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辦公文件收發細則

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 打字、辦公文件收發工作細則

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 一、目的:提高文件處理的規范化,并能存儲電腦以作備查,為將來企業、領導做出決策時提供重要依據。

 二、范圍:工程系統的打印及辦公文件的控制。

 三、職責:負責工程系統文件、合同打印存儲工作以及辦公文件收發、保存、管理工作。

 四、 質量:使文件的打印及時、準確、美觀,使辦公文件的收發在 第一時間送至主辦人手中。

 五、 程序:

 1、 打印:工程師在寫完稿件后附上一

  張發文處理單(見附頁),交由上級領導審批,領導如有意見直接在原稿上進行修改,如同意則簽字認可,再由工程師交由打字員打印。打字員按日期進行編號,按工種進行分類打印完畢后,先進行校對,再交擬稿人進行核對,正確無誤由工程師簽收認可,原稿存檔。(特急項目特殊處理)

 2、 文件的發放:有兩種主要形式 e-m ail 和 fax。

 a.e-mail 適用于公司內部文件,在打印校對后,先發至本部門最高層領導和相關經理,等待領導的信息反饋,如同意再向其他部門的相關領導和人員發送。

 b.fax 適用于外部文件和急件,由工程師們確認后直接向外發放。

 3、 標準工作程序文件管理:監督文

 件發放到應發放人手中,并加

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 蓋“受控”章,收件人簽收后,文件編制人負責把簽收單返回孫穎處存檔。如所發放的文件需修改后再次發放給原文件執有人,務必做到以一換一,以舊換新,并做好簽收工作,原文件交孫穎處立即進行銷毀。

 4、 文件的接收:來文先按日期進行登

  記編號,附來文處理單(見附頁)交主辦人簽收,必要時工程師在簽署處理情況后原件返回存檔備查。

 六、 本程序文件應發放到工程、預算全體人員。

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