輕盈，丁字步站立。

　2．坐姿要求 （1）肩部放松，雙手自然下垂，交握于膝上，五指并攏，或一只手放在沙發(fā)或椅子扶手上，另一只手放在膝蓋上。

　（2）雙腿、雙膝并攏，腳自然著地，一般不要翹腿，兩腳踝內(nèi)側(cè)互相并攏，兩足尖距離 10 厘米左右。

　（3）坐下后上半身應(yīng)與桌子保持一拳左右的距離，坐在椅子的 2/3 處，不要只坐一個(gè)邊或深陷椅中。

　（4）坐姿應(yīng)盡量保持端正，身體不要前傾或后仰，雙肩齊平。

　（5）移動(dòng)位置時(shí)，應(yīng)先把椅子搬到相應(yīng)位置，然后再坐下。身體不能在座位上來回晃動(dòng)。

　（6）與人交談時(shí)，雙眼應(yīng)平視對(duì)方，但時(shí)間不宜過長或過短；也可使用手勢(shì)，但手勢(shì)不可過多或幅度過大。

　3．走姿要求 （1）走路時(shí)頭正頸直，上身挺直，挺胸收腹，兩臂收緊，前后自然擺動(dòng)，前擺稍向里折約 35 度，后擺向后約 15度。

　（2）身體重心在腳掌前部，盡量走在一條直線上。

　（3）靠道路的右側(cè)行走，遇到同事要主動(dòng)問好；上下樓梯時(shí)，應(yīng)讓長者、女士先行。

　（4）在行走的過程中，應(yīng)避免吸煙、吃東西、吹口哨、整理衣服等行為。

　4．手勢(shì)要求 前臺(tái)接待人員可通過手勢(shì)，表達(dá)介紹、引領(lǐng)、請(qǐng)、再見等含義。這些手勢(shì)也有一定的規(guī)范要求，具體規(guī)定如下表所示。

　前臺(tái)接待人員手勢(shì)禮儀要求表 手勢(shì)禮儀要求 詳細(xì)說明 大小適度 手勢(shì)的上界一般不超過對(duì)方的視線，下界不低于自己的胸區(qū)，左右擺的范圍應(yīng)在人的胸前或右方。一般場(chǎng)合，手勢(shì)動(dòng)作的幅度不宜過大，次數(shù)不宜過多和重復(fù) 自然親切 多用柔和的手勢(shì)，少用生硬的條手勢(shì)，以求拉近雙方的心理距離

　避免不良手勢(shì) 1．在與人交談的過程中，講到自己時(shí)不要用手指自己的鼻尖，而應(yīng)用手掌按在胸口 2．談到別人時(shí)，不可用手指別人，更忌諱背后指指點(diǎn)點(diǎn)等不禮貌的手勢(shì) 3．避免交談時(shí)指手劃腳或手勢(shì)動(dòng)作過多過大 4．不可在接待客人時(shí)出現(xiàn)抓頭發(fā)、玩飾物和剔牙齒等行為 指向目標(biāo) 在指引方向時(shí)，手指應(yīng)自然并攏，手掌以肘關(guān)節(jié)為軸指向目標(biāo)，同時(shí)要看目標(biāo) 5．傳遞物品要求 前臺(tái)接待人員在遞物時(shí)須使用雙手，以示對(duì)對(duì)方的尊重，并要考慮接物人員是否方便；在接物時(shí)，身體應(yīng)向前傾，用雙手接住，并表達(dá)謝意。

　第 第 3 章

　違紀(jì)處理

　第 6 條

　前臺(tái)接待人員如違反本規(guī)范，公司將視情節(jié)提出批評(píng)，或處

　元以上

　元以下的罰款。

　第 7 條

　經(jīng)多次批評(píng)、罰款仍屢教不改者，公司可視情節(jié)嚴(yán)重程度給予降級(jí)、辭退處理。

　第 第 4 章

　附則 第 8 條

　行政部對(duì)本規(guī)范擁有解釋權(quán)。

　第 9 條

　本規(guī)范自公布之日起實(shí)行。

　編制人員

　 審核人員

　 批準(zhǔn)人員

　 編制日期

　 審核日期

　 批準(zhǔn)日期

　 二、來訪人員接待管理制度 以下是某公司來訪人員接待管理制度，供讀者參考。

　制度

　名稱

　來訪人員接待管理制度

　編 編

　號(hào)

