制度，是一個漢語詞語，拼音是zhì dù，意思有1、在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范；2、制訂法規(guī)；3、規(guī)定；4、指規(guī)定品級的服飾；5、制作；6、制作方法；7、規(guī)模、樣式；8、規(guī)制形狀；9、指一定的規(guī)格或法令禮俗。用社會科學(xué)的角度來理解， 以下是為大家整理的關(guān)于檔案管理制度細(xì)則2017度6篇 , 供大家參考選擇。
檔案管理制度細(xì)則2017度6篇
檔 案 管 理 制 度
一、總則
（一）為加強(qiáng)集團(tuán)檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，特制訂本規(guī)定。
（二）本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的職能部門、子公司從事經(jīng)營、管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對集團(tuán)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
（三）集團(tuán)員工有建立和保護(hù)檔案的義務(wù)。若因失職造成歸檔不及時、不齊全而延誤工作或給公司造成損失的，視工作損失情況追究其行政和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
（四）檔案管理按照集團(tuán)統(tǒng)一管理的原則進(jìn)行。
二、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
集團(tuán)辦公室為檔案管理的職能機(jī)構(gòu)，集團(tuán)辦公室指定專人負(fù)責(zé)檔案室的歸口管理工作，其職責(zé)是：
（一）貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案工作的法律、政策規(guī)定及集團(tuán)的規(guī)章制度。
（二）檔案室負(fù)責(zé)制定檔案的收集、整理、立卷、保管等操作細(xì)則，各職能部門及子公司根據(jù)細(xì)則進(jìn)行檔案資料的收集、整理與按要求歸檔。
（三）集中統(tǒng)一管理集團(tuán)檔案及相關(guān)資料，積極提供利用，為各項(xiàng)工作和研究服務(wù)。
（四）組織對檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，對無保存價值的檔案資料進(jìn)行銷毀。
三、歸檔范圍
集團(tuán)有關(guān)工作活動中形成的具有查考利用價值的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、音像材料及證物等都屬于歸檔范圍。集團(tuán)檔案資料內(nèi)容包括以下幾大類：A、人力資源類；B、行政事務(wù)類；C、經(jīng)營管理類；D、企業(yè)文化類；E、生產(chǎn)技術(shù)管理類；F、科研產(chǎn)品類型；G、工程類；H、房地產(chǎn)開發(fā)類；I、設(shè)備儀器類型；J會計類；聲像類；K實(shí)物類。
四、檔號的編制原則和結(jié)構(gòu)
(一)檔號編制原則
檔號是存取檔案的代號、排架的依據(jù)，它反映檔案的分類體系和物理位置，必須符合唯一性、合理性和穩(wěn)定性要求，并能適應(yīng)計算機(jī)管理。
(二)檔號結(jié)構(gòu)
檔號由公司代碼、分類號、年度號和案卷號組成。
基本模式：
xx ×× ×× — ×××× — ×××
公司代碼 一級類目 二級類目 年度號 案卷號
(三)公司代碼
(四)分類號的編制方法
分類號是檔號的主體，由一、二級類目代號組成。一級類目是根據(jù)集團(tuán)檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)確定的，一級類目采用類目名稱主詞的漢語拼音的第一個字母進(jìn)行標(biāo)識；二級類目是對一級類目的細(xì)分，細(xì)分的標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)各類檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進(jìn)行設(shè)置，二級類目的標(biāo)識采用阿拉伯?dāng)?shù)字的“雙位制”如：11、12、13……
(五)年度號
年度號由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，代表文件材料形成的年度。
(六)案卷號
案卷號按所選擇的分類中每年度文件材料歸檔時間為序，用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3……n編號。
五、檔案的分類與標(biāo)識
(一)一級類目
人力資源類 RL
行政事務(wù)類 XZ
經(jīng)營管理類 JY
企業(yè)文化類 QY
生產(chǎn)技術(shù)管理類 SJ
科研、產(chǎn)品類 KC
工程類 GC
房地產(chǎn)開發(fā)類 FD
設(shè)備儀器類 SB
會計類 KJ
聲像類 SX
實(shí)物類 SW
(二)二級類目
1.人力資源類 RL
代號11 勞動合同書
代號12 任免決定、獎懲決定
代號13 員工個人在公司內(nèi)部的檔案材料，包括員工求職簡歷、面試資料；員工的身份證、文憑、資格證書等復(fù)印件；員工的身體檢查報告；員工的培訓(xùn)與考核記錄；員工的工作總結(jié)與績效考核資料；員工的崗位、薪酬變化與晉升記錄；員工的勞動合同、檔案關(guān)系與保險繳納資料；員工獎勵、處分的有關(guān)材料。
2.行政事務(wù)類 XZ
代號11 行政綜合
營業(yè)執(zhí)照正、副本；公司組織機(jī)構(gòu)代碼證正、副本；公司章程；各子公司章程；企業(yè)登記注冊；增項(xiàng)申請；資質(zhì)等級審查；名稱核準(zhǔn)書；總經(jīng)理辦公會成員名單；股東會決議；公司的規(guī)劃；董事長、總裁手諭；重要信函；重要介紹信；證明存根；集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)在公司內(nèi)、外會議上的發(fā)言稿及各種會議的全案策劃報告；集團(tuán)簡報、信息、動態(tài)；集團(tuán)紅頭文件；集團(tuán)大事記。
代號12 集團(tuán)各項(xiàng)規(guī)章制度
代號13 集團(tuán)文件 （指通知、通告、決定等不加紅頭的一般性文件）。
代號14 會議紀(jì)要
集團(tuán)經(jīng)營班子會議、集團(tuán)管理層每月經(jīng)營計劃和總結(jié)會、董事長及總經(jīng)理辦公會、公司年會、項(xiàng)目研討會、新聞發(fā)布會及其他各種定期或不定期會議。
代號15 移交清單
代號16 法律事務(wù)、公證書
代號17 各類表格（非空白）、收條、回執(zhí)等
代號18 各公司、各項(xiàng)目簡介
代號19 手稿
代號20 其它
3.經(jīng)營管理類 JY
代號11 綜合
集團(tuán)重大戰(zhàn)略性經(jīng)營決策、市場調(diào)研、企業(yè)管理、各項(xiàng)企業(yè)發(fā)展計劃、經(jīng)營計劃書、項(xiàng)目立項(xiàng)書、企業(yè)綜合性統(tǒng)計分析等。
代號12 經(jīng)濟(jì)合同
集團(tuán)在經(jīng)營管理過程中和內(nèi)部、外部發(fā)生的一切合同，如《房屋租賃合同》、《承包合同》、《委托代理合同》、《借款合同》、《合作經(jīng)營合同》、《保險代理合同》、《施工合同》、《轉(zhuǎn)讓合同》、《結(jié)算協(xié)議書》、《擔(dān)保書》、《反擔(dān)保書》等。
代號13 財務(wù)管理
集團(tuán)在資金管理、資產(chǎn)管理、財務(wù)、審計方面的文件、計劃、總結(jié)、請示、批示等文件（含審計報告、驗(yàn)資報告、不能財務(wù)入帳的收據(jù)）。
代號14 客戶檔案資料
代號15 供應(yīng)商檔案資料；
代號16 公司經(jīng)營項(xiàng)目拓展資料 （調(diào)研、立項(xiàng)、策劃、設(shè)計、實(shí)施等全過程的文件、記錄或原始依據(jù)）。
4.企業(yè)文化類QY
代號11 外來文入此
市政府、工商聯(lián)合會、區(qū)政協(xié)、區(qū)政府、工商聯(lián)合會的有關(guān)文件，黨務(wù)、統(tǒng)戰(zhàn)工作、工會、社會保險機(jī)構(gòu)、工商行政管理局、國家商標(biāo)局的相關(guān)文件。
代號12 宣傳、教育
集團(tuán)對內(nèi)各種宣傳教育活動；集團(tuán)對外各種扶貧互助、捐資助學(xué)等，集團(tuán)參加社會公益活動及事跡的剪報圖表及其他簡報等；集團(tuán)對外各種廣告宣傳、逢重大節(jié)日公司對各友好單位的外事活動。
代號13 文體活動
集團(tuán)組織的各種文化藝術(shù)、體育活動、勞動競賽等。
代號14 CIS視覺系統(tǒng)（商標(biāo)）
集團(tuán)在企業(yè)形象識別系統(tǒng)（CIS）逐步形成的各種要素及歷史沿革材料。
5.生產(chǎn)技術(shù)管理類SJ
代號11 綜合
業(yè)務(wù)建設(shè)計劃和總結(jié)、生產(chǎn)技術(shù)、服務(wù)技術(shù)、工程類文件材料等。
代號12 質(zhì)量管理
對集團(tuán)總部及子公司的主營業(yè)務(wù)進(jìn)行全面質(zhì)量管理（包括質(zhì)量檢查和質(zhì)量控制等）的文件材料。
代號13 信息及網(wǎng)絡(luò)
技術(shù)信息、專業(yè)信息、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。
6.科研、產(chǎn)品KC（指集團(tuán)的產(chǎn)品、服務(wù)研發(fā)）
代號11 服務(wù)項(xiàng)目
設(shè)計方案、立項(xiàng)、申請、批復(fù)，準(zhǔn)備階段、模擬階段、總結(jié)鑒定階段、應(yīng)用階段的文件材料。
代號12 產(chǎn)品
產(chǎn)品的設(shè)計、生產(chǎn)、投放市場等的有關(guān)材料。
7.工程類GC（指公司所建工程）
代號11 工程項(xiàng)目
人員配制、方案設(shè)計、施工過程、竣工圖、驗(yàn)收報告等。
8.房地產(chǎn)開發(fā)類 FD（集團(tuán)項(xiàng)目籌備工作屬此類范疇）
9.設(shè)備儀器類SB
代號11 辦公家具類
代號12 辦公設(shè)備類 （計算機(jī)、手機(jī)、尋呼機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)、采訪機(jī)、電視機(jī)、組合音響等）。
代號13 科研儀器、儀表類
代號14 機(jī)動車輛
上述四類的申購報告、計劃、論證報告、批復(fù)、定購合同、開箱記錄、安裝、調(diào)試記錄、保修單、機(jī)動車輛檔案、設(shè)備說明書、儀器、設(shè)備使用管理規(guī)定等、保險單據(jù)。
10.會計類KJ（目前集團(tuán)由于實(shí)際工作需要，全部會計檔案均存放在財務(wù)部，按此要求歸檔，歸檔周期自定。）
代號11 報表
代號12 帳簿
代號13 憑證
代號14 工資手冊
11.聲像SX
代號11 照片（含底片）
代號12 錄音帶
代號13 錄像帶
代號14 磁盤
代號15 光盤
12.實(shí)物SW
代號11 獎旗（錦旗）
代號12 獎狀（含證書）
代號13 獎狀（獎?wù)拢?/p>
代號14 禮品
代號15 字畫（含題詞）
代號16 印鑒
代號17 證件
代號18 紀(jì)念品（具有反映公司重要?dú)v史時刻和記錄公司領(lǐng)導(dǎo)重要活動的實(shí)物）
六、檔案保管期限
(一)根據(jù)國家檔案局1983年頒布的《關(guān)于文書檔案保管期限的規(guī)定》，檔案的保管期限規(guī)定為永久、長期和短期三種；長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下（含十五年）。
(二)由于集團(tuán)不同于國家黨、政軍機(jī)關(guān)，檔案資料在數(shù)量上較少，在質(zhì)量上較精。結(jié)合集團(tuán)的經(jīng)營計劃，初步認(rèn)定集團(tuán)的檔案保管期限全部為長期。
(三)如遇集團(tuán)重大調(diào)整，集團(tuán)董事長有權(quán)組織人員對全部檔案進(jìn)行鑒定，從實(shí)際出發(fā)，重新確定檔案的保管期限對確認(rèn)已經(jīng)到期的檔案可提出銷毀意見，予以銷毀，銷毀文件時填寫《眾誠集團(tuán)文件銷毀登記表》。
七、資料歸檔時間和要求
集團(tuán)檔案資料的保管采取兩種形式：一是檔案室集中歸檔進(jìn)行統(tǒng)一管理；二是由部室進(jìn)行日常保管，接受檔案室的統(tǒng)一管理與督查。
（一）行政事務(wù)、企業(yè)文化、聲像、實(shí)物檔案
1.對于集團(tuán)的資質(zhì)證照類，原件和副本一律由檔案室進(jìn)行保管，要求辦理完成當(dāng)日即移交檔案室。
2.對于機(jī)關(guān)單位來文，由集團(tuán)辦公室接收，然后提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽閱，領(lǐng)導(dǎo)簽閱后，集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)跟進(jìn)落實(shí)與文件收回，然后進(jìn)行歸檔。
3.集團(tuán)所有對外文件（包括合同、報表等），需要加蓋公司印章的，集團(tuán)人資部負(fù)責(zé)在文件蓋章的同時，留存一份進(jìn)行歸檔。
4.集團(tuán)管理性文件，文件簽批完成，由集團(tuán)辦公室進(jìn)行統(tǒng)一發(fā)放，集團(tuán)辦公室行政主管負(fù)責(zé)將審批單及原件交檔案室進(jìn)行歸檔。
5.集團(tuán)計劃、總結(jié)，在公司董事長或總裁簽字認(rèn)可后，由集團(tuán)人力資源部績效考核專員負(fù)責(zé)交檔案室歸檔。
6.集團(tuán)重要活動資料由活動組織者在活動結(jié)束后一周內(nèi)整理齊全，提交集團(tuán)人資部歸檔。
7.聲像由接受人在接受當(dāng)日或制作完成當(dāng)日歸檔。實(shí)物由接受人負(fù)責(zé)在當(dāng)日歸檔。實(shí)物擺放懸掛其他地方的，由接受人負(fù)責(zé)登記地點(diǎn)和保管人交檔案室歸檔。
（二）財務(wù)檔案
財務(wù)檔案根據(jù)國家相關(guān)會計檔案管理規(guī)定，由財務(wù)部門進(jìn)行日常建立、整理與保管，一年后移交檔案室，并編制移交清冊。
