公司：企業(yè)組織形式公司：2007年上海人民出版社出版的圖書， 以下是為大家整理的關(guān)于公司檔案管理制度細(xì)則6篇 , 供大家參考選擇。

公司檔案管理制度細(xì)則6篇

【篇1】公司檔案管理制度細(xì)則

檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為了加強(qiáng)公司檔案的管理工作，充分發(fā)揮檔案在項(xiàng)目工程、科學(xué)研究、技術(shù)革新等方面的作用，根據(jù)公司的實(shí)際情況，特制定本制度。

第二條 公司檔案是項(xiàng)目工程、科學(xué)研究、基本建設(shè)、引進(jìn)國外先進(jìn)技術(shù)等活動(dòng)的歷史紀(jì)錄和真實(shí)反映，是科學(xué)資料儲(chǔ)備的一種形式，是發(fā)展公司事業(yè)的重要條件及不可缺少的依據(jù)。

第二章 技術(shù)文件材料的形成和歸檔

第三條 應(yīng)建立健全技術(shù)文件的形成、積累、整理歸檔制度，要求每項(xiàng)工程、技術(shù)活動(dòng)、引進(jìn)項(xiàng)目等都做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的歸檔保存。

第四條 技術(shù)材料的歸檔范圍：

1、設(shè)備方面的圖紙、文件資料，包括各種原理圖、布線圖、說明書和操作手冊等。

2、工程方面：與工程有關(guān)的指示、報(bào)告、批復(fù)文件、方案建議書、設(shè)計(jì)原始材料、與各方簽訂的合同、協(xié)議書初步設(shè)計(jì)、工程概算技術(shù)設(shè)計(jì)、工程預(yù)算、施工圖、施工記錄、工程驗(yàn)收記錄、質(zhì)量檢查資料、對外交涉聯(lián)系的重要文件、竣工圖、驗(yàn)收書、決算等。

3、技術(shù)革新、科研及教學(xué)方面：上報(bào)審批文件、技術(shù)革新圖紙及批文、專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、名單、報(bào)告、審批文件等。

4.檔案文擋來源于各自編寫的技術(shù)人員，檔案文件編寫時(shí)必須注明版本編號(hào)，

例子：電子文檔初期編寫時(shí)，要在技術(shù)文檔名稱后面追加JC字樣------?XX工程設(shè)計(jì)方案.JC?；后期修改時(shí)，要在技術(shù)文檔名稱后面追加JX字樣------?XXX工程設(shè)計(jì)方案.JX?；最后完稿時(shí)，要在技術(shù)文檔名稱后面追加JW字樣------?XXX工程設(shè)計(jì)方案.JW?；取其第一個(gè)漢語拼音字母。

第五條 公司人員外出學(xué)習(xí)、考察和談判回來后，應(yīng)把對方提交的各種技術(shù)資料主動(dòng)交技術(shù)檔案室歸檔，由技術(shù)檔案管理人員簽字后，本部門方可接受報(bào)帳，否則不予報(bào)銷費(fèi)用。

第三章 技術(shù)檔案的管理

第六條 建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由技術(shù)總監(jiān)負(fù)責(zé)，各技術(shù)人員為成員，實(shí)行檔案管理體系。增強(qiáng)各級(jí)管理人員作好檔案工作的意識(shí)，使檔案管理工作具有正規(guī)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化。

第七條 建立技術(shù)檔案工作秩序；落實(shí)專職或兼職檔案管理人員，并進(jìn)行一定的培訓(xùn)。

第八條 檔案管理人員負(fù)責(zé)技術(shù)檔案的收集、整理、分類、立項(xiàng)、組卷，要成為一項(xiàng)制度執(zhí)行。對文件、技術(shù)資料的歸檔范圍、保管期限、保密、利用等制定必要的規(guī)章制度，使之有章可循，做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、條理化。

第九條 檔案室對本部門檔案工作負(fù)有指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督、把關(guān)的責(zé)任。技術(shù)人員在生產(chǎn)活動(dòng)中形成的各種技術(shù)資料，外出參加技術(shù)培訓(xùn)時(shí)的各種歸檔技術(shù)資料，如不按時(shí)上交歸檔，檔案室有權(quán)采取經(jīng)濟(jì)手段進(jìn)行制裁。

第十條 檔案室行政管理由公司負(fù)責(zé)。

第十一條 從事技術(shù)檔案管理的人員，應(yīng)具有較好的職業(yè)道德和大專以上文化程度，具有一定的專業(yè)知識(shí)，并保持相對穩(wěn)定。檔案管理人員享受專業(yè)技術(shù)人員待遇，按工程技術(shù)專業(yè)或檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任。

第十二條 技術(shù)檔案管理的基本內(nèi)容

1、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)公司的全部技術(shù)檔案。

2、對所保管的技術(shù)檔案作好分類工作，處理好保密與利用的關(guān)系。按規(guī)定履行借閱手續(xù)積極有效地為技術(shù)人員提供方便。

3、在公司門的領(lǐng)導(dǎo)下，定期做好技術(shù)檔案保存價(jià)值鑒定工作。此項(xiàng)工作由技術(shù)管理人員、相關(guān)專業(yè)人員和技術(shù)檔案管理人員共同進(jìn)行。對失去保存價(jià)值的檔案，要履行一定的手續(xù)予以銷毀。

第十三條 本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。

【篇2】公司檔案管理制度細(xì)則

人事檔案管理制度細(xì)則

一、組織人事規(guī)章

組織規(guī)章方針的計(jì)劃、擬定、制定、修改、更正。人事制度及規(guī)章方針的計(jì)劃、擬定、管理。人事制度及規(guī)章的解釋運(yùn)用、新設(shè)與改廢、研究分析。各項(xiàng)目職責(zé)劃分的原則分析。各項(xiàng)目職責(zé)劃分方法的計(jì)劃、擬定、研究、更正、修改，實(shí)施。

二、人力資源管理

新進(jìn)、在職、臨時(shí)、兼職人員的人力資源管理辦法的計(jì)劃、擬定、研究、更正、修改，實(shí)施。人力資源管理辦法的分析研究、修改更正、解釋運(yùn)用、具體實(shí)施、新設(shè)與改廢。人力資源不協(xié)調(diào)問題的挖掘。人力資源問題解決的處理辦法與流程。人力資源問題的協(xié)調(diào)。

三、資料管理

人力資源管理資料的匯集、調(diào)查、分析、研究。人力資源資料及報(bào)表的檢查、催交、匯編、轉(zhuǎn)呈及保管。服務(wù)及職務(wù)說明書的核發(fā)、簽辦、轉(zhuǎn)呈。服務(wù)及職務(wù)說明書的編號(hào)及副本的匯存。提供單位外人力資源資料及說明的核發(fā)。人員異動(dòng)的調(diào)查、分析、研究、記錄。人力資源統(tǒng)計(jì)資料的匯編與管理。

四、任免遷調(diào)

新進(jìn)人員的錄用、聘用手續(xù)的辦理。臨時(shí)人員的錄用、分發(fā)、遷調(diào)簽辦。兼職人員的合約簽訂。在職人員的遷調(diào)計(jì)劃。在職人員的遷調(diào):人員任免遷調(diào)的通知、登記、查核;干部;普通員 工。人員的停職、復(fù)職、停薪、留職、解雇、解聘。

五、勞務(wù)管理

勞工的簽約、簽訂、解釋、運(yùn)用、聯(lián)絡(luò)。公共關(guān)系:與工會(huì)的交涉的原則、方針。勞工保險(xiǎn):保險(xiǎn)辦理手續(xù)及福利事項(xiàng)的說明運(yùn)用;保險(xiǎn)事項(xiàng)的簽訂與改變;③團(tuán)體 保險(xiǎn)關(guān)系事務(wù)的聯(lián)絡(luò)。勞務(wù)安全管理:基本方針的擬定;管理辦法的擬定;辦法的分析研究與改進(jìn)。勞務(wù)政策的基本方針。員工的招募及生活安排。

【篇3】公司檔案管理制度細(xì)則

公司檔案管理規(guī)程

一、總則

1、為加強(qiáng)本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，特制定本制度。

2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

3、承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定行政部門專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。

3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集。

4、會(huì)議文件由行政部門收集。

5、歸檔的文件材料應(yīng)為文字文件和電子文件，歸檔后的電子文件僅由公司行政部門的專人保管，部門及個(gè)人不可保留。

三、歸檔范圍

1、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄、會(huì)議錄像等。

2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書等。

3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的照片、錄音、錄像等。

四、歸檔要求

1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

3、在歸檔的文件中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文、電應(yīng)合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷。

5、檔案文件應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

6、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用簽字筆書寫，字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責(zé)

1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。

3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

六、檔案的使用

1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

2、檔案借閱隨借隨還；對借出檔案，檔案管理人員要及時(shí)催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理處理。

3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)，追求責(zé)任。

4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

5、必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等。

6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。

7、用畢按時(shí)歸還，如需延長借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

七、本制度即日起開始執(zhí)行。

八、檔案記錄表

檔案號(hào)編制要求：編號(hào)由13位數(shù)組成，前八位是古潤方三字開頭字母大寫+年號(hào)+部門代號(hào)，第九位為“-”，后四位為順序號(hào)，順序從0001開始編排。

【篇4】公司檔案管理制度細(xì)則

公司檔案管理制度

為進(jìn)一步完善公司的管理體系， 建立有效的檔案管理制度， 實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理 更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展， 根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本細(xì) 則。

第一章總則

第一條 公司檔案是在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，

是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考察 和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。

第二條檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分， 是

維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng) 一的原則，由公司綜合部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。

第三條 公司檔案具體管理工作由專人負(fù)責(zé)， 各部門在工作 和業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)中形成的行政、人事、財(cái)務(wù)、采購、研發(fā)、生 產(chǎn)、銷售、售后等一系列檔案資料均須由公司統(tǒng)一管理，各部 門不得分散保存。

第二章檔案的收集、歸檔

第四條 對在公司經(jīng)營、生產(chǎn)過程中所形成的一切有查考利 用價(jià)值的文件資料、電子文件、照片、實(shí)物、光盤等均應(yīng)進(jìn)行 收集歸檔，部門和個(gè)人不得以任何理由拒絕歸檔或以副本、復(fù) 印件代替正本、原件歸檔。

第五條歸檔的文件資料應(yīng)齊全、完整、法律手續(xù)完備且符 合耐長久保管的要求，杜絕熱敏紙和有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、 純蘭墨水、復(fù)寫紙等不耐久保管字跡的文件資料的歸檔。已破 損的文件應(yīng)給予修整，字跡模糊和易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。

第六條 各部門應(yīng)指定一名業(yè)務(wù)熟練，對文件資料的形成、 移交、歸檔有控制作用的人員擔(dān)任兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文 件資料的收集、移交、歸檔和留存本部門查閱文件資料的保管。

第七條行政、人資類的綜合部分的文件資料一般要形成兩 套，一套移交歸檔，一套留存形成部門備查；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)帳務(wù)所 包含的報(bào)表、帳冊、憑證等檔案由財(cái)務(wù)部門按有關(guān)規(guī)定自行歸 檔；市場營銷類的市場對外合同、技術(shù)協(xié)議、項(xiàng)目信息臺(tái)賬等 部分的文件資料一般要形成兩套，一套移交歸檔，一套留存形 成部門備查；技術(shù)研發(fā)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造安裝大類的圖紙、說明 書、合格證等文件資料一般應(yīng)形成三套，二套移交歸檔，一套 留存本部門備查。

第八條 綜合類的檔案一般在形成的當(dāng)月月底前向檔案室 移交完畢；技術(shù)研發(fā)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造安裝大類的檔案應(yīng)在項(xiàng)目、 工程重要節(jié)點(diǎn)結(jié)束一個(gè)月后對應(yīng)移交歸檔； 重要的合同、協(xié)議、

會(huì)議文件、報(bào)表等可及時(shí)移交歸檔；因公出差形成的歸檔范圍 內(nèi)的文件、資料、圖紙返回單位后要及時(shí)歸檔，個(gè)人不得留存。

第九條電子文件的邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)按照 紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。歸檔的電子文件應(yīng)使用不可擦除型 光盤，一式二套。在接收電子檔案前應(yīng)對檔案的每套載體及技 術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，合格率達(dá)100%時(shí)方可進(jìn)行交接。歸檔的電子 文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并收集歸檔。歸檔電子文件應(yīng)以盤 為單位填寫《歸檔電子文件登記表》。歸檔完畢，電子文件形成 部門應(yīng)將存有前電子文件的載體保存至少一年。歸檔的電子文 件應(yīng)用通用格式，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)應(yīng)同專用軟件一并歸檔。

第十條檔案人員參加重大設(shè)備到貨的開箱驗(yàn)收，現(xiàn)場收集 應(yīng)歸檔的說明書、合格證、圖紙、清冊等資料，并在開箱驗(yàn)收 記錄上簽字。檔案負(fù)責(zé)人按年度將開箱記錄、設(shè)備清單等整理 歸檔。

第^一條所有歸檔的文件資料、光盤、實(shí)物、照片等檔案 均應(yīng)辦理移交手續(xù)，接受登記表一式兩份，一份由檔案室存放， 一份交移交部門保存。檔案人員對不符合質(zhì)量要求的檔案有權(quán) 拒收，并指導(dǎo)移交人按要求重新收集、整理、歸檔。

第十二條檔案人員應(yīng)對文件資料形成的真實(shí)性、完整性、 和質(zhì)量進(jìn)行檢查，并對查出的問題依據(jù)公司的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核 辦法提出考核意見。

第三章檔案的整理

第十三條 歸檔的文件資料移交檔案室后， 檔案人員要及時(shí) 進(jìn)行高標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范整理，使案卷質(zhì)量達(dá)到《歸檔文件整理規(guī)則》

(DA/T22-2000 )、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》

(GB/T11822-2000 )等的要求， 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬務(wù)類檔案由財(cái)務(wù)

負(fù)責(zé)人員按有關(guān)規(guī)定自行進(jìn)行整理。

第十四條 按照綜合類、財(cái)務(wù)類、市場類、技術(shù)研發(fā)類、生

產(chǎn)制造類、重大項(xiàng)目類六個(gè)分類表對歸檔文件資料進(jìn)行分類， 做到分類準(zhǔn)確無誤。

第十五條 合理確定文件資料的保管期限和密級(jí)。

第十六條 整理時(shí)要做到組卷合理，編目符合規(guī)范要求，案 卷題名簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容，著錄案卷目錄。

第十七條檔案編號(hào)方法

1.以一個(gè)立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據(jù)公司部 門及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號(hào)方 法，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。

