《檔案管理》創辦于1983年，是由河南省檔案局主管、主辦的學術期刊。 據2020年第02期《檔案管理》期刊內頁顯示，《檔案管理》有專家組成員14人、初審專家1人、顧問1人 ，編輯部有責任編輯1人。 據2020年5月2日中國知網顯示，《檔案管理， 以下是為大家整理的關于檔案管理制度細則重要性5篇 , 供大家參考選擇。

檔案管理制度細則重要性5篇

【篇一】檔案管理制度細則重要性

********

**字〔2012〕25號

關于印發《****

檔案管理制度匯編》（修訂）的通知

各部門（所）：

《*****檔案管理制度匯編》（修訂）業經公司研究同意，現印發給你們，請認真遵照執行。

本管理制度匯編已包含2012年1月5日頒發的《裝飾工程檔案管理辦法》。該辦法中的《項目檔案報審表》（編號CB-05-1至CB-05-4）取代程序文件中的《竣工工程資料歸檔記錄表》（編號：CB-05）。各部門移交工程、設計、軟裝項目檔案使用CB-05-1至CB-05-3這三種表格，各部門移交工程、設計、軟裝以外的各類檔案，使用CB-05-4表格。如該辦法與本匯編有沖突之處，以本匯編為準。

同時，2000年8月頒發的《********有限公裝飾公司檔案管理制度匯編》即日起廢止。

特此通知。

二〇一二年七月十六日

*********

檔案管理制度匯編（修訂）

一、總則

（一） 為加強本公司檔案工作業務建設，實現檔案工作制度化、規化、科學化，更有效地為公司管理工作服務，根據《企業檔案工作規》（DA/T 42-2009）及《市執行實施細則》，結合公司實際情況，制定本辦法。

（二）本公司的檔案是完整地、系統地反映本公司各項工作和經營活動的真實記錄，是考查和研究公司歷史的重要依據。各部門在工作和業務經營活動中形成的裝飾工程、設備、基建、科研、文書、聲像、人員、會計、實物檔案等均須由公司綜合檔案室集中統一管理，不得分散保存，以維護公司檔案的完整與安全。

二、檔案及其職責

（一） 本公司設置綜合檔案室，配備專職檔案人員，歸口由公司綜合部管理。由主管綜合部工作的公司領導分管，日常工作由綜合部負責人領導。業務上接受越秀地產檔案管理部門的監督和指導。

（二）公司檔案室的基本職責：

1、組織實施黨和國家關于檔案工作的有關方針、政策、法規和檔案管理部門制訂的有關規定、辦法、細則。

2、制訂本公司檔案工作的規定、管理辦法和計劃等。

3、在統一領導、分級管理的原則下，根據本專業的管理要求，對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進行監督和指導。

4、負責對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。

5、辦理領導交辦的其他有關檔案業務工作。

三、各部門設立兼職檔案員，其主要職責是：

1、認真執行本公司檔案工作的規章制度，主動向綜合檔案室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作，并接受綜合檔案室的監督、指導和檢查。

2、根據本公司《各部門歸檔圍明細表》，負責做好本部門檔案材料的收集整理工作，并在規定期限向綜合檔案室移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。

3、配合公司綜合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀工作。

三、檔案的接收與整理

（一） 建立、健全歸檔制度。凡在本公司工作活動中形成的具有保存價值的文件材料（包括0裝飾工程、1設備儀器、2基建、3科研、4、文書檔案、5聲像檔案、6人員檔案、7會計檔案、8實物檔案），應定期交檔案室歸檔。

（二） 檔案綜合管理圍及歸檔時間：

1、裝飾工程，是反映本公司承包裝飾工程的真實記錄，包括工程、設計、軟裝，是本公司檔案的重要組成部分。

（1）委托書、主合同、投標文件、接洽記錄等文件，在主合同簽訂后一個月，完成歸檔。

（2）軟裝、施工項目在工程竣工后三個月歸檔。設計項目，圖紙提交完畢后兩個月歸檔。在該規定的時間未完成的經濟性文件、項目核算表及項目竣工后與業主、施工單位的往來文件，在文件完成后一個月歸檔。

2、設備儀器類，包括在全公司圍使用的，具有參考價值的設備說明書、圖紙、合格證、保修卡、安裝證明等成套材料（每種型號設備只歸檔一套材料）。由主管部門積累、預立卷，在設備投入使用后3個月交公司檔案室整理、歸檔。

3、基建檔案，指本公司自有物業產生的工程項目（含辦公場地裝修、改造等工程）從立項至竣工所形成的文字、圖表材料。工程部在項目竣工驗收后收集、整理、立卷，并在工程竣工驗收后3個月交公司檔案室歸檔。

