公文規范與寫作

　機關工作三件事， 辦文、辦會和辦事。作為一名機關人員，撰寫文字材料是基本工作能力之一。我把對機關工作人員寫作能力的要求，分為四個層次：

　◆能夠提筆寫公文。這是基本要求； ◆寫出一篇規范的公文。表意清楚，文通句順； ◆寫出一篇好公文。內容上：能夠有效達到行文目的，有思想、有深度；結構上:脈絡清晰,邏輯嚴密；語言上：簡潔、精煉、準確。熟悉規范+勤學苦練+日積月累； ◆寫出一篇經典公文。可作為范本，廣泛引用、長久流傳。項目管理模式調研報告、2009 年黨代會閉幕詞等。

　今天分兩個方面和大家進行交流與探討：

　第一個是，現行的公文規范，主要結合 2012 年剛頒布的《黨政機關公文處理條例》，介紹現行的公文格式的規定。

　第二個是，介紹公文寫作的一些基本原則、特點、要求，以及通知、報告、函等幾種通用公文的基本寫法。

　一、公文的概念和現行公文格式規范

　有的人要問我，指出剛才這份文件不規范的依據是什么？屏幕上給出了我們國家現行的主要公文規范，我們可以簡單的看一下：

　第一個是，黨政機關公文處理條例（簡稱“兩辦條例”），是中辦和國辦發布，自 2012 年 7 月 1 日開始施行的，是現行黨政機關最高的公文規范文本。

　－2－ 第 二個是，黨政機關公文格式（GB/T 9704-2012，簡稱“國標格式”），是由國家標準化管理委員會、國家質監局發布，自 2012 年 7 月 1 日起正式實施的，共分 11 個部分。

　第三個是，《國家行政機關公文處理辦法》的補充規定(國辦函〔2001〕1 號)，是 國務院辦公廳對實施《辦法》所涉及的幾個具體問題提出的處理意見。

　第四個是，《國務院國資委公文處理暫行辦法(國資發〔2006〕171 號)》，由國資委辦公廳印發，2006 年 11 月 1日開始實施的。

　另外還有，標點符號用法（GB/T 15834－2011）、出版物上數字用法的規定（GB/T 15835－2011）等，這些構成了現行公文的基本格式規范。

　其它的公文格式文本，大都是對這些規范的具體化、細化或衍生。

　兩辦 《條例》和 國標 《格式》對公文的格式作了最為全面、具體、細致、科學的公文格式規定。

　《格式》將公文的 書面格式劃分為 版頭、主體、版記三部分，共 18 個要素。

　置于公文首頁紅色分隔線上的各要素稱為 版頭，分為：份號、 密級和保密期限、 緊急程度、 發文機關標識、 發文字號、 簽發人，共 6 個要素。

　置于首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔經（不含）以上的部分稱為 主體。分為：

　標題、 主送機關、正文、 附件說明、 發文機關署名、 成立日期、 印章、 附注、附件，共 9 個要素。

　公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記，分為：

　抄送機關、 印發機關和印發日期、 頁碼，共 3個要素。我們可以看看，此為版頭部分， 主要作用 是：一是表明文件的法定權威和信息源；二是確定文件的處理緩急和安全要求；三是為文件的科學管理提供分類標識和檢索途徑。這一部分，主要是由各單位文秘書部門人員完成，要特別注意。

　此 為主體部分，主要作用是公文傳達行文意圖的核心部分，也是表明文件的生效時間和法律憑據，包括行文關系和主送范圍等。

　此 為版記 部分 ， 主要作用 ：一是確定復本送達范圍；二是提供公文印制單位、時間等。

　有人把“版頭”稱之為公文的“頭”，主體稱之為公文的“身”，版記稱之為公文的“腳”，很形象。

　（一）版頭部分 1 ．公文份數序號。

　標注位置與字號。用 6 位 3 號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第 l 行。

　不是所有的公文都需要編制份數序號。除密級文件和發文機關認為有必要的，其他不用標注。

　2 ．密級和保密期限。

　標注位置與字號。用 3 號黑體字，頂格編排在版心左上角第 2 行。涉及國家秘密的公文應當按照國家秘密及其密級具體范圍的規定分別標明“ 絕密”、“ 機 密”和“ 秘密”。“ 3 ．緊急程度。

　標注位置與 字號。

　。用 3 號黑體字，頂格編排在版心左上角。

　如需同時標注：份號、密級和保密期限、緊急程度，按

　－4－ 照份號、密級和保密期限、緊急程序的順序，自上而下分行排列。公文：

　特急、加急；電報：。

　特提、特急、加急、平急。

　4 ．發文機關標識。

　發文機關標識由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”組成。

　標注位置：居中排列，上邊緣至版心上邊緣 35mm，紅色小標宋體字。推薦小標宋體字。35+37mm，距頁邊距離。

　5 ．發文字號 標注位置與字號。發文機關標識下空 2 行，居中排布，3 號仿宋字， 由發文機 關代字、年份和發文序號組成，年份要用全稱，不應簡化，年份應用六角括號“〔 〔

　〕 〕” 括起， 不編虛位，不加“ 第”。

　上行文，左空一字，與最后一個簽發人姓名處在同一行。

　6 ．簽發人 標注位置與字號：右空 1 字，簽發人用 3 號仿宋體字，冒號后用 3 號楷體字標識簽發人姓名。

　在發文字號下 4mm 處與版心等寬，置一條紅色間隔線。

　（二）主體部分 主體部分是一份公文的核心部分，一般由 標題、 主送機關、 正文、 附件說明、 發文機關署名、 成立日期間、 印章、附注、 附件等 9 個要素組成。