2.檔案大類別均以具體類別前兩個(gè)字拼音首字母命名，具 體為:

技術(shù)類：JS 市場類：SC 制造類：ZZ

3.重大項(xiàng)目編號(hào)。以項(xiàng)目合同簽訂具體時(shí)間、名稱及產(chǎn)品

為依據(jù)進(jìn)行編號(hào)，如以山東晉煤明水惰化保護(hù)系統(tǒng)項(xiàng)目為例，

20150416 代表項(xiàng)目合同簽訂日期，晉煤明水代表項(xiàng)目業(yè)主及 項(xiàng)目現(xiàn)場所在地簡稱，惰化代表項(xiàng)目產(chǎn)品， 01代表項(xiàng)目所處階

段資料的代碼（01代表項(xiàng)目市場資料，02代表項(xiàng)目技術(shù)資料， 03代表項(xiàng)目采購及生產(chǎn)資料，04代表項(xiàng)目售后資料，05代表 提交業(yè)主資料）。

第十八條 案卷整理應(yīng)在整理間或辦公室整理區(qū)域內(nèi)進(jìn)行。

整理時(shí)嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入或停留；因故離開時(shí)要將文件資料放 好；嚴(yán)禁在整理間或整理區(qū)域內(nèi)抽煙和閑聊，做與工作無關(guān)的 事情。

第十九條篩選出的沒有存檔價(jià)值或重份的文件資料要妥

善放置或退回到形成部門供查閱使用，嚴(yán)禁隨便放置或當(dāng)廢品

處理掉，確需銷毀處理，必須登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn) 行。

第二十條 歸檔的電子文件按相關(guān)要求進(jìn)行整理。 歸檔電子 文件以件為單位整理。將著錄結(jié)果制成電子目錄和紙質(zhì)目錄。

第二十一條 檔案人員對案卷質(zhì)量負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)問題要立即 進(jìn)行整改。重大失誤要按公司相關(guān)考核辦法進(jìn)行考核。

第四章檔案的保管

第二十二條 應(yīng)選用較好的裝具裝放檔案。 卷皮、卷盒均應(yīng) 采用無酸材料制成，檔案櫥架要擺放整齊，實(shí)行定置管理，檔 案排架要有規(guī)律、合理，便于搬運(yùn)和通風(fēng)。

第二十三條 檔案庫房要有防火、防盜、防漬、防潮、防有 害生物、防光、防塵、防有害氣體侵害的措施，相對濕度要保 持在45%-60%，溫度要保持在14 — 24 C,定期打掃，保持清

第二十四條 嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房；嚴(yán)禁在庫房內(nèi)抽煙和 進(jìn)行與工作無關(guān)的事情。

第二十五條檔案庫房和檔案櫥的鑰匙要妥善保管，不準(zhǔn)交 與無關(guān)人員，不準(zhǔn)隨便放在辦公桌上。

第二十六條每年年底要對庫存各類檔案進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì)，登 記好統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)上報(bào)上級(jí)檔案管理部門。

第二十七條 歸檔電子文件的保管除符合紙質(zhì)檔案的要求 外，還要符合下列條件：

1、 歸檔載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、戈V、記錄涂層。

2、 單位載體應(yīng)裝盒，安全存放，且避免擠壓。

3、 存放時(shí)要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。

第二十八條 每年均應(yīng)對電子文件的讀取、處理設(shè)備的更 新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與 新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換 工作，原載體保留時(shí)間不少于 3年。保留期滿后對可擦寫載體

清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進(jìn)行處置。

第二十九條 對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行

次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于 10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取 恢復(fù)措施。對磁性載體上的歸檔電子文件， 應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。 原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于 4年。

第三十條 對密級(jí)到期檔案要進(jìn)行及時(shí)解密；對保管期限 到期的檔案要及時(shí)做出鑒定和處理。需歸檔的文字、音像及實(shí)

物材料的分級(jí)、保管期限如下:

第三十一條 檔案人員調(diào)離時(shí)，要嚴(yán)格履行交接手續(xù)，對檢

索工具、庫房鑰匙和檔案管理狀況等情況進(jìn)行有效交接。

第五章檔案的利用

第三十二條 公司員工到檔案室查閱、 借閱、復(fù)制存檔的文 件資料要辦理登記簽字手續(xù)，凡與本職工作無關(guān)的檔案原則上 不與借閱。利用帶密級(jí)和非工作范圍內(nèi)的檔案要填寫《檔案利 用申請單》。機(jī)密、絕密檔案需經(jīng)公司董事長批準(zhǔn)方可提供查閱， 但不能借出和進(jìn)行復(fù)制。

第三十三條 一般情況下不向非本公司人員提供利用。 卻因 工作需要查閱時(shí)，必須有我公司接待人員陪同辦理利用手續(xù)。

第三十四條 公司檔案原則上只能查閱不能借出， 確因工作 需要，履行批準(zhǔn)手續(xù)后方可復(fù)制或借出，借出時(shí)間不能超過一 天。技術(shù)研發(fā)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造安裝大類的圖紙、說明書需要借 出時(shí)只能提供副本，時(shí)間不能超過三天。需要進(jìn)行復(fù)制時(shí)履行 批準(zhǔn)手續(xù)。

第三十五條 只有授權(quán)的人員才能查閱電子檔案， 有關(guān)人員 經(jīng)過批準(zhǔn)后可臨時(shí)授權(quán)查閱。歸檔電子文件的封存載體不得外 借。未經(jīng)批準(zhǔn)任何部門或人員不允許擅自復(fù)制電子文件。

第三十六條 底圖、照片、實(shí)物、光盤等原則上不借出檔案 室。

第三十七條 檔案利用者應(yīng)遵守保密規(guī)定。 對具有保密要求 的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí)，有穩(wěn)妥的安全保密措 施。

第三十八條 檔案利用者要愛護(hù)檔案，不得涂畫、損壞、轉(zhuǎn) 借，確保檔案的安全。

第三十九條公司員工調(diào)離時(shí)必須歸還所借文件資料，且須 經(jīng)檔案人員確認(rèn)后方可辦理離開公司手續(xù)。

附件

、檔案移交簽收單

歸檔部門： 年 月曰

檔案文件接收表

檔案封面

項(xiàng)目檔案封皮（二）

制表人： 制表日期： 年 月 日

卷內(nèi)備考表

本案卷情況說明: 填寫盒內(nèi)歸檔文件的數(shù)量、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀、鑒定 變更等情況。

整理人：
檢查人：
整理日期:

二、檔案索引表

四、（機(jī)密）文件保管備查簿

五、檔案明細(xì)表

六、作廢檔案焚毀清單

年 月曰焚毀

七、檔案利用（調(diào)閱）申請單

檔案利用（調(diào)閱）申請單

八、檔案調(diào)閱登記

【篇5】公司檔案管理制度細(xì)則

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《公司檔案管理制度細(xì)則》2018/7/21周科榮老師
為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本細(xì)則。一、總則
（一）公司檔案是在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。
（二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。
（三）公司檔案具體工作由檔案部進(jìn)行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會(huì)計(jì)、實(shí)物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。二、檔案部門設(shè)置及其職責(zé)
（一）公司檔案管理由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。基本職責(zé)為：
1、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計(jì)劃等。2、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
3、負(fù)責(zé)對本公司形成的各門類檔案實(shí)行綜合管理，積極提供利用。4、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。（二）各部門設(shè)立兼職檔案員，其主要職責(zé)是：
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1、認(rèn)真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動(dòng)向總經(jīng)理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受總經(jīng)理辦公室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
2、根據(jù)本公司各部門歸檔范圍負(fù)責(zé)做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限內(nèi)向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。三、檔案接收與整理
(一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據(jù)各部門的職責(zé)不同，主要有以下幾個(gè)方面：1、行政部：
A、公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、經(jīng)營計(jì)劃、管理決策等；
B、與總部及其他單位往來發(fā)文；C、行政管理方面，包括：
1）辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等；
2）日常管理方面的員工考勤，前臺(tái)的外出登記、鑰匙登記、來
客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計(jì)師排單，公司會(huì)議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報(bào)告、請示批復(fù)的記錄等；2、人資部：
人事方面的勞動(dòng)合同、各項(xiàng)協(xié)議、員工獎(jiǎng)懲、晉升、培訓(xùn)、入職手續(xù)、員工資料等。3、企劃部：
A、公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；B、媒體合作通路的正常詢價(jià)報(bào)價(jià)、合作協(xié)議合同；C、年度季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費(fèi)用預(yù)算、決算等；D、市場調(diào)研方案、搜集的客戶資料等。
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4、倉管部：
倉庫管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管等內(nèi)容。5、客服部：
主要包括客戶檔案、工程保修、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務(wù)記錄、客戶回訪記錄、客戶意見調(diào)查記錄。6、裝備部、工藝部、數(shù)字部：
主要包括效果圖、施工圖、項(xiàng)目報(bào)價(jià)表、工程施工合同及附件、設(shè)計(jì)師談單記錄表、部門會(huì)議紀(jì)要、車間上工排班表、原材料及成品登記表、日常工作日志、新產(chǎn)品研發(fā)數(shù)據(jù)等。
其中數(shù)字部機(jī)房重要文件備份、集成軟件開發(fā)源代碼等。7、財(cái)務(wù)部：
主要包括財(cái)務(wù)管理中的各種賬冊、報(bào)表、憑證、工資發(fā)放，后勤方面的固定資產(chǎn)核算、費(fèi)用申請等8、市場部：
有關(guān)營銷促銷活動(dòng)方案、客戶資料、市場調(diào)研資料、與客戶簽訂的協(xié)議等。
以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時(shí)應(yīng)及時(shí)通知總經(jīng)理辦公室，以便檔案管理及時(shí)作出調(diào)整。各部門應(yīng)歸檔的材料形式包括紙質(zhì)、音像及實(shí)物文件。
（二）歸檔文件的等級(jí)劃分及保管期限
需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級(jí)、保管期限如下：文件等級(jí)
一級(jí)秘密文件二級(jí)重要文件三級(jí)
文件類型
公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)、經(jīng)營計(jì)劃、管理決策，與總部及其他單位往來發(fā)文，人事方面的各種文件，
財(cái)務(wù)報(bào)表、賬冊、資產(chǎn)核算，合同及司法文書等。會(huì)議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報(bào)告、請示批復(fù)、企劃方面的
宣傳方案、形象展示、涉及工程項(xiàng)目的文件等
員工考勤，前臺(tái)的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記
保管期限
永久
五年以上三年
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普通文件錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計(jì)師排單，倉庫管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管，檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費(fèi)用申請、辦公用品管理、采購、
出車及維修記錄等。

（三）檔案編號(hào)方法
1、以一個(gè)立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據(jù)公司部門及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號(hào)方法，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。
2、檔案大類別均以部門前兩個(gè)字拼音首字母命名，具體為：
行政部：XZ人資部：RZ客服部：KF裝備部：ZB工藝部：GY數(shù)字部：SZ市場部：SC財(cái)務(wù)部：CW企劃部：QH倉管部：CG3、工程項(xiàng)目命名。以上七部門（主要是裝備部、工藝部、數(shù)字部、客服部四部門）凡涉及工程項(xiàng)目的檔案材料均以項(xiàng)目名縮寫為大類別，
以中國人民抗日戰(zhàn)爭紀(jì)念館反法西斯勝利70周年項(xiàng)目為例，其項(xiàng)目大類編號(hào)為：201506（日期）-KZG（館方中文縮寫頭字母）-FF70（項(xiàng)目簡稱頭字母）-#（文件編號(hào)）。
4、非工程項(xiàng)目檔案命名。由于公文編號(hào)受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)內(nèi)部崗位編制并不復(fù)雜且部門管理統(tǒng)一，對內(nèi)制度/規(guī)范性文件的頁眉文字為靠左公司VI規(guī)范標(biāo)識(shí)圖形，靠右為公務(wù)編碼，一般制度/規(guī)范性文件均需要編號(hào)。無論對內(nèi)對外文件，頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號(hào)字，不加粗，帶格式線。
以財(cái)務(wù)部為例：編制方法：201603-CW01-XXX（2014年6月份財(cái)務(wù)報(bào)表）其中201601為日期，CW為財(cái)務(wù)部編號(hào)，01為財(cái)務(wù)部制定的代表財(cái)務(wù)報(bào)表的內(nèi)容（02為財(cái)務(wù)憑證等等類推），XXX為其他編號(hào)。
（四）歸檔方法及要求
1、歸檔文件材料必須完整，層次分明，符合其形成規(guī)律，能夠準(zhǔn)確反映公司生產(chǎn)經(jīng)營各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史進(jìn)程。
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2、涉及項(xiàng)目工程的，應(yīng)將檔案材料歸入同一案卷中；不涉及項(xiàng)目工程的，先將文件材料按其形成或針對的年度分開，一般文件歸入文件形成的年度（跨年度的規(guī)劃計(jì)劃，可歸入文件內(nèi)容針對的第一個(gè)年度；跨年度的總結(jié)、報(bào)告，歸入文件內(nèi)容針對的最后一個(gè)年度；統(tǒng)計(jì)報(bào)表、預(yù)決算歸入針對年度）。
3、按要求填寫卷內(nèi)目錄、備考表等表格，擬寫案卷標(biāo)題要求結(jié)構(gòu)完整，一般應(yīng)準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件材料主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱。案卷封面要用黑色簽字筆或者黑色鋼筆書寫。
4、對破損的文件材料在裝訂的同時(shí)應(yīng)進(jìn)行加邊、修補(bǔ)、或裱糊，對較大的紙張應(yīng)折疊，并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。四、歸檔流程（一）歸檔時(shí)間。
各部門不涉及工程項(xiàng)目的材料，應(yīng)根據(jù)材料性質(zhì)不同進(jìn)行整理。凡材料每月整理的（一般為行政部、人資部、企劃部、市場部及裝備部、工藝部、數(shù)字部、客服部日常管理的材料），應(yīng)在每月底之前首先整理歸檔；
凡材料按季度或年度整理的，應(yīng)在下一季度或下一年度一周內(nèi)首先進(jìn)行歸檔。歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。
各部門涉及項(xiàng)目工程的材料，應(yīng)在工程全部竣工后一周內(nèi)進(jìn)行首先歸檔，各部門首先歸檔后應(yīng)將同一項(xiàng)目的歸檔材料統(tǒng)一移交總經(jīng)理辦公室，歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。（二）檔案移交。
各部門不涉及項(xiàng)目工程的歸檔材料在部門首先歸檔后一周內(nèi)經(jīng)部門主管簽字后移交總經(jīng)理辦公室；涉及項(xiàng)目工程的，各部門首先歸檔后，由部門主管簽字并統(tǒng)一交客服部整理，客服部應(yīng)在收到各部門材料后一周內(nèi)經(jīng)部門主管簽字后將檔案材料移交總經(jīng)理辦公室。檔案經(jīng)總經(jīng)理辦公室主管人員驗(yàn)收合格后，填寫《檔案移交清單》，雙方履行簽字手續(xù)，辦理移交。
根據(jù)公司目前的經(jīng)營狀況及要求，財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部按照本實(shí)施細(xì)則自行妥善保管，暫時(shí)不移交檔案室。五、檔案保管與統(tǒng)計(jì)
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（一）公司設(shè)置專用檔案庫，具有防盜、防火、防水、防蟲、防鼠、防潮、防塵、放高溫等設(shè)施。定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或其他技術(shù)處理。
（二）建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。及時(shí)、準(zhǔn)確填寫各種檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)。六、檔案借閱管理
（一）總經(jīng)理辦公室根據(jù)工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編各種參考資料，積極主動(dòng)開展檔案利用工作。
（二）建立檔案借閱及保密制度，根據(jù)檔案的重要程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。
1、借閱資料為普通文件的，借閱時(shí)間不超過一周，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱普通文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管及總經(jīng)理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。
2、借閱資料為重要文件的，借閱時(shí)間不超過三個(gè)工作日，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱重要文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管及總經(jīng)理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。
3、借閱資料為秘密文件的，借閱時(shí)間不得超過一個(gè)工作日，原則上不得帶出總經(jīng)理辦公室。借閱秘密文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管、總經(jīng)理辦公室主管人員及總經(jīng)理簽字審批后方可借閱。
（三）借閱檔案人員必須愛護(hù)檔案，保持整潔，要保護(hù)檔案的安全。不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。
（四）調(diào)閱重要及秘密檔案只可在總經(jīng)理辦公室調(diào)閱復(fù)印件或者掃描件。借閱人員必須嚴(yán)格保密，不得泄漏資料內(nèi)容，不得遺失。借閱后需按時(shí)歸還，如需延長借閱的，必須通知總經(jīng)理辦公室主管人員，并另行辦理借閱手續(xù)。七、檔案鑒定、移交、銷毀
（一）根據(jù)不同檔案材料的分級(jí)及保管期限，結(jié)合實(shí)際情況，總經(jīng)理辦公室統(tǒng)計(jì)檔案庫內(nèi)各檔案的情況表。
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（二）定期對于已到期的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作在總經(jīng)理或總經(jīng)理助理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和主持下，由總經(jīng)理辦公室和與所鑒定檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，具體負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。
（三）凡經(jīng)鑒定小組確認(rèn)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)登記造冊，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。檔案銷毀時(shí)，必須有兩人在場負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀清單上簽字。銷毀清冊由總經(jīng)理辦公室永久保存。八、檔案保密
（一）總經(jīng)理辦公室主管人員及各部門兼職檔案員應(yīng)在安全的環(huán)境下進(jìn)行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準(zhǔn)隨意堆放，以免造成丟失、損壞和泄密。
（二）不準(zhǔn)向無關(guān)人員提供或泄漏檔案內(nèi)容；不準(zhǔn)通過電話、電子郵件、普通郵件等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準(zhǔn)在不利于保密的場合談?wù)撋婷軝n案內(nèi)容。
（三）檔案人員不得私自打印、翻印或復(fù)制涉密檔案，不準(zhǔn)擅自帶人進(jìn)入檔案庫。
（四）集中銷毀保管期限屆滿且失去保存價(jià)值的檔案，不得做他用。（五）發(fā)生泄密和檔案被盜事件時(shí)要及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)事者要及時(shí)出具書面報(bào)告。對違反保密規(guī)定、造成泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。
免費(fèi)傳播提供大家參考
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【篇6】公司檔案管理制度細(xì)則

