蘇州蘇明裝飾有限公司信息化創新成果匯報

　——蘇明裝飾 ERP 管理系統

　 蘇州蘇明裝飾有限公司一貫重視企業信息化建設和現代管理建設，蘇明裝飾協同辦公系統獲第三批“全國建筑裝飾行業信息化創新成果”。隨著企業的發展和市場的變化，財務、經營、設計等部門也有各自的管理軟件，但軟件相對獨立，形成了多個“信息孤島”， 信息數據不能互換和共享，造成溝通不暢。原有的行政協同辦公系統（OA系統），專注于行政辦公事務處理，與經營施工等業務結合性不強，已滿足不了公司發展的需求。

　為此，蘇明裝飾從 2009 年３月起籌劃，6 月開始在公司推廣實施 ERP 管理系統。以替換原單一的行政協同辦公系統（OA 系統），ERP系統總體架構實現了總部對分公司、項目部三級管理；包括 OA 行政辦公、文檔管理、人力資源管理、財務管理；另外一個方面，針對項目實現周期性的管理，包括招投標管理、合同管理、物資管理、成本管理、竣工管理全面集成。將項目管理系統推行到公司所有新開項目中，從而做到對項目，對生產的精細化，資源和成本的統一管理和分析。

　本系統是基于 Web 的應用體系，屬于 B/S 架構。客戶端零維護，能大大降低部署成本；對硬件的依賴性小，有網絡就可辦公。實現了功能與信息雙權限控制。系統具體應用架構如下圖：

　 通過對 ERP 管理系統是實施應用，公司建立了一個全方位的企業級信息平臺。信息平臺通過協同門戶實現從項目－>分公司－>公司多層的審批流程、數據匯總、信息傳遞，數據精確到項目級；系統體現公司各個項目的管理、控制、監督以及決策。信息平臺的核心內容是綜合項目管理系統，綜合項目管理系統實現集成化的項目職能管理，包括：合同管理、物資管理、竣工管理、工程資料管理及成本管理等，通過各模塊集成化，避免數據孤島，體現綜合項目管理思想，而不是簡單的職能管理思想。信息平臺整合實現一個統一的、完整的信息化管理體系、權限管理體系，并且實現綜合項目管理系統與財務系統、人力資源系統、辦公自動化系統和檔案管理系統的數據集成，例如：成本管理部分可以從物資系統引用材料成本數據，綜合項目管理系統中各項目的內部組織設置可以引用人力資源系統中人員信息，各種單據審批可以借助辦公自動化來進行流轉，綜合項目管理系統中的各種文本數據可以直接存檔在檔案管理系統中。系統的模塊架構如下圖所示：

　 具體模塊功能如下：

　一、 招投標管理

　招投標管理從項目的收集信息開始進入系統，將項目數據統一口徑，統一應用平臺，規范操作標準。系統提供招標文件的評審、標后分析和標后交底功能。其中通過掛帶相關的審批工作流進行流轉評審和會簽。當所有的評審都結束后，才可以對中標項目進行注冊，實現了招投標管理過程的管控。項目注冊后同時又為合同信息管理提供數據依據。以上環節環環相扣，重要節點缺一不可，否則將無法進行合同信息的新增，從而規范了招投標管理流程。過程中記錄每次中標失標的原因，競爭對手的參與情況如何等信息。同時也為公司高層領導提供了有效的信息參考。

　二、 合同信息管理

　項目合同信息的建立引用招投標管理中的項目信息。合同模塊對工程項目所簽訂的各種類型的合同（施工合同、設計合同、材料采購合同、專業分包合同、勞務分包合同等）進行全面科學的管理。不僅

　能迅速處理合同中各種信息，而且能夠對新簽訂的合同進行信息錄入，對已簽訂的合同進行修改、銷毀、查詢等處理工作。通過對全方位的合同信息的快捷查詢代替了手工查找借閱和翻閱的麻煩，滿足在建項目的動態管理需要，可隨時將實際情況變化以合同方式體現出來，便于迅速解決合同管理過程中的一些爭議及索賠事項。

　系統還提供了與合同有關的工作處理功能，對合同的變更、預收預付、進度款、工程扣款、結算、決算等功能。整個合同管理模塊在執行過程中監控到每一筆發生的合同變更、預收預付、進度款和合同決算等信息。合同信息界面不僅可以查看合同的基本信息，還可以查看到合同的執行情況和監控到每一筆資金的收付款情況，另外還集成有項目信息和招投標全過程的相關信息，方便快速查找。合同變更信息會實時傳遞到合同信息界面形成記錄。同時合同決算為財務系統憑證提供了依據。

　三、 物資管理

　系統緊密結合項目進度建立材料采購供應計劃，并能及時調整采購計劃；系統支持多種采購方式和庫存處理，支持各類材、多級倉庫的自動化管理；通過采購管理的比較分析功能嚴格控制采購成本。

　系統全面管理材料采購過程與庫存，提升公司材料管理水平，有效配合項目進度計劃進行采購成本控制，最終實現材料管理的科學化、合理化與規范化。

　采購管理幫助公司采購部門及采購人員實現采購業務全過程的計算機管理。其中包括：采購需求計劃的提交，采購計劃的產生，采購訂單，入庫檢驗單、入庫通知單、退貨通知單的形式等。以上業務流程可進行自由組合，減少流轉的環節，提高公司的效率，同時系統