　7 ．公文標題。

　標注位置與字號。2 號小標宋體字，間隔線下空 空 2 行 行標識，居中排布。

　◆一般由發文機關 名稱、概括而成的公文主要 內容和公文種類三個要素組成，是文件內容的高度概括，文字要求準確、簡要。除法規、規章名稱加書名號外，公文標題一般不用標點符號。◆《格式》規定公文首頁 必須顯示正文。◆標題再長但排列美觀、回行不斷開詞意。

　8 ．主送機關。

　標注位置。標題下空 l 行頂格標識，回行時仍頂格。

　公布性文件不標主送機關（決議、決定、意見、規定、紀要等文種不標注主送機關 ）。主送機關太長，移至版記部分抄送之上。

　9 ．公文正文。

　標注位置。在主送機關名稱之下第 1 行開始標注，每起一自然段均要左空 2 字。數字、年份(用阿拉伯數碼標識的)均不能回行。

　10 ．附件說明。

　標 注 位置。在正文空 下空 l 行左空 2 字用 3 號仿宋體字標識“附件”，后標 全角冒號和 名稱。

　附件如有序號使用阿拉伯數碼(如“附件：1．×××××”)；附件名稱后不加標點符號。

　過長，回行時，與上行附件名稱的首字對齊。

　11 ．發文機關署名。

　標注位置：成文日期上一行，以成文日期為準，居中編排。首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

　－6－ 12 ．成文日期。

　。

　標注位置。成文日期的橫向距離是空 右空 4 字 字；應以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。以阿拉伯數字標注。

　13 ．印章。

　標注位置。縱向與正文的距離要依印章的大小而定，其標準就是印章加蓋在成文日期上。這樣要求是為了防止變造公文，因為如果空白過大，就容易被人私自加入其他內容，即“變造”公文。

　當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，可以通過加寬行距，或縮小行距、字距，擠出能容下印章的空間，務必使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。主要是為了防止在空白頁私加文字。

　14 ．附注。

　標注位置。用 3 號仿宋體字，居左空 2 字加圓括號標識在成文時間下一行。附注是對公文的發放范圍、使用時需注意的事項加以說明，如“此件發至縣團級”等，不是對公文的內容作出解釋或注釋。對公文的注釋一般在公文正文中采取句內括號的方式解決，這一點在使用附注時要加以注意。

　15 ．附件。

　：

　標注位置：“附件”二字及附件序號用 3 號黑體字頂格編排在版心的 第一行。附件標題居中排在版心的 第三行，格式同公文標題。附件的正式格式要求同正文。

　附件應與公文正文一起裝訂，并在附件第 左上角第 1 行頂

　格標識“ 附件”，有序號時標識序號； 附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件第 左上角第 1 行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件( 或帶序號)。

　（三）版記部分 16 ．抄送機關。指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關。

　標注位置。左右各空 1 字，用 4 號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號，抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至版記部分，標識方法同抄送機關。抄送機關間用 逗號隔開，最后要 標注句號，這是為了防止在抄送機關之后私自加入其他的抄送機關，同樣有 防止變造公文之意。

　17 ．印發機關和印發時間。

　標注位置。用 4 號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發機關左空 l 字，印發日期右空 1 字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼將年月日標全，月日不編虛位，后加印發二字。

　印發機關名稱過長，自行簡化。

　18． ． 頁碼。

　標注位置。4 號半角阿拉伯數字，數字左右各放一條一字線。一字線上距版心下邊緣 7mm 。單頁碼居右空一字，雙頁碼左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。附件與正文一起裝訂時，頁碼連續編排。

　－8－ 特別說明：

　版記的位置 第一，版記應置于公文最后一面( 封四) ，版記的最后一個要素置于最后一行。之所以這樣規定，是為了保證公文的完整性。因為公文的開始部分很明顯，即印有紅頭的首頁，而結束部分就是《格式》規定的版記。這樣，紅頭與版記之間的所有部分都是公文不可缺少的部分，由此可以準確認定公文是否完整。版記位置在實際操作中會遇到以下情況：

　◆公文主體之后的空白容不下版記的位置，需另起一頁標識版記。此時版記要放在 最后一面，即使前一面完全空白也沒有關系。

　◆公文的篇幅如果在一個折頁(即有四面)以上，這時公文的頁數一般應是 4 的倍數，此時版記也一定要放在 最后一面 面，而不管前面的空白有多少(一般不會超過 3 面)。

　◆公文有附件。如果附件最后的空白能夠容下版記，而該頁又正是 4 的倍數，此時版記應置于該空白處，以免造成不必要的浪費。如果附件是被轉發的文件，該文件后面也有版記，此時被轉發文件的 版記不能代替轉發文件的版記，轉發文件還應標識自己的版記。

　各是各的。

　特別說明：其他三種公文的特點格式 種類 標識位置 標題 其他 信函 居中排布，上邊緣居上頁邊 30mm；發文機關標識下4mm 印一條紅色雙線；距下頁邊 20mm 印一條紅色雙線 居中排布，與其上最后一個要素相距兩行 版記不加印發機關和印發日期、分隔線，位于公文最后版心最下方；首頁不顯示頁碼 命令 居中排布，上邊緣居上頁 發文機關標識