　執(zhí)行部門

　第 第 1 章

　總則

　第 1 條

　目的 為規(guī)范前臺(tái)接待人員對(duì)來訪人員的接待行為，提高接待效率，樹立公司形象，特制定本制度。

　第 2 條

　適用范圍 本制度適用于公司所有前臺(tái)接待人員。

　第 第 2 章

　人員來訪接待

　第 3 條

　接待預(yù)約來訪人員時(shí)，接待人員應(yīng)禮貌大方、熱情周到。

　第 4 條

　客人到來進(jìn)行來后，接待人員要立即通知被訪者；如需引導(dǎo)，則應(yīng)使用正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢(shì)，具體如下表所示。

　引導(dǎo)規(guī)范表 引導(dǎo)方法 詳細(xì)說明 在走廊的引導(dǎo)方法 接待人員在客人兩三步之前，配合步調(diào)，請(qǐng)客人走在內(nèi)側(cè) 在樓梯的引導(dǎo)方法 當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時(shí)，應(yīng)該讓客人走在前面，接待人員走在后面；若是下樓時(shí)，應(yīng)由接待人員走在前面，客人走在后面。上下樓梯時(shí)，接待人員應(yīng)該注意客人的安全 在電梯的引導(dǎo)方法 引導(dǎo)客人乘坐電梯時(shí)，接待人員應(yīng)先進(jìn)入電梯，等客人進(jìn)入后關(guān)閉電梯門；到達(dá)時(shí)，由接待人員按“開”鈕，請(qǐng)客人先走出電梯 客廳里的引導(dǎo)方法 當(dāng)客人走入客廳，接待人員應(yīng)用手指示，請(qǐng)客人坐下；看到客人坐下后，才能行點(diǎn)頭禮后離開。如客人誤坐下座，接待人員應(yīng)請(qǐng)客人改坐上座 第 5 條

　安排時(shí)接待地點(diǎn)，接待人員主要遵循以下原則。

　1．對(duì)于普通來賓，一般安排在公司會(huì)議室內(nèi)接待。

　2．對(duì)于貴賓，應(yīng)由具體接待者安排接待地點(diǎn)。

　3．對(duì)于面試人員，如果會(huì)議室條件允許，應(yīng)盡量安排在會(huì)議室接待。

　4．對(duì)于來公司學(xué)習(xí)培訓(xùn)的人員，由行政部協(xié)助相關(guān)部門安排接待。

　第 6 條

　預(yù)約人員到達(dá)后，若被訪者由于種種原因不能馬上接見，接待人員一定要說明理由與等待時(shí)間，若來訪人員愿意等待，則應(yīng)向其提供飲料和雜志，如有可能，還應(yīng)該不時(shí)為來訪人員更換飲料。

　第 7 條

　如果預(yù)約來訪人員要找的負(fù)責(zé)人不在，接待人員要明確告知負(fù)責(zé)人的去向及回公司的時(shí)間，請(qǐng)來訪人員留下電話、地址，并明確是來訪人員再次來公司，還是本公司人員回訪來訪者單位。

　第 8 條

　如果采訪人員未預(yù)約，接待人員應(yīng)首先明確對(duì)方姓名，委婉詢問對(duì)方來意，并初步判斷能否讓他與相關(guān)人員見面。

　第 9 條

　接待人員經(jīng)過初步判斷，如果不能直接回答，應(yīng)使用“讓我看看他是否在”等言辭，及時(shí)與相關(guān)人員溝通，最后決定是否安排接待。

