現代企業秘書（文員）實務

　一、

　秘書工作職能與素質要求

　 1、職業概述：

　 專門從事辦公室程序性工作、協助領導處理政務及日常事務，為領導

　 決策及其實施務的人員

　 適用范圍：機關、團體、企事業、涉外機構組織中

　 等級：初、中、高級

　 職業環境：辦公室

　 職業能力里傾向：具備較強的書面與口頭語言表達能力，綜合協調與

　 合作能力，邏輯思維與分析能力等。

　 2、秘書特性：

　 輔助性——對上司工作起輔助作用，不能自作決定。

　 服務性——為上司工作和上司本人服務。

　 3、應處理好的幾個關系：

　 工作的被動性與主動性的關系

　 工作的經常性與突擊性的關系

　 工作的平凡性與重要性的關系

　 工作的原則性與靈活性的關系

　 4、秘書的職責：

　 接待工作——日常、專門、團組

　 收發信息——電話、電傳、傳真、郵件、電子郵件

　 文書寫作——使用電腦寫各類文件及制作文件

　時間管理——自己、上司

　 會議組織——會前、會中、會后

　 信息管理——存、管、取

　 旅行安排——吃、住、行

　 對外公關——聯絡（外事）、參與活動

　 商務活動——營銷、市場、稅務、法律-----

　 指派工作——上司安排

　 5、職業道德：

　 愛本職——愛崗敬業，歸屬服從，從點滴作起

　 要謙虛——刻苦學習，虛心求教，鉆研業務多動腦——主動思考，機

　 智敏銳，有商業意識

　 守紀律——遵紀守法，恪守信用，嚴保秘密

　 6、工作作風：

　 熱情——真心誠意，笑臉迎送，謙和友善

　 扎實——做事不飄，跟進落實，檢查確認

　 細致——準確不粗，認真不草，穩重不浮

　 敏捷——干練守時，講究效率，商如戰場

　 7、秘書的業務素質

　 1）、秘書的知識、智力和能力是相互聯系、相互制約、相得益彰的整

　 體知識是基礎；

　 2）、智力是知識的結晶；

　 3）、能力是知識和智力的最終體現和歸宿。

　8、通才型的知識結構，其特點：

　 1）、專與博的兼容性。既包容多學科的面，滿足綜合服務的需要；又

　 具備專業的精深度，滿足當智力助手的深層次需要。

　 2）、廣泛的適應性。知識結構需隨領導工作的變化而不斷地調整，時

　 時處在調整的動態過程中。

　 3）、強健的再生性。知識需不斷延伸、開拓、活化，使思路開闊、思

　 維敏捷、

　思想深刻，滿足高智能創造性勞動。

　 9、智力結構

　 智力是賴以吸取外界知識的能力，包括：觀察力、注意力、記憶力、

　 思維力、想象力。

　 10、能力結構

　 能力是知識與智力諸因素的綜合表現，屬改造世界范疇。

　 1）、語言文字運用能力

　 2）、協調能力

　 3）、管理能力

　 4）、處理信息能力

　 NVQ 二級的 13 項能力考核

　 NVQ 三級的 10 項能力考核

　 21 世紀的企業秘書——全美秘書學會

　 1）

　、像心理學家一樣善于觀察和理解他人

　 2）

　、像政治家一樣有靈敏的頭腦

　 3）

　、像外交官一樣有瀟灑的風度

　”

　”