　邊 20mm 下空二行居中排令號，令號下空兩行排正文 紀要 居中排布，上邊緣居上頁邊 35mm

　出席人用 3 號黑體，全角冒號后用 3 號仿宋體

　－10－ 公文 18 個要素要點

　要素名稱 標注位置 字體字號 常見錯誤 其他 版 頭 份號

　頂格、版心左上角第 l 行 用 6 位 3 號阿拉伯數字 位置、位數、字號 不是所有的公文都需 密級和保密期限

　頂格、版心左上角第 2 行 3 號黑體字 位置、類別、字體、字號 絕密、機密和秘密 緊急程度

　頂格、版心左上角 3 號黑體字 位置、類別、字體、字號 公文：特急、加急；電報：特提、特急、加急、平急 發文機關標識

　居中排列，上邊緣至 版 心 上 邊 緣35mm 推薦紅色小標宋體字 位置、字號、簡稱 距頁邊距離：35+37mm

　發文字號

　標識下空 2 行，平行文居中，上行文左空一字 3 號仿宋字 字體、字號、位置、括號 發文機關代字、年份和發文序號組成 簽發人

　末位簽發人與發文字號同行，右空1 字 簽發人用 3 號仿宋體字，冒號后用 3 號楷體字 位置、字體、字號 多名簽發人，可每排排兩人 主 體 標題

　間隔線下空 2 行，居中排布 2 號小標宋體字 位置、字體、字號、文種 發文機關名稱、內容、文種 必須顯示正文 主送機關

　標題下空 l 行頂格，回行時仍頂格 3 號仿宋 簡稱 太長，移至版記 紀要、公告等公布性文件不標 正文

　主送機關名稱下1 行，每段左空 2字 3 號仿宋 每頁 22 行，第行 28 字

　一級標題黑體二級楷本三四級仿宋 附件說明

　正文下空 l 行左空 2 字；回行，與上行首字對齊 3 號仿宋 位置、回行、序號 ：1．×××××后不標點符號 發文機關署名

　成文日期上一行，以成文日期為準，居中編排 3 號仿宋 位置

　成立日期

　右空 4 字 阿拉伯數字

　以負責人簽發的日期為準 印章

　縱向與正文的距離依印章的大小而定

　此頁無正文 頂端上距正文（或附件說明）一行之內 調整行距、字距 附注

　成文時間下一行居左空 2 字加圓括號 3 號仿宋 位置 發至縣團級 聯系人、電話 附件

　頂格版心的第一行 3 號黑體 漏標、不一致

　版 記 抄送機關

　左右各空 1 字 4 號仿宋 字號、空格、標點符號 用逗號隔開，最后標注句號 印發機關和印發日期

　末條分隔線之上，印發機關左空 l字，印發日期右空1 字 4 號仿宋體 阿拉伯數字 位置、字號 編虛位 印發機關名稱過長，自行簡化 頁碼

　距 版 心 下 邊 緣7mm、單頁碼居右空一字雙頁碼左空一字 4 號半角阿拉伯數字、左右各放一字線 字號、一字線、單右雙左 附件與正文連續編排

　下面進行第二部分，公文寫作的一些基本原則、特點、要求，通知、報告、函等幾種通用公文的基本寫法。

　對于公文格式，大家 花半個小時把十八個要素學習一下，就可以避免出現錯誤；如果 你花一個小時，再把國標《格式》和兩辦《條例》學習一下，你不僅不會出現錯誤，而且可以指導別人，指出別人的錯誤。

　但對于公文寫作，特別是寫出一篇好公文，就是你聽我一天的課，也不可能立竿見影，只是杯水車薪。

　你花一年的時 間跟我學，而且你很勤勉、努力，我也只能把你領進門，對付一般的文字材料。對于大型文字材料，特別是 全局性、綜合性會議的主題報告，你要用兩三年時間，而且很勤奮，才能拿得下來。說這些并不說寫稿有多么深奧，主要是一篇好的文字材料不僅體現了擬稿者的對文字的把握，而且需要擬搞人對某個領域、某項事務、某項工作要相當熟悉和了解。起草大型文字材料，更要求擬稿人對企業生產經營與管理的各個環節相當熟悉；對當前企業經營與發展面臨的重點、難點、熱點、焦點了然于胸。在座的各位有很多是部門負責同志，大家都知道日常自己寫稿或改別人的稿子，是非常頭痛的事。我在這里，替我的同行呼吁，請給寫稿的人更多的理解、關心與支持。

　（一）公文特點。

　葉圣陶老先生曾經說：“ 公文不一定要好文章，但必須寫得一清二楚、十分明確、字穩詞妥、通體通順，讓人家不折不扣的了解說的內容是什么”，這個論述其實就提

　－12－ 到了標準公文（例如人民日報的社論、黨八股等）的規范性特征。

　洪應明在《菜根譚》中說：“ 文章做到好處，無有他奇，只是恰好。” 和公文打了這么多年交道，對公文與一般文章的區別，體會比較深。公文寫作， 要求多，規范嚴， 用詞精煉，不像宣傳文章，時間、地點、人物等要素一交待，就可以自由發揮了。實踐中，寫得好小說、散文等文章，但不一定寫得好公文，因為他們是兩種截然不同的文體。

　就依剛才讓大家找錯的公文為例，看似一篇簡單的公文，如果沒有一定的公文知識，也不簡單。公文具有特定的撰寫程式和行文格式。公文最大的特點是具有 明確的公務性、 鮮明的政治性、 極高的權威性、 作者的法定性、 較強的時效性、 體式的特定性、 文風的樸實性和 嚴格的程序性。尤其是 嚴格的程序性和 體式的特定性，要求我們對公的格式規范必須有所了解，有所掌握。