　第 第 3 章

　附則

　第 10 條

　行政部對(duì)本制度擁有解釋權(quán)。

　編制人員

　審核人員

　批準(zhǔn)人員

　編制日期

　審核日期

　批準(zhǔn)日期

　 三、前臺(tái)電 話接聽管理制度 以下是某公司前臺(tái)電話接聽管理制度，供讀者參考。

　制度 名稱 前臺(tái)電話接聽管理制度 編 編

　號(hào)

　執(zhí)行部門

　第 第 1 章

　總則

　第 1 條

　目的 為規(guī)范前臺(tái)接待人員接、打電話的禮儀和行為，為客戶提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，展示公司良好的形象，特制定本制度。

　第 2 條

　適用范圍 本制度適用于公司所有前臺(tái)接待人員。

　第 第 2 章

　接聽電話管理

　第 3 條

　迅速、準(zhǔn)確接聽 1．電話鈴響兩聲后，接聽人員必須接聽。如果超過三聲再接電話，接聽人員必須先說：“對(duì)不起”或“對(duì)不起，您久等了。” 2．電話鈴響時(shí)，如果接聽人員正在與客人交談,應(yīng)先向客人打聲招呼，然后再去接電話。

　3．接聽電話時(shí)，接聽人員首先應(yīng)該說：“您好！”接著報(bào)出自己的工作單位及姓名，一為禮貌，二為幫助對(duì)方確認(rèn)自己是否撥錯(cuò)電話號(hào)碼。

　第 4 條

　使用規(guī)范用語 接聽電話時(shí)，接聽人員應(yīng)恰當(dāng)使用規(guī)范用語，常見用語如下圖所示。

　 第 5 條

　保持愉快心情 接聽電話時(shí)，態(tài)度應(yīng)熱情、謙和、誠懇，語調(diào)應(yīng)平和，音量要適中，避免語氣過于生硬。如遇對(duì)方撥錯(cuò)號(hào)碼，接聽人員不可大聲怒斥或用力掛電話，應(yīng)禮貌告知對(duì)方。

　第 6 條

　謹(jǐn)慎接聽電話 1．轉(zhuǎn)接電話 （1）對(duì)于任何要求轉(zhuǎn)接到管理者的電話，接聽人員必須首先轉(zhuǎn)到相關(guān)人員的秘書或助理那里，以避免公司領(lǐng)導(dǎo)被某些無關(guān)緊要的電話打擾。

　（2）若來電者要找的人電話占線，接聽人員需詢問來電者是否愿意繼續(xù)等待；若來電者不愿等待，則應(yīng)詢問其來電事由，是否可以轉(zhuǎn)告，避免貽誤重要事情。

　（3）若來電者要找的人暫時(shí)不在辦公室，接聽人員應(yīng)向來電者說明情況，并詢問其來電事由，是否可以轉(zhuǎn)告等，避免貽誤重要事情。

　2．代接電話 （1）代接電話時(shí)，對(duì)方如有留言，接聽人員應(yīng)用紙筆記錄。

　（2）電話接聽完畢之前，接聽人員不要忘記復(fù)誦一遍來電要點(diǎn)，防止由于記錄錯(cuò)誤或者偏差而引起誤會(huì)。

　第 7 條

　做好電話記錄 接聽人員在接電話時(shí)，要隨時(shí)記錄電話內(nèi)容，記錄內(nèi)容應(yīng)簡潔完整，最好具備以下六點(diǎn)內(nèi)容：When（何時(shí)）、Who（何人）、Where（何地）、What（何事）、Why（為什么）、How（如何進(jìn)行）。

　第 8 條

　禮貌掛斷電話 通話完畢后，接聽人員可以詢問對(duì)方：“請(qǐng)問還有什么事嗎”或者“還有什么要吩咐的嗎”既是尊重對(duì)