　4）

　、有處理各種棘手問題的豐富經驗

　 5）

　、有良好的寫作能力和文字功夫

　 6）

　、熟練運用各種辦公自動化設備

　 7）

　、熟識商務往來的法律、金融和稅務知識

　 8）

　、迅速對文件、信息歸類、整理和查詢

　 二、時間管理和旅行

　 1、時間管理：

　 時間管理是效率的保障。

　 愛迪生說：“世界上最重要的東西是時間。

　 馬克思說：“可支配的時間，就是財富本身。

　 2、秘書一天的工作

　 1 ）、

　開門前后：

　 a、取郵件報紙

　 b、開門，定格觀看辦公室（有，無）

　 c、取傳真件，翻日歷，對時鐘，打開電器

　 2 ）、

　常規工作：（迅速按優先順序排列）

　 a、查閱日志（準備、提醒-----）

　 b、處理郵件、來件（拆封、分類、呈送、發出郵件-----）

　 c、聆聽上司指示（筆記----）

　 d、接打電話、收發傳真、電子郵件

　 e、制備文稿（起草、修改、審批-----打印、裝訂）

　 f、接待訪客

　g、安排會議、約會

　 h、處理辦公室事務（清潔，安全，購水、用品，訂票）

　 3 ）、

　日志項目：（當日必完成）

　 a、為上司——外出，會議，會客等（準備，參與--結束）

　 b、為自己——外出，會議，會客等（準備，參與--結束）

　 4）、新增內容：（立即調整先后次序，張而有序，忙而不亂）

　 a、新加工作——

　 b、應急工作——

　 c、突發事件——

　 5）、關門前后：

　 a、查看日志（提醒上司，自己清晰）

　 b、回顧當日（是否結束，加班否）

　 c、離前必做（清理辦公桌，存放信息，關閉機器，切斷電源，保

　 密檢查，柜屜上鎖，關窗關門）

　 3、秘書：化平凡為偉大

　 每日記錄，一周統計，周志顯示：

　 接電話 500 次，打電話 380 次，接訪客 70 位，做文件 36 份（5 萬字），

　 出外訪 17 家，參加會 14 個，處理事務 68 件------

　 再加入分析、評價，送交上司

　 結論：自己小結獲鼓舞，上司清楚受感動，加強溝通近感情，平凡工

　 作有偉大

　4、如何管理時間

　 ?

　明確目標

　 ?

　建立計劃，寫成清單

　 ?

　設定先后順序，分清輕重緩急

　 ?

　遇事馬上做，現在就做

　 ?

　第一次就做好，次次做好

　 ?

　專心致志，不要有頭無尾

　 ?

　珍惜今天，當日事當日畢

　 ?

　養成整潔和有條理的習慣

　 ?

　養成快速的節奏感

　 ?

　設定完成期限

　 ?

　善用零碎時間

　 ABCD 法則：

　 ?

　先做 A

　既重而急

　 ?

　次做 B

　重而不急

　 ?

　再做 C

　急而不重

　 ?

　不做 D

　不重不急

　 5、如何制定計劃

　 行動計劃和時間表——是用于管理時間和任務的文件，包括：

　 ?

　任務的名稱和摘要；

　 ?

　衡量進度的目標、最終期限和階段任務；

　 ?

　需要來完成該工作的物質資源的信息；

　?

　任務的分配——已經分配特定任務的人員和部門的細節；

　 ?

　意外情況的處理——萬一有時間拖延如何處理，例如設備發

　生

　 故障

　 ?

　進展信息報告——報告何人、何時和怎樣報告

　 ?

　監督和管理——何人、如何監督工作的進展和質量；

　 ?

　當目標實現時，有明確的標記的方法，例如在方框打勾

　 6、如何進行日志管理

　 日志管理要做到：

　 ?

　輸入會議的完整準確的信息，最終期限等，立即標上開始和結束

　 的時間

　 ?

　在每月或年的開始，輸入固定的會議，約會

　 ?

　在一周的開始和一天的開始查看日志，及時更新

　 ?

　需要取消時，清楚和立即輸入取消記號。

　 ?

　安排隔開假日

　 7、如何安排旅游

　 ?

　計劃：包括

　日期、時間、地點、交通工具、具體工作和活動、

　 相關信息、聯絡方法

　 ?

　交通工具：包括選擇、如何訂票、再確認以及國際旅行中的國際

　 時差換算

　 ?

　訂賓館：包括賓客要求、選擇、確認

　 ?

　辦理邀請函、護照、簽證、黃皮書等旅行文件

　 三、會議安排

　1、會議安排——會前籌備工作：

　 ?

　確立議題：（多由領導定）主題、內容、時間、會期、方式、組

　 織、范圍、主辦、主持人、籌備組等。

　 ?

　選擇場地：大小會場、食宿地、級別標準、活動地等。

　 ?

　發送請柬和通知。

　 ?

　準備資料

　：會議日程、各類文件、聲像資料、廣告、報導、證

　 件類、表格、材料袋等。

　 ?

　會務工作：會場布置、設備物資準備、車輛安排、報到登記、餐

　 飲安排、安全保衛等。

　 ?

　經費預算：來源、計劃、審批等。

　 2、會議安排——會中責任

　 ?

　提前到會，檢查設備和安排（設施、座位、標簽、存衣架等）

　 ?

　需要時，實施備用方案（如人員、地點、設備等出現意外）

　 ?

　做好迎客、簽到工作（迎接佳賓和與會者、辦理簽到手續等）

　 ?

　做好會議記錄、錄音、錄象工作（摘要記錄、詳細記錄、代表名

　 冊等）

　 ?