　通過以上的分析，可以提煉出公文以下的特點：

　1. 簡明。正所謂“ 句中無余字，篇內無贅 語”，“簡明”是公文的首要特點。

　2. 準確。而所謂“準確”，就是要求公文要做到“ 一字入公文，九牛拔不出”，不要像“關門閉戶掩柴飛”這樣的表達一樣將同樣一個意思重復三次。在意思清楚的前提下，寫作應追求盡量用一段話、一句話甚至是一個詞將核心意思表達出來。

　3. 樸實。所謂“樸實”，就是指在寫作中不要去刻意地堆砌辭藻。一代文豪白居易尚且不這樣做，我們就更不必在這個方面顯示自己的實力和水平了。

　4. 莊重。所謂“莊重”，是指在對整體風格的把握不要過于詼諧幽默，太多的玩笑會極大地影響公文的嚴肅性。

　5. 規范。公文寫作在很多方面還具有規范性強的特點，其中 標點符號、層次結構、數字使用、計量單位、文件引用 用等規范性就尤為重要但是卻往往被大家所忽視。

　(二)公文寫作四要素。

　1. 主旨。所謂“主旨”，就是公文的中心思想，即作者所要表達的意思。寫作并不是為了寫而寫，而應該具有一個明確的目的；換而言之，就是對方看到該公文后產生作者所希望的感受和行動。

　在主旨方面，應該遵循“ 正確、務實、集中、鮮明”的原則。

　2. 材料。好的公文不是一蹴而就的，需要圍繞主旨來收集很多相關方面的素材。例如撰寫政策性的通知，就需要查閱很多以前類似的、與之相關的批文、章程等資料，以確保前后建立起聯系和呼應。

　在材料方面，應該遵循“ 收集要多，選擇要嚴，使用要巧”的原則。寫文章如烹小鮮， 食材不齊，調料不備，廚藝不精，火候不夠，豈不難也。

　3. 結構。好的公文還應該具有良好的結構，否則會導致在不應該浪費筆墨的地方花費很多不必要的時間，而需要去

　－14－ 強調的內容則被相應的弱化。在結構方面，可以選擇“篇段合一式、分層表達式、分條列項式”等方式。

　4.。

　語言。如果說主旨、材料以及結構構成了公文的骨骼，那么在其中行文的語言就是對其進行填充和豐富的血肉。

　在語言方面，應該做到“風格平直樸實莊重，表達規范準確簡練”，最低要求必須進行拼寫檢查以保證用詞準確。

　(三)公文寫作四步驟。

　1. 制定正確的行動目標。受眾在收文后采取怎樣的行動

　2. 選擇文章的層次結構。

　◆連貫式。層次結構按照事情發展的時間順序來展開。適用于主要有工作報告、事故調查報告、工程報告以及程序安裝的說明等，這些文體的共同要求都是內容要清楚明白。

　◆并列式。層次與層次之間是并列關系。適用于這種層次結構主要是報告、總結以及建議書等。

　◆分析問題式。圍繞問題的出現直到最終解決的邏輯關系而展開。

　四個類型：“只有結果”，包括批復、指示以及命令等。“提出問題并分析問題”，情況簡報。

　“提出問題并解決問題”，公告和通知。

　“提出問題、分析問題、解決問題”，通報和決議。

　◆問答式。運用問答的形式來組織全篇。企業的內刊、內部通訊、操作程序指南。

　◆行動結果式。先擺問題、而后突出結果以及結果的實現方式。

　3. 列出文章的大綱. 列出大綱的工作實際上是“磨刀不誤砍柴功”的環節。動筆之前如果先做出一個大綱，那么在撰寫的過程中就能夠有的放矢，相比較而言更加的容易。

　撰寫是一個“ 七分想，三分寫”的過程，列提綱是一個建立自己思維次序的過程；在合理的撰寫次序確立了之后，具體內容的行文就是水到渠成了。

　◆提綱法：按照時間順序以及邏輯關系將主要內容全都羅列出來，然后往里邊填充具體的內容。

　◆輻射法：是一種發散的思維方法， “腦力激蕩法”或者“頭腦風暴法”。

　4. 撰寫初稿。

　在經過以上三個步驟之后，進入撰寫初稿階段。實際上，有了以上三個步驟的鋪陳之后，撰寫初稿就已經變得相對簡單了，需要的是給撰寫者自己留出一個比較完整的時間、在一個相對安靜的空間中排除干擾、一氣呵成、一鼓作氣地完成即可。當然，初稿撰寫完成之后，還應該進行細致的校對，以使得文書更加地規范和生動。

　(四)公文寫作四技巧。

　1. 把握受眾。

　努力做到“讀者為尊”。所謂的“讀者為尊”是運用情感指數、提升對讀者的關注程度的觀念的一種延伸；其核心意思就是要求從對方的角度來表述問題。

　“最先提及讀者而非自己”的原則。在“讀者為尊”的理念中，應“最先提及

　－16－ 讀者而非自己”的原則。2013 年《南方周末》新年賀詞：天 天在 地之間，時間綻放。這是我們在 2013 年的第一次相見，愿你被夢想點亮。2012 年，你守護自己的生活，他們守護自己的工作。守護這份工作，就是在守護他們對生活的夢想。