　方，也是提醒對(duì)方。談話結(jié)束時(shí)，接聽人員要表示謝意，并讓對(duì)方先掛斷電話，不要忘了說“再見”。

　第 9 條

　當(dāng)接聽人員正在通電話而又有客人來訪時(shí)，原則上應(yīng)先招待來訪客人，此時(shí)應(yīng)盡快向通話對(duì)方致歉，得到許可后掛斷電話。不過，如果電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時(shí)，接聽人員應(yīng)請(qǐng)客人稍等，然后繼續(xù)通話。

　第 第 3 章

　撥打電話管理

　第 10 條

　前臺(tái)工作人員應(yīng)在打電話前準(zhǔn)備好通話內(nèi)容，若怕遺漏，可擬出通話要點(diǎn)，理清講話順序，備齊與通話內(nèi)容有關(guān)的文件和資料。

　第 11條

　電話接通后，接打電話人員應(yīng)首先通報(bào)自己的姓名、職位。必要時(shí)，應(yīng)詢問對(duì)方是否方便，在對(duì)方方便的情況下再開始交談。

　第 12 條

　電話用語應(yīng)文明、禮貌，電話內(nèi)容要簡明、扼要。“您好”，“請(qǐng)”，“謝謝”等詞語應(yīng)不離口。同時(shí)注意語音、語調(diào)。

　第 第 4 章

　附則

　第 13 條

　行政部對(duì)本制度擁有解釋權(quán)。

　第 14 條

　本制度自公布之日起實(shí)行。

　編制人員

　審核人員

　批準(zhǔn)人員

　編制日期

　審核日期

　批準(zhǔn)日期

　第三節(jié)

　前臺(tái)接待管理表格 一、客人來訪登記表 1．客人來訪登記表（范本一）

　 年

　月

　日 序號(hào) 姓名 所在單位 來訪人數(shù) 是否預(yù)約 被訪人 事由 時(shí)間 備注 姓名 部門 到達(dá) 離開 1

　 2

　 3

　 „

　 編制：

　 審核：

　2．客人來訪登記表（范本二）

　來訪人 姓名

　來訪人 單位

　來訪 時(shí)間

　接待人

　接待 內(nèi)容 簡況

　 處理意見：

　 處理結(jié)果：

　編制：

　 審核：

　二、函件收發(fā)登記表 1．信函與快件寄送登記表 日期 寄送部門 編號(hào) 數(shù)量 密級(jí) 送達(dá)單位 接收人 寄送人 （簽字）

　 編制：

　 審核：

　2．信函與快件簽收登記表 日期 來件單位 編號(hào) 數(shù)量 密級(jí) 接受部門 簽收人（簽字）

　編制：

　 審核：

　三 、前臺(tái)接待日志表 1．接待工作日記表 日期

　記錄人

　考 勤 記 錄 姓名 簽到時(shí)間 姓名 簽到時(shí)間

　 收發(fā)記錄

　 接待記錄

　 電話記錄

　 備注

　編制：

　 審核：

　2．來電備忘錄 日期：

　年

　月

　日 序號(hào) 來電單位/人 聯(lián)系方式 來電事由 被訪人 處理結(jié)果 備注 1

　2

　 3

　編制：

　 審核：

　第三章

　辦公事務(wù)管理 第一節(jié)

　辦公事務(wù)崗位職責(zé) 一、辦公事務(wù)主管崗位職責(zé) 辦公事務(wù)主管負(fù)責(zé)對(duì)日常行政事務(wù)進(jìn)行計(jì)劃安排、組織實(shí)施、信息溝通、協(xié)調(diào)控制及檢查總結(jié)等方面的工作。通過對(duì)辦公事務(wù)進(jìn)行有效管理，可以提高辦公人員的工作效率，進(jìn)而提升公司的綜合競(jìng)爭力。其主要職責(zé)如圖 3-1 所示。

　圖 圖 3-1

　辦公事務(wù)主管崗位職責(zé) 二、辦公事務(wù)專員崗位職責(zé) 辦公事務(wù)專員作為辦公事務(wù)主管的主要助手，是公司日常辦公事務(wù)的主要執(zhí)行者，負(fù)責(zé)