　統計采購業務各類表單的數據，自動生成各種采購業務報表，為采購部門及有關公司領導提供強有力的決策支持信息。

　庫存管理幫忙公司倉庫管理員對倉庫物品的入庫、出庫、移動、調撥、盤點、庫存資金核算等業務進行全面的控制和管理，能及時反應庫存狀態的變化，以達到降低庫存，減少資金占用的目的。還能跟蹤到物料流動過程，并與采購管理，成本管理等模塊嚴密結合。

　四、 成本管理

　系統成本管理功能貫穿于工程項目成本控制的全過程。主要功能是成本預算、成本控制、成本分析。公司實現了對項目的目標成本、預算成本、實際成本進行分析、監控的管理體系，通過成本管理模塊建立一套全公司通用的 CBS 成本科目體系（如按照人工、材料、分包、費用等進行分類分級）。可以對分析表的結構進行設置，系統會自動生成成本分析對比表。從而實現整個公司項目成本可以做橫向的及時對比。為實施分公司的施工生成經營決策提供全面的項目成本信息，通過反映出施工及管理工作中存在的問題，達到不斷降低工程成本，提供企業的市場競爭力，提供經濟消息的目的。重點關注施工過程中成本的動態控制，使得各個部門、分公司之間信息得以相互連接，實現網絡資源高度共享和及時處理，從根本上改變業務運作時間差產生的信息不對的滯后狀況，從而實現對工程變更等動態因素的良好控制。

　通過使用成本管理實現了：1）對成本控制難點、重點進行分析、交底，有利于項目部在施工過程中的事前控制；2）施工過程中的主要成本支出，源于合同結算、物資領用，通過對合同結算控制、材料領用控制，實現了成本事中控制；3）通過合同模塊、物資模塊的成

　本數據直接傳遞，實現了成本歸集有據可依。

　五、 財務管理

　通過完整的財務系統管理，帳務處理主要是對財務總賬、應收、應付、固定資產、資金的電算化核算和管理，系統將自動生成各種財務報表。

　通過報表可以反向追查到每一筆的原始憑證功能。

　 同時，財務系統與綜合項目管理系統進行數據集成，為綜合項目管理系統提供項目成本數據，實現了成本的預算、控制、歸集分析和提高項目成本核算的準確性。

　六、 人力資源管理

　人力資源管理模塊具備：人力資源的組織管理、人事檔案管理，人力資源計劃、招聘管理、培訓管理、合同管理、人事事務、薪資福利、績效管理、證書管理等。

　組織結構管理用于建立蘇明裝飾的人力資源管理的組織結構、職位體系、崗位體系。并建立企業的職務職能體系，為工作分析、員工能力素質評價建立數據基礎。從而，建立現代人力資源管理此基礎。

　因為組織結構會有發生變動情況，所以系統能夠實現動態組織建模，避免了因組織結構發生變動而帶來大量的調整工作。例如，員工檔案的重新修改、崗位系統的重新配置、查詢權限的重新配置等等。還可以建立多個組織關系，例如把總部的財務與分公司各個財務組合在一起建立財務組織關系，這樣比較便于管理。

　建立了完整的人事檔案信息，各類報表的自動生成大大提高了薪

　資福利管理的工作效率。通過人力資源檔案的建立系統會自動生成登錄 ERP 系統的唯一賬號，供員工使用。人力資源管理模塊的運行，標志著公司的人力資源管理信息建設邁上了一個新的臺階，同時加強了各業務模塊的溝通與聯系，促使業務流程的程序化和規范化。

　七、 協同辦公管理

　協同辦公系統（OA）集成了電子郵件、手機短信、信息發布、信息交流等功能實現了個人的事務管理；通過收發文管理、工作流管理等功能實現日常行政審批的復雜流程應用；通過辦公事物管理、知識管理、自定義報表管理、自定義表單管理等功能規范了公司日常行政管理；通過內部消息、內部論壇、任務管理、知識管理和公共信息平臺，使項目部、分公司和總部之間多層的審批流程、數據匯總、信息傳遞，數據精確到項目級，形成了一個又一個重要的信息樞紐平臺。實現了行政辦公無紙化，大大提高了公司的工作效率，同時也為公司節省了大量成本。

　總體來說，公司借助 ERP 管理系統這一信息化手段，進一步理順了管理工作流程；實現了全員參與企業管理；實現了施工和管理過程的控制；實現了現代企業內部控制制度；加強了供應商管理，規避了企業風險。實現了數據不可更改，操作必留痕跡；實現了數據共享和互換，節約了人力財力。實現了公司信息、業務、財務全面集成化。

　未來，公司在信息化方面將進一步鞏固和完善項目管理系統，實現集成化的項目職能管理，推進分包管理、進度管理、質量管理、安全管理及環境管理等管理流程再造，從而實現項目綜合管理的全面信息化，為提高企業整體管理水平，提升企業的市場競爭力，實現“做精做強”目標發揮更大的作用。

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