4、科研類，是指承接集團科研項目的記錄文件。研究課題在鑒定驗收后兩個月歸檔。暫不申報或中斷、停止的研究課題，在課題結束或中斷、停止后兩個月歸檔。

5、文書檔案,包括公司上級下發的、公司部各部門在各項工作中形成的、具有保存價值的文字材料。屬本公司發文的，經辦公自動化流程辦結后，由發文部門勤將兩份紙質正文連同公司領導簽名的呈批表一起及時送綜合部歸檔；屬外單位來文的，綜合部收到后呈領導審批，通過電腦掃描進入辦公自動化流程，辦結后歸檔；屬于只能采用紙介質方式流轉的文件材料，由綜合部辦結后歸檔。檔案室每年將上一年的文件以件為單位按《歸檔文件整理規則》分類、排列、編號、裝訂、編目、入庫。

6、聲像檔案，各部門在工作中形成的，以電子文檔、感光材料、磁性材料或其他合成材料等非紙質材料為載體的具有保存價值的檔案，應于聲像材料形成后一個月，交公司檔案室歸檔。

7、人員檔案類, 特指已故人員檔案，是指本公司已故,與本公司簽訂勞動合同的在編人員的人事檔案。由主管部門于該職員去世3個月后交公司檔案室歸檔。因人事檔案不屬于綜合檔室案管理圍，不存放綜合檔案室。由綜合部按人事檔案的相關要求進行獨立管理和保密。

8、會計檔案，包含本公司財務部形成的會計報表、賬薄、憑證、工資冊等會計資料。會計年度終了，由主管部門立卷歸檔，并于檔案產生之后的第三年向公司檔案室移交。

9、實物檔案，指法人、其他組織以及個人在其工作活動中形成的與本公司有關的，對國家和社會有保存價值的以物質實體為載體的物品檔案。應歸檔的實物自形成后的三個月由主辦部門向公司檔案室移交，由于特殊原因，實物檔案不能存放到檔案室保存的，應先由檔案管理部門拍照登記，標明存放地點，再按規定存放。

（三）本公司形成的全部檔案為一個全宗。全宗的檔案，按門類分成九大類進行整理。分類應保持前后一致，不能隨意變動。

四、檔案的保管與統計

（一）公司檔案室必須設置專用檔案庫房。庫房應堅固，有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防水淹等設施。要定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質的檔案應及時修補、復制或作其他技術處理。

【篇二】檔案管理制度細則重要性

《公司檔案管理制度細則》

2018/7/21 周科榮老師

為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現檔案管理工作的的制度化、規范化、科學化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務，促進公司的可持續健康發展，根據相關法律法規及規定，并結合我公司實際情況，制定本細則。

一、總則

（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統地反映公司各項經營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現狀的重要依據。

（二）檔案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統一的原則，由公司行政與人力資源總監統一負責，統一管理。

（三）公司檔案具體工作由檔案部進行日常管理，其他各部門在工作和業務經營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。

二、檔案部門設置及其職責

（一）公司檔案管理由總經理辦公室統一保管。基本職責為：

1、制訂本公司檔案工作的規定、管理辦法和工作計劃等。

2、在統一領導、分級管理的原則下根據本專業的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進行監督和指導。

3、負責對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。

4、辦理領導交辦的其他有關檔案業務工作。

（二）各部門設立兼職檔案員，其主要職責是：

1、認真執行本公司檔案工作的規章制度主動向總經理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受總經理辦公室的監督、指導和檢查。

2、根據本公司各部門歸檔范圍負責做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規定期限內向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。

三、檔案接收與整理

(一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據各部門的職責不同，主要有以下幾個方面：

1、行政部：

A、公司各項規章制度、簡介、執照、資質證書、經營計劃、管理決策等；

B、與總部及其他單位往來發文；

C、行政管理方面，包括：

1）辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等；

2）日常管理方面的員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發、設計師排單，公司會議記錄、重要談話、各種總結、報告、請示批復的記錄等；

2、人資部：

人事方面的勞動合同、各項協議、員工獎懲、晉升、培訓、入職手續、員工資料等。

3、企劃部：

A、公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；

B、媒體合作通路的正常詢價報價、合作協議合同；

C、年度季度月度或重大節假日的宣傳費用預算、決算等；

D、市場調研方案、搜集的客戶資料等。

4、倉管部：

倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管等內容。

5、客服部：

主要包括客戶檔案、工程保修、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務記錄、客戶回訪記錄、客戶意見調查記錄 。

6、裝備部、工藝部、數字部：

主要包括效果圖、施工圖、項目報價表、工程施工合同及附件、設計師談單記錄表、部門會議紀要、車間上工排班表、原材料及成品登記表、日常工作日志、新產品研發數據等。

其中數字部機房重要文件備份、集成軟件開發源代碼等。

7、財務部：

主要包括財務管理中的各種賬冊、報表、憑證、工資發放，后勤方面的固定資產核算、費用申請等

8、市場部：

有關營銷促銷活動方案、客戶資料、市場調研資料、與客戶簽訂的協議等。

以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時應及時通知總經理辦公室，以便檔案管理及時作出調整。各部門應歸檔的材料形式包括紙質、音像及實物文件。

（二）歸檔文件的等級劃分及保管期限

需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：

（三）檔案編號方法

1、以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據公司部門及業務劃分，結合檔案的內容和檔案載體的形式制定編號方法，便于科學管理和開發利用。