　辦公用品、辦公設(shè)備和檔案管理等工作。其主要職責(zé)如圖 3-2 所示。

　圖 圖 3-2

　辦公事務(wù)專員崗位職責(zé) 三、行政辦公秘書崗位職責(zé) 行政辦公秘書的工作內(nèi)容包括收發(fā)公文、接待來訪、協(xié)調(diào)公司內(nèi)外關(guān)系等。其主要職責(zé)如圖 3-3 所示。

　 圖 圖 3-3

　行政辦公秘書崗位職責(zé) 第二節(jié)

　辦公事 務(wù)管理制度 一、辦公設(shè)備管理制度 以下是某公司辦公設(shè)備管理制度，供讀者參考。

　制度 名稱 辦公設(shè)備管理制度 編 編

　號(hào)

　執(zhí)行部門

　第 第 1 章

　總則

　第 1 條

　目的 為了保證公司電話、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)和傳真機(jī)等辦公設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高辦公設(shè)備的工作效率和使用效率，特制定本制度。

　第 2 條

　適用范圍 本制度適用于對(duì)公司內(nèi)部所有辦公設(shè)備的使用管理。

　第 第 2 章

　辦公設(shè)備購買

　第 3 條

　各部門在年初部門計(jì)劃中統(tǒng)一將購買辦公設(shè)備的費(fèi)用列入預(yù)算，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后由辦公事務(wù)部門統(tǒng)一購買。

　第 4 條

　對(duì)于臨時(shí)需要的辦公設(shè)備，要經(jīng)總經(jīng)理審批通過后方可購買。

　第 第 3 章

　電腦使用管理

　第 5 條

　專人專管 1．每臺(tái)電腦指定專門人員負(fù)責(zé)日常操作，非操作人員不得隨意上機(jī)。

　2．電腦使用人員要設(shè)置開機(jī)密碼，密碼屬公司機(jī)密，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何人泄露。

　第 6 條

　操作規(guī)定 1．嚴(yán)禁在公司電腦上從事與本職工作無關(guān)的事項(xiàng)。

　2．不得使用未經(jīng)病毒檢查的軟盤、光盤，防止公司電腦“感染”病毒。

　3．嚴(yán)禁私自拷貝、泄露涉及公司機(jī)密的文件資料。

　第 7 條

　病毒防護(hù) 1．尚未聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，由電腦室負(fù)責(zé)安裝軟件。

　2．任何電腦安裝軟件前，須由相關(guān)專業(yè)負(fù)責(zé)人提出書面報(bào)告，經(jīng)部門主管同意后，由專業(yè)人員安裝。

　3．所有電腦不得安裝游戲軟件。

　4．?dāng)?shù)據(jù)的備份由相關(guān)專業(yè)負(fù)責(zé)人管理，備用的軟盤由專業(yè)負(fù)責(zé)人提供。

　5．在使用軟件前，必須進(jìn)行殺毒，確保軟件無病毒后方可打開。

　6．任何人未經(jīng)同意，不得使用他人的電腦。

　第 8 條

　硬件保護(hù) 1．除負(fù)責(zé)硬件維護(hù)的人員外，任何人不得隨意拆卸電腦設(shè)備。

　2．硬件維護(hù)人員在拆卸電腦時(shí)，必須采取必要的防靜電措施。

　3．硬件維護(hù)人員在作業(yè)完成后或準(zhǔn)備離去時(shí)，必須將所拆卸的設(shè)備復(fù)原。

　4．各部門負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真落實(shí)所轄電腦及配套設(shè)備的使用和保養(yǎng)責(zé)任。