　2. 簡潔清晰。

　盡量做到 行文簡潔，主題鮮明，重點突出，力避羅嗦冗長。

　◆采用電報文體。短小精干，的每一個字都要進行斟酌，做到惜字如金。

　◆另加附件。如果實在有太多需要說明的內容，那么為了達到行文簡潔的目的，則可以將冗長的內容部分以附件的形式與正文分開。

　◆詞句力求簡單精煉。應該盡量選用簡單的詞，避免采用比較晦澀的詞；與此同時，還應該做到“一式一文主旨明確”，即用簡單的一句話表達一個意思即可，不要試圖用一個句子表達多個意思。

　◆取消。

　大膽割愛，取消文中一切與主題無關的材料；堅持一文一事，取消與實現制發目的無關的一切內容；堅持直接表意的語體風格；舍卻一切浮辭，套話、廢話、假話、空話、模棱兩可語義含混的話;簡單同義反復的話堅決去除。

　◆壓縮。

　堅持開門見山壓縮開頭；使過渡簡潔，能用標號（序碼等）過渡的不用關聯詞語，能用關聯詞語的不用過渡句，能用過渡句的不用過渡段；積極正確地采用縮略語，規范地使用簡稱。

　◆替代。以概述代詳述；以圖表代文字敘述；以附件代

　精細的正文；以合理的引用代議論分析；以詞形固定、詞義精確單一的術語代自然語言中的多義詞與詞義不確定的詞語； 以標準化、樣板化、模式化文稿代隨機撰擬例行性內容基本固定的文稿。適當運用縮略語。例如“三個代表”、“八榮八恥”等。值得注意的是，對縮略語的使用應該把握適當的原則，即不能將沒有通用性的、自創的縮略語運用到公文。否則，很容易引起不必要的歧義。

　◆多用主動語式。在中文的語言環境中，主動語式更加符合讀者的閱讀習慣。因此，寫作也應該盡量采用主動語式。

　公文只是說明一個情況，而不是讓撰寫者發表某種感慨；因此，在其中應該少用描寫性的詞匯而盡量使用陳述性的詞匯。忌曲筆、忌渲染、忌夸張、忌場景描寫、忌虛構事實；忌用反語、擬人、夸張、雙關、象征等修辭格。

　3. 準確規范。

　◆數字的使用規范 真實準確。在公文中使用數字，要求真實準確。

　各個分數之和與總數相等。

　統計口徑一致。

　列舉數字有可比性。

　注意倍數關系 分清楚漢字與阿拉伯數字的使用場合 ◆結構層次規范 第一層，其層次編號用“一”、“二”、“三”……來表示；

　－18－ 第二層，其層次編號用“（一）”、“（二）”、“（三）”……來表示； 第三層，其層次編號可以用阿拉伯數字來表示； 第四層，其層次編號可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”……來表示。

　結構層次最好不要多于四級，不要越級使用各個層次的編號（意見、辦法除外）；不用第一、第二；不用其一、其二、其次等。

　◆標點符號的使用規范 標點符號種類。標點符號分為點號和標號兩大類：

　點號（7 個點號）

　點號包括“句末點號”和“句內點號”兩種，句號、問號和嘆號表示一種停頓和語氣的并且通常放在句子最后的稱之為“句末點號”；而逗號、頓號、分號和冒號表示句內停頓的則稱之為“句內點號”。

　標號（9 個標號）

　標號包括了以下 9 種：

　① 引號，又可分為單引和雙引；② 括號；③ 破折號； ④ 省略號；⑤ 著重號，用于在需要突出的內容下用點做出標記；⑥ 連接號，即兩個同類詞語中間的那一小橫，例如秦嶺－淮河；⑦ 間隔號，通常用于西方人名之間，例如邁克·喬丹；⑧ 書名號；又可分為單書名號和雙書名號；⑨ 專名號，即畫于特點文學作品下邊的橫線。

　4. 注意校核。

　◆做旁觀者。人們對于自己的撰寫的文章通常都會覺得很順眼，其實不然，如“燈下黑”。在校對的過程中，撰寫者首先要將自己定位于一個旁觀者，對自己的文章進行冷處理并反復審視幾次以發現和糾正存在的錯誤。

　◆做朗讀者。公文寫作時間要求都比較緊，但在這種較強的時間約束下切不可草草提交了事。在校核的過程中，撰寫者還應該扮演一個朗讀者，反復地朗讀自己的文章并隨時進行修改和完善。

　僧“敲”月下門，與僧“推”月下門。

　◆做求教者。白居易大師就始終能夠將自己定位于一個求教者，以小學生的心態來就自己的作品反復地向周圍的人們請教；同樣的，在綜合校對階段，撰寫者也應該扮演好這樣的角色。

　第三部分

　熟練掌握幾種常用文種 一、通知 （一）概述。

　通知是上級機關向下級機關傳達指示、批轉下級機關的公文、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，布置工作與周知事項時所用的一種下行公文，有時也是告知有關單位需要周知或共同執行的事項的平行文種。通知用得最為廣泛，因而使用頻率很高。通知具有使用范圍的廣泛性、文種使用的曉諭性和行文方向的不確定性等特點。

　（二）寫法。

　通知的作用不同，種類不同，其內容和寫作要求也不完全一樣。

　－20－ 1. 發布性通知. 法規性文件經有關部門制定以后，需要用通知的形式予以發布。這類通知的正文一般包括四個方面的內容：一是文件的由來；二是文件名稱；三是希望和要求；四是附件。