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**字〔2012〕25號(hào)
關(guān)于印發(fā)《****


檔案管理制度匯編》（修訂）的通知
各部門（所）：


《*****檔案管理制度匯編》（修訂）業(yè)經(jīng)公司研究同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認(rèn)真遵照執(zhí)行。

本管理制度匯編已包含2012年1月5日頒發(fā)的《裝飾工程檔案管理辦法》。該辦法中的《項(xiàng)目檔案報(bào)審表》（編號(hào)CB-05-1

至CB-05-4）取代程序文件中的《竣工工程資料歸檔記錄表》（編號(hào)：CB-05）。各部門移交工程、設(shè)計(jì)、軟裝項(xiàng)目檔案使用CB-05-1至CB-05-3這三種表格，各部門移交工程、設(shè)計(jì)、軟裝以外的各

類檔案，使用CB-05-4表格。如該辦法與本匯編有沖突之處，以本匯編為準(zhǔn)。

同時(shí)，2000年8月頒發(fā)的《********有限公裝飾公司檔案管

理制度匯編》即日起廢止。
特此通知。
二〇一二年七月十六日
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檔案管理制度匯編（修訂）


一、總則

（一）為加強(qiáng)本公司檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作制度化、規(guī)化、科學(xué)化，更有效地為公司管理工作服務(wù)，根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)》（DA/T42-2009）及《市執(zhí)行實(shí)施細(xì)則》，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。

（二）本公司的檔案是完整地、系統(tǒng)地反映本公司各項(xiàng)工作和經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考查和研究公司歷史的重要依據(jù)。各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)中形成的裝飾工程、設(shè)備、基建、科研、文書、聲像、人員、會(huì)計(jì)、實(shí)物檔案等均須由公司綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，不得分散保存，以維護(hù)公司檔案的完整與安全。

二、檔案及其職責(zé)

（一）本公司設(shè)置綜合檔案室，配備專職檔案人員，歸口由公司綜合部管理。由主管綜合部工作的公司領(lǐng)導(dǎo)分管，日常工作由綜合部負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)。業(yè)務(wù)上接受越秀地產(chǎn)檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

（二）公司檔案室的基本職責(zé)：


1、組織實(shí)施黨和國家關(guān)于檔案工作的有關(guān)方針、政策、法規(guī)和檔案管
理部門制訂的有關(guān)規(guī)定、辦法、細(xì)則。

2、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和計(jì)劃等。
3、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下，根據(jù)本專業(yè)的管理要求，對檔案
材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

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4、負(fù)責(zé)對本公司形成的各門類檔案實(shí)行綜合管理，積極提供利用。5、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。三、各部門設(shè)立兼職檔案員，其主要職責(zé)是：

1、認(rèn)真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度，主動(dòng)向綜合檔案室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作，并接受綜合檔案室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2、根據(jù)本公司《各部門歸檔圍明細(xì)表》，負(fù)責(zé)做好本部門檔案材料的收集整理工作，并在規(guī)定期限向綜合檔案室移交，確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。


3、配合公司綜合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀工作。三、檔案的接收與整理
（一）建立、健全歸檔制度。凡在本公司工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料（包括0裝飾工程、1設(shè)備儀器、2基建、3科研、4、文書檔案、5聲像檔案、6人員檔案、7會(huì)計(jì)檔案、8實(shí)物檔案），應(yīng)定期交檔案室歸檔。

（二）檔案綜合管理圍及歸檔時(shí)間：


1、裝飾工程，是反映本公司承包裝飾工程的真實(shí)記錄，包括工程、設(shè)
計(jì)、軟裝，是本公司檔案的重要組成部分。
（1）委托書、主合同、投標(biāo)文件、接洽記錄等文件，在主合同簽訂

后一個(gè)月，完成歸檔。
（2）軟裝、施工項(xiàng)目在工程竣工后三個(gè)月歸檔。設(shè)計(jì)項(xiàng)目，圖紙?zhí)峤煌戤吅髢蓚€(gè)月歸檔。在該規(guī)定的時(shí)間未完成的經(jīng)濟(jì)性文件、項(xiàng)目核算表及項(xiàng)目竣工后與業(yè)主、施工單位的往來文件，在文件完成后一個(gè)月歸檔。


2、設(shè)備儀器類，包括在全公司圍使用的，具有參考價(jià)值的設(shè)備說明書、
...


圖紙、合格證、保修卡、安裝證明等成套材料（每種型號(hào)設(shè)備只歸檔一套材料）。由主管部門積累、預(yù)立卷，在設(shè)備投入使用后3個(gè)月交公司檔案室整理、歸檔。


3、基建檔案，指本公司自有物業(yè)產(chǎn)生的工程項(xiàng)目（含辦公場地裝修、
改造等工程）從立項(xiàng)至竣工所形成的文字、圖表材料。工程部在項(xiàng)目竣工

驗(yàn)收后收集、整理、立卷，并在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月交公司檔案室歸檔。


4、科研類，是指承接集團(tuán)科研項(xiàng)目的記錄文件。研究課題在鑒定驗(yàn)收
后兩個(gè)月歸檔。暫不申報(bào)或中斷、停止的研究課題，在課題結(jié)束或中斷、停止后兩個(gè)月歸檔。


5、文書檔案,包括公司上級(jí)下發(fā)的、公司部各部門在各項(xiàng)工作中形成
的、具有保存價(jià)值的文字材料。屬本公司發(fā)文的，經(jīng)辦公自動(dòng)化流程辦結(jié)后，由發(fā)文部門勤將兩份紙質(zhì)正文連同公司領(lǐng)導(dǎo)簽名的呈批表一起及時(shí)送

綜合部歸檔；屬外單位來文的，綜合部收到后呈領(lǐng)導(dǎo)審批，通過電腦掃描

進(jìn)入辦公自動(dòng)化流程，辦結(jié)后歸檔；屬于只能采用紙介質(zhì)方式流轉(zhuǎn)的文件

材料，由綜合部辦結(jié)后歸檔。檔案室每年將上一年的文件以件為單位按《歸

檔文件整理規(guī)則》分類、排列、編號(hào)、裝訂、編目、入庫。


6、聲像檔案，各部門在工作中形成的，以電子文檔、感光材料、磁性
材料或其他合成材料等非紙質(zhì)材料為載體的具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)于聲像材料形成后一個(gè)月，交公司檔案室歸檔。

7、人員檔案類,特指已故人員檔案，是指本公司已故

,與本公司簽訂
勞動(dòng)合同的在編人員的人事檔案。由主管部門于該職員去世

3個(gè)月后交公
司檔案室歸檔。因人事檔案不屬于綜合檔室案管理圍，不存放綜合檔案室。由綜合部按人事檔案的相關(guān)要求進(jìn)行獨(dú)立管理和保密。


8、會(huì)計(jì)檔案，包含本公司財(cái)務(wù)部形成的會(huì)計(jì)報(bào)表、賬薄、憑證、工資
...


冊等會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)年度終了，由主管部門立卷歸檔，并于檔案產(chǎn)生之后

的第三年向公司檔案室移交。


9、實(shí)物檔案，指法人、其他組織以及個(gè)人在其工作活動(dòng)中形成的與本
公司有關(guān)的，對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的以物質(zhì)實(shí)體為載體的物品檔案。

應(yīng)歸檔的實(shí)物自形成后的三個(gè)月由主辦部門向公司檔案室移交，由于特殊

原因，實(shí)物檔案不能存放到檔案室保存的，應(yīng)先由檔案管理部門拍照登記，

標(biāo)明存放地點(diǎn)，再按規(guī)定存放。

（三）本公司形成的全部檔案為一個(gè)全宗。全宗的檔案，按門類分成九大類進(jìn)行整理。分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動(dòng)。

四、檔案的保管與統(tǒng)計(jì)

（一）公司檔案室必須設(shè)置專用檔案庫房。庫房應(yīng)堅(jiān)固，有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防水淹等設(shè)施。要定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。

（二）檔案庫房溫度應(yīng)保持在14℃-24℃，相對濕度應(yīng)保持在45％-60％。庫房管理人員每天須調(diào)節(jié)庫房的溫濕度，并做好溫濕度登記，定期

對獲得的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。檔案庫房嚴(yán)禁吸煙及存放易燃、易爆、易霉變或同檔案及其保護(hù)設(shè)備無關(guān)的物品。庫房管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，對保存的檔案資料要詳細(xì)清點(diǎn)，履行交接手續(xù)。

（三）建立檔案的統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。及時(shí)、準(zhǔn)確填寫各種檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)。

五、檔案的提供利用

（一）檔案室應(yīng)根據(jù)工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編和各種參考資料，積極主動(dòng)地開展檔案的利用工作，為公司工作提供服務(wù)，并注意掌握檔案的利用效果。

...


（二）建立檔案借閱及保密制度，根據(jù)檔案的機(jī)密程度，確定不同的利用圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。


1、借閱時(shí)間
（1）未立卷檔案材料（即在檔案室積累的本年度檔案材料），借閱時(shí)

間一般不超過三個(gè)工作日，如遇節(jié)假日，須在放假前歸還。
（2）已立卷歸檔和涉密的檔案材料，原則上不能借出。如確因工作需要借出，須經(jīng)公司總經(jīng)理書面審批，且不得將借閱的文件攜帶出公司，并在下班前歸還。


2、審批權(quán)限
（1）本公司員工借閱檔案材料，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批可查閱或復(fù)印與

部門業(yè)務(wù)有關(guān)的資料。超出圍的，須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人書面批準(zhǔn)。
（2）本公司以外人員借閱檔案原件時(shí)，應(yīng)持公司介紹信，經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人書面同意后方可借閱，并在檔案室閱覽，不得借出。


3、借閱利用要求
借閱檔案材料必須妥善保管，不得遺失，不得泄密；要愛護(hù)檔案，不得在檔案材料上圈寫、劃線、涂改、折疊、拆卷、抽頁或污損，不得擅自轉(zhuǎn)借或復(fù)印。借閱檔案材料如有遺失，應(yīng)立即通知檔案室，并向綜合部負(fù)責(zé)人報(bào)告。

六、檔案的鑒定、移交、銷毀

（一）根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，編制本公司各門類檔案的保管期限表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行，并報(bào)集團(tuán)檔案室備案。

（二）定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作在綜合部負(fù)責(zé)人的主持下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行。

...