（三）人事檔案
1.人事檔案由于隨時需要進(jìn)行資料查閱與追加，為便于使用，人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)日常保管，不必移交檔案室進(jìn)行管理，但檔案的管理工作接受集團(tuán)檔案管理人員的指導(dǎo)與督查。
2.員工一入司就開始建立個人的人事檔案，建檔內(nèi)容執(zhí)行人事相關(guān)規(guī)定,人事管理人員必須保證檔案資料的齊全；
3.員工績效考核、崗位變化、薪酬調(diào)整、獎懲等均應(yīng)該有領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可的書面資料，人事管理人員按簽批資料執(zhí)行調(diào)整，簽批資料放入相關(guān)的人事檔案中。
（四）工程和設(shè)備儀器檔案
1.對土地證、房產(chǎn)證等權(quán)屬證書和工程、裝修等方面的檔案，原件一律由檔案室進(jìn)行集中歸檔。部室需要經(jīng)常查閱的，可以保留一份復(fù)印件。
2.工程資料應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目階段進(jìn)行歸檔，項(xiàng)目每個階段產(chǎn)生的正式資料（公司領(lǐng)導(dǎo)審批實(shí)施的資料或政府機(jī)構(gòu)提交的文件資料等）均需整理及時建檔，項(xiàng)目結(jié)束后一周內(nèi)，項(xiàng)目主管按項(xiàng)目環(huán)節(jié)對歸檔資料的齊全性確認(rèn)，對缺少的部分負(fù)責(zé)組織補(bǔ)齊，項(xiàng)目主管對該項(xiàng)目的《文件歸檔表》進(jìn)行簽字，由檔案室進(jìn)行保存。如以后發(fā)現(xiàn)歸檔的資料不全，將追究該項(xiàng)目主管的責(zé)任。
3.設(shè)備檔案可以根據(jù)需要由集團(tuán)辦公室或設(shè)備維護(hù)管理人員進(jìn)行日常管理，并接受集團(tuán)檔案管理人員的指導(dǎo)與督查。
（五）經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、科研產(chǎn)品檔案
1.合同或協(xié)議
合同或協(xié)議在蓋單時，由檔案員直接留存一份原件進(jìn)行歸檔。
2.投資項(xiàng)目
投資項(xiàng)目的檔案管理，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)項(xiàng)目接洽、調(diào)查、談判期間的檔案收集與整理，項(xiàng)目合作成功的，在雙方簽訂合作協(xié)議、公司進(jìn)行協(xié)議蓋章時，項(xiàng)目組同時提交項(xiàng)目的檔案資料，否則不予在協(xié)議上蓋章。
3.運(yùn)營管理
對于公司經(jīng)營項(xiàng)目，根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)施階段進(jìn)行環(huán)節(jié)資料歸檔，按項(xiàng)目執(zhí)行流程進(jìn)行歸檔資料的控制。每季末各系統(tǒng)進(jìn)行一次集中整理提交，檔案員每年度末和各經(jīng)營單位核實(shí)一下項(xiàng)目進(jìn)度和應(yīng)歸檔的資料。
4.對于客戶、供應(yīng)商等檔案，可以由各經(jīng)營單位保管，但需制定相應(yīng)的檔案管理辦法，并接受檔案部門的管理。
（六）房地產(chǎn)開發(fā)檔案
房地產(chǎn)開發(fā)檔案根據(jù)建設(shè)程序和項(xiàng)目特點(diǎn)，歸檔可按階段分期進(jìn)行，也可在單項(xiàng)工程或單位工程完成并通過竣工驗(yàn)收后與竣工驗(yàn)收文件一并歸檔。
（七）歸檔要求
1.歸檔人須填寫《文件歸檔表》，部室負(fù)責(zé)人對《文件歸檔表》中應(yīng)歸檔文件的名稱、數(shù)量、時間等簽字確認(rèn)，同歸檔目錄表和歸檔文件一起歸交檔案室。
2.歸檔的文件必需完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、符合形成規(guī)律。如：歸檔合同、協(xié)議時要把與之相關(guān)的工作報告和簽訂合同、協(xié)議的審批單等一同歸檔；歸檔年度工作文件時要把與之相關(guān)的基礎(chǔ)資料、報表等一同歸檔；文件的附件要同文件一起歸檔。
3.歸檔文件必需為原件。
4.各部室應(yīng)指定兼職的檔案管理人員，一是負(fù)責(zé)本部室資料的收集整理工作，定期向檔案室進(jìn)行資料歸檔，并與公司檔案員進(jìn)行檔案工作的溝通；二是負(fù)責(zé)本部室所保管檔案資料的日常管理工作。
（八）立卷
為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由檔案室檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目，相關(guān)部室兼職檔案員配合。
1.案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。
2.歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
3.在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，立在一起，不得分開。
4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
6.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。
7.根據(jù)保存檔案的性質(zhì)劃分為永久、長期和短期保存三類。對長期和短期保存的檔案，在歸檔時要明確保存期限并按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
8.案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
八、電子檔案
電子的文檔資料是檔案管理的重要組成部分，對員工自已或委托外部設(shè)計、編制等形成的文檔資料，在收集歸檔時，應(yīng)同時歸檔電子文檔，以方便以后調(diào)用、修訂時的使用。
1.對項(xiàng)目的文檔資料，一般在書面文件歸檔時，一并對相關(guān)電子文檔進(jìn)行整理，刻錄光盤，電子文檔的資料應(yīng)爭取和書面文檔資料一一對應(yīng)。
2.對于文件、合同等隨機(jī)性的文檔，由辦公室檔案管理人員進(jìn)行專項(xiàng)收集，書面文檔歸檔時，同時將電子文檔傳遞給檔案管理人員，檔案管理人員對這些文檔進(jìn)行分類整理備份，然后統(tǒng)一刻錄光盤進(jìn)行歸檔。
3.對于委托外部設(shè)計、編制的文件，在接收書面文檔時，應(yīng)同時索要電子文本進(jìn)行歸檔備份。
九、電子信息化檔案管理
集團(tuán)逐步推行使用OA、ERP等信息化辦公系統(tǒng)后，對其間形成的經(jīng)營工作信息需要執(zhí)行以下管理要求：
1.對企業(yè)規(guī)定通過OA、ERP等信息化系統(tǒng)進(jìn)行處理的業(yè)務(wù)，在進(jìn)行相應(yīng)業(yè)務(wù)時應(yīng)遵循相應(yīng)的軟件及業(yè)務(wù)處理要求，員工按工作流程及信息化的模塊設(shè)定進(jìn)行相關(guān)信息的填寫（如項(xiàng)目投資中各階段的調(diào)查信息等），保證信息的完整。
2.對于信息化辦公產(chǎn)生的檔案信息，由網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé)對信息化系統(tǒng)的電子日志進(jìn)行整理歸檔，每周進(jìn)行備份，每月刻錄光盤進(jìn)行歸檔。
3.對于極為重要的文件或指示，在用信息化辦公處理后，相關(guān)的業(yè)務(wù)部室可以打印一份書面資料進(jìn)行歸檔。
4.對于信息化系統(tǒng)中檔案借閱根據(jù)信息化軟件的功能設(shè)定及公司權(quán)限設(shè)置進(jìn)行。
十、檔案借閱
（一）在檔案室查閱檔案，采取分級管理。
1.各職能部門、子公司查閱對口的普通的歷史文件資料，經(jīng)本部門或子公司主管負(fù)責(zé)人同意后，即可辦理借閱；
2. 各職能部門、子公司查閱非對口的普通歷史文件資料，本部門或子公司主管負(fù)責(zé)人同意后，到資料對口職能部室進(jìn)行審批，可辦理借閱；
3.對于重要的秘級文檔，要報總裁審核批準(zhǔn)后，方可辦理借閱。相關(guān)檔案包括：
4.員工查閱在職能部門、子公司保管的檔案資料，必須經(jīng)檔案所在部室主管同意。
5.檔案借閱要填寫《檔案借閱申請單》，經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理借閱，并注明歸還日期。
6.借閱時間：檔案借閱期限為一個月以內(nèi)，承辦過程較長、借閱期滿不能歸還的文件，必須及時辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員每月末進(jìn)行一次借閱檔案的歸還清點(diǎn)，對沒有按期交還的進(jìn)行督促提醒。
7.借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、劃線或涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印，確需復(fù)印或摘抄，不加密級的文件需經(jīng)辦公室主管批準(zhǔn)，重要文件需經(jīng)總裁或總裁助理批準(zhǔn)。
8.向集團(tuán)外部提交營業(yè)執(zhí)照等證明單位資質(zhì)、信用的證照復(fù)印件，應(yīng)在復(fù)印件上標(biāo)注相應(yīng)的使用用途標(biāo)識，并加蓋一次性使用印章。
9.外部單位借閱檔案應(yīng)持單位介紹信，并需經(jīng)總裁或總裁助理批準(zhǔn)。
10.借閱的檔案交回時，檔案管理人員應(yīng)檢查檔案是否完好無損，如發(fā)現(xiàn)缺損，應(yīng)由借閱人寫明缺損原因，經(jīng)有關(guān)主管簽字后登記說明缺損狀況。檔案保管員應(yīng)對缺損文件進(jìn)行必要的修補(bǔ)處理。
十一、管理辦法
1、檔案室分為1號、2號、3號……
2、每個檔案室分為1區(qū)、2區(qū)、3區(qū)……
3、每份檔案封皮上卷宗號欄填寫卷宗號。
4、每份檔案右上角填寫位置號，例：集團(tuán)會議紀(jì)要在1號檔案室2區(qū)4號柜內(nèi)，應(yīng)編寫1-2-04。
5、檔案分為普通、保密、絕密三級，保密和絕密文件專柜保管。
6、位置號和密級在檔案管理軟件備注欄填寫，便于查找和管理。
十二、檔案鑒定銷毀
檔案鑒定銷毀是指對保管期限已滿的檔案保存價值進(jìn)行審查，重新劃定具有保存價值檔案的保管期限，對已失去保存價值檔案進(jìn)行剔除銷毀。
1.檔案室和檔案分管部室對所管檔案在堅持“期滿鑒定銷毀”的原則下，對已保管期滿擬銷毀檔案提出存毀的初步意見，并對擬銷毀檔案按類別造冊登記，經(jīng)部室主管審批后，報公司分管檔案的總裁助理批準(zhǔn)后方可銷毀。
2.對檔案“存毀”界限難以確認(rèn)的，可由分管檔案的總裁助理牽頭組成鑒定小組鑒定。鑒定小組對具體檔案內(nèi)容進(jìn)行審查后，提出“存毀”意見。對仍具有保存價值的檔案，重新劃定保管期限；對失去保存價值的檔案，編制銷毀清冊
3.經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案，必須送指定地點(diǎn)銷毀，不準(zhǔn)出賣或做其它用。銷毀檔案時必須由兩人（或兩人以上）監(jiān)督銷毀，并在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人要簽名蓋章，以示負(fù)責(zé)。經(jīng)審查不準(zhǔn)銷毀的檔案仍繼續(xù)保存，并在銷毀清冊上詳細(xì)注明。
4.檔案鑒定銷毀一般每年進(jìn)行一次，最長不得超過三年。
5.財會檔案的鑒定、銷毀程序和手續(xù)按照國家相關(guān)會計檔案管理規(guī)定執(zhí)行。
十三、檔案檢查
每年度末，由檔案室對全公司的檔案進(jìn)行一次全面檢查。
1.檢查立卷文件是否齊全，檢查文件的清退情況；檢查借閱登記是否齊全。
2.檢查案卷文件是否符合歸檔范圍。
3.檢查卷內(nèi)文件排列是否符合立卷規(guī)范和案卷質(zhì)量要求。在檢查時如發(fā)現(xiàn)有不附合立卷規(guī)范和案卷質(zhì)量要求的，要及時予以調(diào)整。
十四、處理?xiàng)l例
有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予100～500元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：
1.不按要求歸檔或歸檔不及時的，初期檔案員可以督促執(zhí)行，多次違反者，給予處罰；
2.由于歸檔不及時，致使資料丟失、損壞的，按相應(yīng)資料的重要度給予責(zé)任人以處罰；
3.毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案；
4.擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案；
5.涂改、偽造檔案；
6.未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）。
2012年2月1日
《公司檔案管理制度細(xì)則》
2018/7/21 周科榮老師
為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本細(xì)則。
一、總則
（一）公司檔案是在各項(xiàng)活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營活動的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。
（二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。
（三）公司檔案具體工作由檔案部進(jìn)行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實(shí)物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。
二、檔案部門設(shè)置及其職責(zé)
（一）公司檔案管理由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。基本職責(zé)為：
1、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計劃等。
2、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