2、檔案大類別均以部門前兩個字拼音首字母命名，具體為：

行政部：XZ 人資部：RZ 客服部：KF 裝備部：ZB 工藝部：GY

數字部：SZ 市場部：SC 財務部：CW 企劃部：QH 倉管部：CG

3、工程項目命名。以上七部門（主要是裝備部、工藝部、數字部、客服部四部門）凡涉及工程項目的檔案材料均以項目名縮寫為大類別，

以中國人民抗日戰爭紀念館反法西斯勝利70周年項目為例，其項目大類編號為：201506（日期）-KZG（館方中文縮寫頭字母）-FF70（項目簡稱頭字母）-#（文件編號）。

4、非工程項目檔案命名。由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發展，現內部崗位編制并不復雜且部門管理統一，對內制度/規范性文件的頁眉文字為靠左公司VI規范標識圖形，靠右為公務編碼，一般制度/規范性文件均需要編號。無論對內對外文件，頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗，帶格式線。

以財務部為例： 編制方法：201603-CW01-XXX（2014年6月份財務報表）其中201601為日期，CW為財務部編號，01為財務部制定的代表財務報表的內容（02為財務憑證等等類推），XXX為其他編號。

（四）歸檔方法及要求

1、歸檔文件材料必須完整，層次分明，符合其形成規律，能夠準確反映公司生產經營各項活動的真實內容和歷史進程。

2、涉及項目工程的，應將檔案材料歸入同一案卷中；不涉及項目工程的，先將文件材料按其形成或針對的年度分開，一般文件歸入文件形成的年度（跨年度的規劃計劃，可歸入文件內容針對的第一個年度；跨年度的總結、報告，歸入文件內容針對的最后一個年度；統計報表、預決算歸入針對年度）。

3、按要求填寫卷內目錄、備考表等表格，擬寫案卷標題要求結構完整，一般應準確概括卷內文件材料主要責任者、內容、名稱。案卷封面要用黑色簽字筆或者黑色鋼筆書寫。

4、對破損的文件材料在裝訂的同時應進行加邊、修補、或裱糊，對較大的紙張應折疊，并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。

四、歸檔流程

（一）歸檔時間。

各部門不涉及工程項目的材料，應根據材料性質不同進行整理。

凡材料每月整理的（一般為行政部、人資部、企劃部、市場部及裝備部、工藝部、數字部、客服部日常管理的材料），應在每月底之前首先整理歸檔；

凡材料按季度或年度整理的，應在下一季度或下一年度一周內首先進行歸檔。歸檔應包括材料原件、復印件及掃描電子件。

各部門涉及項目工程的材料，應在工程全部竣工后一周內進行首先歸檔，各部門首先歸檔后應將同一項目的歸檔材料統一移交總經理辦公室，歸檔應包括材料原件、復印件及掃描電子件。

（二）檔案移交。

各部門不涉及項目工程的歸檔材料在部門首先歸檔后一周內經部門主管簽字后移交總經理辦公室；涉及項目工程的，各部門首先歸檔后，由部門主管簽字并統一交客服部整理，客服部應在收到各部門材料后一周內經部門主管簽字后將檔案材料移交總經理辦公室。檔案經總經理辦公室主管人員驗收合格后，填寫《檔案移交清單》，雙方履行簽字手續，辦理移交。

根據公司目前的經營狀況及要求，財務檔案由財務部按照本實施細則自行妥善保管，暫時不移交檔案室。

五、檔案保管與統計

（一）公司設置專用檔案庫，具有防盜、防火、防水、防蟲、防鼠、防潮、防塵、放高溫等設施。定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質的檔案應及時修補、復制或其他技術處理。

（二）建立檔案統計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計。及時、準確填寫各種檔案工作情況統計年報。

六、檔案借閱管理

（一）總經理辦公室根據工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編各種參考資料，積極主動開展檔案利用工作。

（二）建立檔案借閱及保密制度，根據檔案的重要程度，確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續。

1、借閱資料為普通文件的，借閱時間不超過一周，如遇節假日，須在節假日前歸還。借閱普通文件的，需填寫調檔單，經本部門主管及總經理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。

2、借閱資料為重要文件的，借閱時間不超過三個工作日，如遇節假日，須在節假日前歸還。借閱重要文件的，需填寫調檔單，經本部門主管及總經理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。

3、借閱資料為秘密文件的，借閱時間不得超過一個工作日，原則上不得帶出總經理辦公室。借閱秘密文件的，需填寫調檔單，經本部門主管、總經理辦公室主管人員及總經理簽字審批后方可借閱。

（三）借閱檔案人員必須愛護檔案，保持整潔，要保護檔案的安全。不得轉借、拆卸、調換、污損所借檔案，不得在文件上圈點、畫線、涂改，未經批準不得復印檔案。

（四）調閱重要及秘密檔案只可在總經理辦公室調閱復印件或者掃描件。借閱人員必須嚴格保密，不得泄漏資料內容，不得遺失。借閱后需按時歸還，如需延長借閱的，必須通知總經理辦公室主管人員，并另行辦理借閱手續。