（三）凡經(jīng)鑒定小組確認(rèn)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)登記造冊，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。檔案銷毀時(shí)，必須由兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊由公司檔案室永久保存。

七、本辦法自頒布之日起施行。

附件：1.**************
檔案綜合管理分類方案附件1.2.**************3.**************4.**************5.**************6.**************7.**************8.**************9.**************10.**************11**************12.**************13.**************14.**************15．**************16.**************
..
裝飾工程檔案管理辦法設(shè)備檔案管理辦法基建檔案管理辦法科研檔案管理辦法文書檔案管理辦法聲像檔案管理辦法人員檔案管理辦法會(huì)計(jì)檔案管理辦法實(shí)物檔案管理辦法檔案庫房管理辦法檔案鑒定、銷毀制度檔案鑒定小組職責(zé)檔案保密制度
各部門歸檔圍明細(xì)表項(xiàng)目檔案報(bào)審表





















**************

檔案綜合管理分類方案


為適應(yīng)公司檔案綜合管理的需要，統(tǒng)一檔案實(shí)體分類，實(shí)現(xiàn)檔案分類整理、排列、管理、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)化，促進(jìn)公司檔案業(yè)務(wù)管理水平的提高，根據(jù)國家檔案印發(fā)的《企業(yè)檔案工作規(guī)》和《市執(zhí)行歸檔文件整理規(guī)則實(shí)施細(xì)則》，結(jié)合我司實(shí)際情況制定本方案。

一、分類原則

1.以一個(gè)立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據(jù)公司職能，結(jié)合檔

案容和檔案的載體形態(tài)特點(diǎn)，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。
2.本公司全部檔案分為九類，分別用0-9阿拉伯?dāng)?shù)字按順序編大類代字。
3.大類下的屬類用“.阿拉伯?dāng)?shù)字”作類目號(hào)，從左至右稱為一級(jí)類


目、二級(jí)類目、三級(jí)類目。類目級(jí)數(shù)根據(jù)檔案材料的數(shù)量和容需要決定。
4.本方案適用我司全部檔案的分類、組卷和排架管理。二、類別設(shè)置

（一）各大類檔案類目號(hào)

0．裝飾工程類（含工程、軟裝、設(shè)計(jì)）

1．設(shè)備儀器類

2．基建類

3．科研類

4．文書檔案

5．聲像檔案類
...


6．人員檔案類

7．會(huì)計(jì)檔案類

8．實(shí)物檔案類
（二）各級(jí)檔案類目

0.裝飾工程

0.2010.1.0工程項(xiàng)目

0.2010.1.0.1工程項(xiàng)目管理類

0.2010.1.0.2工程項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)類

0.2010.1.0.3工程項(xiàng)目技術(shù)類0.2010.1.1軟裝項(xiàng)目

0.2010.1.1.1軟裝項(xiàng)目管理類

0.2010.1.1.2軟裝項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)類

0.2010.1.1.3軟裝項(xiàng)目技術(shù)類0.2010.1.2設(shè)計(jì)項(xiàng)目

0.2010.1.2.1設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理類

0.2010.1.2.2設(shè)計(jì)項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)類

0.2010.1.2.3設(shè)計(jì)項(xiàng)目技術(shù)類

備注：包含軟裝、工程、設(shè)計(jì)的項(xiàng)目，納入工程項(xiàng)目歸檔。

1.設(shè)備儀器檔案

1.1辦公設(shè)備

1.2動(dòng)力交通設(shè)備（發(fā)電機(jī)、汽車等）

2.基建檔案2.1房屋產(chǎn)權(quán)2.1.1


2.1.2
...


2.1.3

2.2

2.2.1

2.2.2

2.2.3

2.2.4
3．科研類
3.1**施工課題研究3.2**設(shè)計(jì)課題研究
4.文書檔案（按年度-保管期限）5．聲像檔案類5.15.1.15.1.25.1.2.15.1.2.25.1.2.35.1.2.45.1.2.55.1.2.65.1.2.75.25.35.4
照片底片正片
公司建設(shè)面貌
人物（領(lǐng)導(dǎo)班子、勞模等）各種會(huì)議照片
領(lǐng)導(dǎo)參觀、視察照片裝飾工程照片文化娛樂活動(dòng)
榮譽(yù)、證書、紀(jì)念品照片錄音帶錄像帶磁盤光盤






5.5
6．人員檔案類
...



7．會(huì)計(jì)檔案類7.17.27.3
會(huì)計(jì)報(bào)表會(huì)計(jì)帳簿會(huì)計(jì)憑證
工資單及其他

7.4
8．8.18.1.18.2

實(shí)物檔案類可折疊檔案
錦旗、獎(jiǎng)狀、證書不可折疊檔案
獎(jiǎng)杯、牌匾、紀(jì)念品
8.2.1
三、編號(hào)方法

（一）裝飾工程類

裝飾工程檔案按性質(zhì)分為：裝飾工程項(xiàng)目、軟裝項(xiàng)目、設(shè)計(jì)項(xiàng)目。在

一個(gè)項(xiàng)目中包含工程、軟裝、設(shè)計(jì)的項(xiàng)目，納入工程項(xiàng)目歸檔。每個(gè)項(xiàng)目

組卷按管理類（代號(hào)為1）、經(jīng)濟(jì)類（代號(hào)為2）、技術(shù)類（代號(hào)為3）文件

次序排列。

編號(hào)方法：大類+年份+一級(jí)屬類+工程類別+組卷類+流水號(hào)。

示例1：0.2010.1.0.1_01

工程項(xiàng)目管理類第一卷
管理類第一卷

管理類

工程類

當(dāng)年工程項(xiàng)目立檔順序號(hào)

工程發(fā)生年度

裝飾工程項(xiàng)目

...


示例2：0.2010.1.0.2_01

工程項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)類第一卷
經(jīng)濟(jì)類第一卷

經(jīng)濟(jì)類

工程類

當(dāng)年工程項(xiàng)目立檔順序號(hào)

工程發(fā)生年度

裝飾工程項(xiàng)目

示例3：0.2010.1.0.3_01

技術(shù)類第一卷
技術(shù)類第一卷

技術(shù)類

工程類

當(dāng)年工程項(xiàng)目立檔順序號(hào)

工程發(fā)生年度

裝飾工程項(xiàng)目

說明：第一個(gè)箭頭“0”，代表屬于產(chǎn)品類“工程項(xiàng)目”。

第二個(gè)箭頭“2010”代表年份。

第三個(gè)箭頭“1”代表2010年第1份歸檔項(xiàng)目。

第四個(gè)箭頭：“0/1/2”：0---代表裝飾工程（表示本項(xiàng)目以裝飾工程為主，但可同時(shí)包括軟裝、設(shè)計(jì)）；1---代表軟裝工程（表示本項(xiàng)目以軟裝工程為主，但可同時(shí)包括設(shè)計(jì)）；2---代表設(shè)計(jì)項(xiàng)目（表示本項(xiàng)目只有設(shè)計(jì)）。

第五個(gè)箭頭“1/2/3“：1——代表管理類；2——代表經(jīng)濟(jì)類；3——代表技術(shù)類。

第六個(gè)箭頭“01”代表案卷數(shù)

...


（二）設(shè)備儀器檔案

設(shè)備檔案，按設(shè)備種類分類（1.1辦公設(shè)備、1.2交通設(shè)備、1.3其它），并分別以一級(jí)屬類為單位。
1.2010.1－1
編制案卷順序號(hào)
二級(jí)級(jí)類目號(hào)(辦公設(shè)備
購買設(shè)備年度
大類代號(hào)(設(shè)備檔案
（三）基建類
基建檔案，按房屋產(chǎn)權(quán)和產(chǎn)權(quán)房發(fā)生的租賃分類（不按年度劃分）2.1房屋產(chǎn)權(quán)2.1.1-1
編制案卷順序號(hào)
二級(jí)類目號(hào)（盤福路）
一級(jí)類目號(hào)（辦公樓）
大類代號(hào)(基建檔案
2.2租賃管理2.2.1-1
...







。








編制案卷順序號(hào)：按租賃時(shí)間先后組卷
二級(jí)類目號(hào)（盤福路）
一級(jí)類目號(hào)（租賃）
大類代號(hào)(基建檔案
2.2租賃管理2.2.4-1
編制案卷順序號(hào)：按房號(hào)及租賃時(shí)間先后組卷二級(jí)類目號(hào)（裝飾大廈）
一級(jí)類目號(hào)（租賃）
大類代號(hào)(基建檔案
（四）科研檔案
3.2010.1-1
編制案卷順序號(hào)
二級(jí)類目號(hào)（當(dāng)年第一個(gè)課題）
科研立項(xiàng)年度
大類代號(hào)(科研檔案
（五）文書檔案
文書檔案應(yīng)按照分類方案（年度+保管期限＋件號(hào)）進(jìn)行分類，以件為..




















.

單位整理，在最低一級(jí)類目編件號(hào)（順序號(hào)），即在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫全宗號(hào)、年度、保管期限、室編件號(hào)、或問題，樣式如下：

（全宗號(hào)）

（年度）（保管期限）
（室編件號(hào)）（館編件號(hào)）
（或問題）

件號(hào)的編寫規(guī)則：每年按“永久”、“長期”（30年）、“短期”（10年）三種保管期限編三個(gè)流水順序號(hào)。每一種保管期限里的件號(hào)按照發(fā)文時(shí)間先后順序排列。

（六）聲像檔案，按載體分類（5.1照片檔案：5.1.1底片、5.2.1正片（正片與其來源的底片或電子文本的存放位置應(yīng)編制參見號(hào)）、5.2錄音帶、5.33錄像帶、5.4磁盤、5.5光盤），并分別編制案卷順序號(hào)。


1.底片
底片：不分屬類，按照接收時(shí)間先后編流水順序號(hào)，裝滿一冊為一卷。


5.1底片
5.2012.1.1-01
號(hào)

案卷順序號(hào)（第1本底片冊）

三級(jí)屬類（照片檔案）

二級(jí)屬類（形成年度）

大類代號(hào)（聲像檔案）

5.2正片

5.2012.2.1-01
...


案卷順序號(hào)（第1本底片冊）

三級(jí)屬類單位建設(shè)面貌照片

三級(jí)屬類（正片）

二級(jí)屬類（形成年度）

大類代號(hào)（聲像檔案）

（七）人員檔案

已故人員檔案，即本公司在編已故人員的人事檔案。按接收時(shí)間先后

結(jié)合姓氏筆劃編制案卷順序號(hào)。

6.2010.01
案卷順序號(hào)（第1卷）已故年度

大類代號(hào)(已故人員檔案


(八會(huì)計(jì)檔案
在一級(jí)類目下分為二級(jí)屬類：一級(jí)類目為會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類別，二級(jí)類目為會(huì)計(jì)檔案類別。一級(jí)屬類按會(huì)計(jì)報(bào)表、賬薄、憑證及其它分類（7.1會(huì)計(jì)報(bào)表、7.2會(huì)計(jì)賬薄、7.3會(huì)計(jì)憑證、7.4工資單及其它）。

編制案卷順序號(hào)時(shí)憑證以年度為單位，一年一個(gè)流水號(hào)；其他各類不分年度，各按一個(gè)大流水順序編號(hào)。

（九）實(shí)物檔案


8.1可折疊檔案8.2不可折疊檔案
附件2



**************

...


裝飾工程檔案管理辦法


工程檔案是指公司承接的裝飾裝修工程項(xiàng)目，包括工程、軟裝、設(shè)計(jì)

項(xiàng)目。為了規(guī)工程檔案管理行為，真實(shí)反映公司承包裝飾工程的記錄，特

制定本工程檔案管理辦法。

一、歸檔圍

（一）管理性文件

1、工程洽談?dòng)涗洝⑽袝㈨?xiàng)目啟動(dòng)通知書、策劃書等。2、招投標(biāo)文件。
3、承包、分包合同及其附件。4、材料采購合同。
5、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要。
6、項(xiàng)目運(yùn)行期與業(yè)主、施工單位的往來文件。7、項(xiàng)目竣工后與業(yè)主、施工單位的往來文件。8、經(jīng)批準(zhǔn)的項(xiàng)目組織架構(gòu)及補(bǔ)充資料。
9、經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、綜合部確認(rèn)的項(xiàng)目部人力資源資源投入記錄（包括：








投入人員及考勤記錄）。

10、經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)部確認(rèn)的施工檢測設(shè)備、勞保投入記錄。
11、經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、綜合部確認(rèn)的施工固定資產(chǎn)使用設(shè)備、辦公設(shè)施投
入記錄。



12、經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、財(cái)務(wù)部確認(rèn)的項(xiàng)目核算表。（二）經(jīng)濟(jì)性文件

...



1、工程預(yù)、結(jié)算和審核文件。2、簽證單。
3、材料確價(jià)資料。
4、工程款項(xiàng)收取記錄（公司開出的發(fā)票及財(cái)務(wù)部關(guān)于收到該款的說明
或簽名）。




5、工程款支出記錄（公司開出的發(fā)票及項(xiàng)目部關(guān)于支出該款的說明或
簽名）。


6、與分包單位、材料供應(yīng)商的結(jié)算確認(rèn)單。7、發(fā)包單位確認(rèn)的結(jié)算單。8、項(xiàng)目結(jié)算審定會(huì)簽單。9、項(xiàng)目結(jié)算款收清會(huì)簽單。
10、出具給分包單位或材料供應(yīng)商分包結(jié)算金額的結(jié)算函。11、甲方提供的工期延期證明。
12、分包單位或材料供應(yīng)商違反合同約定的處罰單。13、分包單位出具沒有拖欠工人工資的證明。14、項(xiàng)目后評(píng)估報(bào)告。
（三）技術(shù)性文件









1、施工報(bào)建材料，包括：規(guī)劃許可證、施工許可證、余泥排放證、臨
時(shí)占用道路證、夜間施工證、消防審核或備案、噪聲排放證、質(zhì)監(jiān)登記、安監(jiān)登記、施工圖審查證明、施工圖審查備案證明、工人購買工傷保險(xiǎn)證

明、辦理社保調(diào)劑資金證明等。

2、圖紙會(huì)審記錄。
...



3、施工組織方案、專項(xiàng)方案、現(xiàn)場應(yīng)急處置方案、開工報(bào)告。4、材料合格證、材料試驗(yàn)報(bào)告。


5、設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、材料代用核定審批。6、專項(xiàng)技術(shù)交底、工人安全教育、隱蔽工程驗(yàn)收記錄。7、分項(xiàng)、分部、單項(xiàng)工程質(zhì)量檢查、評(píng)定。8、施工日志、安全日志。
9、竣工驗(yàn)收證明、驗(yàn)收報(bào)告、消防驗(yàn)收證明或備案、環(huán)境空氣檢測證
明。





10、施工圖、竣工圖。
11、施工過程中（隱蔽）的DV、竣工后拍攝的相片（1000萬以上項(xiàng)目
由專業(yè)公司拍攝，1000萬以下項(xiàng)目由項(xiàng)目部拍攝）。


二、歸檔時(shí)間

（一）委托書、主合同、投標(biāo)文件、接洽記錄等文件，在主合同簽訂

后一個(gè)月，完成歸檔。

（二）軟裝、施工項(xiàng)目在工程竣工后三個(gè)月歸檔。設(shè)計(jì)項(xiàng)目，圖紙?zhí)?br/>
交完畢后兩個(gè)月歸檔。在該規(guī)定的時(shí)間未完成的經(jīng)濟(jì)性文件、項(xiàng)目核算表

及項(xiàng)目竣工后與業(yè)主、施工單位的往來文件，在文件完成后一個(gè)月歸檔。

三、歸檔流程

（一）一線部門，按項(xiàng)目整理好檔案，填寫《項(xiàng)目檔案報(bào)審表》（CB-05-1，


CB-05-2，CB-05-3）報(bào)經(jīng)技術(shù)部審核同意后，再移交檔案室。歸檔回執(zhí)一式
三份，檔案室自留一份，另兩份由檔案室分別反饋給技術(shù)部、一線部門。
（二）二線部門（技術(shù)部、財(cái)務(wù)部），按規(guī)定整理好檔案，填寫《項(xiàng)目

檔案報(bào)審表》（CB-05-4），再移交檔案室。歸檔的回執(zhí)，最終一式兩份，檔

...


