廣州市電子公文和信息交換管理試行規(guī)定

　印發(fā)廣州市電子公文和信息交換管理試行規(guī)定的通知 廣東省廣州市人民政府辦公廳 穗府辦[2004]10 號 印發(fā)廣州市電子公文和信息交換管理試行規(guī)定的通知

　 各區(qū)、縣級市人民政府，市府直屬各單位：

　《廣州市電子公文和信息交換管理試行規(guī)定》業(yè)經(jīng)市人民政府同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認真執(zhí)行。

　二○○四年二月十九日 廣州市電子公文和信息交換管理試行規(guī)定 第一條 為了加強廣州市電子公文和信息交換管理，實現(xiàn)本市各級政府及其職能部門電子公文和信息交換的規(guī)范化、制度化和科學化，促進我市電子公文交換的應(yīng)用及各部門間的信息資源共享，提高行政辦公效率，依據(jù)《國家行政機關(guān)公文處理辦法》和《基于 XML 的電子公文格式規(guī)范》的規(guī)定，制定本規(guī)定。

　第二條 電子公文是指行政機關(guān)制作并通過廣州市電子公文和信息交換系統(tǒng)處理后形成的，存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體的，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)木哂幸?guī)范格式的政府文件。

　廣州市電子公文和信息交換系統(tǒng)是依托廣州市電子政務(wù)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)本市各級政府之間、政府與其職能部門之間以及各職能部門之間公文交換和信息傳遞的業(yè)務(wù)平臺。

　第三條 本規(guī)定適用于本市各級政府及其職能部門的電子公文和信息交換活動。

　本市各級政府及其職能部門的電子公文和信息交換應(yīng)使用市政府統(tǒng)一提供的電子公文和信息交換系統(tǒng)及相關(guān)設(shè)備，并通過廣州市電子政務(wù)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)平臺進行交換。

　第四條 市政府辦公廳負責組織實施本規(guī)定。

　本市各級政府及其職能部門(以下統(tǒng)稱各使用單位)的辦公廳(室)是電子公文和信息處理的管理機構(gòu)，主管本單位的電子公文和信息交換工作，指導、檢查和督促下級單位的電子公文和信息交換工作。

　市信息中心負責廣州市電子政務(wù)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)平臺的維護和管理。

　第五條 通過廣州市電子公文和信息交換系統(tǒng)交換的電子公文和信息與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文和信息具有同等法律效力。

　第六條 電子公文的種類、形式、行文規(guī)則與紙質(zhì)公文相同，依照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

　第七條 電子公文的交換格式應(yīng)符合《基于 XML 的電子公文格式規(guī)范》的規(guī)定。

　第八條 在電子公文和信息交換過程中，使用廣州市電子公文和信息交換系統(tǒng)實現(xiàn)的電子簽名與書面簽名具有同等效力。

　第九條 使用廣州市電子公文和信息交換系統(tǒng)形成的具備電子印章的電子公文是有效的電子公文，具有不可抵賴性。

　各使用單位應(yīng)當對蓋有本單位電子印章的電子公文和信息負責。

　第十條 電子印章由市政府辦公廳統(tǒng)一制作。各使用單位應(yīng)當在市政府辦公廳登記備案，取得廣州市電子公文和信息交換系統(tǒng)的使用帳號和密碼。

　電子印章的制作應(yīng)當和各機關(guān)現(xiàn)行物理印章完全吻合，其技術(shù)指標應(yīng)當符合國家標準GB/T18336-2001《信息技術(shù)、安全技術(shù)、信息技術(shù)安全性評估準則》和 GB/T17903-1999《信息技術(shù)、安全技術(shù)、信息技術(shù)安全性評估準則》的要求。