　輔助會議正常進行（提供材料、復印，協助主持人掌握會場情況、

　 控制會議進程、觀注會議動態、做好聯絡協調、處理電話應急等）

　 ?

　安排好會中的后勤服務（會議休息、飲料、用餐、住宿、娛樂、

　 車輛、照相、衛生、醫療等）

　 ?

　集會議的信息（發新聞、寫簡報、會議調查、反饋等）

　?

　妥善做好送客工作（購票、車輛、留宿等）

　 3、會中責任——會議

　簡報

　 ?

　目的----反映會議情況、進程，介紹會議討論、爭論的問題，摘

　 錄會議發言要點（規模大、會期長的常編發簡報以交流信息）

　 類別---

　 ?

　摘要式—將有代表性、啟發性的發言摘錄整理，讓其他組了解。

　 ?

　概括式---根據會議記錄分析綜合，概括大會、小組情況，供閱。

　 ?

　綜合式---包容上兩式，加上其他，如上級指示、賀信、花絮等。

　 4、會中責任——簡報寫作要求

　 ?

　快---搶時間，不拖拉，邊聽、邊記、邊分析、邊整理，滿足時限

　 性。

　 ?

　新---提出新情況、新問題、新經驗，引人注目，滿足交流性和指

　 導性。

　 ?

　實---內容真實準確可靠，數字、事實核對清楚，不夸大縮小。

　 ?

　短---行文簡明扼要，開門見山，樸實無華，一語中的

　 5、會議簡報例

　 ?

　格式---報頭

　XXX 會議簡報（第 X 期）

　 XXX 會議秘書處編

　XXXX 年 X 月 X

　 日

　?

　正文

　XXXXXX（標題）

　 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

　 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

　 ?

　報尾

　送：XXXXXXX（上級）

　 ?

　發：與會代表

　（共印 XX 份）

　 6、會議紀要

　 ?

　定義---按會議宗旨，精練準確記述其要點，以上報和下達貫徹執

　 行。

　 ?

　寫作---1、忠實會議實際，準確反映會議情況和意見。

　 2、突出會議中心，內容概括，有取有舍，有主有次，言語精練。

　 3、邏輯條理清楚，觀點鮮明，不堆砌拼湊，必要時加理論說明。

　 4、及時印發，作為依據，起到指示、指導、協調、約束作用。

　 ?

　格式---列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾三部分，可

　 不蓋公章。

　 ?

　本體：標題---公文式或簡式（會議名稱+紀要）時間---標題下寫

　 紀要印發時間，署名下寫成文時間正文---概況：

　會期、會址、

　 主持、參會、議題、結果六要素

　 主體：具體反映會議的主要情況、內容與成果。

　?

　結尾：可用簡短、明確、有力的語句提出要求、希望、號召

　 ?

　簽署---正文右下方署明主辦單位或會議名稱

　 主體：具體反映會議的主要情況、內容與成果。表達方式有:

　 ?

　概述式；綜合原始材料，圍繞議題概述多用小型會議

　 ?

　條塊式；規模大，議題多的會根據不同內容分塊表達獨立意思，

　 或分條列項歸納會議內容，或先塊后條混合使用，層次明確

　 ?

　記錄式：有重要講話時用記錄方式構成記要主體

　 7、會議安排——會后工作

　 1 ）、

　收回所有單位（部門）物品（文件材料、設備文具物品等）

　 2 ）、

　清潔、檢查會議地點、場所（借用還回、移動恢復等）

　 3 ）、

　向有關提供幫助者告辭致謝

　 4 ）、

　結請帳目（場地、住宿、設備、餐飲、服務、文具復印費等與預

　 算比較，并檢查訂金最后結算。現金、支票、信用卡——索要發

　 票憑證）

　 5 ）、

　會議分析和評估（統計、分析調查、問卷等，包含對會議內容、

　 展示、管理、地點、設施、材料、服務等評估）

　 6 ）、

　整理會議文件材料（如記錄的整理、會議材料的存檔）

　 7 ）、

　編制會議報告、紀要、通訊

　 8 ）、

　進行會議催辦和備忘（執行催辦會議交辦決定，整理待做工作表

　 等）

　 8、會后工作——會議紀要

　 定義---按會議宗旨，精練準確記述其要點，以上報和下達貫徹執行。

　寫作---

　 1）、忠實會議實際，準確反映會議情況和意見。

　 2）、突出會議中心，內容概括，有取有舍，有主有次言語精練。

　 3）、邏輯條理清楚，觀點鮮明，不堆砌拼湊，必要時加理論說明。

　 4）、及時印發，作為依據，起到指示、指導、協調、約束作用。

　 9、會后工作——會議紀要格式

　 列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾三部分，可不蓋公章。

　 ?