3、負(fù)責(zé)對本公司形成的各門類檔案實(shí)行綜合管理，積極提供利用。
4、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。
（二）各部門設(shè)立兼職檔案員，其主要職責(zé)是：
1、認(rèn)真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動向總經(jīng)理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受總經(jīng)理辦公室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
2、根據(jù)本公司各部門歸檔范圍負(fù)責(zé)做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限內(nèi)向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。
三、檔案接收與整理
(一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據(jù)各部門的職責(zé)不同，主要有以下幾個方面：
1、行政部：
A、公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、經(jīng)營計劃、管理決策等；
B、與總部及其他單位往來發(fā)文；
C、行政管理方面，包括：
1）辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等；
2）日常管理方面的員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計師排單，公司會議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報告、請示批復(fù)的記錄等；
2、人資部：
人事方面的勞動合同、各項(xiàng)協(xié)議、員工獎懲、晉升、培訓(xùn)、入職手續(xù)、員工資料等。
3、企劃部：
A、公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；
B、媒體合作通路的正常詢價報價、合作協(xié)議合同；
C、年度季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費(fèi)用預(yù)算、決算等；
D、市場調(diào)研方案、搜集的客戶資料等。
4、倉管部：
倉庫管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管等內(nèi)容。
5、客服部：
主要包括客戶檔案、工程保修、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務(wù)記錄、客戶回訪記錄、客戶意見調(diào)查記錄 。
6、裝備部、工藝部、數(shù)字部：
主要包括效果圖、施工圖、項(xiàng)目報價表、工程施工合同及附件、設(shè)計師談單記錄表、部門會議紀(jì)要、車間上工排班表、原材料及成品登記表、日常工作日志、新產(chǎn)品研發(fā)數(shù)據(jù)等。
其中數(shù)字部機(jī)房重要文件備份、集成軟件開發(fā)源代碼等。
7、財務(wù)部：
主要包括財務(wù)管理中的各種賬冊、報表、憑證、工資發(fā)放，后勤方面的固定資產(chǎn)核算、費(fèi)用申請等
8、市場部：
有關(guān)營銷促銷活動方案、客戶資料、市場調(diào)研資料、與客戶簽訂的協(xié)議等。
以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時應(yīng)及時通知總經(jīng)理辦公室，以便檔案管理及時作出調(diào)整。各部門應(yīng)歸檔的材料形式包括紙質(zhì)、音像及實(shí)物文件。
（二）歸檔文件的等級劃分及保管期限
需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級、保管期限如下：
（三）檔案編號方法
1、以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據(jù)公司部門及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號方法，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。
2、檔案大類別均以部門前兩個字拼音首字母命名，具體為：
行政部：XZ 人資部：RZ 客服部：KF 裝備部：ZB 工藝部：GY
數(shù)字部：SZ 市場部：SC 財務(wù)部：CW 企劃部：QH 倉管部：CG
3、工程項(xiàng)目命名。以上七部門（主要是裝備部、工藝部、數(shù)字部、客服部四部門）凡涉及工程項(xiàng)目的檔案材料均以項(xiàng)目名縮寫為大類別，
以中國人民抗日戰(zhàn)爭紀(jì)念館反法西斯勝利70周年項(xiàng)目為例，其項(xiàng)目大類編號為：201506（日期）-KZG（館方中文縮寫頭字母）-FF70（項(xiàng)目簡稱頭字母）-#（文件編號）。
4、非工程項(xiàng)目檔案命名。由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)內(nèi)部崗位編制并不復(fù)雜且部門管理統(tǒng)一，對內(nèi)制度/規(guī)范性文件的頁眉文字為靠左公司VI規(guī)范標(biāo)識圖形，靠右為公務(wù)編碼，一般制度/規(guī)范性文件均需要編號。無論對內(nèi)對外文件，頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗，帶格式線。
以財務(wù)部為例： 編制方法：201603-CW01-XXX（2014年6月份財務(wù)報表）其中201601為日期，CW為財務(wù)部編號，01為財務(wù)部制定的代表財務(wù)報表的內(nèi)容（02為財務(wù)憑證等等類推），XXX為其他編號。
（四）歸檔方法及要求
1、歸檔文件材料必須完整，層次分明，符合其形成規(guī)律，能夠準(zhǔn)確反映公司生產(chǎn)經(jīng)營各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史進(jìn)程。
2、涉及項(xiàng)目工程的，應(yīng)將檔案材料歸入同一案卷中；不涉及項(xiàng)目工程的，先將文件材料按其形成或針對的年度分開，一般文件歸入文件形成的年度（跨年度的規(guī)劃計劃，可歸入文件內(nèi)容針對的第一個年度；跨年度的總結(jié)、報告，歸入文件內(nèi)容針對的最后一個年度；統(tǒng)計報表、預(yù)決算歸入針對年度）。
3、按要求填寫卷內(nèi)目錄、備考表等表格，擬寫案卷標(biāo)題要求結(jié)構(gòu)完整，一般應(yīng)準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件材料主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱。案卷封面要用黑色簽字筆或者黑色鋼筆書寫。
4、對破損的文件材料在裝訂的同時應(yīng)進(jìn)行加邊、修補(bǔ)、或裱糊，對較大的紙張應(yīng)折疊，并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。
四、歸檔流程
（一）歸檔時間。
各部門不涉及工程項(xiàng)目的材料，應(yīng)根據(jù)材料性質(zhì)不同進(jìn)行整理。
凡材料每月整理的（一般為行政部、人資部、企劃部、市場部及裝備部、工藝部、數(shù)字部、客服部日常管理的材料），應(yīng)在每月底之前首先整理歸檔；
凡材料按季度或年度整理的，應(yīng)在下一季度或下一年度一周內(nèi)首先進(jìn)行歸檔。歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。
各部門涉及項(xiàng)目工程的材料，應(yīng)在工程全部竣工后一周內(nèi)進(jìn)行首先歸檔，各部門首先歸檔后應(yīng)將同一項(xiàng)目的歸檔材料統(tǒng)一移交總經(jīng)理辦公室，歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。
（二）檔案移交。
各部門不涉及項(xiàng)目工程的歸檔材料在部門首先歸檔后一周內(nèi)經(jīng)部門主管簽字后移交總經(jīng)理辦公室；涉及項(xiàng)目工程的，各部門首先歸檔后，由部門主管簽字并統(tǒng)一交客服部整理，客服部應(yīng)在收到各部門材料后一周內(nèi)經(jīng)部門主管簽字后將檔案材料移交總經(jīng)理辦公室。檔案經(jīng)總經(jīng)理辦公室主管人員驗(yàn)收合格后，填寫《檔案移交清單》，雙方履行簽字手續(xù)，辦理移交。
根據(jù)公司目前的經(jīng)營狀況及要求，財務(wù)檔案由財務(wù)部按照本實(shí)施細(xì)則自行妥善保管，暫時不移交檔案室。
五、檔案保管與統(tǒng)計
（一）公司設(shè)置專用檔案庫，具有防盜、防火、防水、防蟲、防鼠、防潮、防塵、放高溫等設(shè)施。定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時修補(bǔ)、復(fù)制或其他技術(shù)處理。
（二）建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。及時、準(zhǔn)確填寫各種檔案工作情況統(tǒng)計年報。
六、檔案借閱管理
（一）總經(jīng)理辦公室根據(jù)工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編各種參考資料，積極主動開展檔案利用工作。
（二）建立檔案借閱及保密制度，根據(jù)檔案的重要程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。
1、借閱資料為普通文件的，借閱時間不超過一周，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱普通文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管及總經(jīng)理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。
2、借閱資料為重要文件的，借閱時間不超過三個工作日，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱重要文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管及總經(jīng)理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。
3、借閱資料為秘密文件的，借閱時間不得超過一個工作日，原則上不得帶出總經(jīng)理辦公室。借閱秘密文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管、總經(jīng)理辦公室主管人員及總經(jīng)理簽字審批后方可借閱。
（三）借閱檔案人員必須愛護(hù)檔案，保持整潔，要保護(hù)檔案的安全。不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。
（四）調(diào)閱重要及秘密檔案只可在總經(jīng)理辦公室調(diào)閱復(fù)印件或者掃描件。借閱人員必須嚴(yán)格保密，不得泄漏資料內(nèi)容，不得遺失。借閱后需按時歸還，如需延長借閱的，必須通知總經(jīng)理辦公室主管人員，并另行辦理借閱手續(xù)。
七、檔案鑒定、移交、銷毀
（一）根據(jù)不同檔案材料的分級及保管期限，結(jié)合實(shí)際情況，總經(jīng)理辦公室統(tǒng)計檔案庫內(nèi)各檔案的情況表。
（二）定期對于已到期的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作在總經(jīng)理或總經(jīng)理助理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和主持下，由總經(jīng)理辦公室和與所鑒定檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，具體負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。
（三）凡經(jīng)鑒定小組確認(rèn)已失去保存價值的檔案，應(yīng)登記造冊，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。檔案銷毀時，必須有兩人在場負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀清單上簽字。銷毀清冊由總經(jīng)理辦公室永久保存。
八、檔案保密
（一）總經(jīng)理辦公室主管人員及各部門兼職檔案員應(yīng)在安全的環(huán)境下進(jìn)行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準(zhǔn)隨意堆放，以免造成丟失、損壞和泄密。
（二）不準(zhǔn)向無關(guān)人員提供或泄漏檔案內(nèi)容；不準(zhǔn)通過電話、電子郵件、普通郵件等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準(zhǔn)在不利于保密的場合談?wù)撋婷軝n案內(nèi)容。
（三）檔案人員不得私自打印、翻印或復(fù)制涉密檔案，不準(zhǔn)擅自帶人進(jìn)入檔案庫。
（四）集中銷毀保管期限屆滿且失去保存價值的檔案，不得做他用。
（五）發(fā)生泄密和檔案被盜事件時要及時報告領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)事者要及時出具書面報告。對違反保密規(guī)定、造成泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。
免費(fèi)傳播 提供大家參考
莄檔案管理制度
肁擬稿： 審核： 批準(zhǔn)： 頒布日期：2012年9月14日
蝿一、目 的
肆為了確保公司檔案的完整及安全，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用，特制定本管理制度。
蒄二、適用范圍
蒂適用于公司檔案資料的管理。
薁三、管理職能
裊（一）公司辦公室負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，設(shè)置專門的檔案室，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、補(bǔ)充、開發(fā)、利用、銷毀等各項(xiàng)工作。