　5．各部門負(fù)責(zé)人必須采取必要措施，確保電腦及外設(shè)始終處于整潔和良好的狀態(tài)。

　6．對(duì)于關(guān)鍵的電腦設(shè)備應(yīng)配備必要的斷電、繼電設(shè)施以保護(hù)電源。

　第 9 條

　電腦保養(yǎng) 1．嚴(yán)禁在電腦前吸煙、吃東西，嚴(yán)禁用手或尖銳物體觸摸屏幕。使用人在離開前應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電腦，蓋上防塵罩。

　2．定期（每月末）對(duì)電腦內(nèi)的資料進(jìn)行整理，做好備份并刪除不必要的文件資料，保證電腦有足夠的的運(yùn)行空間。備份的磁盤由電腦管理員保管。

　3．定期（每月一次）由指定的專業(yè)電腦維護(hù)公司對(duì)電腦進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。

　第 第 4 章

　電話使用管理

　第 10 條

　電話由行政部統(tǒng)一管理，各部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)督與控制使用情況。

　第 11 條

　各種外線電話須配置“長途電話記錄表”，逐次錄使用人、受話人、起止時(shí)間、聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)及交涉結(jié)果。該表每月轉(zhuǎn)辦公事務(wù)主管審閱。

　第 12 條

　長途電話限主管以上人員使用，其他人員使用長途電話時(shí)需先經(jīng)主管批準(zhǔn)。

　第 13 條

　禁止因私事?lián)艽蜷L途電話。

　第 第 5 章

　打印機(jī)、復(fù)印機(jī)使用管理

　第 14 條

　打印機(jī)、復(fù)印機(jī)由專人負(fù)責(zé)管理，其他人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。

　第 15 條

　打印、復(fù)印文件資料要辦理審批手續(xù)，詳細(xì)填寫打印及復(fù)印的時(shí)間、標(biāo)題、份數(shù)和密級(jí)，經(jīng)主管批準(zhǔn)簽字后方可進(jìn)行。

　第 16 條

　凡需打印的文件、表格等，字跡要清晰，語句要通順。打印的文件由擬稿部門負(fù)責(zé)校對(duì)。

　第 第 6 章

　傳真機(jī)使用管理 第 17 條

　傳真機(jī)由專人負(fù)責(zé)保管，其他人員不得自行使用。

　第 18 條

　不得使用傳真機(jī)傳送個(gè)人材料，機(jī)密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可傳真。

　第 19 條

　建立傳真登記、簽收制度，并立檔備案。

　第 20 條

　每天下班后，將傳真機(jī)設(shè)置為自動(dòng)接收狀態(tài)，以防止遺漏重要文件。

　第 第 7 章

　其他辦公設(shè)備使用管理

　第 21 條

　公司所有辦公設(shè)備都要指定專人管理，其他人員必須經(jīng)設(shè)備主管人員批準(zhǔn)后方可使用。

　第 22 條

　辦公設(shè)備要定期養(yǎng)護(hù)，以免因老化而影響使用。

　第 23 條

　辦公設(shè)備使用人員要保證設(shè)備的安全，如果因使用人員過失造成辦公設(shè)備丟失或損壞，要追究相關(guān)人員的責(zé)任。

　第 第 8 章

　辦公設(shè)備使用監(jiān)管 第 24 條

　公司辦公事務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)辦公設(shè)備的使用情況進(jìn)行不定期檢查。

　第 25 條

　公司辦公事務(wù)部門對(duì)違規(guī)使用辦公設(shè)備的人員有提請(qǐng)?zhí)幜P的權(quán)力。

　第 第 9 章

　附則 第 26 條

　行政部對(duì)本制度擁有解釋權(quán)。

　第 27 條

　本制度自公布之日起實(shí)行。

　編制人員

　審核人員

　批準(zhǔn)人員

　編制日期

　審核日期

　批準(zhǔn)日期

　二、辦公用品管理制度 以下是某公司辦公用品管理制度，供讀者參考。

　制度 名稱 辦公用品管理制度 編 編

　號(hào)