　本體：

　 ?

　標題---公文式或簡式（會議名稱+紀要）

　 ?

　時間---標題下寫紀要印發時間，署名下寫成文時間

　 ?

　正文---概況：會期、會址、主持、參會、議題、結果六要素

　 主體：具體反映會議的主要情況、內容與成果。

　 ?

　表達方式有：

　 ?

　概述式：綜合原始材料，圍繞議題概述多用小型會議

　 ?

　條塊式：規模大，議題多的會根據不同內容分塊表達

　 ?

　獨立意思，或分條列項歸納會議內容，或先塊后條混合使用，層

　 次明確

　 ?

　記錄式：有重要講話時用記錄方式構成記要主體

　 ?

　結尾：可用簡短、明確、有力的語句提出要求、希望、號召

　 ?

　簽署---正文右下方署明主辦單位或會議名稱

　 四、信息管理

　國家機構、社會組織、個人從事政、軍、經、科、技、文、宗等

　 活動中直接形成的對國家、社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像

　 記錄（行政管理類、經營管理類、科研類、工藝技術類、法律類、財

　 會金融類、基建設備類、人事類等）。

　 ?

　檔案特點---

　 1）、社會實踐中的原始記錄；

　 2）、是有條件轉化來的文件

　 3 ）、

　來源廣泛、內容豐富、形式多樣

　 ?

　檔案作用---

　 1）、憑證作用；

　 2）、參考及情報作用

　 1、信息管理——檔案業務 6 個環節

　 1）、收集工作---獲取積累檔案的手段，統一管理的措施，力求豐富完

　 整高質

　 2）、整理工作---按一定原則分類、組合、排列、編號、編目的有序化

　 過程

　 3）、鑒定工作---對庫存進行鑒別、挑選、去

　粗取精，最佳優化，發揮

　 價值

　 4）、保管工作---采取保護措施，妥善管理延長壽命，加強保密，確保

　 安全

　 5）、統計工作---進行收進、移出、利用數量登記、統計和分析，掌握

　 情況

　6）、提供利用---開發和直接提供檔案，為事業服務，達到建檔根本目

　 的

　 2、信息管理——分類

　 ?

　按字母排列---以英文姓氏順序排，同姓再按名的首字，中文按拼

　 音如客戶名單李 L 在前，張 Z 在后

　 ?

　按主題內容---同類內容的文件歸在一起，建立一個易區分的主題

　 如建立供應類文件和銷售類文件不同主題

　 ?

　按形成時間---文件形成時間年、月、日的先后，看發展變化如將

　 財務發票本按年、月分類

　 ?

　按地區范圍---業務活動以地區更顯重要和方便時，確定地區名如

　 西北分公司、東北分公司

　 ?

　按數字規律---按規律用數字給文件編號歸檔，便于增添和查找如

　 人事檔案的編號，病歷，微機管理

　 ?

　按檔案來源---保持文件形成的來源地的清晰，不隨意拆散、搬家

　 如市辦公廳文件、市經貿委文件

　 ?

　按載體形式---根據檔案載體的不同而分類如紙質類，音像類，電

　 子類，縮微膠卷

　 ?

　綜合應用各類，如先時間，后主題，再地區

　 五、人際交往

　 ?

　人際關系

　 ?

　氣質類型

　 ?

　約哈里窗戶

　 ?

　與同事相處

　 ?