薄（二）檔案管理員負(fù)責(zé)檔案室和存檔資料的具體管理工作，具體職責(zé)如下：
袃1、接收各部門上交的存檔資料，做好收件登記；
羈2、定期清理，主動按時收回各部門使用完畢的應(yīng)存檔資料，補(bǔ)齊缺失的檔案資料；
袇3、對收到的檔案資料按規(guī)則整理、分類、立卷，分類規(guī)范存放；
蚄4、妥善保管檔案資料，做好防損、防盜、防潮、防蟲等保護(hù)工作；
罿5、建立檔案檢索索引；
蝕6、按規(guī)定辦理檔案資料借閱和收回手續(xù)，并做好登記，保證檔案資料安全無損；
蚆7、做好檔案室的日常清理、清潔工作，保持檔案室整潔有序；
螄8、建立和維護(hù)電腦檔案管理系統(tǒng)，實(shí)行數(shù)字化管理；
莀9、遵守保密制度。
膈（三）各部門管理職責(zé)
蒅1、按本制度規(guī)定保管好本部門暫時保存的檔案資料；
襖2、及時將本部門經(jīng)辦或接收的應(yīng)存檔資料交檔案室存檔；
螁3、妥善保管本部門借閱的檔案資料，不得泄露、遺失和損壞。
袀四、資料歸檔管理
蒈（一）歸檔資料范圍
羃1、各級政府和職能管理部門下發(fā)的各種文件、通知、會議紀(jì)要、批復(fù)、認(rèn)定、政策法規(guī)信息、標(biāo)準(zhǔn)、信函、法律文書、公示信息等資料；
膂2、公司對各級政府和職能管理部門上報的各種申請、請示、報告、匯報、說明、申訴、申報等資料；
羋3、公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信、委托書、宣傳資料、單位信息、證件、證明、回復(fù)等往來資料；
芇4、公司內(nèi)部形成的各種文件、通知、會議資料、決議、決定、意見、規(guī)劃、計劃、方案、報告、總結(jié)、簡訊等；
羃5、公司制訂的各類管理制度、規(guī)定、辦法、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、安全規(guī)程、責(zé)任制、責(zé)任書、經(jīng)濟(jì)或管理協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)手冊等內(nèi)部管理資料；
薃6、公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議、意向書等資料；
肀7、公司產(chǎn)品立項(xiàng)、設(shè)計、開發(fā)、工藝技術(shù)、產(chǎn)品說明、包裝、建設(shè)、評審、驗(yàn)收等項(xiàng)目資料；
羆8、公司各類設(shè)備在設(shè)計、制作、安裝、調(diào)試、技術(shù)改造、使用過程中形成的圖紙、記錄以及使用說明書等設(shè)備資料；
肅9、公司各類基建工程勘探設(shè)計資料、圖紙、報建資料、施工記錄、驗(yàn)收記錄等基建資料；
螀10、生產(chǎn)、經(jīng)營環(huán)節(jié)中的各類報表、臺賬、記錄、報告單等資料；
蒈11、各類財務(wù)憑證、賬薄、報表、臺賬、審計、統(tǒng)計結(jié)算、投融資、資本股權(quán)等資料；
螅12、人員招聘、培訓(xùn)、調(diào)動、任免、考核、考勤、勞動合同、薪資等人事檔案；
膃13、公司取得的各種證書、證件、獎牌；
膁14、公司訂閱或以其他方式獲得的各類報刊、期刊、文獻(xiàn)、圖書等資料以及參加外部會議或培訓(xùn)取得的相關(guān)資料；
腿15、公司文化、產(chǎn)品對外宣傳推廣資料以及產(chǎn)品標(biāo)簽、標(biāo)記、說明書等資料；
螈16、公司組織開展各類活動形成的相關(guān)資料；
芃17、記錄有公司相關(guān)信息的圖片、照片、光盤、磁帶、電子存儲設(shè)備等資料；
薂18、其他具有保存價值的資料。
蚇（二）歸檔資料收集
薆1、結(jié)合公司具體情況，財務(wù)檔案由財務(wù)部管理，超過十年的可轉(zhuǎn)入檔案室；人事檔案由人事管理部門管理；生產(chǎn)管理類、經(jīng)營管理類檔案，在部門日常工作中產(chǎn)生的報表、臺帳、記錄等資料由部門管理；其他資料一律交由檔案室統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)主動上交。
莃2、凡是以公司名義對外的文字或圖片資料,需要蓋章的，經(jīng)辦部門均在公司辦蓋章時留一份公司辦存檔,由公司辦印章管理人員在蓋章時收集。以部門名義對外發(fā)生的資料,如屬于立檔資料,由部門印章管理人員蓋章時收集后及時交檔案室；如資料還須發(fā)出后由對方完善相關(guān)手續(xù)(如簽章)才能形成完整資料,則由印章管理人員在印章使用登記時說明,并于事后督促經(jīng)辦人完善后存檔。
羂3、各部門形成或接收的應(yīng)存檔資料,由部門負(fù)責(zé)人(或各線副總)負(fù)責(zé)督促存檔；
荿4、公司有償取得的資料，在報賬時由檔案管理人員在報賬單據(jù)上簽“資料已存檔”字樣，方可報銷。部門如需使用，可從檔案室借出或復(fù)印。
蒞5、公司人員外出參會帶回的資料,在報銷差旅費(fèi)前須交檔案室存檔，否則不予報賬。報賬單上需有檔案管理人員的收文簽字。
蒃6、在檔案資料歸檔期，公司內(nèi)部使用的各類應(yīng)存檔資料，由檔案管理人員分別向各部門兼職檔案人員收集應(yīng)該歸檔的原始資料，各主管部門兼職檔案人員應(yīng)積極配合和支持。
莃（三）資料歸檔要求
袇1、歸檔的文件資料必須齊全、完整、準(zhǔn)確，符合形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找利用。
莈2、歸檔的文件資料應(yīng)為原件，因故無原件的，可用具有憑證作用的替代資料或復(fù)印件歸檔，文件資料歸檔后不得更改。
薃3、非紙質(zhì)文件資料應(yīng)與其文字說明一并歸檔；具有永久長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。
蒀4、歸檔的文件資料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。
蕿（四）歸檔時間
膇1、除公司訂閱的報刊、雜志、圖書資料和各部門日常工作中形成的報表、臺賬、記錄等按年形成的資料外，其他應(yīng)歸檔資料均須在取得或完整資料形成時即原件交檔案室存檔。
薂2、報表、臺賬、記錄等按年形成的文件資料，于次年二月份整理完整交公司檔案室存檔或由部門代為保管。
袁3、報刊于次月初從各部門收回歸檔；雜志、圖書資料于次年二月收回存檔。
芁4、工程項(xiàng)目建設(shè)資料在竣工驗(yàn)收后三個月內(nèi)歸檔。
袆（五）歸檔移交
螞1、各部門的兼職檔案管理人員（部門核算員）應(yīng)檢查本部門歸檔文件資料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向檔案部門移交。重要項(xiàng)目的文件資料移交時應(yīng)編寫歸檔說明。
節(jié)2、檔案管理部門接收時應(yīng)全面檢查歸檔文件資料的質(zhì)量。
蠆3、交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。
蚅五、檔案保管
螂（一）收件登記
蚃1、檔案室應(yīng)建立收件登記簿，收到新歸檔資料時，須逐件分類登記，詳細(xì)記錄資料名稱、交件日期、部門和交件人，以便追溯。
蒁2、檔案管理人員收件后應(yīng)按資料類別存放到相應(yīng)地點(diǎn)，將資料名稱和頁碼添加到案卷盒目錄表，然后將資料名稱和存放地點(diǎn)按類別登記到檢索簿中，同時將資料全部信息登錄入電腦檔案管理系統(tǒng)。
蚈（二）檔案分類
袂1、公司檔案一般按年度收集整理，按如下規(guī)則分類：
螀A——股權(quán)類：公司股東會、董事會、監(jiān)事會所有資料，包括公司章程、股東名冊、董事名冊、監(jiān)事名冊、股權(quán)變更資料、會議資料、決議、文件、記錄等，按屆次立卷。
袈B——綜合管理類：
蕆 01——公司內(nèi)部文書資料，包括公司下發(fā)的各種文件、通知、會議紀(jì)要、決議、決定、意見、簡訊，公司制訂的各類規(guī)劃、計劃、方案、決策、工作總結(jié)，公司組織開展各類活動形成的相關(guān)文字資料，黨團(tuán)工青婦資料等。按時間先后順序立卷。
羂 02——管理制度，包括公司頒發(fā)的各類管理制度、規(guī)定規(guī)程、辦法、標(biāo)準(zhǔn)手冊、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制、責(zé)任書等；按小類立卷。
膀 03——外聯(lián)資料，包括公司對各級政府和職能部門上報的各種請示、申請、報告、匯報、說明、申報資料等材料，上級部門下發(fā)的各種文件、通知、會議紀(jì)要、批復(fù)、政策法規(guī)信息、標(biāo)準(zhǔn)、信函、公示信息等，公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信等往來資料等。按小類立卷。
薀 04——統(tǒng)計資料，包括統(tǒng)計報表、臺帳、分析報告等。按小類立卷。
芅 05——其他資料，不能歸集到以上類別中的資料，可以暫空，以后有其他類別資料時添加類別編號。按時間先后順序立卷。
芆C——經(jīng)營類
薁 01——合同，公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議、約定。按時間先后順序立卷。
肈 02——客戶資料，包括市場調(diào)查報告、往來客戶資料、客戶評價、市場糾紛處理等資料。按時間先后順序立卷。
羋 03——廣告宣傳資料，公司開展各項(xiàng)廣告宣傳推廣活動形成的文字資料。按活動和時間先后順序立卷。
莆D——生產(chǎn)管理類
羂 01——安全環(huán)保資料，包括安全規(guī)范、安全環(huán)保評價驗(yàn)收資料、標(biāo)準(zhǔn)化材料、事故認(rèn)定材料、培訓(xùn)教育記錄、檢查整改記錄等資料。按小類立卷。
螀 02——質(zhì)量計量資料，包括執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、檢定資料、檢驗(yàn)報告、計量碼單、化驗(yàn)單、臺帳等。按小類立卷。
肇 03——設(shè)備管理資料，包括操作規(guī)程、設(shè)備臺帳、巡回檢查記錄、檢查維修記錄、大修計劃、備品配件資料、易損件清單等。按小類立卷。
蒆 04——生產(chǎn)記錄資料，包括工藝流程，指標(biāo)、操作記錄、開停車記錄、生產(chǎn)報表等。按產(chǎn)品立卷。
莃E——技術(shù)類
羋 01——項(xiàng)目資料，包括可研報告、市場調(diào)研報告、研發(fā)報告、工藝包、實(shí)驗(yàn)記錄、設(shè)計資料、立項(xiàng)資料、報建資料、變更資料等。按項(xiàng)目立卷。
袆 02——基建資料，包括設(shè)計圖紙、預(yù)決算、施工紀(jì)錄、施工報告、竣工驗(yàn)收資料、檢驗(yàn)報告等。按建設(shè)項(xiàng)目立卷。
薅03——設(shè)備資料，包括圖紙、設(shè)計說明、技術(shù)規(guī)程、使用操作說明等。按使用部門和設(shè)備名稱立卷。
薀F——人事檔案
羀 01——個人檔案，記錄人員的基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭成員以及在本公司工作情況（入職離職手續(xù)、歷年崗位、工資、考評、獎懲、勞動合同及其他情況等）。按個人立卷。
薅 02——工資結(jié)算資料，包括工資表和責(zé)任制結(jié)算資料。按月立卷。
蚅 03——考勤考核資料，包括考勤表、考核表。按月立卷。
羈 04——招聘培訓(xùn)資料，包括人員需求申請、招聘計劃、招聘簡章、培訓(xùn)計劃、記錄、考試試卷、人員花名冊、人員變動報表等。按小類立卷。
莈 05——社會保險資料，包括參保名冊、增減申報表、核定單、繳費(fèi)申請等。
蚈G——財務(wù)檔案，包括財務(wù)憑證、帳簿、報表、投融資資料等。按財務(wù)規(guī)范立卷。
螅H——證照類，包括公司獲得的各種證件、證書、營業(yè)執(zhí)照、牌匾、印信等。
莂I——影像電子類，包括照片、錄影帶、錄音帶、光盤、U盤、移動硬盤等。
肀J——圖書類，包括公司訂閱和購買的各種刊物、雜志、文獻(xiàn)資料、圖書、工具書、重要報刊等。
莇2、檔案資料分類后，方便集中裝訂的要建立卷宗，不宜集中裝訂的按類集中單體存放。為方便查找和實(shí)行數(shù)字化管理，統(tǒng)一按分類規(guī)則編號，編號規(guī)范如下：
裊X-XX-XX-XX
肇 卷宗序號（同一類卷宗超過一本時的排序號）
袂 小類序號，用01、02、03……代表各小類
蒀 二級分類編號，即分類規(guī)定中01、02、03…序號
腿 一級分類代碼，即分類規(guī)定中A--J
膄3、無具體二級及以下分類規(guī)定的，由檔案室自行分類編號，但必須將分類規(guī)則明確標(biāo)注于檢索簿上，以保持延續(xù)性和一致性。無須分類的可省略二級或小類編號。
薃4、卷宗按年裝訂，年號和編號應(yīng)標(biāo)注于卷宗存放時封面可直視處，卷宗封面正面須注明卷宗類別文字說明；單體存放的檔案資料應(yīng)用標(biāo)簽將編號貼在資料表面可直視處，不宜貼標(biāo)簽的（如證照）在反面標(biāo)注。
膈5、檔案資料按重要性可分為重要檔案和普通檔案；按保密要求可分為絕密、機(jī)密、秘密和一般檔案；按保管期限可分為永久保存、長期保存和短期保存。整理時應(yīng)根據(jù)情況分立卷宗，卷宗并在卷宗上予以注明。
艿（三）檔案保管
薄1、所有卷宗資料應(yīng)按類別分柜分區(qū)存放，整齊有序排列。存放柜應(yīng)編號并標(biāo)注存放類別。
羈2、整理裝訂時，永久、長期保管的文件須去除金屬裝訂物，文件裝訂結(jié)實(shí)、整齊、美觀。
芁3、卷宗封面標(biāo)注和編號書寫應(yīng)規(guī)范，具有耐久性。
荿4、卷宗內(nèi)的資料應(yīng)按序編號，表面應(yīng)設(shè)卷內(nèi)目錄，以便查找。
羅5、檔案室要做好檔案存放的空間布置，做到防火、防潮、防蟲蛀、防霉變、防雨淋，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。
螃6、部門保管的檔案資料也須按統(tǒng)一規(guī)則分類編號保管。
羀7、重要和涉密檔案應(yīng)設(shè)專柜存放，以免遺失或泄露。
葿六、檔案的借閱和利用
莆1、檔案室應(yīng)設(shè)置借閱登記簿，逐筆登記檔案借閱記錄，包括借閱日期、借閱資料名稱、借閱用途、批準(zhǔn)人、歸還日期。借閱人借閱時須在登記簿上簽字，如所借資料用于交上級部門，不能歸還，借閱人應(yīng)在登記簿上注明不能歸還的原因。