　執(zhí)行部門

　第 第 1 章

　總則

　第 1 條

　目的 為規(guī)范辦公用品的發(fā)放流程，讓員工按照節(jié)約的原則領(lǐng)取、使用辦公用品，特制定本制度。

　第 2 條

　適用范圍 本制度適用于公司所有辦公用品的發(fā)放和管理工作。

　第 第 2 章

　辦公用品的申請(qǐng)

　第 3 條

　對(duì)于日常易耗品的申請(qǐng)，直接由申請(qǐng)部門填寫“申請(qǐng)單”（如下表所示），經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，到行政部登記領(lǐng)取。

　公司易耗品申請(qǐng)單 部門

　領(lǐng)用人

　領(lǐng)用時(shí)間

　序號(hào) 物品名稱 規(guī)格 數(shù)量 單位 用途 單價(jià) 總價(jià)

　 領(lǐng)用人（簽字）：

　 主管領(lǐng)導(dǎo)（簽字）：

　 年

　月

　日

　年

　月

　日

　 第 4 條

　各部門如需申購辦公用品，還必須另填一份“訂購審批單”（如下表所示），經(jīng)辦公事務(wù)部門確認(rèn)審核后，由辦公事務(wù)部門統(tǒng)一購買。

　公司辦公用品訂購審批單 部門

　使用人

　填表時(shí)間

　序號(hào) 物品名稱 規(guī)格 數(shù)量 單位 特殊要求 需求時(shí)間

　訂購原因：

　部門主管審批意見：

　簽字：

　 年

　月

　日 行政部審批意見：

　簽字：

　 年

　月

　日 如果金額超過審批權(quán)限須請(qǐng)行政總監(jiān)簽批 意見：

　簽字：

　年

　月

　 日 第 5 條

　“申請(qǐng)書”中要寫明所需物品、數(shù)量、質(zhì)量和規(guī)格。

　第 第 3 章

　辦公用品的購買

　第 6 條

　辦公事務(wù)部門統(tǒng)一購買辦公用品，如有特殊情況，允許各部門在提出“辦公用品訂購審批單”的前提下就近采購，由辦公事務(wù)部審核，并且把審核結(jié)果連同“審批單”一起交付監(jiān)督檢查部門保存，作為日后《辦公用品使用情況報(bào)告書》的審核與檢查依據(jù)。

　第 7 條

　根據(jù)辦公用品的庫存情況以及消耗水平，確定訂購數(shù)量。

　第 8 條

　辦公事務(wù)部門在購買辦公用品時(shí)，要貨比三家，選擇其中價(jià)格、質(zhì)量最優(yōu)者。

　第 9 條

　辦公事務(wù)部門必須依據(jù)“訂購單”，填寫“訂購進(jìn)度控制卡”（如下表所示），卡中應(yīng)寫明訂購日期、訂購數(shù)量、單價(jià)以及物品來源等。

　訂購進(jìn)度控制卡

　 項(xiàng)

　 目 物品名稱 訂購日期 訂購數(shù)量 單價(jià) 物品來源 到貨日期

　 辦公事務(wù)人員（簽字）：

　 主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)（簽字）：

　 第 10 條

　收到辦公用品后，辦公事務(wù)部門要按“送貨單”驗(yàn)收，核對(duì)品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，確定

　無誤后，在“送貨單”上加蓋印章，然后在“訂購進(jìn)度控制卡”上登記，寫明到貨日期、數(shù)量等。

　第 11 條

　收到辦公用品后，辦公事務(wù)部門要對(duì)照“訂貨單”與“訂購進(jìn)度控制卡”，開具支付傳票，經(jīng)主管簽字、蓋章，做好登記，轉(zhuǎn)交出納室支付或結(jié)算。

　第 第 4 章

　辦公用品的核發(fā) 第 12 條

　辦公事務(wù)部門依據(jù)申請(qǐng)部門的“申請(qǐng)單”，在所需物品全部到庫后，填寫“辦公用品分發(fā)通知單”。

　辦公用品分發(fā)通知單 需求...

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