七、檔案鑒定、移交、銷毀

（一）根據不同檔案材料的分級及保管期限，結合實際情況，總經理辦公室統計檔案庫內各檔案的情況表。

（二）定期對于已到期的檔案進行鑒定，鑒定工作在總經理或總經理助理的統一領導和主持下，由總經理辦公室和與所鑒定檔案相關的業務部門組成鑒定小組，具體負責檔案的鑒定工作。

（三）凡經鑒定小組確認已失去保存價值的檔案，應登記造冊，經公司主管領導批準后銷毀。檔案銷毀時，必須有兩人在場負責銷毀，并在銷毀清單上簽字。銷毀清冊由總經理辦公室永久保存。

八、檔案保密

（一）總經理辦公室主管人員及各部門兼職檔案員應在安全的環境下進行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準隨意堆放，以免造成丟失、損壞和泄密。

（二）不準向無關人員提供或泄漏檔案內容；不準通過電話、電子郵件、普通郵件等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準在不利于保密的場合談論涉密檔案內容。

（三）檔案人員不得私自打印、翻印或復制涉密檔案，不準擅自帶人進入檔案庫。

（四）集中銷毀保管期限屆滿且失去保存價值的檔案，不得做他用。

（五）發生泄密和檔案被盜事件時要及時報告領導，當事者要及時出具書面報告。對違反保密規定、造成泄密和被盜密者，應按其性質及情節給予嚴肅處理。

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【篇三】檔案管理制度細則重要性

《公司檔案管理制度細則》

為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現檔案管理工作的的制度化、規范化、科學化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務，促進公司的可持續健康發展，根據相關法律法規及規定，并結合我公司實際情況，制定本細則。

一、總則

（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統地反映公司各項經營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現狀的重要依據。

（二）檔案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統一的原則，由公司行政與人力資源總監統一負責，統一管理。

（三）公司檔案具體工作由檔案部進行日常管理，其他各部門在工作和業務經營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。

二、檔案部門設置及其職責

（一）公司檔案管理由總經理辦公室統一保管。基本職責為：

1、制訂本公司檔案工作的規定、管理辦法和工作計劃等。

2、在統一領導、分級管理的原則下根據本專業的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進行監督和指導。

3、負責對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。

4、辦理領導交辦的其他有關檔案業務工作。

（二）各部門設立兼職檔案員，其主要職責是：

1、認真執行本公司檔案工作的規章制度主動向總經理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受總經理辦公室的監督、指導和檢查。

2、根據本公司各部門歸檔范圍負責做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規定期限內向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。

三、檔案接收與整理

(一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據各部門的職責不同，主要有以下幾個方面：

1、行政部：

A、公司各項規章制度、簡介、執照、資質證書、經營計劃、管理決策等；

B、與總部及其他單位往來發文；

C、行政管理方面，包括：

1）辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等；

2）日常管理方面的員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發、設計師排單，公司會議記錄、重要談話、各種總結、報告、請示批復的記錄等；

2、人資部：

人事方面的勞動合同、各項協議、員工獎懲、晉升、培訓、入職手續、員工資料等。

3、企劃部：

A、公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；

B、媒體合作通路的正常詢價報價、合作協議合同；

C、年度季度月度或重大節假日的宣傳費用預算、決算等；

D、市場調研方案、搜集的客戶資料等。

4、倉管部：

倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管等內容。

5、客服部：

主要包括客戶檔案、工程保修、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務記錄、客戶回訪記錄、客戶意見調查記錄 。

6、裝備部、工藝部、數字部：

主要包括效果圖、施工圖、項目報價表、工程施工合同及附件、設計師談單記錄表、部門會議紀要、車間上工排班表、原材料及成品登記表、日常工作日志、新產品研發數據等。

其中數字部機房重要文件備份、集成軟件開發源代碼等。

7、財務部：

主要包括財務管理中的各種賬冊、報表、憑證、工資發放，后勤方面的固定資產核算、費用申請等

8、市場部：

有關營銷促銷活動方案、客戶資料、市場調研資料、與客戶簽訂的協議等。

以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時應及時通知總經理辦公室，以便檔案管理及時作出調整。各部門應歸檔的材料形式包括紙質、音像及實物文件。

（二）歸檔文件的等級劃分及保管期限

需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：

（三）檔案編號方法

1、以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據公司部門及業務劃分，結合檔案的內容和檔案載體的形式制定編號方法，便于科學管理和開發利用。

2、檔案大類別均以部門前兩個字拼音首字母命名，具體為：

行政部：XZ 人資部：RZ 客服部：KF 裝備部：ZB 工藝部：GY

數字部：SZ 市場部：SC 財務部：CW 企劃部：QH 倉管部：CG

3、工程項目命名。以上七部門（主要是裝備部、工藝部、數字部、客服部四部門）凡涉及工程項目的檔案材料均以項目名縮寫為大類別，

以中國人民抗日戰爭紀念館反法西斯勝利70周年項目為例，其項目大類編號為：201506（日期）-KZG（館方中文縮寫頭字母）-FF70（項目簡稱頭字母）-#（文件編號）。