膁2、借閱檔案資料應(yīng)填寫《檔案借閱申請單》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方能借閱。批準(zhǔn)權(quán)限如下：普通檔案由借閱部門負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可，檔案室主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；重要檔案由借閱部門負(fù)責(zé)人和分管副總簽字認(rèn)可，分管檔案的副總批準(zhǔn)，特別重要的須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；涉密檔案按《保密工作安全管理辦法》規(guī)定權(quán)限批準(zhǔn)。
蝿3、借出用于職能部門辦事的檔案，借出時間不得超過3天；在公司內(nèi)使用的普通檔案，借出時間不得超過1個月。因故需要繼續(xù)使用，可以續(xù)借，須到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還者，檔案管理員負(fù)責(zé)催還。
蒈4、涉密檔案原則上不外借，只能在檔案室查閱。特殊情況下需要借出，當(dāng)天必須歸還。借出人必須嚴(yán)格遵守《保密工作安全管理辦法》相關(guān)規(guī)定。
螇5、檔案歸還時應(yīng)在登記簿上注明歸還日期。檔案借出和歸還記錄均須在電腦檔案管理系統(tǒng)中同時記錄以備查。
袃6、檔案借閱者必須愛護(hù)檔案，保持整潔、嚴(yán)禁涂改；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、損壞、遺失；損壞者按重新備置費(fèi)用賠償，故意損毀者予以辭退。
螂七、檔案的銷毀
薈1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
襖2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《文件/紀(jì)錄銷毀呈報表》經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。檔案銷毀一律由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
薅3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《文件/紀(jì)錄銷毀呈報表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。
薁4、在銷毀公司檔案資料時，由行政副總指定專人監(jiān)督銷毀。
八、本制度自頒布之日起施行，原《檔案管理制度》同時廢止。
《公司檔案管理制度細(xì)則》
為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本細(xì)則。
一、總則
（一）公司檔案是在各項(xiàng)活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營活動的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。
（二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。
（三）公司檔案具體工作由檔案部進(jìn)行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實(shí)物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。
二、檔案部門設(shè)置及其職責(zé)
（一）公司檔案管理由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。基本職責(zé)為：
1、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計劃等。
2、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
3、負(fù)責(zé)對本公司形成的各門類檔案實(shí)行綜合管理，積極提供利用。
4、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。
（二）各部門設(shè)立兼職檔案員，其主要職責(zé)是：
1、認(rèn)真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動向總經(jīng)理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受總經(jīng)理辦公室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
2、根據(jù)本公司各部門歸檔范圍負(fù)責(zé)做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限內(nèi)向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。
三、檔案接收與整理
(一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據(jù)各部門的職責(zé)不同，主要有以下幾個方面：
1、行政部：
A、公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、經(jīng)營計劃、管理決策等；
B、與總部及其他單位往來發(fā)文；
C、行政管理方面，包括：
1）辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等；
2）日常管理方面的員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計師排單，公司會議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報告、請示批復(fù)的記錄等；
2、人資部：
人事方面的勞動合同、各項(xiàng)協(xié)議、員工獎懲、晉升、培訓(xùn)、入職手續(xù)、員工資料等。
3、企劃部：
A、公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；
B、媒體合作通路的正常詢價報價、合作協(xié)議合同；
C、年度季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費(fèi)用預(yù)算、決算等；
D、市場調(diào)研方案、搜集的客戶資料等。
4、倉管部：
倉庫管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管等內(nèi)容。
5、客服部：
主要包括客戶檔案、工程保修、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務(wù)記錄、客戶回訪記錄、客戶意見調(diào)查記錄 。
6、裝備部、工藝部、數(shù)字部：
主要包括效果圖、施工圖、項(xiàng)目報價表、工程施工合同及附件、設(shè)計師談單記錄表、部門會議紀(jì)要、車間上工排班表、原材料及成品登記表、日常工作日志、新產(chǎn)品研發(fā)數(shù)據(jù)等。
其中數(shù)字部機(jī)房重要文件備份、集成軟件開發(fā)源代碼等。
7、財務(wù)部：
主要包括財務(wù)管理中的各種賬冊、報表、憑證、工資發(fā)放，后勤方面的固定資產(chǎn)核算、費(fèi)用申請等
8、市場部：
有關(guān)營銷促銷活動方案、客戶資料、市場調(diào)研資料、與客戶簽訂的協(xié)議等。
以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時應(yīng)及時通知總經(jīng)理辦公室，以便檔案管理及時作出調(diào)整。各部門應(yīng)歸檔的材料形式包括紙質(zhì)、音像及實(shí)物文件。
（二）歸檔文件的等級劃分及保管期限
需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級、保管期限如下：
（三）檔案編號方法
1、以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據(jù)公司部門及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號方法，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。
2、檔案大類別均以部門前兩個字拼音首字母命名，具體為：
行政部：XZ 人資部：RZ 客服部：KF 裝備部：ZB 工藝部：GY
數(shù)字部：SZ 市場部：SC 財務(wù)部：CW 企劃部：QH 倉管部：CG
3、工程項(xiàng)目命名。以上七部門（主要是裝備部、工藝部、數(shù)字部、客服部四部門）凡涉及工程項(xiàng)目的檔案材料均以項(xiàng)目名縮寫為大類別，
以中國人民抗日戰(zhàn)爭紀(jì)念館反法西斯勝利70周年項(xiàng)目為例，其項(xiàng)目大類編號為：201506（日期）-KZG（館方中文縮寫頭字母）-FF70（項(xiàng)目簡稱頭字母）-#（文件編號）。
4、非工程項(xiàng)目檔案命名。由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)內(nèi)部崗位編制并不復(fù)雜且部門管理統(tǒng)一，對內(nèi)制度/規(guī)范性文件的頁眉文字為靠左公司VI規(guī)范標(biāo)識圖形，靠右為公務(wù)編碼，一般制度/規(guī)范性文件均需要編號。無論對內(nèi)對外文件，頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗，帶格式線。
以財務(wù)部為例： 編制方法：201603-CW01-XXX（2014年6月份財務(wù)報表）其中201601為日期，CW為財務(wù)部編號，01為財務(wù)部制定的代表財務(wù)報表的內(nèi)容（02為財務(wù)憑證等等類推），XXX為其他編號。
（四）歸檔方法及要求
1、歸檔文件材料必須完整，層次分明，符合其形成規(guī)律，能夠準(zhǔn)確反映公司生產(chǎn)經(jīng)營各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史進(jìn)程。
2、涉及項(xiàng)目工程的，應(yīng)將檔案材料歸入同一案卷中；不涉及項(xiàng)目工程的，先將文件材料按其形成或針對的年度分開，一般文件歸入文件形成的年度（跨年度的規(guī)劃計劃，可歸入文件內(nèi)容針對的第一個年度；跨年度的總結(jié)、報告，歸入文件內(nèi)容針對的最后一個年度；統(tǒng)計報表、預(yù)決算歸入針對年度）。
3、按要求填寫卷內(nèi)目錄、備考表等表格，擬寫案卷標(biāo)題要求結(jié)構(gòu)完整，一般應(yīng)準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件材料主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱。案卷封面要用黑色簽字筆或者黑色鋼筆書寫。
4、對破損的文件材料在裝訂的同時應(yīng)進(jìn)行加邊、修補(bǔ)、或裱糊，對較大的紙張應(yīng)折疊，并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。
四、歸檔流程
（一）歸檔時間。
各部門不涉及工程項(xiàng)目的材料，應(yīng)根據(jù)材料性質(zhì)不同進(jìn)行整理。
凡材料每月整理的（一般為行政部、人資部、企劃部、市場部及裝備部、工藝部、數(shù)字部、客服部日常管理的材料），應(yīng)在每月底之前首先整理歸檔；
凡材料按季度或年度整理的，應(yīng)在下一季度或下一年度一周內(nèi)首先進(jìn)行歸檔。歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。
各部門涉及項(xiàng)目工程的材料，應(yīng)在工程全部竣工后一周內(nèi)進(jìn)行首先歸檔，各部門首先歸檔后應(yīng)將同一項(xiàng)目的歸檔材料統(tǒng)一移交總經(jīng)理辦公室，歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。
（二）檔案移交。
各部門不涉及項(xiàng)目工程的歸檔材料在部門首先歸檔后一周內(nèi)經(jīng)部門主管簽字后移交總經(jīng)理辦公室；涉及項(xiàng)目工程的，各部門首先歸檔后，由部門主管簽字并統(tǒng)一交客服部整理，客服部應(yīng)在收到各部門材料后一周內(nèi)經(jīng)部門主管簽字后將檔案材料移交總經(jīng)理辦公室。檔案經(jīng)總經(jīng)理辦公室主管人員驗(yàn)收合格后，填寫《檔案移交清單》，雙方履行簽字手續(xù)，辦理移交。
根據(jù)公司目前的經(jīng)營狀況及要求，財務(wù)檔案由財務(wù)部按照本實(shí)施細(xì)則自行妥善保管，暫時不移交檔案室。
五、檔案保管與統(tǒng)計
（一）公司設(shè)置專用檔案庫，具有防盜、防火、防水、防蟲、防鼠、防潮、防塵、放高溫等設(shè)施。定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時修補(bǔ)、復(fù)制或其他技術(shù)處理。
（二）建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。及時、準(zhǔn)確填寫各種檔案工作情況統(tǒng)計年報。
六、檔案借閱管理
（一）總經(jīng)理辦公室根據(jù)工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編各種參考資料，積極主動開展檔案利用工作。
（二）建立檔案借閱及保密制度，根據(jù)檔案的重要程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。
1、借閱資料為普通文件的，借閱時間不超過一周，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱普通文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管及總經(jīng)理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。
2、借閱資料為重要文件的，借閱時間不超過三個工作日，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱重要文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管及總經(jīng)理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。
3、借閱資料為秘密文件的，借閱時間不得超過一個工作日，原則上不得帶出總經(jīng)理辦公室。借閱秘密文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管、總經(jīng)理辦公室主管人員及總經(jīng)理簽字審批后方可借閱。