　與上司相處

　 1、人際關系是指在社會活動中，人們相互間所結成的各種關系，也可

　 以說是反映人與人之間心理上的距離。

　 人際關系圖

　 主

　 同

　事

　家

　人

　管

　 我

　朋

　友

　客

　戶

　 供

　應

　商

　 2、促進人際吸引的形式

　 接近性吸引——空間距離近，見面機會多

　 相似性吸引——處事態度相似，感情融合

　 互補性吸引——滿足需要，我無換他有

　 報答性吸引——他對你好，報之以瓊瑤

　 儀表性吸引——儀表誘人，第一印象好

　 3、氣質類型圖

　 過敏

　 抑郁質

　膽汁質

　 （弱型）

　（不可抑制型）

　 內向

　 粘液質

　 多血質

　外向

　 （安靜型）

　（活潑型）

　穩定

　 4、約哈里窗戶圖

　自知

　自不知

　人

　知

　 人

　不

　知

　開放區域（自知人亦知）

　行為、興趣、嗜好、思想、觀點

　情趣、外貌、職業、家庭以及某些背

　景材料。

　應溝通人際交往的效率，努力擴大該

　區。

　秘密區域（自知人不知）

　個人隱私秘密，其范圍因人、事、條

　件而異。

　應盡力向開放區轉化，擴大知心朋

　友。

　盲目區域（人知自不知）

　看不到自己的缺點和優點，做自己不

　能意識到的事，當事者迷。

　應從他人處獲取自己的信息，努力縮

　小該區。

　 未知區域（自不知人亦不知）

　人的潛意識，可以轉化成其它三區 。

　應努力挖掘潛在意識，認知自我，縮

　小未知區。

　5、與人相處之道

　 尊重他人

　 感謝他人的幫助

　 關心他人，提供幫助、配合與支持，表現溫情與愛心

　不強加于人，體諒他人

　 謙虛謹慎，戒驕戒躁

　 準確扮演自己的角色

　 保持溝通與交流

　 正確對待他人的成績

　 6、與同事關系的自我評價

　 ?

　每天上班見了同事，你主動問好，表示致意嗎？

　 ?

　你能細心察覺同事的情感變化，主動詢問表示關切嗎？

　 ?

　在與同事共同工作時，你采取：齊心協力、漫不精心、推委、拆

　 臺？

　 ?

　同事遇到困難，你是：熱心幫助、表面應付、不聞不問？

　 ?

　遇到難以分清的工作，你是主動去做，還是推給別人？

　 7、與同事關系的自我評價

　 ?

　當你需要同事的幫助，你能禮貌的提出請求嗎？

　 ?

　你認為同事幫助你是應該的，而不需要感謝嗎？

　 ?

　同事外出，有訪客找他，你能代同事熱情接待和處理事由嗎？

　 ?

　同事外出，有電話找他，你是怎樣接應電話的？

　 ?

　當你了解工作中的信息，你在同事面前是神秘兮兮，還是共同分

　 享？

　 ?

　你怎樣給同事留言和寫備忘條？

　 ?

　當你取得一些成績時，你會在同事面前流露、炫耀，甚至吹噓嗎？

　?

　對待同事的缺點或毛病，你是看笑話、夸大、喧揚，還是真誠幫

　 助？

　 ?

　看到同事取得成績或上司表揚，你是祝賀、無所謂，還是有些嫉

　 妒？

　 ?

　工作中，你能與同事相互切磋、共同商量、交流體會嗎？

　 8、與上司相處之道（一）

　 尊重上司：

　 上司也是人，是自然人，是普通人，不是完人

　 上司承擔的責任比你大，向家中長子，既要完成

　父母交給的任務又要

　 管理好弟妹，實屬不易

　 1）、了解上司工作職責、側重點，了解性格、愛好、習慣，調整自己

　 適應他

　 2）、體諒上司苦衷，他們擔子更重、工作更艱巨、競爭更激烈，也有

　 難與苦

　 3）、對上司的期望值要適當，你無論有多大成績，在物質和精神方面

　 不苛求

　 4）、善為上司保守工作中和私人的秘密，對他忠誠可靠是必備的素質

　 5）、適時以適當方式與上司溝通、消除誤會，表示敬重，加強感情

　 6）、在公眾中給上司留足面子，如藝術的拒絕工作、委婉的提出意見

　 9、與上司相處之道（二）

　 提醒自己：

　 自己是下屬，認清角色和地位，上司是指揮，自己干具體事

　上司常有理，下屬被上司斥責是理所應當

　 1）、服從上司，按上司指示辦事，不自作主張

　 2）、自覺有效地工作，不靠上司監督催促，主動匯報，爭取指導

　 3）、善待上司的批評指教，能虛心聆聽，仔細分析，認真反思

　 4）、努力學習，提高自己的業務水平和工作能力，作上司的得力助手

　 5）、不背后議論、指責、嘲笑上司，不講上司的閑話、怪話

　 6）、工作中的問題不到不得已的時候，不越級匯報和處理

　 7）、作好工作是應當的，取得成績也是上司領導的好，不凌駕于上司

　 之上

　 10、與上司相處之道（三）

　 了解上司的類型與特性

　 1）、喜歡獨斷專行，不相信部屬

　 2）、見機行事，變化多端

　 3）、總愛指責別人，不嚴以律己

　 4）、愛管小事、閑事，嘮叨不停

　 5）、無主見，搖擺不定

　 6）、草率粗心，大事小事不過問

　 7）、脾氣暴躁，愛發牢騷

推薦訪問： 文秘 內容 工作