案室自留一份，另一份由檔案室反饋給技術(shù)部或財(cái)務(wù)部。綜合部每月歸檔一次，歸檔目錄交總經(jīng)理簽名后退還綜合部。

四、檔案整理

（一）歸檔單位

一個(gè)建筑物為一個(gè)項(xiàng)目，圍繞這個(gè)建筑物開展的工程都納入該項(xiàng)目，檔案以項(xiàng)目為單位組卷。

（二）建立檔案關(guān)鍵詞

由檔案室提出系列檔案文件關(guān)鍵詞的建議，報(bào)技術(shù)部審核。檔案室根據(jù)審定后的意見，在整理每份文件時(shí)，列出關(guān)鍵詞。原則上，一份文件的關(guān)鍵詞不超過三個(gè)。

（三）檔案的組卷

裝飾工程檔案按性質(zhì)分為：裝飾工程項(xiàng)目、軟裝項(xiàng)目、設(shè)計(jì)項(xiàng)目。在

一個(gè)項(xiàng)目中包含工程、軟裝、設(shè)計(jì)的項(xiàng)目，納入工程項(xiàng)目歸檔。每個(gè)項(xiàng)目

組卷按管理類（代號(hào)為1）、經(jīng)濟(jì)類（代號(hào)為2）、技術(shù)類（代號(hào)為3）文件

次序排列。

編號(hào)方法：大類+年份+一級(jí)屬類+工程類別+組卷類+流水號(hào)。

五、監(jiān)督管理

（一）各部門每季度完成一次工程檔案歸檔情況小結(jié)。

七、歸檔期限表

序號(hào)

名稱
管理性文件
工程洽談?dòng)涗洝⑽袝㈨?xiàng)目啟動(dòng)通知書、策劃書等。
保管期限
一

1長期
...


2345678

招投標(biāo)文件。
承包、分包合同及其附件。材料采購合同。
會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要。
項(xiàng)目運(yùn)行期與業(yè)主、施工單位的往來文件。項(xiàng)目竣工后與業(yè)主、施工單位的往來文件。經(jīng)批準(zhǔn)的項(xiàng)目組織架構(gòu)及補(bǔ)充資料。
長期長期長期長期長期長期長期
9

1011

經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、綜合部確認(rèn)的項(xiàng)目部人力資源資源投入記錄（包長期括：投入人員及考勤記錄）。
經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)部確認(rèn)的施工檢測設(shè)備、勞保投入記錄。長期經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、綜合部確認(rèn)的施工固定資產(chǎn)使用設(shè)備、辦公設(shè)施投入記錄。
經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、財(cái)務(wù)部確認(rèn)的項(xiàng)目核算表。
經(jīng)濟(jì)性文件
工程預(yù)、結(jié)算和審核文件。簽證單。
材料確價(jià)資料。
工程款項(xiàng)收取記錄（公司開出的發(fā)票及財(cái)務(wù)部關(guān)于收到該款的說明或簽名）。
工程款支出記錄（公司開出的發(fā)票及項(xiàng)目部關(guān)于支出該款的說明或簽名）。
與分包單位、材料供應(yīng)商的結(jié)算確認(rèn)單。發(fā)包單位確認(rèn)的結(jié)算單。項(xiàng)目結(jié)算審定會(huì)簽單。項(xiàng)目結(jié)算款收清會(huì)簽單。
出具給分包單位或材料供應(yīng)商分包結(jié)算金額的結(jié)算函。
甲方提供的工期延期證明。
分包單位或材料供應(yīng)商違反合同約定的處罰單。分包單位出具沒有拖欠工人工資的證明。項(xiàng)目后評(píng)估報(bào)告。技術(shù)性文件
施工報(bào)建材料，包括：規(guī)劃許可證、施工許可證、余泥排放證、臨時(shí)占用道路證、夜間施工證、消防審核或備案、噪聲

長期

12（二）
1234

長期長期長期長期長期長期

5

長期

67891011121314（三）
1

長期長期長期長期長期長期長期長期長期
長期


...



23456789

排放證、質(zhì)監(jiān)登記、安監(jiān)登記、施工圖審查證明、施工圖審查備案證明、工人購買工傷保險(xiǎn)證明、辦理社保調(diào)劑資金證明等。
圖紙會(huì)審記錄。
施工組織方案、專項(xiàng)方案、現(xiàn)場應(yīng)急處置方案、開工報(bào)告。材料合格證、材料試驗(yàn)報(bào)告。
設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、材料代用核定審批。專項(xiàng)技術(shù)交底、工人安全教育、隱蔽工程驗(yàn)收記錄。分項(xiàng)、分部、單項(xiàng)工程質(zhì)量檢查、評(píng)定。施工日志、安全日志。
竣工驗(yàn)收證明、驗(yàn)收報(bào)告、消防驗(yàn)收證明或備案、環(huán)境空氣檢測證明。
施工圖、竣工圖。

長期長期長期長期長期長期長期長期

10

長期
11

施工過程中（隱蔽）的DV、竣工后拍攝的相片（1000萬以上長期項(xiàng)目由專業(yè)公司拍攝，1000萬以下項(xiàng)目由項(xiàng)目部拍攝）。
附件3


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設(shè)備檔案管理辦法


...


設(shè)備檔案(大類代字1是指與本公司購置、引進(jìn)的大型、精密設(shè)備儀器密切相關(guān)，有長期查考、利用價(jià)值的文字、圖表等檔案。

一、歸檔圍

購買的設(shè)備儀器必須是在全公司圍長期使用，其文件材料有長期查考利用價(jià)值的。

二、歸檔要求

（一）設(shè)備檔案的歸檔單位為綜合部。

（二）歸檔部門負(fù)責(zé)將設(shè)備檔案按照其自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，整理立卷。

（三）設(shè)備圖紙按A4紙（210×297mm）的規(guī)格折疊，無須裝訂成冊，一圖紙一個(gè)卷順序號(hào)；文字性的材料按問題、時(shí)間或重要程度排列，裝訂成冊。

（四）歸檔時(shí)間：設(shè)備購置驗(yàn)收后，在設(shè)備投入使用后

3個(gè)月向公司
檔案室移交。

（五）歸檔份數(shù)：1份（原件）

三、檔案的管理

（一）設(shè)備檔案由公司綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，主管部門和個(gè)人不得私存。

（二）公司檔案室根據(jù)本公司《檔案分類方案》，按采購報(bào)批文件材料、設(shè)備開箱驗(yàn)收、設(shè)備安裝調(diào)試、設(shè)備運(yùn)行維修、隨機(jī)圖樣等順序，對設(shè)備檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、排列。

（三）設(shè)備開箱，由主管部門通知公司檔案室參加驗(yàn)收。設(shè)備檔案不齊全、不完整、不系統(tǒng)的，公司檔案室不予驗(yàn)收。

...


（四）設(shè)備檔案的保管期限不能短于設(shè)備的使用壽命。

四、保管期限表



序號(hào)


歸檔圍
設(shè)備儀器(辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車等購置的申請報(bào)
保管期限

1辦公設(shè)備類
告、批復(fù)、招投標(biāo)、合同及有關(guān)業(yè)務(wù)聯(lián)系文件，設(shè)備說明、圖紙，安裝調(diào)試、檢測驗(yàn)收等文件材料，報(bào)廢申請及批復(fù)。
30年


2交通設(shè)備類機(jī)動(dòng)車調(diào)撥、保險(xiǎn)、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料30年
附件4


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基建檔案管理辦法


...


基建檔案(大類代字2是指我公司各種建筑物、構(gòu)筑物、地上、地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用、維修中形成的，有查考利用價(jià)值的文字、圖表等檔案。

一、歸檔圍

公司立項(xiàng)的裝修、改造等基建工程項(xiàng)目的請示、批復(fù)，項(xiàng)目招標(biāo)、評(píng)估、水文地質(zhì)、施工、竣工、驗(yàn)收的圖紙資料；

二、歸檔要求

（一）基建檔案的歸檔單位為工程部。

（二）歸檔部門負(fù)責(zé)將工程所形成應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全，按照其自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，整理立卷。

（三）工程圖紙按A4紙（210×297mm）的規(guī)格折疊，無須裝訂成冊，一圖紙一個(gè)卷順序號(hào)；文字性的材料按問題、時(shí)間或重要程度排列，裝訂成冊。

（四）歸檔時(shí)間：由主管部門整理立卷，并在工程竣工驗(yàn)收后

3個(gè)月
向檔案室移交。

（五）歸檔份數(shù)：2份（原件）

三、檔案的管理

（一）基建檔案由公司綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。

（二）公司檔案室根據(jù)本公司《檔案分類方案》，按工程報(bào)批、工程設(shè)計(jì)、工程施工、工程竣工驗(yàn)收材料等順序，對基建檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、排列。

（三）工程竣工驗(yàn)收時(shí)，由工程部通知公司檔案室參加驗(yàn)收，工程檔案不齊全、不完整、不系統(tǒng)的，檔案室不予驗(yàn)收。

...


四、基建檔案保管期限表

序號(hào)一1234567二123456三12345678

歸檔圍
立項(xiàng)文件項(xiàng)目建議書
項(xiàng)目建議書審批意見及前期工作通知可行性研究報(bào)告及附件可行性研究報(bào)告審批階段
關(guān)于立項(xiàng)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話專家建議穩(wěn)健
調(diào)查資料及項(xiàng)目評(píng)估研究材料建設(shè)用地、征地、拆遷文件選址申請及選址規(guī)劃意見通知書
用地申請報(bào)告及縣級(jí)以上城鄉(xiāng)建設(shè)用地批準(zhǔn)書拆遷安置意見、協(xié)議、方案等建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件劃撥建設(shè)用地文件國有土地使用證
勘察、測繪、設(shè)計(jì)文件工程地質(zhì)勘察報(bào)告
水文地質(zhì)勘察報(bào)告、自然條件、地震調(diào)查建設(shè)用地釘樁通知單（書）地形測量和撥地測量成果報(bào)告
申報(bào)的規(guī)劃設(shè)計(jì)條件和規(guī)劃設(shè)計(jì)條件通知書初步設(shè)計(jì)圖紙和說明技術(shù)設(shè)計(jì)圖紙和說明
審定設(shè)計(jì)方案通知書及審查意見
有關(guān)行政主管部門（人防、環(huán)保、消防、交通、園林、市政、文物、通訊、保密、河湖、教育、白蟻防治、衛(wèi)生等）批準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議施工圖及說明

保管期限
永久永久永久永久永久永久長期
永久永久長期永久永久永久
永久永久永久永久永久長期長期長期永久

9


10長期
...


1112四123456五12

設(shè)計(jì)計(jì)算書
政府有關(guān)部門對施工圖設(shè)計(jì)文件的審批意見招投標(biāo)文件
勘察設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件勘察設(shè)計(jì)承包合同施工招投標(biāo)文件施工承包合同
工程監(jiān)理招投標(biāo)文件監(jiān)理委托合同開工審批文件
建設(shè)項(xiàng)目列入年度計(jì)劃的申報(bào)文件
建設(shè)項(xiàng)目列入年度計(jì)劃的批復(fù)文件或年度計(jì)劃項(xiàng)目表
規(guī)劃審批申報(bào)表及報(bào)送的文件和圖紙建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件建設(shè)工程開工審查表建設(shè)工程施工許可證
投資許可證、審計(jì)證明、繳納綠化建設(shè)費(fèi)等證明工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)財(cái)務(wù)文件
工程投資估算手續(xù)工程設(shè)計(jì)概算材料施工圖預(yù)算材料施工預(yù)算
建設(shè)、施工、監(jiān)理及負(fù)責(zé)人
工程項(xiàng)目管理（項(xiàng)目經(jīng)理部）及負(fù)責(zé)人工程項(xiàng)目監(jiān)理（項(xiàng)目監(jiān)理部）及負(fù)責(zé)人
工程項(xiàng)目施工管理（施工項(xiàng)目經(jīng)理部）及負(fù)責(zé)人監(jiān)理規(guī)劃
監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量的問題

長期
永久
長期
長期
長期
長期
長期
長期
永久
永久

345678六1234七1231

永久
永久
永久
永久
長期
長期
短期
短期
短期
短期
長期
長期
長期
長期
2長期
...


34567891011121312345678910111213

監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題工程開工/復(fù)工審批表工程開工/復(fù)工暫停令不合格項(xiàng)目通知
質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見工程竣工決算審核意見書工程延期報(bào)告及審批
合同爭議、違約報(bào)告及處理意見合同變更材料工程監(jiān)理竣工總結(jié)質(zhì)量評(píng)價(jià)意見報(bào)告建筑工程綜合管理記錄
地基與基礎(chǔ)工程施工及驗(yàn)收記錄主體工程施工及驗(yàn)收記錄裝飾裝修工程施工及驗(yàn)收記錄屋面工程施工及驗(yàn)收記錄設(shè)備安裝工程綜合管理記錄給排水工程施工及驗(yàn)收記錄電氣工程施工及驗(yàn)收記錄消防工程施工及驗(yàn)收記錄智能工程施工及驗(yàn)收記錄
通風(fēng)與空調(diào)工程施工及驗(yàn)收記錄燃?xì)夤こ淌┕ぜ膀?yàn)收記錄
室外建筑環(huán)境（建筑小品、水景、道路園林綠化等）施工文件竣工驗(yàn)收文件工程竣工總結(jié)工程概況表工程竣工總結(jié)竣工驗(yàn)收記錄

長期
長期
長期
長期
長期
長期
永久
永久
長期
長期
長期
長期
永久
永久
永久
永久
長期
長期
長期
長期
長期
長期
長期
長期

八（一）
12（二）


永久
永久
...