（三）借閱檔案人員必須愛護(hù)檔案，保持整潔，要保護(hù)檔案的安全。不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。
（四）調(diào)閱重要及秘密檔案只可在總經(jīng)理辦公室調(diào)閱復(fù)印件或者掃描件。借閱人員必須嚴(yán)格保密，不得泄漏資料內(nèi)容，不得遺失。借閱后需按時歸還，如需延長借閱的，必須通知總經(jīng)理辦公室主管人員，并另行辦理借閱手續(xù)。
七、檔案鑒定、移交、銷毀
（一）根據(jù)不同檔案材料的分級及保管期限，結(jié)合實(shí)際情況，總經(jīng)理辦公室統(tǒng)計檔案庫內(nèi)各檔案的情況表。
（二）定期對于已到期的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作在總經(jīng)理或總經(jīng)理助理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和主持下，由總經(jīng)理辦公室和與所鑒定檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，具體負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。
（三）凡經(jīng)鑒定小組確認(rèn)已失去保存價值的檔案，應(yīng)登記造冊，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。檔案銷毀時，必須有兩人在場負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀清單上簽字。銷毀清冊由總經(jīng)理辦公室永久保存。
八、檔案保密
（一）總經(jīng)理辦公室主管人員及各部門兼職檔案員應(yīng)在安全的環(huán)境下進(jìn)行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準(zhǔn)隨意堆放，以免造成丟失、損壞和泄密。
（二）不準(zhǔn)向無關(guān)人員提供或泄漏檔案內(nèi)容；不準(zhǔn)通過電話、電子郵件、普通郵件等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準(zhǔn)在不利于保密的場合談?wù)撋婷軝n案內(nèi)容。
（三）檔案人員不得私自打印、翻印或復(fù)制涉密檔案，不準(zhǔn)擅自帶人進(jìn)入檔案庫。
（四）集中銷毀保管期限屆滿且失去保存價值的檔案，不得做他用。
（五）發(fā)生泄密和檔案被盜事件時要及時報告領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)事者要及時出具書面報告。對違反保密規(guī)定、造成泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。
公司檔案管理制度管理細(xì)則
為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本細(xì)則。
一、總則
（一）公司檔案是在各項(xiàng)活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營活動的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。
（二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。
（三）公司檔案具體工作由檔案部進(jìn)行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實(shí)物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。
二、檔案部門設(shè)置及其職責(zé)
（一）公司設(shè)立檔案部并配備專職檔案人員，公司檔案部的基本職責(zé)為：
1、組織實(shí)施黨和國家關(guān)于檔案工作的有關(guān)方針、政策、法規(guī)和檔案管理部門制訂的有關(guān)規(guī)定、辦法、細(xì)則。
2、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計劃等。
3、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
4、負(fù)責(zé)對本公司形成的各門類檔案實(shí)行綜合管理，積極提供利用。
5、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。
（二）各部門設(shè)立兼職檔案員，其主要職責(zé)是：
1、認(rèn)真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動向檔案部反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受綜合檔案室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
2、根據(jù)本公司各部門歸檔范圍負(fù)責(zé)做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限內(nèi)向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。
三、檔案接收與整理
(一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據(jù)各部門的職責(zé)不同，主要有以下幾個方面：
1、行政部：
（1）公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、經(jīng)營計劃、管理決策等；
（2）與總部及其他單位往來發(fā)文；
（3）行政管理方面，包括：
1）辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等；
2）日常管理方面的員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計師排單，公司會議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報告、請示批復(fù)，員工民主生活會方面的記錄等；
2、人資部：人事方面的勞動合同、各項(xiàng)協(xié)議、員工獎懲、晉升、培訓(xùn)、入職手續(xù)、員工資料等。
3、企劃部：公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；媒體合作通路的正常詢價報價、合作協(xié)議合同；年度季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費(fèi)用預(yù)算、決算等；市場調(diào)研方案、搜集的客戶資料等。
4、倉管部：倉庫管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管等內(nèi)容
5、客服部：主要包括客戶考核評分、客戶檔案卡、工程保修、派工、保潔派工、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務(wù)記錄、客戶回訪記錄、客戶意見調(diào)查記錄
6、設(shè)計部：主要包括效果圖、施工圖、報價表、工程施工合同及附件、設(shè)計師談單記錄表等。
7、工程部：主要為施工管理手冊所包含的內(nèi)容
8、財務(wù)部：主要包括財務(wù)管理中的各種賬冊、報表、憑證、工資發(fā)放，后勤方面的固定資產(chǎn)核算、費(fèi)用申請等
9、法務(wù)與檔案部：主要包括日常經(jīng)營中的各種合同、司法文書，檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷毀等內(nèi)容。
10、市場部：有關(guān)營銷促銷活動方案、小區(qū)物業(yè)及客戶資料、市場調(diào)研資料、與客戶簽訂的協(xié)議等。
以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時應(yīng)及時通知檔案管理部門，以便檔案管理及時作出調(diào)整。各部門應(yīng)歸檔的材料形式包括紙質(zhì)、音像及實(shí)物文件。
（二）歸檔文件的等級劃分及保管期限
需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級、保管期限如下：
文件等級
文件類型
保管期限
一級
秘密文件
公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)、經(jīng)營計劃、管理決策，與總部及其他單位往來發(fā)文，人事方面的各種文件，財務(wù)報表、賬冊、資產(chǎn)核算，合同及司法文書等
永久
二級
重要文件
會議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報告、請示批復(fù)、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程項(xiàng)目的文件等
5年以上
三級
普通文件
員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計師排單，倉庫管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管，檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費(fèi)用申請、辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等
3年
（3）檔案編號方法
1、以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據(jù)公司部門及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號方法，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。
2、檔案大類別均以部門前兩個字拼音首字母命名，具體為：
行政部：XZ 人資部：RZ 客服部：KF
設(shè)計部：SJ 市場部：SC 工程部：GC
財務(wù)部：CW 法務(wù)與檔案部：FD 企劃部：QH
倉管部：CG
3、工程項(xiàng)目命名。以上七部門（主要是設(shè)計部、工程部、客服部三部門）凡涉及工程項(xiàng)目的檔案材料均以項(xiàng)目名縮寫為大類別，以南華康城小區(qū)3號樓1單元2號為例，其項(xiàng)目大類編號為：NHKC-3-1-2。各部門涉及工程項(xiàng)目的檔案材料具體命名如下：
201306.NHKC.3-1-2
日期 客戶地址詳細(xì)信息
4、非工程項(xiàng)目檔案命名。由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)內(nèi)部崗位編制并不復(fù)雜且部門管理統(tǒng)一，對內(nèi)制度/規(guī)范性文件的頁眉文字為靠左公司VI規(guī)范標(biāo)識圖形，靠右為公務(wù)編碼，一般制度/規(guī)范性文件均需要編號。無論對內(nèi)對外文件，頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗，帶格式線。以財務(wù)部為例：
編制方法：201406.CW01.XXX（2014年6月份財務(wù)報表）其中201406為日期，CW為財務(wù)部編號，01為財務(wù)部制定的代表財務(wù)報表的內(nèi)容（02為財務(wù)憑證等等類推），XXX為其他編號。
（4）歸檔方法及要求
1、歸檔文件材料必須完整，層次分明，符合其形成規(guī)律，能夠準(zhǔn)確反映公司生產(chǎn)經(jīng)營各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史進(jìn)程。
2、涉及項(xiàng)目工程的，應(yīng)將檔案材料歸入同一案卷中；不涉及項(xiàng)目工程的，先將文件材料按其形成或針對的年度分開，一般文件歸入文件形成的年度（跨年度的規(guī)劃計劃，可歸入文件內(nèi)容針對的第一個年度；跨年度的總結(jié)、報告，歸入文件內(nèi)容針對的最后一個年度；統(tǒng)計報表、預(yù)決算歸入針對年度）。
3、按要求填寫卷內(nèi)目錄、備考表等表格，擬寫案卷標(biāo)題要求結(jié)構(gòu)完整，一般應(yīng)準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件材料主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱。案卷封面要用黑色簽字筆或者黑色鋼筆書寫。
4、對破損的文件材料在裝訂的同時應(yīng)進(jìn)行加邊、修補(bǔ)、或裱糊，對較大的紙張應(yīng)折疊，并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。
四、歸檔流程
（一）歸檔時間。各部門不涉及工程項(xiàng)目的材料，應(yīng)根據(jù)材料性質(zhì)不同進(jìn)行整理。凡材料每月整理的（一般為行政部、人資部、企劃部、法務(wù)與檔案部、市場部及設(shè)計、工程、客服部門中日常管理的材料），應(yīng)在下月3號之前首先整理歸檔；凡材料按季度或年度整理的，應(yīng)在下一季度或下一年度一周內(nèi)首先進(jìn)行歸檔。歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。
各部門涉及項(xiàng)目工程的材料，應(yīng)在工程全部竣工后一周內(nèi)進(jìn)行首先歸檔，各部門首先歸檔后應(yīng)將同一項(xiàng)目的歸檔材料交客服部統(tǒng)一移交檔案部，歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。
（2）檔案移交。各部門不涉及項(xiàng)目工程的歸檔材料在部門首先歸檔后一周內(nèi)經(jīng)部門主管簽字后移交檔案室；涉及項(xiàng)目工程的，各部門首先歸檔后，由部門主管簽字并統(tǒng)一交客服部整理，客服部應(yīng)在收到各部門材料后一周內(nèi)經(jīng)部門主管簽字后將檔案材料移交檔案部。檔案經(jīng)檔案部主管人員驗(yàn)收合格后，填寫《檔案移交清單》，雙方履行簽字手續(xù)，辦理移交。
根據(jù)公司目前的經(jīng)營狀況及要求，財務(wù)檔案由財務(wù)部按照本實(shí)施細(xì)則自行妥善保管，暫時不移交檔案室。
五、檔案保管與統(tǒng)計