4、非工程項目檔案命名。由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發展，現內部崗位編制并不復雜且部門管理統一，對內制度/規范性文件的頁眉文字為靠左公司VI規范標識圖形，靠右為公務編碼，一般制度/規范性文件均需要編號。無論對內對外文件，頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗，帶格式線。

以財務部為例： 編制方法：201603-CW01-XXX（2014年6月份財務報表）其中201601為日期，CW為財務部編號，01為財務部制定的代表財務報表的內容（02為財務憑證等等類推），XXX為其他編號。

（四）歸檔方法及要求

1、歸檔文件材料必須完整，層次分明，符合其形成規律，能夠準確反映公司生產經營各項活動的真實內容和歷史進程。

2、涉及項目工程的，應將檔案材料歸入同一案卷中；不涉及項目工程的，先將文件材料按其形成或針對的年度分開，一般文件歸入文件形成的年度（跨年度的規劃計劃，可歸入文件內容針對的第一個年度；跨年度的總結、報告，歸入文件內容針對的最后一個年度；統計報表、預決算歸入針對年度）。

3、按要求填寫卷內目錄、備考表等表格，擬寫案卷標題要求結構完整，一般應準確概括卷內文件材料主要責任者、內容、名稱。案卷封面要用黑色簽字筆或者黑色鋼筆書寫。

4、對破損的文件材料在裝訂的同時應進行加邊、修補、或裱糊，對較大的紙張應折疊，并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。

四、歸檔流程

（一）歸檔時間。

各部門不涉及工程項目的材料，應根據材料性質不同進行整理。

凡材料每月整理的（一般為行政部、人資部、企劃部、市場部及裝備部、工藝部、數字部、客服部日常管理的材料），應在每月底之前首先整理歸檔；

凡材料按季度或年度整理的，應在下一季度或下一年度一周內首先進行歸檔。歸檔應包括材料原件、復印件及掃描電子件。

各部門涉及項目工程的材料，應在工程全部竣工后一周內進行首先歸檔，各部門首先歸檔后應將同一項目的歸檔材料統一移交總經理辦公室，歸檔應包括材料原件、復印件及掃描電子件。

（二）檔案移交。

各部門不涉及項目工程的歸檔材料在部門首先歸檔后一周內經部門主管簽字后移交總經理辦公室；涉及項目工程的，各部門首先歸檔后，由部門主管簽字并統一交客服部整理，客服部應在收到各部門材料后一周內經部門主管簽字后將檔案材料移交總經理辦公室。檔案經總經理辦公室主管人員驗收合格后，填寫《檔案移交清單》，雙方履行簽字手續，辦理移交。

根據公司目前的經營狀況及要求，財務檔案由財務部按照本實施細則自行妥善保管，暫時不移交檔案室。

五、檔案保管與統計

（一）公司設置專用檔案庫，具有防盜、防火、防水、防蟲、防鼠、防潮、防塵、放高溫等設施。定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質的檔案應及時修補、復制或其他技術處理。

（二）建立檔案統計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計。及時、準確填寫各種檔案工作情況統計年報。

六、檔案借閱管理

（一）總經理辦公室根據工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編各種參考資料，積極主動開展檔案利用工作。

（二）建立檔案借閱及保密制度，根據檔案的重要程度，確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續。

1、借閱資料為普通文件的，借閱時間不超過一周，如遇節假日，須在節假日前歸還。借閱普通文件的，需填寫調檔單，經本部門主管及總經理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。

2、借閱資料為重要文件的，借閱時間不超過三個工作日，如遇節假日，須在節假日前歸還。借閱重要文件的，需填寫調檔單，經本部門主管及總經理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。

3、借閱資料為秘密文件的，借閱時間不得超過一個工作日，原則上不得帶出總經理辦公室。借閱秘密文件的，需填寫調檔單，經本部門主管、總經理辦公室主管人員及總經理簽字審批后方可借閱。

（三）借閱檔案人員必須愛護檔案，保持整潔，要保護檔案的安全。不得轉借、拆卸、調換、污損所借檔案，不得在文件上圈點、畫線、涂改，未經批準不得復印檔案。

（四）調閱重要及秘密檔案只可在總經理辦公室調閱復印件或者掃描件。借閱人員必須嚴格保密，不得泄漏資料內容，不得遺失。借閱后需按時歸還，如需延長借閱的，必須通知總經理辦公室主管人員，并另行辦理借閱手續。

七、檔案鑒定、移交、銷毀

（一）根據不同檔案材料的分級及保管期限，結合實際情況，總經理辦公室統計檔案庫內各檔案的情況表。

（二）定期對于已到期的檔案進行鑒定，鑒定工作在總經理或總經理助理的統一領導和主持下，由總經理辦公室和與所鑒定檔案相關的業務部門組成鑒定小組，具體負責檔案的鑒定工作。

（三）凡經鑒定小組確認已失去保存價值的檔案，應登記造冊，經公司主管領導批準后銷毀。檔案銷毀時，必須有兩人在場負責銷毀，并在銷毀清單上簽字。銷毀清冊由總經理辦公室永久保存。