1（1）（2）（3）（4）（5）（三）
12（四）
1（1）（2）
23（1）（2）九（一）
1（1）
a

建筑安裝工程
單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄竣工驗(yàn)收證明書竣工驗(yàn)收報(bào)告
竣工驗(yàn)收備案表（包括各專項(xiàng)驗(yàn)收認(rèn)可文件）工程質(zhì)量保修書財(cái)務(wù)文件決算文件


永久
永久
永久
永久
永久

永久
交付使用財(cái)產(chǎn)總表和財(cái)產(chǎn)明細(xì)表聲像、縮微、電子檔案聲像檔案工程照片


永久
永久
永久
錄音、錄像材料縮微品電子檔案光盤磁盤竣



永久
永久
永久
永久
工圖

建筑安裝工程竣工圖綜合竣工圖綜合圖

總平面布置圖（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等）豎向布置圖

永久

bcde(2a

永久
室外給水、排水、熱力、燃?xì)獾裙芫W(wǎng)綜合圖電氣（包括電力、電訊、電視系統(tǒng)等）綜合圖設(shè)計(jì)總說明書室外專業(yè)圖室外專業(yè)圖室外雨水


永久
永久
永久
永久
b永久
...


cdefghijklmn3(1(2(3(4(5(6

室外污水室外熱力室外燃?xì)馐彝怆娪嵤彝怆娏κ彝怆娨暿彝饨ㄖ∑肥彝庀朗彝庹彰魇彝馑笆彝獾缆肥彝饩G化專業(yè)竣工圖建筑竣工圖結(jié)構(gòu)竣工圖
裝修（裝飾）工程竣工圖
電氣工程（智能化工程竣工圖及排水工程（消防工程）竣工圖采暖通風(fēng)空調(diào)工程竣工圖燃?xì)夤こ炭⒐D

永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久
永久永久永久永久永久永久永久
(7
附件5


**************

科研檔案管理辦法


為了提高公司科學(xué)研究類檔案的質(zhì)量和管理水平，加強(qiáng)收集和管理，做
...


好原始資料和技術(shù)資料的歸檔工作，有效地保存和利用檔案，制定本規(guī)。

一、基本原則

1、凡在科學(xué)技術(shù)研究管理和實(shí)踐活動(dòng)中直接形成具有保存價(jià)值的文字、
圖表、電子文件數(shù)據(jù)和聲像等不同載體材料，均屬科研檔案。


2、科研檔案必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和
安全，以便于開發(fā)利用。


3、科研檔案工作是科研管理工作的重要組成部分，是科研實(shí)踐活動(dòng)的重
要環(huán)節(jié)，必須納入公司科研計(jì)劃、規(guī)劃、管理制度和有關(guān)人員的職責(zé)圍之中，

與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合。實(shí)行科研工作和建檔工

作“四同步”管理，即下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出歸檔要求同步；檢查科研計(jì)劃進(jìn)

度與檢查科研文件材料形成、積累情況同步；驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、

鑒定科研檔案材料同步；上報(bào)登記、評(píng)審科研成果與檔案部門出具科研課題

歸檔的證明材料同步。

4、要努力實(shí)現(xiàn)科研檔案工作從經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，并逐步采用先
進(jìn)管理技術(shù)手段，大力開發(fā)檔案信息資源。

二、歸檔圍

1、歸檔的科研管理和科研實(shí)踐過程中形成的文件材料有當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有
參考價(jià)值和憑證作用。


2、歸檔的科研文件材料必須反映科研管理、科研項(xiàng)目（課題）活動(dòng)的全
過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，

照顧不同學(xué)科、專業(yè)的特點(diǎn)和成套性

3、歸檔的重點(diǎn)是公司承擔(dān)的科研項(xiàng)目（課題）各個(gè)階段形成的不同載體
...


的文件材料，特別是研究試驗(yàn)階段形成的作為研究結(jié)果依據(jù)的原始材料。

4、取得負(fù)結(jié)果或因故中斷的重要課題的科研文件材料也應(yīng)歸檔。
5、歸檔的主要容包括綜合管理、科研準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、申報(bào)
獎(jiǎng)勵(lì)、推廣應(yīng)用等方面，具體歸檔圍見附表。


三、歸檔驗(yàn)收

1、課題結(jié)束后課題組負(fù)責(zé)人主持整理文件材料，課題組負(fù)責(zé)人填寫歸檔
說明書，放入每個(gè)研究課題第一盒目錄之前。科研部門兼職檔案員將形成積

累的全部文件材料按要求與課題組的業(yè)務(wù)性文件匯總整理。

2、移交時(shí)填寫移交目錄一式兩份，連同整理好的文件材料一并向檔案室
移交，經(jīng)檔案室清點(diǎn)無誤后交接雙方在移交目錄上簽字，各執(zhí)一份存查。


3、歸檔時(shí)間：研究課題在鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月歸檔。暫不申報(bào)或中斷、停
止的研究課題，在課題結(jié)束或中斷、停止后兩個(gè)月歸檔。

四、科研檔案歸檔圍和保管期限表

序號(hào)

歸檔文件保管期限
一綜合

1科研行政管理文件材料

長期長期
2科研計(jì)劃管理文件材料
...


3科研成果管理文件材料4科研經(jīng)費(fèi)管理文件材料5申報(bào)科研基金及有關(guān)批復(fù)6學(xué)會(huì)工作（學(xué)術(shù)活動(dòng)）材料二
科研準(zhǔn)備階段

長期長期長期短期
1課題報(bào)告與課題調(diào)研論證材料2任務(wù)書、合同、協(xié)議書3課題研究計(jì)劃、設(shè)計(jì)
4計(jì)劃執(zhí)行情況、計(jì)劃調(diào)整或撤銷報(bào)告5課題投資和預(yù)、決算材料三研究實(shí)驗(yàn)階段
1實(shí)驗(yàn)、測試、觀測、調(diào)查、考察的各種原始記錄2數(shù)據(jù)處理材料、包括計(jì)算機(jī)處理材料3設(shè)計(jì)的文字說明和圖紙（底圖、藍(lán)圖等）4研究工作階段小結(jié)、年度報(bào)告
5配套的照片、底片、光盤、錄音錄像帶、幻燈片、影片拷貝等6樣品、標(biāo)本等實(shí)物的目錄四總結(jié)鑒定階段
1研究報(bào)告、研制報(bào)告2論文專著3工藝技術(shù)報(bào)告4技術(shù)訣竅報(bào)告5專家評(píng)審意見
6鑒定會(huì)材料（鑒定代表、會(huì)議記錄、鑒定意見）7鑒定證書8推廣應(yīng)用意見9課題工作總結(jié)五申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段

長期永久長期短期短期

永久永久永久長期永久永久

永久永久永久永久永久長期永久長期長期



1研究成果登記表2科研成果報(bào)告表
...




3科研成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)與審批材料
4科研成果獲獎(jiǎng)材料（獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書）原件或影印件5專利申請書或證書的原件或影印件六推廣應(yīng)用階段1轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書2生產(chǎn)定型鑒定材料
3成果被引用或投產(chǎn)后反饋意見4推廣應(yīng)用方案及實(shí)施情況
5擴(kuò)大試生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件、工藝文件6成果宣傳報(bào)導(dǎo)材料

永久永久短期長期長期短期長期

7對外學(xué)術(shù)交流材料
附件6


**************

文書檔案管理辦法


...


一、總則

（一）凡反映本公司黨、政、工、婦、團(tuán)工作，具有保存價(jià)值的各種文件材料（包括上級(jí)黨政單位頒發(fā)的文件），按照規(guī)定的制度立卷歸檔的，都是文書檔案(大類代字4。

（二）為便于當(dāng)前和長遠(yuǎn)的利用需要，本公司全部文件材料（含收文、發(fā)文、部請示報(bào)告）必須按年及時(shí)、完整地向綜合檔案室移交，任何個(gè)人

不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。綜合檔案室負(fù)責(zé)依照文書歸檔圍進(jìn)行甄別、整理、歸檔，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

二、歸檔與不歸檔文件材料圍及處理辦法

（一）文件材料的歸檔圍


1、反映本公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本公司工作、國家
建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；
2、本公司工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；


3、本公司需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)單位、同級(jí)單位的文件材料；下級(jí)單位
報(bào)送的重要文件材料；
4、其他對本公司工作具有查考價(jià)值的文件材料。（二）文件材料的不歸檔圍


1、上級(jí)單位的文件材料
（1）普發(fā)性不需本公司辦理的文件材料；（2）任免、獎(jiǎng)懲非本公司工作人員的文件材料；（3）供工作參考的抄送件等；（4）上級(jí)單位征求意見的未定稿文件。


...



2、本公司文件材料
（1）本公司文件材料中的重復(fù)件；（2）無利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；（3）一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；（4）公司部互相抄送的文件材料；
（5）本公司負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本公司無關(guān)的文件材料；（6）有關(guān)工作參考的文件材料；
（7）部門部事項(xiàng)的呈批請示，如購買辦公用具的申請和會(huì)議通知等。



3、同級(jí)單位和非隸屬單位的文件材料
（1）參加非主管單位召開的會(huì)議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價(jià)值的文件材料；
（2）不需要貫徹執(zhí)行的文件材料；（3）不需辦理的抄送文件材料。


（三）本公司形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專門文件材料的歸檔圍和檔案保管期，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

（四）對應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要按國家《電子文件管理規(guī)》進(jìn)行相應(yīng)歸檔。應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有發(fā)文稿紙、文件呈批表的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。

（五）聯(lián)合召開會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦單位歸檔，其他單位將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。

（六）應(yīng)歸檔的文件材料，各部門應(yīng)于文件閱辦完畢及時(shí)交檔案室歸檔。檔案室按照《歸檔文件整理規(guī)則》對文件進(jìn)行分類、保管。

...


（七）屬于歸檔圍的文件材料，未經(jīng)綜合部直接發(fā)到各部門的，接收部門應(yīng)將文件交綜合部辦理收文手續(xù)，按規(guī)定歸檔。

（八）經(jīng)檔案室鑒定不屬歸檔圍的文件材料作為資料保管5年。銷毀資料時(shí)，可采取簡便方法進(jìn)行登記（如在收發(fā)文登記簿上加蓋“銷毀”章，不需另造冊），經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。

三、文件歸檔整理要求

（一）屬歸檔圍的文件材料，須整理編目后集中統(tǒng)一保管。

（二）歸檔文件按件方式整理。具體按年度－保管期限方式分類排列。

（三）文書檔案整理總的要求是遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。方法如下：

歸檔文件按年度區(qū)分開。跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年度；沒有復(fù)文的請示，放在請示年度；計(jì)劃、預(yù)算、決算、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，應(yīng)放在文件容針對的年度；長遠(yuǎn)規(guī)劃應(yīng)放在文件容針對的第一年；跨年度的總結(jié)、報(bào)告，應(yīng)放在文件針對的最后一年；跨年度的案件，應(yīng)放在結(jié)案的一年；跨年度的會(huì)議文件，應(yīng)放在會(huì)議結(jié)束的年度；其他文件，應(yīng)放在文件材料形成的年度。

（四）文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依

序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，

定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在

定稿之后；其它文件材料按文件重要程度、發(fā)文單位或形成時(shí)間先后排列。

（五）文件要按A4標(biāo)準(zhǔn)紙（297mm*210mm）折疊取齊。小于A4或裝訂線外側(cè)有文字的文件及領(lǐng)導(dǎo)人和承辦人注有重要意見的紙條和殘破的文字均要托裱。

（六）每份公文材料需在首頁右上角加蓋檔號(hào)章，并逐件編件號(hào)。

...


（七）匯編檔案目錄一式兩份，作為檔案室基本的檢索工具。檔案目錄應(yīng)具有《全宗說明》、《歸檔文件目錄》兩部分。

《全宗說明》的容包括：本公司工作職能、年度工作概況、組織設(shè)置與變化情況；本公司黨、政主要領(lǐng)導(dǎo)人任職及其變更情況；本年度文書檔案整理情況（含檔案數(shù)量、文件材料完整與否、有何缺陷和問題等）。

四、保管期限

（一）文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般為

30年、
10年。
（二）凡屬反映本公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本公司、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管，主要包括：


1、本公司召開黨、政重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的重要文件材料；2、本公司制發(fā)的方針政策、法規(guī)性的文件；
3、本公司及其部職能部門重要活動(dòng)形成的年度或年度以上的工作計(jì)
劃、總結(jié)、報(bào)告等；



4、本公司演變、人事任免等文件材料；
5、受縣級(jí)（含）以上表彰、重大問題處分等文件材料；6、職工、黨員名冊；
7、重大外事活動(dòng)中形成的主要文件材料；
8、黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞等材料；





9、本公司檢查下級(jí)單位的工作、調(diào)查研究形成的重要文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、
統(tǒng)計(jì)分析及審計(jì)等文件材料；
10、本公司關(guān)于重要問題的請示與上級(jí)單位的批復(fù)；

...



11、本公司房屋買賣、土地征用、辦公用房建設(shè)、搬遷、租賃的重要
合同協(xié)議，資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；

12、本公司編寫的大事記、年鑒、組織沿革等；
13、上級(jí)單位召開的需要貫徹執(zhí)行的主要會(huì)議文件材料；
14、上級(jí)單位制發(fā)的屬于本公司主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件；15、同級(jí)單位關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示及本公司的復(fù)函、批復(fù)
等文件材料。



（三）凡是反映本公司一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)期對本公司工作有查考利用價(jià)值的文件，列為定期保管，主要包括：


1、本公司職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；
2、本公司召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性會(huì)議的主要文件材料；3、本公司人事管理工作形成的一般性文件材料；4、本公司一般事務(wù)性文件材料；
5、本公司關(guān)于一般性問題的請示與上級(jí)單位的批復(fù)、批示，一般性工
作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；





6、上級(jí)單位制發(fā)的屬于本公司主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般性文件
材料；
7、上級(jí)單位和同級(jí)單位制發(fā)的非本公司主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件
材料；


8、同級(jí)單位關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本公司的復(fù)函、批復(fù)
等文件材料。
四、**************
文書檔案保管期限表
容
保管期限

序號(hào)

...