　2. 指示性通知。

　上級單位向下級單位對某一項工作的布置、要求、意見等往往用通知的形式傳達。這種通知帶有指令性，必須有根據、有目的、有任務、有要求。

　3. 傳達性通知。

　這種通知帶有指示性、規定性，多用于上下級之間，職能部門與有關部門之間。對通知中的有關精神，必須遵照辦理、貫徹執行。在寫法上，一般是先交代問題的來龍去脈，再講有關指示、意見、規定等，最后談希望或要求。

　4. 轉發和批轉性通知。

　上級或同級的來文要傳達到下屬單位貫徹執行，需要用通知的形式，這種通知叫轉發型通知。其寫法一般有二種：其一是照轉照發。其二是除轉發文件以外，再根據本地區、本部門的具體情況，提出一些具體要求和希望。

　上級領導部門轉發下屬單位的來文，如報告、請示、意見等所用的通知稱為批轉型通知。有的照批照轉，有的加些指示性的意見。

　5. 會議通知。

　會議通知要求以極其簡短的文字，寫明會議名稱、目的、內容（日期、時間、地點、出席對象以及對出席者的要求等）。

　6. 任免通知。

　即上級機關對于所任免的人員需要用通知行文任免和聘用。有的行政機關負責人的任免，除向規定范圍發通知外，還要向社會公布。

　二、報告 （一）概述。

　“報告”是下級機關向上級領導機關，業務主管機關、部門向機關領導，執行機關向權力機關匯報工作、反映情況、提出意見建議、答復詢問所使用的陳述性上行公文。

　“報告”是陳述性文體。寫作時要以事實材料為主要內容，以概括敘述為主要表達方式。“報告”是行政公文中的上行文種，撰寫“報告”的目的就是為了讓上級機關掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領導能及時給予支持，為上級機關處理問題，布置工作，或作出某一決策提供依據。“下情上達”是制發“報告”的目的。所以報告的內容要求以擺事實為主，要客觀地向上級反映具體情況，不要過多地采用議論和說明，表達方式以概括敘述為主。語氣要求委婉、謙和，不宜用指令性的語言。

　報告的主要特點，概括有四：

　一是報告的行文目的是向上級匯報本機關的工作、情況、建議、答復等，它不直接請求上級機關正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這也是它與請示區別的重要區別之一。

　二是報告中一般不提出建議或意見。如果確需在某一領

　－22－ 域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關批轉到有關部門貫徹執行，報告一經批準，便作為批轉文件的附件下發，其權威性依賴或附屬于批轉機關。

　三是報告在內容上不象請示那樣有“ 一文一事” 的要求，它可以在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結構也比較復雜。

　四是報告廣泛使用于下級機關向上級機關反饋信息，是溝通上下級機關縱向聯系的一種重要形式。向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關必須履行的一項工作制度。

　報告的種類從內容上分主要有：匯報性報告、答復性報告、呈報性報告和例行工作報告。

　（二）寫法。

　報告的結構一般由標題、主送機關、正文、落款和成文時間組成，下面分別介紹幾種報告寫法。

　1 ．匯報性報告。

　。

　匯報性報告主要是下級機關向上級機關、執行機關向權力機關匯報工作、反映情況的報告。這種報告一般可分為兩種類型：

　◆ 綜合報告。這種報告是本單位、本部門或本地區、本系統工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性的報告。其內容大體包括工作的進展情況，成績或問題，經驗或教訓以及對今后工作的意見。這種報告的特點是全面、概括、精煉。所謂“全面”，是指報告的內容要體現一個

　地區、一個部門在某一段期間內的全面工作情況；所謂“概括精煉”，是指表述內容的時候，少寫或不寫繁瑣的工作過程，要用結論性、要求性的語言，表達出某項工作的結果、希望或要求。

　◆ 專題報告。這種報告是本單位、本部門或本地區、本系統就某項工作或某個問題，向上級領導部門所寫的匯報性報告。其內容與綜合性報告差不多，但也有自身的特點：

　一是內容專一。也就是說，一份專題報告只反映某一方面的情況和問題。除了寫出事件的結果以外，常常把重點放在情況的闡述、事情的原委、性質的分析和自己的看法上。如果是反映成績的報告，則應把重點放在作法、成績、經驗和總結上。也可就某一問題專門提出建議。

　二是針對性強。主要包括兩個方面的意思。一種是日常工作中出現的新情況、新問題，向上級匯報以后可以及時得到支持或指示；一種是上級部門在安排部署某項工作任務時，就要求下級單位在一定期間把工作進展情況按期向領導匯報。領導要求什么，匯報什么，所以針對性較強。

　匯報性報告主要便于領導掌握情況，為決策提供信息，除其中少數領導批轉下發外，一般只予呈送，并不要求領導回答或批準什么問題。

　2. 答復性報告。

　。

　答復性報告是針對上級領導部門或業務管理部門所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問什么答什么，不要涉及詢問以外的問題或情況。

　－24－ 3. 呈報性報告。

　。

　呈報性報告主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據或目的以及與文件、物件有關的事宜。

　4. 例行工作報告。

　。

　例行工作報告是下級機關或企事業單位，因工作需要定期向上級領導機關或業務主管部門所寫的報告。如財務部門定期向業務主管部門和財政、稅收、銀行等業務指導機關所呈送的財務報表，包括日報、周報、旬報、月報、季報等。