八、檔案保密

（一）總經理辦公室主管人員及各部門兼職檔案員應在安全的環境下進行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準隨意堆放，以免造成丟失、損壞和泄密。

（二）不準向無關人員提供或泄漏檔案內容；不準通過電話、電子郵件、普通郵件等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準在不利于保密的場合談論涉密檔案內容。

（三）檔案人員不得私自打印、翻印或復制涉密檔案，不準擅自帶人進入檔案庫。

（四）集中銷毀保管期限屆滿且失去保存價值的檔案，不得做他用。

（五）發生泄密和檔案被盜事件時要及時報告領導，當事者要及時出具書面報告。對違反保密規定、造成泄密和被盜密者，應按其性質及情節給予嚴肅處理。

【篇四】檔案管理制度細則重要性

檔案管理制度

為加強檔案管理工作，提高檔案工作質量，更好地為單位工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》及有關檔案管理的規定，結合本局檔案工作的實際，制定本制度。

　　一、檔案立卷歸檔制度

為了使本局的立卷歸檔工作順利進行，完整地保存本單位在各項公務活動中形成的文件材料，供領導工作決策和各項工作服務，特制訂本制度。

1、凡是在本局日常工作及重大公務活動中直接形成的應當歸檔并具有保存、查考價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實記載，均應歸檔。

2、本局領導和各科室承辦人員應將辦理完畢或工作中形成的文件材料，及時主動地交檔案管理人員立卷歸檔，集中管理，任何科室和個人不得據為已有。

3、文件歸檔范圍，按恩陽區史志檔局的有關規定收集。

4、局各科室按指定的兼職檔案人員，負責本科室在工作中形成的檔案，做好收集、整理工作，并按規定時間造好移交清冊，簽字驗收，移交局檔案科。

5、局檔案科按照檔案歸檔范圍要求，負責收集全部應歸檔文件、基建、聲像等材料。

　　6、局財務檔案、執法檔案、人事檔案應按相關規定立卷歸檔，之外的文書檔案按恩陽區史志檔局的有關規定移交檔案科管理。

7、局機關各科室文書檔案隔半年向檔案科移交一次。

　　二、檔案庫房管理制度

　　1、檔案庫房是存入各類檔案的重地，庫房鑰匙由專人保管，非檔案室人員不得入內。

　　2、庫房要堅固，有防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲等設施，并采取必要的預防措施和設置必要設備，確保檔案的安全。

3、庫房內要保持適應的溫度和濕度。根據季節不同氣候變化加強管理，做好每日的溫、濕度記錄。

4、庫房內經常保持整齊、整潔，每天下班前要認真檢查庫房，關好門窗，注意電源，清理廢紙等易燃物品。在庫房內嚴禁吸煙，確保庫房安全。

5、庫房內檔案分類存放，排列要整齊有序，編制櫥箱號碼和存放案卷示意圖，便于查找。禁止在庫房內存放個人物品或堆放雜物。

　　6、要定期進行庫藏檔案的清理校對工作，做到帳、物相符。對破損、變質的檔案要及時進行修補復制。庫藏檔案因移交、遺失等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據。

7、應配備專用的文件柜，規范存放歸檔文件。保管檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設備；環境溫度選定在17℃—20℃，相對濕度選定在35%—45%。

　　8、檔案管理人員調動工作時，應在離職前辦好檔案庫房的交接手續。

　　三、檔案查閱利用制度

1、本單位檔案供本單位各科室查閱利用，查閱檔案資料時需辦理查閱登記手續，填寫“借閱登記表”。查閱黨組會議記錄須注明借閱用途，并經黨組主要負責人批準。

2、外單位查閱檔案資料，須持所在單位介紹信，經分管領導審批后，予以查閱。

3、查閱檔案，只限于在指定場所進行，未經批準，不得將案卷帶出綜合檔案室。

4、嚴守機密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。

5、查閱檔案和需復印（部分或全部）檔案材料的，應在借閱登記表上注明，并經審批后登記備案。

6、要愛護檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、涂改、劃杠、折角、添字等，如發現有上述情況者，按《檔案法》規定進行必要處理。