一1

黨委文件
黨委的請示、批復(fù)、工作報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、決議、決定、換屆選舉結(jié)果等
黨委成員任免的文件材料
黨委會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄等黨組織介紹信、黨員名冊
批準(zhǔn)加入黨組織的黨員預(yù)備期、到期轉(zhuǎn)正黨員等文件材料黨工作年報(bào)表
紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的重要的綜合性報(bào)告、調(diào)查材料
本公司處理的有領(lǐng)導(dǎo)批示的對本公司行政行為及個(gè)人投訴的群眾來信來訪的文件材料
黨委在工作活動(dòng)中形成的重要文件材料
紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的一般的綜合性報(bào)告、調(diào)查材料黨委在工作活動(dòng)中形成的一般文件材料工會(huì)、團(tuán)組織、婦委會(huì)
工會(huì)、團(tuán)組織的決定、記錄、議程、領(lǐng)導(dǎo)人講話、討論通過的文件、工作報(bào)告、總結(jié)、換屆選舉結(jié)果


永久

2345678

永久永久永久永久永久永久永久

91011

30年30年10年
二


1

永久永久

2
團(tuán)員、工會(huì)會(huì)員名冊，年度報(bào)表，共青團(tuán)組織介紹信，批準(zhǔn)加入團(tuán)、工會(huì)組織的文件材料
工會(huì)、團(tuán)組織、婦女工作委員會(huì)在工作活動(dòng)中形成的報(bào)告、總結(jié)等重要文件材料
工會(huì)、團(tuán)支部換屆請示的批復(fù)
工會(huì)、團(tuán)組織在工作活動(dòng)中形成的報(bào)告、總結(jié)等一般文件材料婦女工作活動(dòng)中形成的一般文件材料行政工作
本公司召開的工作會(huì)議、專題會(huì)議形成的文件材料
請示、批復(fù)、通知、、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要等
經(jīng)驗(yàn)材料、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報(bào)、新聞報(bào)道等
聯(lián)合召開會(huì)議的文件材料
本公司為主辦的
3

30年

456三

30年
10年
10年

1

1.1

永久

1.2


30年

2

2.1
...


2.1.1
召開工作會(huì)議、專題會(huì)議的請示、批復(fù)、通知、、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要等文件材料
永久

2．1.2召開工作會(huì)議、專題會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)材料、典型材料、代表發(fā)言材
料、交流材料、簡報(bào)、新聞報(bào)道等2.1.32.22.1.1

30年

會(huì)議的參考材料本公司為協(xié)辦的
召開工作會(huì)議、專題會(huì)議的請示、批復(fù)、通知、、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要的復(fù)制件或副本
召開工作會(huì)議、專題會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)材料、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報(bào)、新聞報(bào)道的復(fù)制件或副本
上級(jí)單位、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本公司工作時(shí)形成的文件材料領(lǐng)導(dǎo)題詞、領(lǐng)導(dǎo)講話、指示、聲像等重要材料接待安排、座談會(huì)討論記錄等一般材料
本公司制定的普發(fā)性業(yè)務(wù)文件，中長期規(guī)劃、承辦大型會(huì)議等文件材料
本公司在工作中形成的請示與上級(jí)單位的批復(fù)、批示等方針政策性重要業(yè)務(wù)問題的一般性業(yè)務(wù)問題的
同級(jí)單位、下級(jí)單位的業(yè)務(wù)問題來函、請示與本公司的復(fù)函、批復(fù)等文件材料
方針政策性重要業(yè)務(wù)問題的一般性業(yè)務(wù)問題的
單位聯(lián)合行文的請示、批復(fù)、通知、講話、總結(jié)、決議、決定等文件材料本公司為主辦的
方針政策性重要業(yè)務(wù)問題的一般性業(yè)務(wù)問題的本公司為協(xié)辦的
方針政策性重要業(yè)務(wù)問題的一般性業(yè)務(wù)問題的
本公司編輯、編寫的文件材料大事記、組織沿革、勞動(dòng)志等


10年
30年

2.1.2


10年

3

3.13.24


永久30年永久

5

5.15.2

永久30年
6

6.16.2

永久30年
7

7.17.1.17.1.27.27.2.17.2.2

永久30年
30年10年
8

8.1永久
...


8.28.39

反映主要職能活動(dòng)的出版物定稿和樣本
簡報(bào)、情況反映、工作信息等一般性文獻(xiàn)匯編本公司制定的工作制度、程序、規(guī)定等
本公司重要業(yè)務(wù)或行政工作的工作總結(jié)、報(bào)告、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等文件材料
年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料半年的、季度的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料重要職能活動(dòng)的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料一般活動(dòng)的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料上級(jí)單位制發(fā)的文件材料

永久10年永久
10

10.110.210.310.4

永久10年永久10年
11


11．1直屬上級(jí)單位制發(fā)的，屬于本公司主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的文
件材料11．1.1重要業(yè)務(wù)文件11．1．2一般文件材料
11．2直屬上級(jí)單位制發(fā)的，非本公司主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件
材料
12
同級(jí)單位和不相隸屬單位制發(fā)的非本公司主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料
單位之間協(xié)商工作的往來文件材料下級(jí)單位或部門報(bào)送的文件材料
永久10年10年


10年


13

10年
14

14．1重大問題的專題報(bào)告
14．2年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)材料

30年10年
15

本公司到外單位考察、友好往來、交流、參加會(huì)議等外事活動(dòng)形成的文件材料
永久

15．1本公司與外單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、備忘錄，重要的會(huì)
談?dòng)涗洝⒓o(jì)要等
15．2一般活動(dòng)的審批手續(xù)、日程、考察報(bào)告、一般性會(huì)議記錄
16

30年永久
本公司房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料本公司接待工作的計(jì)劃、方案
17

17．1重要的


30年10年
17.2一般的
...




181920
本公司工作匯報(bào)材料本公司財(cái)務(wù)預(yù)算
單位物資（辦公設(shè)備用品、機(jī)動(dòng)車等）采購計(jì)劃、審批手續(xù)、招投標(biāo)、采購等文件材料，機(jī)動(dòng)車調(diào)撥、保險(xiǎn)、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料
職工承租、購置本公司住房的合同、協(xié)議等
本公司干部、職工住房情況統(tǒng)計(jì)、調(diào)查表、住房申請
本公司與有關(guān)單位簽約的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料重要的一般的
30年

30年

30年永久




2122
23
30年

23.1

永久

23.2

10年

24

本公司國有資產(chǎn)管理的登記、統(tǒng)計(jì)、核算、交接等文件材料
重要的一般的
24.1

永久

24.2

10年

25

26

27

本公司承辦的大型會(huì)議的代表發(fā)言材料、交流材料、簡報(bào)、新聞報(bào)道
本公司代上級(jí)單位起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件的最終草稿
本公司學(xué)術(shù)活動(dòng)中形成的文件材料
30年

30年

10年
附件7


**************

聲像檔案收集管理辦法


...


一、總則

（一）為加強(qiáng)我公司的聲像檔案(大類代字5管理工作，根據(jù)《中華人民國國家標(biāo)準(zhǔn)照片檔案管理規(guī)》（GB/T1181289）及《中華人民國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)》（DA/T1595，制定本辦法。

（二）本辦法所稱的聲像檔案是指本公司在重大事件或重要活動(dòng)的，以靜止和動(dòng)態(tài)攝影、攝像、錄音為主要反映方式的具有保存價(jià)值的歷史記錄。聲像檔案一般包括底片、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤和說明七部分。

（三）聲像檔案是直觀生動(dòng)地記錄和反映公司社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是維護(hù)和再現(xiàn)公司主要人和事及管理情況的歷史真實(shí)面貌的重要依據(jù)，是國家檔案的一個(gè)重要組成部分。任何單位及其工作人員都有保護(hù)、收集聲像檔案的權(quán)利和義務(wù)。

（四）公司聲像檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，分級(jí)負(fù)責(zé)的體制。辦公室對

各部門聲像檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，各部門指定兼職檔案員負(fù)責(zé)收

集和整理本處產(chǎn)生的聲像檔案，并于活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月之移交綜合檔案室。

檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)一規(guī)管理。各部門對本處移交的聲像檔案可隨時(shí)優(yōu)先利用。

（五）各部門應(yīng)建立并認(rèn)真執(zhí)行聲像檔案歸檔制度，將其納入本部門的職責(zé)圍及有關(guān)人員的崗位責(zé)任制，并將聲像檔案作為日常事務(wù)進(jìn)行廣泛、認(rèn)真的收集管理。

二、歸檔圍及處理辦法

（一）收集圍


1、反映本公司主要職能活動(dòng)和工作成果的聲像材料；
2、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加本公司有關(guān)重要活動(dòng)形成的聲像材料；3、本公司召開全公司性重要會(huì)議形成的聲像材料；
.
.
.





4、記錄本公司發(fā)生的重大事件的聲像材料；
5、本公司組織或參加重要外事活動(dòng)形成的聲像材料；
6、各個(gè)時(shí)期公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的照片及反映我公司建設(shè)面貌的聲像材
料；



7、記錄本公司辦公自動(dòng)化及其他重要計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的程序、相應(yīng)數(shù)
據(jù)和其他文件的磁盤、光盤等；
8、代表本公司榮獲各種榮譽(yù)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、牌匾、證件及其他
實(shí)物獎(jiǎng)品的照片；


9、本公司工作人員獲得市級(jí)或以上勞動(dòng)模、先進(jìn)工作者的照片；10、本公司舉辦重典、宣傳活動(dòng)和大型文體娛樂活動(dòng)的照片；11、其他具有保存價(jià)值的聲像材料。（二）收集時(shí)間



1、各部門應(yīng)隨時(shí)收集零散的具有保存價(jià)值的聲像材料；
2、聲像檔案材料一般應(yīng)在形成后一個(gè)月向綜合檔案室歸檔；
3、綜合檔案室如有特殊需要可臨時(shí)征集各部門暫存的聲像檔案。（三）歸檔要求與專兼檔案員職責(zé)



1、聲像檔案歸檔必須以部門為單位。各部門形成的有保存價(jià)值的聲像
材料，由攝制者整理并編寫文字說明。部門兼職檔案員應(yīng)當(dāng)在活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月，主動(dòng)將聲像材料與文字說明收集齊全后一并向綜合檔案室歸檔。


2、綜合檔案室負(fù)責(zé)檢查并接收聲像檔案。對于各部門移交的不符合歸
檔要求的聲像檔案，兼職檔案員應(yīng)補(bǔ)齊相關(guān)材料再歸檔。若重要聲像材料因部門未及時(shí)主動(dòng)移交而損毀遺失、造成嚴(yán)重后果的，責(zé)任由兼職檔案員

和各部門負(fù)責(zé)。

...



3、歸檔的聲像載體材料必須反映聲像制作活動(dòng)的全過程，保證完整、
準(zhǔn)確、系統(tǒng)；必須遵循其自然形成規(guī)律；保持聲像載體與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的自然聯(lián)系；注意其成套性特點(diǎn)。


4、聲像材料的容必須真實(shí)，文字說明必須完整、簡潔，包括事由（容）、
時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝制者等六要素：


（1）事由：聲像材料所反映的時(shí)間、人物的情由；（2）時(shí)間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時(shí)間和拍攝時(shí)間；（3）地點(diǎn)：聲像材料形成的地點(diǎn)；
（4）人物：聲像材料中主要人物的、職務(wù)及在照片中的位置；（5）背景：聲像材料形成的背景；（6）攝制者：形成聲像材料的人員及身份。5、感光照片應(yīng)將正片和底片對應(yīng)夾好，一起歸檔。
數(shù)碼照片應(yīng)以JPEG格式的電子文檔歸檔，由檔案室負(fù)責(zé)挑選有代表性的數(shù)碼照片曬相并實(shí)行雙套制保存。歸檔時(shí)部門人員應(yīng)協(xié)同檔案員拷貝該次活動(dòng)的數(shù)碼相片，并對于重要的數(shù)碼照片應(yīng)提供詳細(xì)文字說明以便檔案員編制照片說明。照片說明的主要容包括本數(shù)碼照片的編號(hào)、活動(dòng)容、主要人物及其職位和在照片上的位置、拍攝人、拍攝時(shí)間、備注等；



6、歸檔的磁性載體文件必須是可讀文件。檔案室應(yīng)經(jīng)過檢測，確定運(yùn)
轉(zhuǎn)正常，無病毒、無劃傷、清潔，文件容完整、準(zhǔn)確，與說明相符，方可接收。其中計(jì)算機(jī)軟件要輔以軟件文件，簡要說明磁（光）盤中存貯文件的容、運(yùn)行的軟、硬件環(huán)境、版本號(hào)、文件的完整性和準(zhǔn)確性等。


7、錄音、錄像材料要求聲音清楚、畫面清晰。三、聲像檔案的管理
...


（一）聲像檔案由公司綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，不得由承辦部門和個(gè)人私存。

（二）聲像檔案的分類與編目，統(tǒng)一由綜合檔案室制定的分類方案進(jìn)行操作。

（三）聲像檔案的整理由綜合檔案室負(fù)責(zé)，整理方法如下：

1、底片。底片不分屬類，按照接收時(shí)間先后編流水順序號(hào)，裝滿一冊為一卷。


2、照片
（1）每組照片要編寫“總說明”，每照片編“分說明”；（2）“卷目錄”以照片自然為編目單位，填寫照片檔號(hào)和底片號(hào)，


“總說明”占一個(gè)空行；
（3）照片正片每一要編有檔號(hào)；
（4）照片正片各小類合編“檔案目錄”，即有所有各小類的“案卷目錄”和其“卷目錄”合編而成。


3、數(shù)碼照片光盤
（1）每次活動(dòng)（每項(xiàng)工作）拍攝的數(shù)碼相片要挑選有代表性的沖洗成

紙質(zhì)照片同步歸檔，數(shù)碼照片應(yīng)編制照片說明；
（2）將分類整理好的數(shù)碼照片按形成順序，取一定年限或數(shù)量刻錄

到只讀光盤，并編制光盤說明；
（3）光盤刻錄一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。刻錄完成后用黑色油性軟筆在光盤標(biāo)簽面上寫上光盤檔號(hào)。


4、錄音帶、錄像帶
以自然的盒、為保管單位進(jìn)行整理，同一載體類型按形成時(shí)間順序編
...