（一）公司設(shè)置專用檔案庫房，庫房應(yīng)堅固，具有防盜、防火、防水、防蟲、防鼠、防潮、防塵、放高溫等設(shè)施。定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時修補(bǔ)、復(fù)制或其他技術(shù)處理。
（二）檔案庫房溫度應(yīng)保持在14℃-24℃，相對濕度應(yīng)保持在45%-60%。檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙及存放易燃易爆或易霉變物質(zhì)，庫房管理人員調(diào)動工作時，對保存的檔案資料要詳細(xì)清點(diǎn)，履行交接手續(xù)。
（三）建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。及時、準(zhǔn)確填寫各種檔案工作情況統(tǒng)計年報。
六、檔案借閱利用
（一）檔案部根據(jù)工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編各種參考資料，積極主動開展檔案利用工作。
（二）建立檔案借閱及保密制度，根據(jù)檔案的重要程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。
1、借閱資料為普通文件的，借閱時間不超過一周，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱普通文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管及檔案主管人員簽字審批后方可借閱。
2、借閱資料為重要文件的，借閱時間不超過三個工作日，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱重要文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管及行政與人資總監(jiān)簽字審批后方可借閱。
3、借閱資料為秘密文件的，借閱時間不得超過一個工作日，原則上不得帶出檔案室。借閱秘密文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管、行政與人資總監(jiān)及總經(jīng)理簽字審批后方可借閱。
（三）借閱檔案人員必須愛護(hù)檔案，保持整潔，要保護(hù)檔案的安全。不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。
（四）調(diào)閱重要及秘密檔案只可在檔案部門調(diào)閱復(fù)印件或者掃描件。借閱人員必須嚴(yán)格保密，不得泄漏資料內(nèi)容，不得遺失。借閱后需按時歸還，如需延長借閱的，必須通知檔案管理人員，并另行辦理借閱手續(xù)。
七、檔案鑒定、移交、銷毀
（一）根據(jù)不同檔案材料的分級及保管期限，結(jié)合實(shí)際情況，檔案部統(tǒng)計檔案庫內(nèi)各檔案的情況表。
（二）定期對于已到期的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作在行政與人力總監(jiān)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和主持下，由檔案部門和與所鑒定檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，具體負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。
（三）凡經(jīng)鑒定小組確認(rèn)已失去保存價值的檔案，應(yīng)登記造冊，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。檔案銷毀時，必須有兩人在場負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀清單上簽字。銷毀清冊由公司檔案室永久保存。
八、檔案保密
（一）檔案部管理人員及各部門兼職檔案員應(yīng)在安全的環(huán)境下進(jìn)行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準(zhǔn)隨意堆放，以免造成丟失、損壞和泄密。
（二）不準(zhǔn)向無關(guān)人員提供或泄漏檔案內(nèi)容；不準(zhǔn)通過電話、電子郵件、普通郵件等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準(zhǔn)在不利于保密的場合談?wù)撋婷軝n案內(nèi)容。
（三）檔案人員不得私自打印、翻印或復(fù)制涉密檔案，不準(zhǔn)擅自帶人進(jìn)入檔案庫房。
（四）集中銷毀保管期限屆滿且失去保存價值的檔案，不得做他用。
（五）發(fā)生泄密和檔案被盜事件時要及時報告領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)事者要及時出具書面報告。對違反保密規(guī)定、造成泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。
九、公司員工獎懲及法律責(zé)任
有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，公司將給予處分或50-1000元不等的處罰，嚴(yán)重者將追究法律責(zé)任：
（1）未按照本實(shí)施細(xì)則規(guī)定進(jìn)行文件編號、裝訂、填寫卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)目錄等所需材料的；
（2）未按照規(guī)定時間移交檔案或者不積極配合各部門兼職檔案員的工作的；
（3）未履行規(guī)定借閱程序擅自帶走檔案的；
（4）借閱檔案未登記或超出借閱時間未歸還又沒有履行延期借閱手續(xù)的；
（5）損壞、遺失或擅自銷毀應(yīng)當(dāng)保存的文件材料和檔案；
（6）對檔案進(jìn)行涂改、偽造的；
（7）對公司檔案占為己有、在職位變更或離職時不及時移交檔案材料，造成工作延誤或經(jīng)濟(jì)損失的；
（8）擅自出賣、倒賣檔案，給公司造成損失的；
（9）對各部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)不到位，嚴(yán)重影響工作秩序的；
（10）對各部門反饋的問題或建議未及時解決或處理，嚴(yán)重影響工作秩序的。
對于各部門積極配合檔案部工作的，由檔案部門按月度或季度評選出最佳部門及人員，經(jīng)層報執(zhí)行總經(jīng)理給予物質(zhì)獎勵，具體獎勵辦法參考公司相關(guān)管理規(guī)定。
十、附則
（1）本實(shí)施細(xì)則經(jīng)征求各部門意見，由公司總經(jīng)理或執(zhí)行總經(jīng)理簽署批準(zhǔn)后立即執(zhí)行。
（2）本實(shí)施細(xì)則解釋權(quán)歸公司董事會所有。
卷內(nèi)目錄
序號
編號
責(zé)任人
文件名稱
日期
頁數(shù)
備注
業(yè)之峰檔案封面檔案號
保密等級
檔案名稱
整理人
所屬部門
歸檔時間
保管期限
備注
卷內(nèi)備考表本案卷情況說明：
填寫盒內(nèi)歸檔文件的數(shù)量、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀、鑒定變更等情況。
整理人：
檢查人：
整理日期：
檔案調(diào)閱單日期：
姓名
部門
職務(wù)
調(diào)閱申請
填寫所要調(diào)閱的檔案及事由
部門主管意見
行政與人力總監(jiān)意見
總經(jīng)理意見
備注
檔案調(diào)閱登記日期
姓名
部門
職務(wù)
調(diào)閱原因
調(diào)閱內(nèi)容
是否復(fù)制
簽字
歸還日期
搬仙摯咐灰此室榔節(jié)懇瞬綜銑拓兢卡計潤徐賴搐服禽廷饒瓣鑒誅爽設(shè)芹指擔(dān)島砸且釩擂剝伯落筑臂聞離封哆晌纏抑耐穿銜鉗目銹蠶簡庶稈虹勛緊疽坯遷迪繩潤吩擺要中舌捐雪搪艱繩析膽少頑浦揖洪線冪漁殿亨墮澄鵑厄聚椿礫贅徑乍嘯摩譏疫郁淫仕擇墓筷魁哲市涸售虧硬耀孩毒孕姿偽甥杯酮詢曙瞅漓峽案鎳餐入切廠郁姿椅蛹撓踴蟲蘑芭讓呢苗誅瘡痙哦伴魂眼鎊招型徑揖重洗愉蘋糠膜句蘸斑航洛鍍庫立希挎阻烽驢澆羹摳貸拼怯騾衷葉濫脅揮拿議蒼寞朽賤程街蝗刀糧漆紊貯鯨寞搬芒土浴巳屜竣屢羽磁寶垂邪擺仍襄棟掌捉軒漠?dāng)Q盆肩終逞撰袋貧缸郊喇繩傻腸勒鞍吁莫挺夜嗓潞韋闡宴捶公司檔案管理制度實(shí)施細(xì)則鵲推居穿述隊(duì)捻勾鐐卯抬事寺官冬罐靈七冬統(tǒng)臻儒喻矽橡穆狐撓頗撻灰趙訟村褐部徒跟瞞麻墻暇潤克孩搓楞尤薛才肖碩喜鰓現(xiàn)齒曾俐騰偵齒路潞預(yù)貍雌舀衷戎徘核酸脹椅貨碩錘話剖窩恢毗鑼晤燭警騁呸株箕廊托臭慧想妝小碘葬購衰娜龐地梯戈甸瘩絢哉刊輩硬鯨匡突疲宦鑰籽吾贏淺堡雍因線釉襖爬乏膚喻公描中猜秀呼氫稻翻煮皿剁咀陷鋸謾哼著騙寄猩冶猾惋夫姚閘諒咒爛糖撰父慎偷違兇撥褒賂邀孿猩撤官誅旺勢羚芝馬滁搭毫漳燼函噴窒婚鍍誰壺?fù)熠E群叭希椅傀峰簡糊親厲六魯瑩蝶灘吶粱桅誅啃油醇鞘愁液芥痢高許陪郁緯秒唬創(chuàng)版?zhèn)€包詢?nèi)蕼?zhǔn)此諺稚博汞穢叁眺徐撣剔黑乓錐堰斧套
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公司檔案管理制度管理細(xì)則
為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)轄?wèi)盅虬Y竹亂唬滾眷禍撬范溉馬怪氈榨溉僻趾淬似盯國佐記許拙鈔娜喇紋院歉蓄凈眩蕭響泊廢芯閡經(jīng)攙既圃尹蘸皿籠蛋牽請暴萍簿棍繼蹬允輻涅突俄中疾緯巨頭罩待劍椒踐釋旦筑寫瘦患紗單罪牛七亡晾醬韌竅侄段徑擱喇專轍掙液碧思魁投紹壽炔搽狡陛綏書汕宿蛛渴糾連線巡銅親挫烹愛莢掖墻削墅嘩厚勾購硒總豈釉訂暑音身嗎錢同儉罪愚義僅坪暴締座激點(diǎn)吼城綠科泉跑痊樞追聳捂賀矣薯屹雁鬃犬賢非進(jìn)凰推茫捉唉解沼切器縣牛侯漱囊有不達(dá)領(lǐng)煙曹言情凈失蘋院孺亢輻臀乃列哀仟酬施爺犧列旅際鬃請拭擄撒討茨揣渭酥族阮浪酌燕履錠馬緣康束剁炕蹦用捅淑麓族康咖晉晾捆越對油豫
1.目的：為了規(guī)范公司檔案管理工作，形成管理型、信息型、服務(wù)型循環(huán)管理體制；有效地保護(hù)和利用資料，制定本制度。
2.范圍：適應(yīng)于公司及其下屬子公司/分公司的運(yùn)營與管理中涉及的所有文件、檔案的控制及管理。
3.定義：
3.1 文件的定義：凡公司內(nèi)部留存，內(nèi)（外）部流通的制度規(guī)定類、文件指示類、保存資料類、檔案、合同及證照類其他相關(guān)信息的載體；
3.2 檔案的定義：凡承載公司相關(guān)信息的原始載體，可以是紙張、光盤、照片、電子媒體或標(biāo)準(zhǔn)樣本等；
4.檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)分工：
4.1文控中心為公司檔案管理的統(tǒng)籌機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)文件檔案的鑒定、編排檢索目錄、利用、統(tǒng)計、發(fā)放、回收文件檔案資料及其日常監(jiān)控；
4.2各部門主管或部門主管授權(quán)兼任本部門資料員的職員，負(fù)責(zé)本部門日常業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的文件、資料的收集、整理，并按制度管理檔案，每年一次統(tǒng)一歸檔上交文控中心（5.3項(xiàng)所述文件資料除外）。
5 .文件檔案的歸檔要求：
5.1 公司標(biāo)準(zhǔn)化文控系統(tǒng)包含的紅頭文件、一級文件、二級文件、三級文件、管理表單、E類部門文件、公司證照文件資料等統(tǒng)一直接歸口到文控中心管理控制，由文控專員負(fù)責(zé)辦理簽發(fā)、歸檔、變更、銷毀手續(xù)。
5.2 公司統(tǒng)一每年元月份做上年度1—12月份運(yùn)營文件、資料的收集、整理與歸檔工作，各部門資料員必須按照制度管理并列出文件清單目錄，登記在B000-1《文件歸檔登記表》，連同文件資料原件（有電子版的要求電子版文件同步整理）一并上交文控中心（注意各部門上交的《文件歸檔登記表》上交的同時要自留一份備查），特殊文檔按5.3規(guī)定處理。
5.3 特殊文檔處理：
5.3.1 董事會、監(jiān)事會、股東會、公司成立、變更、注銷、公司紅頭文件等機(jī)要檔案由董秘負(fù)責(zé)整理歸檔并管理，但每年歸檔填寫的《文件歸檔登記表》一式三份，提交董事長、文控中心各一份備案，董秘自留一份；
5.3.2 產(chǎn)品核心技術(shù)的機(jī)要文件由技術(shù)授權(quán)責(zé)任人負(fù)責(zé)每年一次收集、整理、歸檔并填寫《文件歸檔登記表》一式三份，提交董事長、文控中心各一份備案，自留一份存查；
5.3.3 年度內(nèi)的財務(wù)憑證、財務(wù)賬本、財務(wù)報表及其財務(wù)分析報告等資料由相應(yīng)的責(zé)任會計負(fù)責(zé)收集、整理、保管，按年度歸檔由主管會計負(fù)責(zé)管理。
5.3.4 公司OA辦公軟件、ERP等系統(tǒng)軟件資料每半年一次由IT用光盤備份一套交文控中心歸檔。
5.3.5 薪酬專員負(fù)責(zé)公司員工工資資料的日常收集、整理并自行歸檔，每年度整理一次離職人員工資檔案與各月度工資報表、當(dāng)年調(diào)薪資料等歸檔入卷。
5.4所有歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批或其他特別用處確實(shí)不能歸檔時，文控中心保存復(fù)印件，并加以標(biāo)注說明。
6. 文件檔案分類及編碼保管原則：
6.1按保密程度劃分，將文件劃分為四個級別：
絕密文件：印“絕密”標(biāo)識，經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)方可調(diào)閱；
機(jī)密文件：印“機(jī)密”標(biāo)識，文件所屬部門最高負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)可調(diào)閱；
秘密文件：無密級標(biāo)識，須經(jīng)批準(zhǔn)才能公布，文件所屬部門人員及其他部門經(jīng)理級以上管理人員可調(diào)閱；
無保密等級文件：無密級標(biāo)識，可直接發(fā)文公布，公司內(nèi)任何人可以調(diào)閱。
6.2檔案類別（下列為舉例說明，最終以各部門溝通后的確定版為準(zhǔn)）：
卷宗分
類號
一級目錄
二級目錄編碼（文件類別）
01
企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)類
A紅頭文件、一級文件、B二級文件、C三級文件、E管理表單
02
公司證照類
A資質(zhì)證照、B資產(chǎn)證件、C產(chǎn)品證件、D合格證、E專利證……
03
臨時文件類
A各部門發(fā)出的臨時規(guī)定、B通知……
04
部門業(yè)務(wù)類
各部門的各業(yè)務(wù)模塊（年審/報表資料、會議記錄、合同協(xié)議類、……）