　　四、檔案保密制度

1、檔案管理員要增強保密觀念，嚴格遵守國家《檔案法》和《保密法》所規定的保密紀律，不得泄露所藏檔案的內容，不準出賣、盜竊檔案機密，違者按情節依法懲處。

　　2、定有密級文件、資料，統一由專人收拆登記，發送時應通過機要渠道，不得以普通郵件寄發。

3、已歸檔的機密、秘密文件、資料，只限于直接需要的部門和人員使用，查閱時須經分管領導批準。

　　4、各科室暫時保存的機密、秘密文件、資料，應妥善保管，不要讓外來人員隨便翻閱，用后立即歸檔。

5、對定有密級的文件、資料，未經密級審批單位批準，一般不準翻印和摘抄。摘抄保密文件、資料的工作筆記本，調離工作時收回注銷。

6、不得擅自擴大文件、資料的閱讀范圍，確因工作需要攜帶秘密以上文件、資料外出，須經領導批準。

　　7、不歸檔的秘密及內部（重復或多印）文件、資料，均應登記造冊，經主管領導批準，按規定統一銷毀，不準擅自處理和當廢紙出售。

8、嚴格注意口頭保密，做到守口如瓶，執行保密紀律，在公共場所、投稿、通訊、通電中，不得泄漏及涉及機密事項，必須遵守檔案保密制度，不得泄露所接觸檔案內容。

　　9、定期組織或結合安全保衛工作，進行保密教育和保密檢查。

　　五、檔案鑒定和銷毀

為了全面地考察室藏檔案的價值，確保室藏檔案的質量，定期對一些已到保管期限的檔案材料進行重新審定，方便檔案的管理和利用，特制定本制度：

1、室藏檔案的鑒定應堅持全面的、歷史的、發展的觀點，嚴肅而認真地去復審和制定每一件檔案的價值，不得帶有隨意性。

2、室藏檔案的鑒定工作在鑒定小組的統一組織和安排下進行，邀請被鑒定的單位有關人員參加，根據檔案的保管價值，對保管期限滿的檔案材料及時地開展鑒定工作。

　　3、經鑒定，尚需留存的零散檔案材料，按立卷原則，在室內繼續做好組卷歸檔工作。對已失去利用價值和保存價值的檔案材料，需銷毀的，由鑒定小組提出鑒定意見，編造銷毀清冊，未經登記造冊，不得擅自銷毀檔案。

　　4、銷毀檔案時，要有兩人以上監銷，監銷人員在銷毀前應認真清點核對，在銷毀清冊上簽章，并將銷毀情況報告鑒定小組，銷毀清冊應列入綜合檔案室全宗卷永久保存。

6、嚴禁任何人、任何部門擅自銷毀各類室藏檔案　　

六、檔案管理員工作職責

1、熱愛本職工作，刻苦鉆研業務，努力提高工作效率，為本單位的兩個文明建設服務。

2、加強與各級、各部門的聯系，做好本單位需歸檔文件材料的收集整理工作，保證其完整、及時歸檔。

3、堅持原則，保守機密，嚴格執行檔案管理制度、查閱制度和重大事項報告制度，提高警惕，防止失密泄密等事故發生。

　　5、積極開展檔案利用，及時、準確、迅速地提供各種檔案，為本單位各項工作和領導決策服務。

　　6、做好檔案統計工作和利用效果反饋記錄。

　　7、切實做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防霉、防塵、防鼠咬的“八防”工作，達到檔案無丟失、無霉變、無差錯。

【篇五】檔案管理制度細則重要性

檔案管理制度匯編

檔案室管理職責...................................2

檔案管理制度.....................................3

檔案歸檔管理制度.................................4

檔案查閱利用管理制度.............................5

檔案鑒定銷毀管理制度.............................7

檔案庫房管理制度.................................8

檔案保密制度.....................................9

檔案室管理職責

綜合管理部為公司檔案管理的歸口部門，專門負責對公司的文書、科技、財務、人事等檔案資料實行統一歸檔和日常管理，對各部門的檔案具有監督和指導職能。其具體職責如下；

1.認真學習、宣傳、貫徹《中華人民共和國檔案法》和上級有關檔案工作的方針、政策、規章制度、接受市檔案局業務指導和監督。

2.制定公司檔案管理制度和發展規劃，嚴格按照企業檔案分類原則進行日常管理工作，管理好本公司檔案。

3.負責對各部門的檔案進行指導、監督和檢查。

4.統一收集、整理、組卷、保管本公司的文書、科技、財務、人事等門類的檔案；做好檔案的分析、鑒定、統計及開發利用工作，為公司各項工作服務。

5.負責公司檔案的庫藏工作，定期進行檢查，保證庫藏檔案的絕對安全。

6.承辦公司檔案的鑒定和處理，定期對檔案室的檔案進行鑒定、清理和銷毀。

7.編制必要的檢索和參考資料，健全完善保密、保管、借閱制度。

檔案管理制度

1.為了規范公司檔案管理工作，加強對檔案管理的收集、整理，有效地保護和利用檔案，為公司的發展和經營服務，特制定本制度。

2.本公司的檔案，是指公司各部門以及個人在從事工作和經營管理活動中，直接形成的對公司有保存價值和利益關系的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料記錄。

3.公司所有部門和個人均有保護公司檔案的義務。

4.公司的檔案工作實行部門收集保管，綜合管理部檔案室統一歸檔的原則。檔案管理人員應盡職守責，遵守公司的保密制度，嚴守公司秘密，不得向無關人員泄露檔案內容。

5.公司檔案管理專（兼）職人員，要嚴格執行《檔案法》和公司檔案管理的各項規章制度。熱愛檔案工作，刻苦鉆研業務，提高檔案管理質量，實現檔案工作的規范化，為公司安全生產和經濟效益服好務。

檔案歸檔制度

一 歸檔范圍

1.凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2.凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