流水案卷號(hào)。

（四）聲像檔案說明由檔案室負(fù)責(zé)編制，編制方法如下：


1、照片檔案的文字說明要求文字簡潔、語言通順，一般不超過
字，它包括總說明和分說明兩類。一般應(yīng)以照片的自然為單位編寫說明，一組（若干）聯(lián)系密切的照片應(yīng)加總說明。凡已加總說明的照片分別編寫簡要的分說明，并注＊號(hào)。單照片的說明在照片正下方或左、右側(cè)書寫。總說明在第一照片的上方書寫。大照片的說明可另紙書寫，一同保存。底
200

片可插袋與正片對應(yīng)歸檔。照片的背面應(yīng)寫上照片號(hào)。正片號(hào)由分類代號(hào)、屬類號(hào)、形成年度、案卷號(hào)和卷照片的順序號(hào)組成。源于數(shù)碼照片的紙質(zhì)照片，應(yīng)在“分說明”中的“參見號(hào)”出填寫完整路徑的數(shù)碼照片號(hào)。


2、磁性載體文件必須以盒（帶、盤）為單位貼上有文字說明的標(biāo)簽。
磁（光）盤、盒上需標(biāo)注盤（盒）編號(hào)、檔號(hào)、軟件名稱、版本號(hào)、文件數(shù)、密級(jí)、編制人、編制日期等標(biāo)識(shí)。錄像帶盒上需標(biāo)注帶編號(hào)、檔號(hào)、片名、放映時(shí)間、攝制單位、攝制日期、規(guī)格、制式、語別、密級(jí)等標(biāo)識(shí)。錄音帶盒上需標(biāo)注帶編號(hào)、檔號(hào)、講話人、職務(wù)、主要容和錄制日期、密級(jí)、講話時(shí)間等。

（五）聲像檔案的保管條件

聲像檔案柜不能放置樟腦等揮發(fā)性藥物。聲像檔案需遠(yuǎn)離磁場和電器設(shè)備，并要定期對聲像檔案做好機(jī)讀檢驗(yàn)和遷移工作。按《電子文件歸檔與管理規(guī)》的要求，磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10％，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。

（六）聲像檔案的保管期限

序號(hào)

容保管期限
...


1

上級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)及著名人物參加本公司的重要活動(dòng)及檢查工作的聲像檔案

永久
23456

記錄本公司發(fā)生重大事件的聲像檔案
反映本公司變遷、職能活動(dòng)、歷史發(fā)展情況的聲像檔案市級(jí)以上勞動(dòng)模、先進(jìn)工作者的照片本公司榮譽(yù)檔案的照片
本公司召開會(huì)議活動(dòng)形成的聲像檔案重要的，全市性的一般的
永久永久永久永久

永久短期永久短期

789
記錄本公司重要的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的聲像檔案反映本公司文娛活動(dòng)的聲像檔案
其他具有保存價(jià)值的照片、錄音、錄像重要的

永久或長期短期

一般的

附件8


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人員檔案管理辦法


已故人員檔案(大類代字7是指本公司已故人員的人事檔案。

...


一、歸檔圍

屬本公司人事部門管理圍的已故人事檔案。

二、歸檔時(shí)間

本公司工作人員去世

3個(gè)月，由主管部門將其檔案交公司檔案室。
三、檔案管理

（一）按本公司《檔案分類方案》和歸檔時(shí)間先后、姓氏筆劃編號(hào)、排列、存放。

（二）查閱檔案應(yīng)經(jīng)人事管理部門批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)，在閱覽室查閱；摘抄的材料，應(yīng)經(jīng)人事管理部門審核同意方可取走。

四、保管期限

序號(hào)

容
已故人員(在編
保管期限
30年

7
附件9


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會(huì)計(jì)檔案管理辦法


會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)報(bào)表、帳簿和憑證等會(huì)計(jì)核心專業(yè)材料，它是記錄

...


和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

一、歸檔圍


(一會(huì)計(jì)報(bào)表：年度會(huì)計(jì)決算、損益明細(xì)表、業(yè)務(wù)量、暫收暫付明細(xì)
表、會(huì)計(jì)月、季、年報(bào)；

(二會(huì)計(jì)帳簿：包括總賬、明細(xì)帳、固定資產(chǎn)帳卡、現(xiàn)存、現(xiàn)付帳；（三）會(huì)計(jì)憑證：各種會(huì)計(jì)憑證及附件；（四）工資冊及其他。

二、歸檔要求。公司每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂、編制目錄，按會(huì)計(jì)報(bào)表、帳簿、憑證、工資冊及其他，分類依次排列。

（一）會(huì)計(jì)報(bào)表：按年度、季度、月份分別整理立卷；

（二）會(huì)計(jì)帳簿：無論厚薄，均按本冊為一個(gè)保管單位進(jìn)行整理、立

卷；

（三）會(huì)計(jì)憑證：將記賬憑證連同原始憑證和原始憑證總表，按時(shí)間順序裝訂成冊，一冊為一個(gè)保管單位；

（四）工資冊及其他，按年度整理立卷。

三、保管期限

（一）會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為

3年、5年、10年、15年、25年5類。
（二）保管期限表

序號(hào)

檔案名稱會(huì)計(jì)報(bào)表類
歸檔圍1年度預(yù)算
保管期限
永久
備注
7.1
...



2年度決算
3會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表
永久5年


7.2會(huì)計(jì)賬簿類1日記賬15年

2總賬
3明細(xì)分類、分戶賬或登記
簿
4現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬5固定資產(chǎn)明細(xì)賬（卡片）


15年15年



25年
固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年
15年長期


7.37.4

會(huì)計(jì)憑證類工資冊其他類


各種會(huì)計(jì)憑證
1會(huì)計(jì)移交清冊2會(huì)計(jì)檔案保管清冊3會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊
15年永久永久



...


附件10


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實(shí)物檔案管理辦法


一、為加強(qiáng)實(shí)物檔案(大類代字9的管理工作，使實(shí)物檔案管理科學(xué)化、規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化，根據(jù)《中華人民國檔案法》、《市檔案管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)，結(jié)合我公司實(shí)際，制定本辦法。

二、本辦法所稱實(shí)物檔案，是指法人、其他組織以及個(gè)人在其工作活動(dòng)中形成的與本公司有關(guān)的，對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的以物質(zhì)實(shí)體為載體的物品檔案。

三、公司綜合檔案室負(fù)責(zé)對本公司已歸檔的實(shí)物檔案進(jìn)行管理，負(fù)責(zé)對未歸檔的實(shí)物進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

四、實(shí)物檔案的歸檔圍

（一）本公司獲得的各種獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、榮譽(yù)證書、光榮冊等。

（二）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈(zèng)送給本公司的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等。

（三）本公司對外交往中獲贈(zèng)的重要紀(jì)念品。

（四）本公司組織的各種重大活動(dòng)中形成的紀(jì)念品。

（五）成立以來使用過的牌、匾。

（六）反映本公司不同階段的工作證、紀(jì)念冊、紀(jì)念證章等（樣品）。

（七）其它有保存價(jià)值的實(shí)物。

五、實(shí)物檔案歸檔要求

...


（一）應(yīng)歸檔的實(shí)物自形成后的三個(gè)月向公司檔案室移交，由于特殊

原因，實(shí)物檔案不能存放到檔案室保存的，應(yīng)先由檔案管理部門拍照登記，

標(biāo)明存放地點(diǎn)，按規(guī)定存放。

（二）實(shí)物檔案要保持整潔、無破損，任何部門和個(gè)人不得隨意將實(shí)物檔案損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。檔案部門應(yīng)定期對實(shí)物檔案進(jìn)行檢查，保障檔案實(shí)體的安全。

（三）歸檔的實(shí)物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔，所拍照片納入本公司聲像檔案（榮譽(yù)照片）的管理，兩者之間要建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

（四）本公司對外交往中贈(zèng)送給對方的重要實(shí)物，也應(yīng)當(dāng)拍照歸檔。

六、實(shí)物檔案的整理

（一）歸檔實(shí)物的分類：歸檔實(shí)物以件為單位進(jìn)行整理（成套實(shí)物為一件）。

（二）歸檔實(shí)物的排列：歸檔實(shí)物按種類結(jié)合歸檔時(shí)間進(jìn)行排列。

（三）歸檔實(shí)物的編號(hào)：歸檔實(shí)物按照《**************檔案綜合管理分類方案》進(jìn)行編號(hào)。

（四）實(shí)物檔案目錄的編制：歸檔實(shí)物應(yīng)按分類方案和檔號(hào)順序編制實(shí)物檔案目錄。實(shí)物檔案目錄設(shè)置檔號(hào)、題名、實(shí)物來源、形成日期、實(shí)物類別、實(shí)物數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)、互見號(hào)、備注等項(xiàng)目。實(shí)物檔案目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。

七、實(shí)物檔案的保管

（一）實(shí)物檔案應(yīng)專庫或?qū)９癖９堋?br/>
（二）存放實(shí)物檔案的庫房和櫥柜應(yīng)保持整潔，定期除塵，避免實(shí)物檔案褪色。

...


（三）易蟲蛀、易銹蝕的實(shí)物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術(shù)保護(hù)，確保實(shí)物檔案完好無損。

八、實(shí)物檔案的利用

（一）利用實(shí)物檔案必須嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)。

（二）因舉辦展覽等確實(shí)需要使用實(shí)物檔案原件，須辦理借用審批手續(xù)，在借出期間如有損壞、遺失或逾期不交還等情況，給予通報(bào)批評(píng)，并按實(shí)物價(jià)值予以經(jīng)濟(jì)處罰。

（三）珍貴的或不易搬動(dòng)的實(shí)物檔案，只提供實(shí)物檔案照片使用。

九、實(shí)物檔案保管期限

序號(hào)

容
本公司獲得省級(jí)或省級(jí)以上的各種獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦
旗、榮譽(yù)證書、光榮冊等
重要的、具有突破性或特別意義的
保管期限
1
永久長期

一般的

2

本公司獲得市級(jí)的各種獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、榮譽(yù)證書、光榮冊等
重要的、具有突破性或特別意義的一般的
永久長期永久



3
上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈(zèng)送給本公司的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等
本公司對外交往中獲贈(zèng)的重要紀(jì)念品
本公司組織的各種重大活動(dòng)中形成的紀(jì)念品成立以來使用過的牌、匾
反映本公司不同階段的紀(jì)念冊、紀(jì)念證章等樣品
4567
永久永久永久永久

...


附件11


**************

檔案庫房管理辦法


一、檔案庫房由專人負(fù)責(zé)管理，非檔案工作人員未經(jīng)允許不得入。如
需要查閱檔案資料，必須由檔案管理人員入庫查找，檔案利用者需在閱覽

室借閱。

二、檔案庫房必須堅(jiān)固，有防盜、防火、防光、防蟲、防潮、防鼠、

防塵、防污染、防高溫等安全設(shè)施。需經(jīng)常對去濕機(jī)、換氣扇、滅火器、

照明設(shè)備進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，使各種設(shè)備始終處于良好狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)有安全隱患應(yīng)及時(shí)上報(bào)和果斷處理。

三、檔案庫房的溫度應(yīng)保持在

14-24℃，相對濕度應(yīng)保持在
45%-60%。庫房管理人員每天須調(diào)節(jié)庫房的溫濕度，填寫《檔案庫房溫濕度登記表》，并定期對獲得的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。

四、保持庫房整齊、清潔，使庫房布公司合理，箱柜整齊、美觀。在搬動(dòng)檔案時(shí)，要盡量減少對檔案的磨損和污染。

五、庫房嚴(yán)禁吸煙、使用明火以及存放易燃、易爆、易霉變或同檔案及其保護(hù)設(shè)備無關(guān)的物品。

六、檔案資料進(jìn)庫或調(diào)出，必須進(jìn)行登記、統(tǒng)計(jì)，需按規(guī)定填寫《檔案出入庫情況登記表》和《檔案借閱登記表》。

七、每年應(yīng)對庫存檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況進(jìn)行1-2次檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)處理。

八、庫房管理人員要加強(qiáng)責(zé)任心，下班前要檢查庫房、檔案柜箱、門窗、電器是否上鎖關(guān)好，確認(rèn)安全后方可離去。

九、定期檢查檔案的保管情況，對破損的檔案材料及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)。十、庫房管理人員必須嚴(yán)格遵守本制度，如因工作疏忽或故意造成檔

案遺失、泄露、損毀等情況將追究當(dāng)事人的責(zé)任并嚴(yán)肅處理。

...


附件12


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鑒定、銷毀制度


一、根據(jù)**************檔案保管期限的規(guī)定，對已到期的或失去保存價(jià)值的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)進(jìn)行鑒定和銷毀。

二、鑒定工作在公司綜合部負(fù)責(zé)人的主持下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行，鑒定中如發(fā)現(xiàn)檔案保管期限劃分過短，有必要繼續(xù)保存的，應(yīng)當(dāng)重新確定保管期限。

三、對經(jīng)過鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。

四、檔案管理部門應(yīng)當(dāng)派2人以上監(jiān)督銷毀檔案。監(jiān)督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時(shí)間。銷毀清冊永久保存。

五、銷毀清冊一式兩份，一份送相關(guān)的業(yè)務(wù)部門備案，一份送本公司檔案管理部門保存。

六、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存一年，以免因一時(shí)疏忽或某些檔案的潛在作用未被發(fā)現(xiàn)而造成無法挽回的損失。銷毀時(shí)必須在指定的地點(diǎn)集中統(tǒng)一處理，不準(zhǔn)出賣或作他用。

...


附件13


**************

檔案鑒定小組職責(zé)


一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作方針、政策、法規(guī)和檔案行政管理部門制定的有關(guān)規(guī)定、辦法、細(xì)則。

二、每年對庫存檔案進(jìn)行一次保存價(jià)值的鑒定和清理工作。

三、對保管期限已滿的檔案，有責(zé)任認(rèn)真進(jìn)行審核，作出延長保管或銷毀的初步鑒定意見，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

四、督促專職檔案員做好檔案銷毀的監(jiān)銷工作，并在銷毀清冊上簽名。

...


附件14


**************

檔案保密制度


一、檔案工作是一項(xiàng)重要的機(jī)要工作，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和干部、職工，必須嚴(yán)格遵守國家《保密法》以及相關(guān)保密規(guī)定，嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密，維護(hù)檔案的完整與安全。

二、檔案人員應(yīng)在安全的環(huán)境下整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準(zhǔn)隨意堆放，以免造成丟失、損壞和泄密。

三、不準(zhǔn)向無關(guān)人員提供或泄露檔案容；不準(zhǔn)通過、電子、普通郵政等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準(zhǔn)在不利于保密的場合談?wù)撋婷軝n案容。

四、檔案人員不準(zhǔn)私自打印、翻印或復(fù)制涉密檔案，不準(zhǔn)擅自帶人進(jìn)入檔案庫房。

五、集中銷毀保管期滿且失去保存價(jià)值的檔案，不得作它用。

六、發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時(shí)，要立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)事者要寫出書面報(bào)告。對違反保密規(guī)定、造成失泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。

...


附件15


**************

各部門歸檔圍明細(xì)表


為了讓各部門清晰本部門需要?dú)w檔的文件容，綜合部從已頒布的《程

序文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》和日常中用到的文件，整理出《各部門歸檔圍明

細(xì)表》，供各部門參考。

...

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