　三、請示 權限不足以做相應的決定，需要進行請示。請示在政府機關、私營企業以及外企也是廣泛地被予以應用。

　1. 請示的特點。

　◆事前行文。事后行文叫報告，事前行文即為請示；也就是說，請示并不是先斬后奏的行為。

　◆一事一請。即一個事情做一個請示，不要把不同的請示內容放在同一個請示文書之中；否則，上級領導一方面容易遺漏其中的某一項內容，另一方面也難以做部分的批準。

　◆需要批復。即強調請示都是需要批復的。

　2. 請示的寫作格式 請示格式基本與前兩種公文一樣，但在最后結尾的時候需要注意：加上“妥否，請批示”、“以上如認為可行，請批準有關單位執行”；在署名和時間部分必須要加蓋印章。

　3. 寫請示有幾個注意事項。

　。

　◆ ◆不與報告混用； ◆ ◆不相隸屬不行請示； ◆ ◆不越級請示； ◆ ◆不多頭主送； ◆ ◆一文一事； ◆ ◆不同時抄送下級。

　我們在日常公文處理中，經常能看不遵守這幾條的請示，尤其是經常能夠看到請示與報告不分的現象。

　4. 請示與報告的區別。

　請示與報告是兩種性質完全不同的文種。

　請示，適用于向上級機關請求指示、批準； 報告，適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。

　請示與報告都屬于上行文，都具有反映情況、提出建議的功用，但也有其明顯的不同：

　◆行文目的不同。請示的目的是請求上級機關批準某項工作或者解決某個問題；報告的目的是讓上級機關了解下情，掌握情況，便于及時指導。

　◆主送機關不同。請示一般只寫一個主送機關；受雙重領導的單位報其上級機關的請示，應根據請示的內容注明主送機關和抄送機關，主報機關負責答復請示事項；報告可以報送一個或多個上級機關。

　◆篇幅不同。請示一般都比較簡短；報告的內容涉及面較為廣泛，篇幅一般較長。

　－26－ ◆行文時間不同。請示必須事前行文；報告可以在事后或者事情發展過程中行文。

　◆處理類別不同。請示屬于“辦件”，指上級機關應對請示類公文及時予以批復；報告屬于“閱件”，對報告類公文上級機關一般以批轉形式予以答復，但沒必要件件予以答復。

　◆內容要求不同。請示的內容要求一文一事；報告的內容可一文一事也可一文數事。請示屬于請示性公文，側重于提出司題和請求指示、批準；報告屬于陳述性公文，側重于匯報工作，陳述意見或者建議。

　另外，請示與報告在標題寫作、結束用語大不相同。

　一般來講請示的標題中不寫報告二字，就是 x x x 關于 x x x x x x 的請示；報告的標題中不寫請示二字，就是 x xx 關于 x x x xx x 的報告。

　請示的結尾一般用“妥否，請批示”或“特此請示，請予批準”等形式，請示的結束用語必須明確表明需要上級機關回復的迫切要求；報告的結尾多用“特此報告”等形式，一般不寫需要上級必須予以答復的詞語。

　日常公文處理中，請示與報告不分是最為頭痛的問題之一，主要問題：

　◆把請示當作報告。就是把請求指示、批準的請示當作了報告。如《x x xx 關于申請購買 x x x x 的報告》，指本機關根據工作需要，提出購買 x x x 的要求，請求上級機關予以批準，批準后方可執行的事情。這類應屬于請示，而行文實踐中有時恰恰使用了報告這一文種。

　◆把報告當作請示。有些報告是下級呈送給上級并要求批轉的報告，這類報告應屬于呈轉性報告極易被當作請示。如《x x x x 關于 x x x x 的報告》末尾處應寫“以上報告，如無不妥，請批轉 x x x 執行。”屬于典型的呈轉性報告但是往往被當作了請示。

　◆請示與報告混合型，有些公文既請示工作又報告情況或者既報告情況又夾帶請示事項，這些形式都不符合文種的使用規范。如《x x x x 關于 x x x x 的請示報告》，這類文件形式，其內容既匯報了工作，又順便提出了請示或者一文數項請示，這種混合的形式，極易使上級機關理不出頭緒，處理了一件事情而耽誤了另外幾件事情。

　請示與報告不分，往往為正常的公文處理帶來不便，容易使錯批、漏批文件，甚至有時延誤事情的處理，嚴重影響公文質量。

　四、批復 批復是上級答復下級的請示的一種下行文。

　1.批復的特點。批復具有以下的特點：

　◆ 指令性強。與主動發出的命令不同，批復是基于下級的請示而做出的被動的指示；因此，在做答復的過程中，實際上也就表明了上級機關的態度。

　◆ 針對性強。正如前文所分析的，請示是一事一請；因此，相應的批復也是根據所請示的事情而做出的一個指示。

　◆ 態度鮮明。批復一定是態度鮮明的，不是同意就是不同意，不可能出現模棱兩可的情況。

　－28－ ◆ 政策性強。上級在批復中所做出的不同意或者同意的決定，一定是非常正式的依據的，例如國家的某號條文。

　2. 批復的寫作格式。

　批復還有一些專有的要求：

　◆在批復的正文中含有隱語，即是針對某一個請示而予以的批復；因此，正文中應該包括“××號文收悉”或者“某年某月某日關于××事項的請示收悉”； ◆給出答復意見應該寫“經研究答復如下”或者“特此批復”； ◆與請示一樣，批復也必須要有公章。