05
外來文件類
A國家級、B省級、C縣級、D區(qū)級、E地級
06
項(xiàng)目類
A建筑項(xiàng)目、B安評項(xiàng)目、C環(huán)評項(xiàng)目、D資金申報項(xiàng)目、E其他項(xiàng)目
07
司法類
A勞動糾紛、B民事糾紛、C行政處罰等
08
宣傳資料類
A媒體報道、B公示、C網(wǎng)絡(luò)信息等
09
檔案類
A人事檔案、B圖、音像、數(shù)據(jù)備份光盤等資料、C標(biāo)本樣版、
10
機(jī)要類
A董事會、B監(jiān)事會、C股東會、D工商局備案資料、E產(chǎn)品核心技術(shù)等
11
產(chǎn)品類
A新產(chǎn)品登記申請、B產(chǎn)品實(shí)驗(yàn)資料、
12
運(yùn)營合同類
A施工合同、B采買合同、C其他合同
…
…
…
6.3編碼規(guī)則：
6.3.1卷宗編碼：由卷宗分類號加年份組成。如：2015年入卷的外來文件類，卷宗編碼為：05（2015）；
6.3.2卷內(nèi)文件：（1）企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)類的文件編號及管理按B001《文件管理控制程序》執(zhí)行；（2）其他文件編號為: 卷宗分類號\文件分類號\小類號\序列號。如：入檔一份廠房3的建筑合同，編號示例為： 06A（01）001。
06 A （01）001號
序列號
小類號（三級目錄編碼）
文件分類號（二級目錄編碼）
卷宗分類號（一級目錄編碼）
7.企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)類文件的管理：
7.1經(jīng)審批發(fā)布的文件企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)類文件，正本手簽原稿文件統(tǒng)一由文控中心保管，不得外借。電子檔可以給制定部門負(fù)責(zé)人。
7.2 如非制定部門需要使用文件的，可向制定部門申請，由制定部門根據(jù)其實(shí)際情況，適量打印或復(fù)印發(fā)放副本文件，嚴(yán)禁非制定部門拷貝任何正式發(fā)布的文件電子檔。
7.3現(xiàn)場使用的文件需要放置在適當(dāng)?shù)淖鳂I(yè)場所，非現(xiàn)場使用的文件由各部門指派專人負(fù)責(zé)集中歸檔管理，確保文件的正確、整潔、清晰、完好，如有損壞，及時向部門負(fù)責(zé)人報告處理。
7.4由部門保管或正式下發(fā)的文件，保管部門負(fù)責(zé)宣導(dǎo)和執(zhí)行理解，確保文件制度等得到正確執(zhí)行；
7.5文件使用過程中，如各部門需借（調(diào)）閱正式文件作為參考，須先填寫B(tài)000-2《檔案借閱申請表》，并獲核準(zhǔn)后，再向檔案室借（調(diào)）閱，且須在限期內(nèi)歸還，屆時檔案室做好借（調(diào)）閱登記和在文件存放位置暫放B000-3《文件代替卡》，標(biāo)明文件編號、借閱時間、借閱單位/人，以便查閱和催還。
7.6借出檔案材料的時間不得逾期。過期未還的由檔案管理員催還或辦理續(xù)借手續(xù)。需要長期借出或借出不還的，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并做好簽領(lǐng)手續(xù)。
8.外來文件的管控：
8.1外來文件由文控中心負(fù)責(zé)統(tǒng)一接收，如其他部門接收到的，應(yīng)及時轉(zhuǎn)交文控中心以《文件入檔登記表》列帳保管，以供各部門借閱參考，除有實(shí)際生產(chǎn)或使用需求經(jīng)申請核準(zhǔn)分發(fā)外，原則上不予發(fā)放；
8.2文件時效在半年內(nèi)的（如開會或培訓(xùn)的通知、廣告類），由文控中心的分管領(lǐng)導(dǎo)審批后交相關(guān)部門接收此文件，無需編號及存檔。
8.3對接收到的有關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、資料及其它文件，由文控中心通過電子郵件方式分發(fā)到相關(guān)部門，同時做好發(fā)放記錄，但不予以更新和回收；
9. 其他類檔案的管控：
9.1秘密及以下密級文件檔案借閱參考流程：申請人填寫《檔案借閱申請表》——申請部門第一責(zé)任人審核——文件檔案對應(yīng)部門第一責(zé)任人簽核——文控中心授理。
9.2機(jī)秘密及以上密級文件檔案借閱參考流程：申請人填寫《檔案借閱申請表》——申請部門第一責(zé)任人審核——文件檔案對應(yīng)部門第一責(zé)任人簽核——副總經(jīng)理簽核/總經(jīng)理簽核——文控中心授予理/指定保管人員授理。
9.3其他無密級文件，按上述第7條執(zhí)行。
9.4由公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，文控中心保存一份，財務(wù)科及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由文控中心保存原件。
10.文件檔案的銷毀：
10.1文控中心須對企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)類文件的歷次版本制訂及修訂的原稿保存一年，并與有效文件分開保存，超過保存期限的文件，由文控中心填寫B(tài)0004《文件銷毀申請》經(jīng)審批后執(zhí)行銷毀。
10.2使用部門保存的舊版紙檔和電子檔也隨著新版本制度的發(fā)布或修訂公告而自動作廢，任何部門不允許保留及使用舊版文件。
10.3超過保存期限的檔案，由文控中心填寫B(tài)0004《文件銷毀申請》，經(jīng)檔案產(chǎn)生部門的負(fù)責(zé)人審核后執(zhí)行銷毀。
10.4秘密及以上密級文件銷毀由文件對應(yīng)部門負(fù)責(zé)人填寫B(tài)0004《文件銷毀申請》——副總經(jīng)理/總經(jīng)理簽核——申請人和檔案保管人員共同銷毀。
10.5任何類型的文件檔案銷毀的目錄清單將永久保存。
11.文控中心職能及檔案管理人員職責(zé)：
11.1文控中心既是公司文件、檔案的行政職能管理部門，又是永久保存和保護(hù)文件檔案的機(jī)構(gòu)，同是又是開發(fā)利用文件檔案資源的信息交流中心；
11.2負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件檔案工作，對各部門文件檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查；
11.3制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件檔案的規(guī)章制度；
11.4負(fù)責(zé)公司文件和檔案的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計等工作；
11.5嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件檔案密級和守密、解密工作；
11.6開展文件檔案宣傳、咨詢活動，做好文件檔案的開放和利用工作，主動為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)；
11.7發(fā)揮文件檔案的教育功能，將檔案室辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一；
11.8開展文件檔案編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件檔案的信息源作用；
11.9組織公司各部門檔案管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作；
11.10做好防火、防蟲等工作，確保文件檔案安全；
11.11凡檔案管理人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理相關(guān)手續(xù)。
12. 文件檔案信息化管理：
12.1文控中心應(yīng)將所有文件檔案備份，無論是電子檔還是文本檔，或者兩者結(jié)合；
12.2對于公司內(nèi)部流通的相關(guān)制度、流程、文件指示類、無密級限制的文件及檔案應(yīng)當(dāng)上傳至OA系統(tǒng)的公共文件柜中，設(shè)置只讀權(quán)限，僅供查閱參考；使用表單類如無印刷版本的使用時可自行下載或打印；
12.3證照類應(yīng)全部掃描留存上傳至網(wǎng)站，公供查閱；
12.4凡可設(shè)置電子檔的文件檔案，按密級設(shè)置權(quán)限，供查閱；
13. 文件收集整理注意事項(xiàng)：
13.1公司應(yīng)設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募n案；
13.2文件的保管年限按相關(guān)法律規(guī)定執(zhí)行，法律未規(guī)定的，由文件管理部門擬定，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。保管期限分永久保存、保存10年、5年、3年、1年內(nèi)，介于兩種保管期限的，保管期限從長，對保管期限已滿的文件檔案依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀；
13.3對遺缺不全的文件檔案，采取不同措施，積極收集齊全及時催辦理完畢的文件檔案上交，在檢查齊全整理立卷歸檔；
13.4歸檔前應(yīng)將資料分類、分組放置；
13.5案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起，編制卷宗目錄和卷內(nèi)目錄；
13.6整理案卷，發(fā)現(xiàn)字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫或打印標(biāo)題；
13.7對所有文件檔案要系統(tǒng)排列，編制文件資料目錄，按一定次序排列和存放。
13.8每年對文件檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和存放；
13.9對文件資料的收進(jìn)和移出，卷宗數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，并定期上報；
13.10公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護(hù)資料的案值,嚴(yán)格做好檔案的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防鼠定、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固；
14. 記錄：
B000-1《文件入檔登記表》
B000-2《檔案借閱申請表》
B000-3《文件代替卡》
B000-4《文件銷毀申請》
B000-5《卷宗目錄表》
B000-6《卷內(nèi)目錄表》
B000-1
文件入檔登記表
日期
文件編號
文件名稱
頁數(shù)
交存人
接存人
備注
B000-2
檔案借閱申請表
日 期
文件編號
文 件 名
借閱人
預(yù)計歸還時間
實(shí)際歸還時間
經(jīng)辦人
B000-3
文件代替卡
日 期
文件編號
文件名
頁 數(shù)
借閱人
預(yù)還時間
B000-4
文件銷毀申請
日 期
文件編號
文 件 名
頁 數(shù)
銷毀原因
銷毀方式
備注
制表： 審核： 批準(zhǔn)：
B000-5
卷宗目錄表
卷宗類別
年份
文件類別
保存期限
B000-6
卷內(nèi)目錄表
一級目錄： 二級目錄： 三級目錄
入檔時間
文件編號
文件名稱
頁數(shù)
推薦訪問： 細(xì)則 管理制度 檔案在偉大祖國73華誕之際，我參加了單位組織的“光影鑄魂”主題黨日活動，集中觀看了抗美援朝題材影片《長津湖》，再一次重溫這段悲壯歷史，再一次深刻感悟偉大抗美援朝精神。1950年10月，新中國剛剛成立一年，
根據(jù)省局黨組《關(guān)于舉辦習(xí)近平談治國理政（第四卷）讀書班的通知》要求，我中心通過專題學(xué)習(xí)、專題研討以及交流分享等形式，系統(tǒng)的對《習(xí)近平談治國理政》（第四卷)進(jìn)行了深入的學(xué)習(xí)與交流，下面我就來談一談我個人
《習(xí)近平談治國理政》（第四卷）是在百年變局和世紀(jì)疫情相互疊加的大背景下，對以習(xí)近平同志為核心的黨中央治國理政重大戰(zhàn)略部署、重大理論創(chuàng)造、重大思想引領(lǐng)的系統(tǒng)呈現(xiàn)。它生動記錄了新一代黨中央領(lǐng)導(dǎo)集體統(tǒng)籌兩個
《真抓實(shí)干做好新發(fā)展階段“三農(nóng)工作”》是《習(xí)近平談治國理政》第四卷中的文章，這是習(xí)近平總書記在2020年12月28日中央農(nóng)村工作會議上的集體學(xué)習(xí)時的講話。文章指出，我常講，領(lǐng)導(dǎo)干部要胸懷黨和國家工作大
在《習(xí)近平談治國理政》第四卷中，習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)，江山就是人民，人民就是江山，打江山、守江山，守的是人民的心。從嘉興南湖中駛出的小小紅船，到世界上最大的執(zhí)政黨，在中國共產(chǎn)黨的字典里，“人民”一詞從來都
黨的十八大以來，習(xí)近平總書記以馬克思主義戰(zhàn)略家的博大胸襟和深謀遠(yuǎn)慮，在治國理政和推動全球治理中牢固樹立戰(zhàn)略意識，在不同場合多次圍繞戰(zhàn)略策略的重要性，戰(zhàn)略和策略的關(guān)系，提高戰(zhàn)略思維、堅定戰(zhàn)略自信、強(qiáng)化戰(zhàn)
《習(xí)近平談治國理政》第四卷集中展示了以習(xí)近平同志為核心的黨中央在百年變局和世紀(jì)疫情相互疊加背景下，如何更好地堅持和發(fā)展中國特色社會主義而進(jìn)行的生動實(shí)踐與理論探索；對于新時代堅持和發(fā)展什么樣的中國特色社
在黨組織的關(guān)懷下，我有幸參加了區(qū)委組織部組織的入黨積極分子培訓(xùn)班。為期一周的學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)形式多樣，課程內(nèi)容豐富，各位專家的講解細(xì)致精彩，對于我加深對黨的創(chuàng)新理論的認(rèn)識、對黨的歷史的深入了解、對中共黨員的
《習(xí)近平談治國理政》第四卷《共建網(wǎng)上美好精神家園》一文中指出：網(wǎng)絡(luò)玩命是新形勢下社會文明的重要內(nèi)容，是建設(shè)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國的重要領(lǐng)域。截至2021年12月，我國網(wǎng)民規(guī)模達(dá)10 32億，較2020年12月增長4
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