二 歸檔要求

1.歸檔的文件材料必須齊全完整，準確地反映本企業生產、經營、管理的真實活動內容和基本面貌。

2.凡歸檔文件材料必須原件存檔。書寫均應規范，杜絕圓珠筆、紅鋼筆、復寫紙、純藍墨水等書寫。

3.歸檔的文件材料由各職能部門的兼職檔案員負責收集整理，經仔細核對，檢查無誤后向檔案室移交。

三 歸檔時間

1.管理類的文件材料應在次年的三月底之前收集齊全，整理好后移交檔案室。

3.基本建設、科研類的資料，應在基本建設項目、技術改造竣工后歸檔，科研成果在鑒定和審批后歸檔。

4.設備儀器類的資料應在設備、儀器安裝竣工后，再進行試車或試運行后歸檔。

5.會計檔案在財務部門保管兩年后，再移交到檔案室。

6.特殊載體檔案應在各項活動結束后，移交檔案室歸檔。

檔案查閱利用制度

1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。對突出的利用效果，要簡要填寫《檔案利用效果登記》。

2.凡借閱檔案，需經主管領導批準。公司員工不得為外單位借閱或轉借檔案資料，若造成泄密和檔案流失者將按有關規定嚴肅處理。

3.外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導批準后，由業務部門借出查閱，并在借閱期限內按時歸還。

4.查閱利用檔案，必須在閱覽室內，不得帶出室外，不得轉借他人傳閱，隨意摘錄和復制。

5.摘錄和復制檔案資料需經檔案管理人員同意，摘抄時必須保持檔案內容的準備性，不準隨意篡改。

6.借閱人員要嚴守保密制度，對所有檔案必須進行妥善保管，嚴禁涂改、勾劃、拆卷，增刪和抽頁，對經裝訂、折疊的圖紙資料，使用后需折疊復原歸還，不得丟失、損壞或轉借他人。

7.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。

8.檔案管理人員一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等損壞現象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。

檔案鑒定銷毀制度

1.檔案鑒定工作，必須確定統一的鑒定原則、標準和方法，堅持“審查從細，留存從寬“原則，落實檔案管理的有關規定，按照既考慮歷史發展的需要，又服務現實工作的需求，進行檔案鑒定工作

2.本公司檔案的鑒定工作在公司檔案鑒定小組領導下進行，由檔案管理人員根據檔案保管期限規定，及時對保管期滿的檔案進行鑒定，剔除失去保存價值的檔案，提出銷毀意見，并編制銷毀清冊，報檔案鑒定領導小組批準，方可銷毀。

3.鑒定檔案必須采用直接審閱檔案原件的方法，嚴禁只看案卷標題的間接鑒定方法。

4.檔案銷毀工作由檔案室和建檔部門人員2-3人在指定地點按銷毀清單核對無誤后，送往指定地點共同監銷。監銷者要在檔案銷毀清冊上簽字，注明銷毀的方式和日期。

5.檔案銷毀清冊由檔案室作長期保存。

6.會計檔案的鑒定和銷毀按《會計檔案管理標準》的規定執行。

檔案庫房管理制度

1. 認真貫徹“以防為主、防治結合”的原則，切實加強檔案庫房的各項安全措施。

2.檔案管理人員應科學管理檔案。檔案柜架和歸檔的所有案卷都必須進行編號，并按一定次序進行系統排列。

3.定期對庫藏檔案進行清理核對，做到賬、物相符。對破損或變質的檔案，應及時進行修補和復制。

4.庫房內嚴禁煙火，不準存放易燃易爆化學物品與私人物品，做好防盜、防火、防光、防蟲、防鼠、防塵、防潮、防高溫等工作。

5.經常保持庫內整潔，作好溫、濕度記錄，庫溫控制在14℃～24℃溫度、相對濕度控制在45%～60%范圍。

6.檔案管理人員要按設備管理制度要求做好檔案設備的日常管理和維護。

7.檔案管理人員離開庫房時，必須關閉電源，鎖好門窗，節假日前要封存庫房檔案。

8.檔案庫房是保管各種檔案的重地，非檔案管理人員未經許可不得擅自進入庫房。

檔案保密制度

1.檔案管理人員必須堅決貫徹執行《保密法》和《檔案法》有關規定，增強保密意識，嚴守保密紀律，確保檔案安全。

2.凡是到檔案室查閱檔案者，必須嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則不準帶出檔案室，確需要帶出時須經主管領導批準并在指定時間內歸還檔案室。

3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的文件材料，嚴禁非檔案人員在檔案庫房滯留和翻閱檔案。

4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所，不準帶回家中，要及時交還檔案管理部門。

5.在對外工作中，需要提供檔案的，必須經綜合管理部領導以及分管領導批準同意，按檔案管理規定辦理手續。

6.凡借（查）閱涉密檔案者，必須遵守保密制度，未經許可，任何單位和個人不得私自抄錄，復制檔案材料和拍攝內容，更不準將檔案中的保密內容泄露，違者必究。

7.檔案人員要經常檢查室內保密設施，關好、鎖好門、窗、柜架等，做好檔案安全保密工作。

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