　五、紀要 對于各種組織的會議而言，最為重要的就是要有議有決，作為記錄會議決議的公文——紀要自然也非常重要了。

　1.紀要的作用和目的。紀要可以主要分為決定性的會議紀要和消息性的會議紀要，其作用在于：

　◆傳達會議精神； ◆記錄議定的事項，即歸納、提煉和整理會議中的決議些內容。

　2. 會議紀要的寫作格式。

　紀要的寫作格式有如下比較特別的要求：

　◆紀要的標題中沒有發文機構； ◆將會議的目的、時間、地點、參加人、缺席人、缺席原因、主持人、報告人以及議程等內容在導語中進行說明； ◆紀要的主體為決議事項或者主要認識和意見；

　◆在紀要的最后要對未來進行展望。

　六、函 （一）概述。

　函，俗稱信件。函作為一種公文，與私人信件有所不同。公文函，亦稱公函，談的是公務，主要內容常用標題揭示。而一般私函，談的是個人私事，無標題。這是公函與一般私函的本質區別。

　就使用范圍而言，函“適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題；向有關主管部門請求批準”等。就行文關系而言，函是平行文。雖然上級向下級詢問工作情況或某一具體問題，下級向上級及業務指導機關詢問有關方針政策和界限不明確的問題等，也可用函行文，但多數用于不相隸屬機關之間。

　依據行文內容，函可分為三種：

　◆便函。便函，一般采用書信格式，不擬文件標題，只有上下款和日期，不編文件號，發出時可蓋公章，也可簽個人姓名。

　◆商洽函。主要用于 不相隸屬機關之間商量洽談辦理某一問題，如聯系參觀、學習，商洽干部調動，請求幫助支持等。

　◆問答函。主要用于向對方詢問或答復某一事項。問答函包括詢問函和復函兩種類型。復函與批復和答復性報告都屬答復性公文。但三者又有所區別。復函的對象，一般是不相隸屬機關，屬平行；批復的對象是下級機關，屬下行文；

　－30－ 答復性報告的對象是上級機關，屬上行文。

　◆請批函。用于向有關主管部門請求批準某一事項。請批函與請示都有“請求批準”的意愿，但二者適用對象不同。請示的對象是有隸屬關系的直接上級，屬上行文；請批函的對象是無隸屬關系的主管部門，屬平行文。所謂有關主管部門，指對請批的事項有決定權和批準權的部門。主管部門多是職能部門。

　（一）寫法。

　函的結構。函一般由標題、主送機關、正文、落款和日期構成。

　◆ 標題。函的標題通常有兩種結構形式：

　（1）由“事由＋文種”構成。

　（2）由“發文機關＋事由＋文種”構成。

　◆ 正文。函的正文主要由原由和事項兩部分構成，有的附加結尾。

　（1）原由：寫明發函的原因、依據。原由的寫法，除問答函（指復函）有一定模式可循，商洽函、請批函均無模式可循。不同內容有不同寫法。復函的原由常見寫法是“××日來函收悉”，或“（關于……的函）收悉。”商洽函、請批函的原由寫明商洽、請批某事的原因理由即可。

　（2）事項：寫明商洽、請批、答復的具體內容。常見寫法有兩種：第一種寫法是一段到底，把事項跟原由融合起來。第二種寫法，事項與原由分開，事項部分依據內容分條來寫。

　◆ 結尾：有的意完即止，無特殊的結尾標志；有的在結尾處寫上“特此函告”或“盼復”、“請函復”；若是復函，則寫上“特此函復”。

　◆ 發函單位。加蓋單位公章。

　◆ 發函日期。位于印章下方，全稱寫明 七、領導講話的撰寫 從事這么多年的文字秘書工作，最大的體會是要高質量完成一份領導講話，必須做到以下幾點：

　◆ 要緊跟形勢 ，熟悉政策，掌握企情。接受任務后，首先應該翻閱上級的有關文件，學習黨和國家有關的方針、政策，深入理解其精神實質和政策界限。并根據單位的實際情況有效地貫徹上級精神，正確地提出執行的具體措施和辦法，文稿“符合國家法律、法規及其他有關規定”。

　◆ 要把握主題，領會意圖，進入角色。

　這個寫作任務的目的、背景是什么？ 受眾是誰？他們關心的問題是什么？ 領導要求在文稿中提出什么問題，解決什么問題？ 領導對文稿的內容提出了什么要求？ 如果在動筆之前，能夠把這些問題準確地理解和掌握，那么，我們所撰寫的文稿就能較好地體現領導的寫作意圖。

　◆ 要收集材料，列出提綱，起草初稿。

　◆ 要勤字當先，千 錘百煉， 敢于挑戰。

　◆ 別人總結了一個順口溜：

　－32－ 領導意圖領會好，進入角色很重要。

　吃透上情和下情，提綱基礎要打牢。

　材料運用講科學，觀點提煉善思考。

　遣詞造句多錘煉，適應個性勤動腦。

　一位資深老秘，給我列了提高寫作能力應讀書籍清單：

　◆ ◆《史記》 ◆ ◆《漢書》 ◆ ◆《資治通鑒》 ◆ ◆《古文觀止》 ◆ ◆《唐詩鑒賞詞典》 ◆ ◆《宋詞鑒賞詞典》 ◆ ◆《現代漢語詞典》 ◆ ◆《咬文嚼字》 特別是案邊要放一本《現代漢語詞典》，遇到想不起、拿不準的字和詞隨時可查。

　今天就到這里了，雖然 上課的時間是有限的，但學習公文寫作的 空間是無限的，我們 共同探討公文寫作的空間是無限的。再次表示感謝！

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