　第十一條 各使用單位應(yīng)當指定專人負責電子公文的接收發(fā)送及電子印章、帳戶、密碼的保

　管工作。

　各使用單位的電子印章應(yīng)指定專人負責存取操作，并按本單位用印規(guī)定使用，保證電子公文的及時辦理。

　第十二條 電子公文進入各使用單位指定系統(tǒng)的時間為到達時間。

　由于特殊情況不能依照前款規(guī)定確定到達時間的，可從電子公文上的電子印章數(shù)字日期戳來確認。

　第十三條 接收電子公文的單位應(yīng)對公文的發(fā)送單位、公文的完整性和體例格式等進行核對，對不能正常接收或發(fā)現(xiàn)發(fā)送錯誤的電子公文，應(yīng)及時與發(fā)送單位聯(lián)系，查明原因。

　第十四條 電子公文發(fā)送后，發(fā)送單位應(yīng)根據(jù)公文的緩急程度對所發(fā)公文的接收情況進行查對、催辦或督辦，發(fā)現(xiàn)問題及時與接收單位聯(lián)系。

　第十五條 電子公文辦理完畢后由各使用單位辦公室(或機要室) 自動向廣州市檔案館內(nèi)部網(wǎng)歸檔保存。

　電子公文原則上由電子公文形成單位負責歸檔，各收文單位負責登記收文情況，以備查詢。須收文單位辦理或歸檔的文件，發(fā)文單位和收文單位都應(yīng)當歸檔。

　第十六條 各使用單位應(yīng)指定專人負責電子公文歸檔工作，并按照《電子公文歸檔管理暫行辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　各使用單位檔案部門必須配置相應(yīng)的系統(tǒng)設(shè)備，建立安全可靠的電子檔案庫。電子檔案庫的文件如果被借調(diào)和流通，必須具備自動清除和涉密追蹤的能力。電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置足夠容量的暫存存儲器，以保證歸檔電子公文的完整、齊全。

　第十七條 復(fù)制電子公文應(yīng)符合下列要求：

　(一)復(fù)制成紙質(zhì)公文的，應(yīng)經(jīng)有關(guān)機關(guān)領(lǐng)導或者文秘部門領(lǐng)導批準，并進行登記。

　(二)復(fù)制成紙質(zhì)公文的，應(yīng)當注明制作機關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。

　(三)需要電子復(fù)制的，應(yīng)當進行計算機公文處理系統(tǒng)的拷貝后備。

　第十八條 電子公文介質(zhì)(包括硬盤、軟盤、磁帶、光盤等)應(yīng)按下列要求管理：

　(一)電子公文介質(zhì)的使用和保存，等同紙質(zhì)公文的使用和保存。

　(二)電子公文介質(zhì)的維護和維修，需指定專人負責。

　(三)電子公文介質(zhì)的銷毀，等同紙質(zhì)公文的銷毀，需進行登記并由兩人監(jiān)銷，確保不丟失、不漏銷。

　(四)涉及國家秘密的電子公文介質(zhì)應(yīng)按《國家秘密載體保密管理規(guī)定》的要求進行管理。

　第十九條 電子公文和信息應(yīng)當采用標準的 XMI 格式進行封裝，并進行加密，涉密電子公文應(yīng)標明相應(yīng)密級標識。

　第二十條 用于電子公文處理的計算機及相關(guān)設(shè)備嚴禁與國際互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)接。

　第二十一條 廣州市電子政務(wù)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)達到國家保密標準前，涉及國家秘密的公文和信息不得通過電子公文和信息交換系統(tǒng)傳輸、處理。

　廣州市電子政務(wù)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)達到國家保密標準、可以處理涉密信息后，涉及國家秘密的電子公文和信息應(yīng)按國家保密標準的要求進行存儲、處理和傳輸。

　絕密級公文及信息不得在任何電子公文和信息交換系統(tǒng)上存儲、處理和傳輸。

　第二十二條 本規(guī)定由市政府辦公廳負責解釋。

　第二十三條 本規(guī)定自 2004 年 3 月 1 日起施行。

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